Cost Management Pertemuan 7 PPSI

Outline definisi Proses manajemen biaya Estimasi biaya Pengendalian biaya

definisi Biaya (biasanya dlm unit mata uang) adalah sumber daya yang dikorbankan untuk mencapai tujuan tertentu atau sesuatu yang diberikan sebagai ganti Manajemen Biaya Proyek mencakup proses-proses yang dibutuhkan untuk menjamin proyek bisa diselesaikan sesuai budget yang sudah disetujui

Proses Manajemen Biaya Perencanaan SD  apa dan berapa banyak SD yang harus digunakan Estimasi Biaya  estimasi biaya dan SD yang diperlukan Cost budgeting  alokasi estimasi biaya ke masing-masing item pekerjaan (grs dasar pengukuran performansi) Pengendalian Biaya  pengendalian perubahan terhadap budget proyek

Perencanaan Sumber Daya Sifat proyek dan organisasi akan mempengaruhi perencanaan sumber daya Beberapa pertanyaan untuk dipertimbangkan: Akan sesulit apa untuk melakukan pekerjaan tertentu dalam proyek tersebut ? Adakah sesuatu yang unik dari pernyataan ruang-lingkup proyek yang akan mempengaruhi sumber daya ? Bagaimana riwayat organisasi dalam melakukan pekerjaan yang sama? Apakah organisasi mempunyai atau dapatkah mereka mendapatkan orang, peralatan, dan material yang mampu dan tersedia untuk melaksanakan pekerjaan ?

Estimasi Biaya Output penting dari manajemen biaya proyek adalah estimasi biaya Ada beberapa tipe estimasi biaya, perangkat dan teknik untuk membantu membuat estimasi biaya tersebut Membuat rencana manajemen biaya yang menggambarkan bagaimana variansi biaya akan dikelola dalam proyek juga penting

Jenis estimasi

Perangkat dan Teknik Estimasi Biaya 3 perangkat dan teknik dasar untuk estimasi biaya: Analogi atau top-down: gunakan biaya aktual dari proyek yang serupa sebelumnya sebagai dasar estimasi baru bottom-up: estimasi biaya untuk masing-masing item pekerjaan dan menjumlahkan mereka untuk mendapatkan jumlah total parametric: gunakan karakteristik proyek dalam model matematika untuk estimasi biaya

Cost Budgeting Cost budgeting mencakup alokasi estimasi biaya proyek ke masing-masing item pekerjaan dan memberikan garis dasar biaya

Step cost budgeting Cost aggregation  estimasi dimasukkan ke dalam WBS yang bersesuaian Cash reserve  jika sudah mengevaluasi resiko, sisihkan cash reserve untuk menanggulangi resiko tersebut Buat baseline Update cost plan

Pengendalian Biaya Pengendalian Biaya Proyek mencakup : Mengawasi kinerja biaya Menjamin bahwa hanya perubahan proyek yang tepat yang akan masuk ke dalam garis dasar biaya yang direvisi Memberikan informasi kepada stakeholders mengenai perubahan yang disetujui yang akan memperngaruhi biaya Tujuan utama dari pengendalian biaya  apa yang perlu dirubah sehingga biaya tidak melebihi anggaran Alat yang digunakan  Earned value management

Earned Value Management (EVM) EVM adalah teknik pengukuran kinerja proyek yang mengintegrasikan ruang-lingkup, waktu, dan biaya Berdasarkan garis dasar (rencana original plus perubahan yang disetujui), kita dapat menentukan seberapa baik proyek mencapai tujuannya Kita harus memasukkan informasi aktual secara periodik untuk bisa menggunakan EVM.

Istilah-istilah dalam EVM Planned Value (PV), disebut juga budget, adalah bagian dari estimasi biaya total yang telah disetujui yang direncanakan untuk digunakan untuk suatu aktivitas pada waktu tertentu Actual cost (AC), adalah total biaya langsung dan tidak langsung yang tercakup dalam penyelesaian pekerjaan pada waktu tertentu Earned value (EV), adalah estimasi nilai dari pekerjaan fisik aktual yang diselesaikan

Untuk menghitung PV Tentukan BAC (Budget at Completion) PV=BAC*Planned Complete (%) EV=BAC*Actual Complete (%) AC > PV ?

Contoh proyek kafe Untuk membangun sebuah kafe, total anggaran yang diberikan client adalah 100 juta, waktu yang diperlukan adalah 2 bulan, saat ini sudah akhir bulan ke 1 BAC ? PV ? Pada saat client mendatangi lokasi, ternyata pekerjaan baru selesai 40 % EV ? BAC : 100jt PV : 100jt x (1/2x100%) = 100jt x 50% = 50jt EV : 100jt x 40% = 40jt

Tepat jadwal atau molor ? SPI (Scheduled Performance Index) SPI = EV / PV - SPI = 1  tepat jadwal, - SPI < 1  terlambat dari jadwal (sebaliknya) SV = (Scheduled Variance) SV = EV-PV  seberapa tepat atau seberapa molornya dari jadwal

Untuk proyek kafe SPI dan SV ? Tepat jadwal atau molor ? Jika molor apa yang harus dilakukan ? SPI : EV / PV = 40jt / 50jt = 0,8 ( < 1 maka pekerjaan molor) SV : EV – PV = 40jt – 50jt = -10jt (besar molornya proyek dari jadwal)

Tepat atau melebihi anggaran? CPI (Cost Performance Index) CPI = EV / AC - CPI = 1  tepat anggaran - CPI < 1  over budget (sebaliknya) CV (Cost Variance) CV = EV – AC  melihat seberapa besar kelebihan atau kekurangan kita dari anggaran

Untuk proyek kafe Anggaran yang dipakai pada akhir bulan ke 1 adalah 57,5 juta CPI & CV ? Tepat anggaran atau tidak ? Jika membengkak apa yang harus dilakukan ? CPI : EV/AC = 40jt / 57,5jt = 0,70 (anggaran membengkak) CV : 40jt – 57,5 = -17,5jt ( minus berarti over budget)

Forecast EAC (Estimate at Completion)  Meramalkan total biaya yang dikeluarkan hingga proyek selesai – EAC = BAC / CPI ETC (Estimates to Complete)  seberapa banyak uang yang mungkin akan dipergunakan dalam proyek ETC = EAC – AC VAC (Variance at Completion)  seberapa membengkaknya biaya proyek dan apakah client mampu memenuhi biaya tersebut ? VAC = BAC - EAC

Untuk kafe EAC ? ETC ? VAC ? EAC : BAC / CPI = 100jt/0,7 = 142,86jt ETC : EAC – AC = 142,86jt – 57,5jt = 85,36jt VAC : BAC – EAC = 100jt - 142,86jt = -42,86jt

kesimpulan Jika SPI dan CPI proyek = 1 atau sangat mendekati 1 dan jika SV dan CV = 0 atau mendekati 0 maka proyek kita on the track jika SPI < 1 maka proyek tertinggal dari jadwal (sebaliknya) jika CPI < 1 maka proyek over budget (sebaliknya), dan CV menunjukkan besar over budget proyek Jika SPI dan CPI < 1 atau SV dan CV < 0 (negative) maka proyek kita bermasalah

Post test Proyek anda memiliki total anggaran sebesar 30 juta. Sejauh ini anda telah mempergunakan 17,5 juta dari anggaran keseluruhan, tim sudah merampungkan 40% pekerjaan, tetapi jadwal pada rencana proyek mengharuskan rampung 50 %

Cari : BAC PV EV SPI SV CPI CV EAC ETC VAC