BAB VII PENULISAN LAPORAN DAN PROPOSAL BISNIS

PENGERTIAN LAPORAN Laporan adalah penyampaian informasi baik secara lisan, tertulis ataupun visual dari seorang pejabat kepada pejabat lain dalam suatu sistem administrasi. Laporan merupakan catatan faktual tertulis yang secara obyektif menyampaikan informasi tentang beberapa aspek bisnis. Proposal, adalah usulan Yng menggambarkan kondisi saat ini dan kondisi yang akan dicapai dengan upaya perbaikan yang rasional

Karakteristik Laporan Bisnis Suatu laporan bisnis mempunyai karakteristik Netral, tidak memihak Obyektif, logis dan tidak emosional Menyajikan fakta, peristiwa, kondisi, produk, perkembangan, masalah, dsb. Disusun secara sistematis Memiliiki tujuan yang jelas, yaitu membantu pemecah-an masalah dan pengambilan keputusan Umumnya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang lebih tinggi (Dewi, 2007: Purwanto,2006)

PENGORGANISASIAN LAPORAN Penyusunan tubuh laporan bisnis dapat dilakukan dengan pendekatan, yaitu; Deduktif (langsung ), berarti menjelaskan ide pokok atau rekomendasi terlebih dahulu menjelasksan hal-hal yang rinci. Induktif (tidak langsung), berarti fakta-fakta yang ada dijelaskan terlebih dahulu sebagai dasar/argumentase ide pokok pokok atau rekomendasi yang dijelaskan kemudian Pendekatan mana yang digunakan , tergantung karakteristik pembacanya.

Jenis Laporan Bovee & Thill (2008:86) menyatakan” di sepanjang karir anda akan berurusan dengan lusinan laporan, dan laporan tersebut terbagi dalam tiga kategori dasar: Laporan informasional, menawarkan data, fakta, umpan balik dan jenis informasional lain tanpa analisis, atau rekomendasi. Laporan analitis, menawarkan informasi maupun , analisis, dan juga dapat mencakup rekomendasi. Proposal menawarkan persuasi terstruktur untuk penerima internal atau eksternal.

Laporan Informasional Laporan informasional memberikan informasi yang dibutuhkan para karyawan, manajer untuk mengambil keputusan, bertindak, dan merespon kondisi yang dinamis di dalam dan di luar organisasi. Laporan informasional merupakan laporan yang paling tidak rumit karena tidak membutuhkan analisis dan persuasif. Empat kaategori laporan informasional. Laporan untuk memonitor dan mengontrol operasional. Laporan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur. Laporan untuk menunjukkan pemenuhan kewajban. Laporan kemajuan dokumen

Laporan Untuk Memonitor Dan Mengontrol Operasional Memberikan umpan balik dan jenis informasi lainnya untuk pengambilan keputusan. Rencana, menetapkan ekspektasi dan panduan tindakan langsung pada masa mendatang. Laporan operasional, memberikan umpan balik untuk fungsi organisasi yang sangat bervariasi termasuk penjualan, persediaan, pengeluaran, pengiriman, dan sebagainya. Laporan kegiatan personil, memberikan informasi sehubungan dengan pengalaman individual sewaktu melaksanakan tugasnya. Fungsinya sebagai “mata dan telinga” perusahaan .

Laporan untuk Menerapkan Kebijakan dan Prosedur Laporan untuk menerapkan kebijakan dan prosedur, merupakan sarana paling umum untuk menyampaikan panduan, menyetujui prosedur dan keputusan organisasional lainnya. Laporan kebijakan dap berupa buku saku, yang berisi manual kebijakan Laporan posisi jabatan adalah jenis khusus dari laporan kebijakan yang memberikan garis besar posisi resmi eksekutif individual terhadap isu yang berdampak terhadap keberhasilan perusahaan.

Laporan untuk Menunjukkan Pemenuhan Kewajban Memberikan informasi untuk diperlihatkan kepada para regulator atau pihak berwenang lain bahwa perusahaan memenuhi persyaratan formal. Laporan pemenuhan kewajiban, terhadap berbagai jenis regulasi pemerintah. Laporan pajak penghasilan Laporan penggunaan tenaga kerja asing Laporan penggunaan bahan yang berbahaya Laporan kecelakaan kerja Laporan PHK

Laporan Kemajuan Dokumen Memberikan informasi kepada para manajer, investor, atau pelanggan, informasi tentang kemajuan proyek dan kegiatan lain. Laporan pendahuluan mencakup persiapan suatu proyek, hasil yang diharapkan dan metode pelaksanaan. Laporan perkembangan, berisi uraian perkem-bangan pelaksanaan proyek secara berkala. Laporan akhir, laporan mengenai akhir pelaksanaan proyek.

Strategi Oganisasi Laporan Informasi Laporan informasional dapat mencakup laporan yang sangat positif (peningkatan penjualan), laporan netral (laporan pemantauan), laporan yang sangat negatif (tingkat kepuasan pelanggan yang rendah). Karena laporan informasional memfokuskan penyam-paian data dan informasi yang langsung, maka pende-katan langsung menjadi umum. Lazimnya laporan informasional menggunakan topik organisasional, yang mengatur materi menurut salah satu topik yang berikut: perbandingan, bagian, kronologis, geografi, kategori.

LAPORAN ANALITIS Laporan analitis, laporan yang menyajikan fakta, menganalisis, dan menafsirkan kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi Laporan analitis, tidak hanya sekedar mengirim informasi, tetapi juga mempelajari situasi atau masalah dan mere-komendasikan solusi. Tiga kategori laporan analitis: Laporan untuk mempelajari peluang Laporan untuk menyelesaikan masalah Laporan untuk mendukung keputusan

Laporan Untuk Mempelajari Peluang Menjelaskan kemungkinan resiko dan penghargaan karena memilih melakukan tindakan tertentu. Setiap peluang bisnis mengandung beberapa derajat resiko, dan juga menuntut berbagai keputusan dan tindakan untuk mengambil peluang tersebut. Laporan analisis pasar, digunakan untuk menilai kemungkinan keberhasilan produk baru. Laporan penelitian, dapat digunakan untuk memeriksa aspek tertentu dari keputusan yang diajukan.

Laporan untuk Menyelesaikan Masalah Menganalisis masalah (sebagai pilihan) dan menyaran-kan solusi Laporan pemecahan masalah, mempelajari mengapa sesuatu tidak berjalan sebagaimana mestinya, bagaimana cara membenahinya. Laporan analisis kegagalan, mempelajari peristiwa yang terjadi pada masa lalu, dengan harapan untuk mempelajari cara menghindari kegagalan yang sama pada masa mendatang.

Laporan untuk Mendukung Keputusan Menilai kebaikan suatu keputusan masa lalu atau masa mendatang. Laporan kemungkinan (feasibility reports) diperlukan ketika para manajer perlu mendalami pencabangan keputusan yang akan mereka buat (seperti mengganti agen iklan atau mengganti materi yang digunakan dalam proses manufaktur) Laporan penilaian (justification report) menilai keputusan yang telah

Strategi Oganisasi Laporan Analitis Sebelum memilih strategi organisasional, pertimbang-kanlah kemungkinan reaksi penerima. Penerima yang reseptif (receptive audience). Ketika yakin penerima menyetujui solusi yang ditawarkan maka gunakan pendekatan langsung yang memfokus-kan pada kesimpulan dan rekomendasi. Penerima yang skeptis (skeptical audience). Manakala yakin penerima tidak setuju atau bahkan bersikap bermusuhan gunakan pendekatan tidak langsung, yang fokus pada alasan di balik kesimpulan dan rekomen-dasi.

PROPOSAL Proposal merupakan kategori khusus dari laporan yang menggabungkan pemberian informasi dan komunikasi yang persuasif Meskipun format khusus untuk proposal tak terhitung jumlahnya, semua itu dapat dikelompokan ke dalam dua kategori umum. Proposal internal Proposal eksternal Proposal ditulis bisa karena permintaan penerima (solicited proposal) maupun proposal yang tidak diminta (unsolicited proposal)

Proposal internal Proposal internal digunakan untuk meminta keputusan dari para manajer dalam organisasi. Proposal internal terdiri : Proposal pendanaan, yang meminta dana dan dukungan manajemen terhadap proyek baru. Proposal proyek umum, yang meminta ijin untuk mengambil tindakan atas proyek khusus.

Proposal eksternal Proposal eksternal, digunakan untuk meminta keputusan dari pihak di luar organisasi. Proposal eksternal mencakup: Proposal investasi, yang meminta pendanaan dari investor eksternal. Proposal dana bantuan,yang meminta dana dari badan pemerintah dan organisasi pemberi sponsor lainnya. Proposal penjualan, yang menganjurkan solusi individual pada calon pelanggan dan meminta keputusan pembelian.

Strategi Organisasiorosnal Proposal Sebagaimana laporan informasional dan analitis struktur proposal tergantung apakah penerima mengharapkan proposal itu dan yakin dterima. Pendekatan langsung, digunakan bila masalah dan solusi sudah dikenali dan telah ditetapkan di RFP, menekankan pada rekomendasi. Pendekatan tidak langsung dipakai jika proposal tidak diminta, yaitu menekan pada argumentasi

SYARAT LAPORAN YANG EFEKTIF Berorientasi pada penerima, logis, fokus dan mudah diikuti. Jelas dan Lugas, uraiannya mudah dimengerti, dan tidak memberi peluang timbulnya multi tafsir. Akurat dan Lengkap, dalam arti mengandung semua data yang relevan dan diperlukan Tepat waktu, karena laporan akan berkurang bahkan hilang manfaatnya apabila disampikan melampaui waktu yang telah ditetapkan. Disusun secara jujur , obyektif, dan transparan, kapan pun informasi negatif harus disampaikan

SAMPAI MINGGU DEPAN