PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KANTOR By: DURINTA PUSPASARI

1. Map, meliputi: a. Stopmap, terbuat dari kertas tebal berukuran folio, digunakan utk menyimpan warkat hanya utk sementara waktu saja.

b. Snelhechter/map jepit, map yg menggunakan jepitan, digunakan utk menempatkan warkat yg masih sedang diproses.

c. Briefordner/Ordner - Terbuat dari karton tebal, berlubang, & diberi jepitan kawat besar, biasanya digunakan utk menyimpan warkat dlm jumlah yg cukup banyak, yg disusun per masalah. - Diletakkan di rak, berdiri & berjajar.

d. Folder/Map Gantung - Seperti stopmap tetapi tdk memakai penutup d. Folder/Map Gantung - Seperti stopmap tetapi tdk memakai penutup. - Dibuat dari kertas tebal (sejenis kertas manila), berukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm.

Pd sisi atas terdapat bagian yg menonjol berukuran 8-9 cm, lebar 2 cm, yg disebut “tab”, berguna utk menempatkan titel file yg bersangkutan. Folder utk menempatkan warkat yg telah diklasifikasikan hingga bagian yg terkecil dlm klasifikasi warkat & dimasukkan dlm filing cabinet.

e. Guide (Petunjuk) - Terbuat dari kertas karton tebal, berukuran panjang 33-35 cm, lebar/ tinggi 23-24 cm.

Bagian sisi atas diberi “tab” berukuran sama dgn tab folder (8-9 x 2 cm), berguna utk menempatkan titel/kode klasifikasi permasalahan. Guide merupakan penunjuk & berfungsi sbg pemisah antara folder2 tempat menyimpan warkat.

2. Lembaran kertas/kartu, meliputi: a 2. Lembaran kertas/kartu, meliputi: a. Kartu Kendali - Dibuat dari kertas berukuran 10 x 15 cm, rangkap 3 dgn warna yg berbeda (putih, hijau, merah).

- Lembar I sbg pencatat surat, lembar II sbg pengganti (arsip sementara) arsip asli yg masih berada di unit pengolah, & lembar III sbg alat utk melacak/mencari tempat penyimpanan arsip di unit pengolah.

- Digunakan utk mengendalikan/mengontrol sejak surat tsb diterima sampai penyimpanan dlm lingkungan organisasi. - Kartu kendali tsb juga digunakan apabila arsip yg kita simpan tergolong surat penting/vital.

b. Lembar Pengantar Surat Rahasia & Rutin Utk mengantarkan surat2 rahasia & biasa yg prosesnya tdk memakai kartu kendali.

c. Lembar Disposisi - Berguna utk mencatat pendapat singkat, yg merupakan petunjuk, dari pimpinan mengenai sesuatu surat yg sdg diproses/lembar tsb digunakan pd lingkup organisasi (intern) antara atasan kepada bawahan mengenai surat yg diberikan.

Disposisi yg dibuat oleh pimpinan rangkap 2, lembar I utk pelaksana pengolah surat (orang yg ditugaskan oleh pimpinan utk mengolah surat tsb) & lembar II utk tata usaha pengolah.

d. Lembar/Bon Pinjam Arsip - Lembaran yg berupa formulir peminjaman arsip.

- Lembaran ini dibuat rangkap 3, lembar I diberikan kpd peminjam sbg bukti peminjaman, lembar II utk petugas kearsipan yg akan disimpan di dlm tickler file, & lembar III dimasukkan ke dlm folder di mana arsip yg dipinjam berada (sbg pengganti arsip selama arsip tsb dipinjam).

e. Kartu Tunjuk Silang - Kartu yg besarnya seperti kartu kendali yg berguna utk mencatat warkat yg ada kaitannya dgn warkat yg disimpan pd tempat lain (sbg pengganti arsip asli), karena warkat tsb memiliki lebih dari satu masalah/ judul/subjek.

- Arsip asli akan tersimpan di unit pengolah yg menangani masalah/judul/ subjek yg utama. - Sbg pengganti arsip asli, kartu ini harus disimpan sesuai kode arsip pd unit pengolah beserta foto kopi arsipnya. Pd kartu ini jg dituliskan di mana arsip aslinya disimpan. Ex: Caption: Gho Chok Sheng alias Gunawan.

f. Kartu Indeks - Kartu yg bentuknya seperti guide kecil berukuran 12,5 x 7,5 cm yg dilengkapi dgn tab di sebelah kanannya.

- Digunakan utk memudahkan penemuan arsip berdasarkan kode yg telah ditentukan. Ex: * Nama : Susanto, Agus, Drs * Hal : Undangan * Tanggal Surat : 16 Oktober 2013 * No. Surat : 012/BP/XII/2013

g. Buku Agenda Digunakan utk mengetahui berapa jumlah surat yg diterima/keluar dlm jangka waktu tertentu.

3. Tempat penyimpanan arsip: a 3. Tempat penyimpanan arsip: a. Tickler-File (Berkas Pengingat) Terbuat dlm bentuk kotak, dipergunakan utk menyimpan kartu kendali & kartu pinjam arsip.

b. Filing Cabinet (Lemari Arsip) - Terbuat dari aluminium/logam abu2 b. Filing Cabinet (Lemari Arsip) - Terbuat dari aluminium/logam abu2. - Ada yg berlaci 2, 4, atau 6.

- Dipergunakan utk menyimpan folder yg telah berisi warkat sesuai dgn klasifikasinya, bersama guide. Folder digantungkan pd gawang yg ada di sebelah kiri & kanan laci filing cabinet (map gantung).

c. Rak Arsip - Terbuat dari logam ataupun kayu, dgn ukuran tinggi ruangan 35 cm, lebar 38-40 cm. - Digunakan utk menempatkan ordner secara berdiri/utk menempatkan kotak2 karton yg berisi folder.

d. Box (Kotak) - Terbuat dari kayu, dgn ukuran panjang 37,5 cm, lebar 9 cm, tinggi 26,5 cm. - Dipergunakan utk menyimpan arsip2 in aktif.

e. Rotary file: Tempat menyimpan arsip dgn cara memutar. f e. Rotary file: Tempat menyimpan arsip dgn cara memutar. f. Had file: Tempat menyimpan arsip yg berupa tas & album shg dibawa utk urusan kedinasan.

g. Spindle file/paku penancap: sebuah jarum/paku menganga ke atas, lalu kertas ditusukkan/ditancapkan pd paku tsb. - Digunakan utk menyimpan catatan, bon/rekening.

4. Peralatan kearsipan, terdiri dari: a. Stepler: alat penyatu kertas 4. Peralatan kearsipan, terdiri dari: a. Stepler: alat penyatu kertas. b. Steples: isi dari stepler. c. Perforator: alat pelubang kertas. d. Correction paper: alat penghapus berupa kertas.

e. Correction fluid: alat penghapus berupa cairan. f e. Correction fluid: alat penghapus berupa cairan. f. Correction tape/pita: penghapus pd mesin tik elektronik. g. Paper funch: alat pemotong kertas. h. Clip: jepitan.

i. Band date: stempel tanggal. j. Stamp pap: bantalan. k i. Band date: stempel tanggal. j. Stamp pap: bantalan. k. Binder clip: jepitan berwarna hitam gunanya menjepit kertas. l. Stepler remover: alat utk pelepas stepler.