DASAR-DASAR MANAJEMEN RS Topik 4 PERENCANAAN RS

PERENCANAAN (PLANNING) Proses pemikiran dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan (Sondang P.Siagian)

PERENCANAAN (PLANNING) Penetapan terlebih dahulu tentang apa yang akan dilaksanakan kemudian dalam batas waktu tertentu dengan faktor produksi tertentu (M.Manullang)

PERENCANAAN YANG BAIK Mempermudah tercapainya tujuan : rencana adalah alat, bukan tujuan Dibuat oleh orang yang memahami tujuan organiasi : pengumpulan data diserahkan pada orang yang dedikatif Dibuat oleh orang yang mendalami teknik perencanaan, jika didelegasikan

PERENCANAAN YANG BAIK Disertai perincian yang teliti : mencakup aspek organisasi, tata cara, tenaga, biaya, waktu, hasil, dsb Tidak terlepas dari pelaksanaan, maka perlu data, pendapat, saran dari orang yang akan melaksanakan Bersifat praktis : harus dapat dicapai, sesuai kapasitas organisasi, tidak ambisius

PERENCANAAN YANG BAIK Harus luwes  jika ada perubahan keadaan, ada kemungkinan penyesuaian dengan tidak merubah pola dasarnya Terdapat tempat pengambilan resiko  masa depan penuh ketidakpastian, maka resiko harus diperhitungkan

Proses perencanaan Perencanaan dipandang sebagai masalah yang harus dipecahkan dengan langkah tertentu  mengetahui hakekat masalah  mengumpulkan data  menganalisis data  menentukan beberapa alternatif kesimpulan  memilih alternatif terbaik  melaksanakan kesimpulan

Proses perencanaan Mengetahui hakekat masalah  masalah adalah kesenjangan kondisi riil dengan kondisi yang diharapkan  menurut C.F. Kettering mengetahui hakekat masalah berarti separuh masalah telah terpecahkan Mengumpulkan data  informasi dari unit terkait  ide dari para bawahan  kritik dari dalam dan luar organisasi  saran dari orang yang akan melaksanakan

Proses perencanaan Menganalisis data  menginterpretasikan data untuk mengambil kesimpulan Menentukan beberapa alternatif  hasil analisa memunculkan beberapa alternatif kesimpulan Memilih alternatif terbaik  menimbang kebaikan dan keburukan untuk memilih alternatif terbaik Melaksanaan  membuat perencanaan

Proses perencanaan Perencanaan dipandang sebagai pertanyaan yang harus dijawab 5W + 1H  Rudyard Kipling WHAT?  What action in necessary?  Apakah tindakan yang dilakukan?  Apakah kegiatan untuk mencapai tujuan? WHERE?  Where will it take place?  Dimanakah hal itu akan dilakukan?  letak bangunan, tata ruang, tempat kerja

Proses perencanaan WHEN?  When will it take it?  Kapankah hal itu akan dilakukan?  penjadualan, prioritas, fase WHO?  Who will do it?  Siapakah yang akan melakukan hal itu?  nama, jumlah, tugas, wewenang, hirarki, penempatan HOW?  How will it be done?  Bagaimana hal itu akan dilakukan?  tata kerja, standar kerja WHY? Why must be done?  Mengapa hal itu harus dilakukan?  Alasan hal2 di atas

Jenis perencanaan Perencanaan jangka panjang : 1 periode jabatan, 2 periode jabatan, misalnya 5 tahun Perencanaan jangka menengah : jabaran dari perencanaan jangka panjang, 1 tahun, rencana tahunan misalnya rencana 2015, rencana 2015/2016 Perencanaan jangka pendek : jabaran dari perencanaan jangka menengah, 1 hari, beberapa hari, 1 minggu, beberapa minggu, 1 bulan, bebereapa bulan, kurang dari 1 tahun

Contoh perencanaan jangka panjang : Perencanaan SDM 2012-2016 A. PENDAHULUAN What ? Why ? B. TUJUAN How ? D. KONDISI SAAT INI When ? E. SWOT ANALYSIS What ? Who ? When ? Where ? How ? Why ? F. STRATEGI UMUM

Proyeksi Kebutuhan Tenaga NO PROGRAM KERJA 2004 2005 2006 2007 2008 1 Direksi - 2 Kepala Bagian 4 3 Kepala Bidang Kepala Instalasi 5 Kepala Sub Bagian 6 Kepala Seksi 7 Koordinator 8 Perawat 10 9 Administrasi dst

Contoh perencanan jangka menengah : Perencanaan SDM Tahun 2012 E. STRUKTUR ORGANISASI Who ? When ? How ? Why ? F. KEBUTUHAN TENAGA What ? Where ? A. PENDAHULUAN What ? Why ? B. TUJUAN How ? D. KONDISI SAAT INI When ?

Contoh perencanan jangka pendek : Program Rutin NO PROGRAM KERJA TUJUAN BL1 BL2 BL3 BL4 BL5 BL6 BL7 BL8 BL9 BL10 BL11 BL12 BIAYA 1 Pengadaan Mencari calon dari sumber luar dan dalam organisasi 10.000.000 2 Seleksi Melakukan penguji-an calon yang melamar 20.000,000 3 Orientasi Menempatkan clon terpilih sesuai keahlian 4 Pelatihan Meningkatkan kemampuan SDM baru dan lama 30.000.000 5 Dst

Contoh perencanan jangka pendek : Program Rutin NO KEGIATAN WAKTU TEMPAT/ RUANG PESERTA PELAKSANA KETERANGAN 1 Diskusi mingguan Setiap selasa Ruang Mawar Bergiliran setiap syb unit Sie Pelatihan Metoda : Diskusi Media : Perlengkapan diskusi dengan sound system dan multimedia 2 Ceramah bulanan Setiap Rabu, minggu II Aula Semua sub unit Topik : Sesuai keperluan Metoda : Ceramah dan Diskusi Media : Sound system dan multimedia 3 Penerbitan buletin karyawan Setiap jum;at Front Office - Sie Pembinaan Topik bersifat umum, organisasi dan tecknicsl-skill 4 Rolling play triwulanan Jan, April, Juli, Oktober Bergiliran setiap kepala sub unit Peserta ditunjuk oleh Direksi 5 Pelaporan karyawan tugas belajar Maret, Oktober Semua karyawan tugas belajar Setiap peserta wajib menyerahkan bahan laporan seminggu sebelum presentasi

Contoh perencanan jangka pendek : Program Non Rutin KEGIATAN WAKTU TEMPAT/ RUANG PESERTA PELAKSANA KETERANGAN 1 Outbound Dua hari Pada bulan Juni 2004 Puncak Seluruh karyawan Team Biaya yang diperlukan sebesar Rp 25.000.000 2 Restrukturisasi Dua minggu Pada bulan Desember 2004 Meeting Room Seluruh pejabat Biaya yang diperlukan sebesar Rp 10.000.000 ANGGARAN Dst

Contoh perencanan jangka pendek : Seleksi SDM Maret-April 2014 How ? Why ? F. KEBUTUHAN TENAGA What ? Who ? Where ? A. PENDAHULUAN What ? Why ? B. TUJUAN How ? C. FORMASI Who ? When ?

Jadwal Seleksi SDM NO PROGRAM KERJA TUJUAN PEBRUARI MARET BIAYA 1 2 3 4 Seleksi administrasi Menilai berkas lamaran calon sesuai persyaratan 500.000 Wawancara pendahuluan Memverifikasi data lamaran calon 1.000.000 Tes psikologi Memeriksa aspek psikologis calon 4.000.000 Wawancara mendalam Menilai calon sesuai aspek-aspek pekerjaan 5 Pemeriksaan referensi Menimbang calon untuk penentuan 3 terbaik 6 Pemeriksaan kesehatan Memeriksa aspek kesehatan calon 2.000.000 7 Pengambilan keputusan Menentukan 1 cakon terbaik untuk setiap formasi Dst