Sistem Manajemen Mutu (SMM) III Disusun Oleh: Ir. Sadar Wahjudi, M.T.

Pendahuluan Tujuan dasar untuk memenuhi kesesuaian dengan kinerja proses. Fokus peningkatan mutu seharusnya bukan lagi pada prosedur dokumentasi untuk menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan, melainkan harus berfokus pada penyusunan kinerja proses yang menghasilkan keuntungan usaha.

Sistem Manajemen Mutu tidak lagi disajikan sebagai serangkaian prosedur, inspeksi, hukum dan peraturan. Orientasi yang ini berkaitan dengan penentuan kebutuhan dan harapan orang-orang yang akan kita layani, penentuan sasaran untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan ini, penyusunan suatu sistem proses untuk mencapai sasaran-sasaran ini, menilai kinerja dan meningkatkan kemampuan secara terus menerus untuk memenuhi kebutuhan semua pihak terkait.

Proses Dan Perangkat Mutu Perangkat untuk QMS (Quality Management System/Sistem Manajemen Mutu ) adalah perangkat-perangkat klarifikasi-pemikiran. Perangkat-perangkat ini bertujuan untuk membantu dalam proses manajemen harian dengan mengamati apa yang terjadi dalam organisasi, menetapkan standard kinerja terbaik untuk sebuah tim, memunculkan peluang-peluang untuk perbaikan secara berkelanjutan dengan difasilitasi ketelitian sistematis dalam praktek kerja tim tersebut; dan mencatat kemajuan ke arah pencapaian tujuan yang bisa diukur.

Ada sejumlah manfaat nyata yang bisa kita dapatkan dengan mengatur organisasi sebagai serangkaian proses yang saling terkait dan difokuskan pada pencapaian tujuan yang telah ditentukan berdasarkan pengetahuan tentang kebutuhan konsumen dan pihak-pihak lain yang berkepentingan. Jadi, jika kita mengubah cara Pandang kita terhadap mutu, kita akan bisa melihat bahwa mutu tidak sekedar berkaitan dengan mengikuti prosedur, pemeriksaan, peraturan dan undang-undang. Mutu lebih terkait dengan pengetahuan kita tentang kebutuhan dan harapan orang-orang yang akan kita layani, penentuan tujuan untuk memenuhi kebutuhan- kebutuhan tersebut, pengukuran (penilaian) kinerja dan perbaikan kemampuan secara terus menerus untuk memenuhi kebutuhan semua pihak yang berkepentingan.

Merancang SMM ISO 9001:2000 Seri ISO 9000 yang pertama dilahirkan dari industri pertahanan dimana selalu ada tradisi komando dan Kendali . Akibatnya, ISO 9000 juga mengikuti pola yang sama yaitu dengan memberikan persyaratan untuk mencegah kegagalan, terlepas dari fakta bahwa pengalaman telah membuktikan bahwa cara ini tidak berhasil memastikan tingginya mutu produk. Dengan menganggap ISO 9000 sebagai sebuah kerangka kerja yang bisa digunakan untuk membuat organisasi berhasil, tidak hanya sekedar serangkaian persyaratan minimum, akan tetapi ada manfaat besar yang bisa diperoleh. Dengan menggunakan pendekatan implementasi, kita akan mengikuti jalur yang sudah terbukti menuju ke keberhasilan.

Tanggung Jawab Manajemen Manajemen menunjukkan komitmen jangka panjangnya pada Sistem Manajemen Mutu dengan menyusun panduan Mutu, Kebijakan Mutu dan mengkomunikasi kan pentingnya kedua hal ini bagi organisasi. Pihak manajemen menyusun tujuan/sasaran mutu dan menentukan kinerja Sistem Manajemen Mutunya untuk secara khusus menangani kebutuhan pelanggan yang tergambar dalam persyaratan pelanggan dan menentukan Kebijakan Mutu untuk merefleksikan misi organisasi serta menyesuaikannya dengan sasaran mutu yang telah ada. Manajemen kemudian mengkomunikasikan kebijakan ini ke seluruh bagian organisasi, mempertahankan relevansi dan keberlangsungannya.

Pihak manajemen menentukan tujuan bisnis dan sasaran mutu yang harus ditangani oleh Sistem Manajemen Mutu, kemudian secara aktif mengkoordinasikan penentuan proses dan menyusun prosedur Sistem Manajemen Mutu dan juga Panduan Mutu. Pihak manajemen menentukan stakeholder Sistem Manajemen Mutu, dengan menunjuk wakil manajemen untuk memantau penggunaannya, membangun saluran komunikasi untuk mendukung Sistem Manajemen Mutu ini ke seluruh bagian organisasi. Secara berkala, manajemen meninjau ulang Sistem Manajemen Mutu dan melakukan analisa input dan outputnya yang akan mengindikasikan seberapa bagus kinerja sistem tersebut pada organisasi.

Pengembangan & Pendekatan Mutu Dalam penerapan Sistem manajemen mutu (SMM) ISO 9000, pihak manajemen diberikan tanggung jawab untuk menyediakan sumber daya yang cukup untuk mengatur dan menjalankannya. manajemen sumber daya berarti menyediakan sumber daya manusia, namun manajemen sumber daya juga berarti memberikan kelengkapan dan lingkungan yang tepat yang dibutuhkan oleh orang-orang itu untuk melaksanakan pekerjaannya. Perusahaan memiliki proses untuk menentukan kompetensi pegawai berdasarkan kemampuan, pengalaman, pendidikan dan pelatihan yang dimiliki. Kegiatan pelatihan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan. Dampak pelatihan dievaluasi dan dilakukan pencatatan. Catatan pendidikan, kemampuan dan pengalaman yang tepat akan disimpan.

Para pegawai perlu memahami relevansi dan kepentingan apa yang mereka kerjakan dan bagaimana pekerjaan tersebut berkontribusi untuk memenuhi tujuan mutu Lingkungan kerja yang tepat dibuat dan dipertahankan sehingga kesesuaian dengan persyaratan produk bisa tercapai. Tujuannya adalah agar manajemen menciptakan lingkungan dimana orang-orang bisa termotivasi, bukan menciptakan sistem birokrasi dokumentasi yang menghambat inisiatif dan kreatifitas.

TERIMAKASIH SEMOGA BERMANFAAT