Ragam Pengelolaan Dokumen Akademik Anas Tamsuri Disajikan pada Wokshop Impementasi Dokumen Akademik bagi Pendidikan Vokasi Keperawatan, Surabaya 26-27 Pebruari 2016

Latar Belakang Dokumen akademik adl dokumen penting dan memiliki kekuatan hukum Pengelolaan dokumen akademik mencerminkan tertib administrasi

PENGADAAN

Pengadaan Termasuk pengadaan : penyediaan kertas/ blanko, pencetakan dokumen akademik, security dokumen Unsur yang harus diperhatikan : Regulasi yang berlaku, Fasilitas & sarana internal, Fasilitas & sarana eksternal

Prinsip Pengadaan Trusted Internal Sources & Resources : Tenaga pencetak terpercaya Saksi dan Berita acara cetak/ penulisan Trusted and Limitation access for external resources : Percetakan terpercaya Blanko tersecurity

Ragam Pengadaan Pengadaan security paper Dokumen yang ditulis dengan tangan Stempel Kertas, Stempel / Press Foto

Mengenal Security Microletter Hologram Fluorescent Ink Emboss Secret code Chip/microchip Specific ink (colour), font and pattern

Who’s responsible on the security of academic documents? Issue Who’s responsible on the security of academic documents?

PENYIMPANAN

Lingkup Penyimpanan Penyimpanan Dokumen (ijazah, transkrip, SKPI, dll) Penyimpanan Bahan Dokumen Akademik (kertas/ blanko; stempel; emboss machine; dll)

Prinsip Penyimpanan Aman Akses Terbatas Tercatat

PENDISTRIBUSIAN

Lingkup Distribusi Penyerahan Kepada Pemilik (Lulusan) thd dokumen yang sudah jadi Penyerahan kepada Institusi lain (pihak ketiga) thd dokumen yang belum jadi

Prinsip Distribusi Terbatas Tercatat

Masalah terkait Dokumen Akademik Dokumen Hilang krn Kriminal, kealphaan Dokumen hilang krn force major (banjir, gempa) Dokumen rusak krn force major (kebakaran, dll)

Tatalaksana Dibuatkan Ijazah/Transkrip/SKPI pengganti Harus ada keterangan “pengganti” Diterbitkan dg adanya keterangan tertulis dari pihak penyidik kepolisian (psl 26 Permen 81/2014) Dituliskan nomor dan tanggal surat keterangan penyidik Copy Surat dari penyidik disimpan sbg arsip

Masalah terkait Dokumen Akademik Pemalsuan (ijazah/ Transkrip/ SKPI) Dapat berupa pemalsuan pemilik, atau konten (muatan)

Tatalaksana : Internal Cross check dengan data internal (Berita acara penerbitan dok. akad, basis data mahasiswa/ lulusan; dokumen disribusi (penyerahan) dokumen Tracking data rekord perkuliahan & nilai Tracking Internal Security management (signature, stamp, writing type)

Tatalaksana : Eskternal Record data PDPT Pengecekan keabsahan blanko ijazah Pelaporan ke pihak kepolisian untuk penyidikan

MATUR TENGKYU MATUR TENGKYU