BAB 14 LINGKUNGAN PERKANTORAN Disusun oleh Arum Ningtyas Luxfiati 15080314038 Ayu Kemalia Try Derayati 15080314074 Meidya Dwi Novita Sari 15080314088

Sub Materi Pembahasan Lingkungan yang Sehat Sistem Pencahayaan Warna 1 Lingkungan yang Sehat Sistem Pencahayaan 2 Warna Kontrol Suara Udara 3 Musik Konservasi Energi Keamanan Kantor

Definisis Lingkungan Perkantoran segala sesuatu yang ada disekitar manusia yang dapat mempengaruhi manusia secara langsung maupun tidak langsung. Perkantoran sebuah ruangan atau bangunan yang didalamnya terdapat kegiatan tata usaha untuk memulai, membenahi, mengembangkan, dan mengawasi kegiatan usaha. Lingkungan Perkantoran merupakan keadaan disekitar ruangan yang dapat mempengaruhi kegiatan tata usaha yang dilakukan.

1. Lingkungan yang Sehat Lingkungan yang sehat dalam suatu kantor dapat dilihat dari berbagai sisi suatu kepentingan menciptakan lingkungan perkantoran yang sehat

Hal yang bisa diterapkan dalam lingkungan perkantoran yang sehat Ergonomis ilmu yang mempelajari tentang kenyamanan, keamanan, dan efisiensi desain tempat untuk memenuhi kebutuhan fisik dan psikologi pegawai 2. Smart Office kemajuan teknologi yang menintegrasi komponen lingkungan kantor a. Small zone areas ( sistem terbatas) b. Smart Wired Telecommunication Systems (penggunaan telekomunikasi sebagai berbagai fungsi) 3. Green Office Management Penerapan hal ramah lingkungan dalam suatu perkantoran

Sistem Pencahayaan 80 – 85% informasi yang diterima pegawai didapat dari indera pengelihatan. Sistem pencahayaan yang efektif dapat mempengaruhi kinerja pegawai aturan umum tingkat pencahayaan suatu area 2-3 kali pencahayaan sekitar 5 kali lebih terang dari keseluruhan ruang kantor 10 kali lebih terang dari lingkungan kantor

Jenis Pencahayaan menurut McShane Ambient lighting ( pencahayaan keseluruhan ruangan ) Task lighting ( penerangan area kerja pegawai) Accent lightingn ( pencahayaan pada area tertuju) Natural lighting ( pencahayaan alami dari luar)

Jenis Cahaya menurut Quible Cahaya alami ( cahaya sinar matahari) Cahaya Fluorescent ( pencahayaan menyerupai cahaya alami) Cahaya Incandescent ( pencahayaan tabung filamen) High Intensity Discharge Lamps ( pencahayaan yang biasa digunakan di jalan raya / stadion olahraga)

Parameter Efektivitas pencahayaan di kantor Fokus Visibility Image

Sistem Penerangan Direct (pengarahan secara langsung) Semidirect (pemantulan cahaya dari atas ke bawah) Indirect (Pemantulan cahaya keatas) Semiindirect (pemantulan cahaya ke atas kemudian ke bawah dan penyebaran) General Diffuse (pembagian cahaya ke area kerja dan dipantulkan ke bawah)

Sistem Kontrol Cahaya Otomatis Sistem ini mulai banyak digunakan pada gedung perkantoran Penggunaan sel cahaya dan menjaga tingkat pencahayaan Namun penggunaan sistem ini masih jarang karena kesulitan dalam penggunaannya

Perawatan Sistem Pencahayaan Menjalankan perawatan sistem pencahayaan guna mengefektifan kembali sistem kontrol pencahayaan suatu kantor guna keefektifan suatu kerja dalam perkantoran

Warna A. Faktor Pemilihan Warna Warna adalah salah satu elemen dalam lingkungan perkantoran yang mempunyai dampak penting bagi pegawai. Meskipun sebagian besar pegawai sadar akan dampak fisik warna, namun banyak yang tidak sadar akan dampak pisikologinya baik positif maupun negatif pada produktifitas, kelelahan, moral, tingkah laku, dan ketegangan (McShane, 1997). Warna pada perkantoran tidak hanya mempunyai nilai estetika tetapi juga mempunyai nilai fungsi. A. Faktor Pemilihan Warna 1. Kombinasi Warna. Kombinasi dari warna primer-kuning, merah, dan biru– menghasilkan warna sekunder. Sedangkan warna tersier dihasilkan dengan mencampur warna sekunder dengan warna primer. Warna tersier adalah kuning-oranye, kuning-hijau, biru-violet, dan selanjutnya. Beberapa pilihan koordinasi warna yang bisa digunakan adalah: Warna komplementer Warna split-komplementer Warna triad

2. Efek Cahaya pada Warna. Karena berbagai jenis cahaya buatan mempunyai spektrum yang berbeda, sistem pencahayaan yang digunakan pada kantor juga memiliki efek yang signifikan terhadap pilihan warna. Sumber cahaya hanya akan meningkatkan warna yang sesuai dengan spektrumnya. 3. Nilai Pemantulan Warna. Beberapa warna memiliki nilai pemantulan yang berbeda. Contohnya, warna yang lebih terang memantulkan presentase cahaya yang lebih besar daripada warna yang gelap.beberapa area pada perkantoran membutuhkan nilai pemantulan warna yang lebih terang dibanding yang lain. 4. Dampak dari Warna. Warna sering kali mempengaruhi mood. Warna sejuk-biru, hijau, dan violet – menghasilkan mood yang tenang dan melelahkan. Warna hangat-merah, oranye, dan kuning – sebaliknya, menghasilkan kehangatan dan keceriaan. Warna-warna natural seperti putih dan warna lembut memberikan pengaruh ringan, sedangan ungu gelap dan violet yang pucat sering kali menghasilkan mood depresi, sementara abu-abu cenderung memiliki efek rasa kantuk.

B. Prinsip dalam Pemilihan Warna Penutup Lantai. Warna yang digunakan untuk menutup lantai juga sangat penting, dan penutup lantai dengan karpet merupakan pilihan yang bagus. Beberapa manfaat dari penggunaan karpet sebagai penutup lantai adalah: a. Karpet dapat digunakan sebagai pengontrol suara (peredam suara); b. Karpet lebih murah dalam perawatan dibandingkan penutup lantai lainnya; c. Karpet, jika dibandingkan dengan jenis penutup lantai lain, lebih nyaman dan tidak terlalu melelahkan bagi pegawai yang berdiri lama.

2. Penutup Dinding. Karpet juga menjadi pilihan favorit untuk menutup dinding karena nilai estetikanya serta kemampuannya untuk menyerap suara. Karpet yang digunakan pada dinding harus memiliki tingkat ketahanan api yang tinggi. Karpet dengan bahan busa dibelakangnya tidak direkomendasikan karena dapat menimbulkan asap yang besar ketika terbakar. 3. Warna Furnitur. Pemilihan warna furnitur yang akan digunakan dalam ruang kantor juga harus disesuaikan dengan kedua hal tersebut diatas. Biasanya penggunaan furnitur lebih lama dibandingkan penutup lantai maupun dinding karena harganya yang relatif mahal. Oleh karena itu, pemilihan warna furnitur harus mempertimbangkan jangka waktu pemakaiannya. Tren yang sedang berkembang adalah memilih furnitur dengan warna yang kontras dengan warna dinding.

Kontrol Suara Tingkat kebisingan pada kantor merupakan faktor lingkungan yang harus dipertimbangkan untuk mengelola tingkat produktivitas pegawai yang diinginkan. Apabila tingkat kebisingan melampaui batas yang tidak diinginkan, beberapa gangguan fisik dan psikologis terhadap mereka akan terjadi. Tujuan dari sistem kontrol suara adalah untuk menghasilkan privasi dalam melakukan pembicaraan. A. Kontrol Suara pada Perkantoran Konstruksi yang Sesuai. Penggunaan Material Peredam Suara. Alat Peredam Suara. Masking

B. Kontrol Suara pada Kantor Terbuka Penggunaan open space memberikan tantangan baru pada kontrol kebisingan. Jumlah material peredam suara yang besar mungkin digunakan karena kebanyakan tembok permanen dihilangkan dalam penggunaan open space. Alat masking suara juga dapat digunakan. Jika area kerja masih tetap bising setelah menggunakan semua sistem pengotrol suara, perlu dipertimbangkan untuk memberikan jarak yang ideal antar pegawai atau antar bagian sehingga tingkat privasi pembicaraan yang diinginkan dapat tercapai. Udara Faktor lingkungan kantor lainnya yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan psikologis pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor. Beberapa faktor kualitas udara yang perlu diperhatikan adalah temperatur, kelembaban, ventilasi, serta kebersihan udara.

Tingkat Kelembaban Udara Temperatur Udara temperatur ideal yang digunakan pada ruangkantor adalah ±3-4ºCelcius, sehingga tubuh pegawai tidak terkejut ketika memasuki ruang kantor. Apabila diluar kantor sedang panas dengan temperatur udara 30ºC, sebaiknya temperatur diatur pada 26ºC, dan apabila temperatur di luar sebesar 14ºC, sebaiknya temperatur di dalam kantor diatur pada tingkat 18ºC. Tingkat Kelembaban Udara Tingkat kelembaban udara mempengaruhi temperatur udara. Jika tingkat kelembaban udara sesuai dengan skala yang direkomendasikan, maka temperatur pada perkantoran dapat diturunkan pada musim dingin dan dinaikkan pada musim panas tanpa mengurangi kenyamanannya. Menurut Quible (2001), tingkat kelembaban udara antara 40-60% akan memaksimalkan kenyamanan bagi pegawai di ruang kantor. Tingkat kelembaban optimum adalah sekitar 50%. Sirkulasi Udara Udara pada beberapa tempat kerja, terutama yang peralatannya menghasilkan panas, harus disirkulasikan untuk menghasilkan kenyamanan. Tingkat pergantian udara rata-rata yang cukup adalah 0,67 m³ per menit per orang yang harus disirkulasikan setiap menitnya untuk tiap karyawan pada area tertentu. Sirkulasi volume udara yang lebih besar akan diperlukan apabila merokok diperbolehkan pada area kerja.

Kebersihan Udara Alat yang didesain untuk membersihkan udara dipasang pada beberapa bangunan perkantoran guna membersihkan udara dari kuman, kotoran, dan debu. Kebersihan udara menjadi pertimbangan yang besar, karena bangunan akan menjadi lebih kedap udara dan pemakaian energi listrik menjadi lebih efisien. Apabila udara yang sama menetap pada ruangan yang sama, hal itu akan menjadikannya tidak bersih dan tidak segar.

MUSIK POSITIF Membatu meningkatkan kepuasan kerja dan produktivitas pegawai dengan menghilangkan rasa bisan dan monoton saat bekerja. Menenangkan kelelahan mental dan fisik serta mengurangi ketegangan. Musik yang menstimulasi akan menguntungkan secara psikologis ketika efisiensi para pekerja dibawah rata-rata yang dikarenakan kelelahan atau kebosanan. NEGATIF Sering kali membuat karyawan melakukan kesalahan dan ketidakhadiran dalam bekerja. Musik yang diputar secara terus menerus akan berkurangnya efektifitasnya, karena karyawan tidak lagi sadar akan kehadirannya sendiri. SOLUSI Maka sebaiknya progam pemutaran musik hanya diberikan dalam jangka waktu yang pendek, misal 10-15 menit stiap jam, sehingga keryawan menjadi sadar akan keberadaanya dikantor dan diharapkan menjalankan tugasnya dengan baik.

KONSERVASI ENERGI Komite Konservasi Energi Aktivitas komite ini diantaranya melakukan penelitian tentang penggunaan energi dikantor secara efisien dan merumuskan tujuan yang ingin dicapai oleh progam yang dimaksud. Pada beberapa perusahaan, menejer administrasi akan menjadi ketua komite konservasi energi dikantor, guna untuk mengsukseskan progam penghematan energi dan mampu mewujudkan rekomendasi yang diberikan oleh ketua komite Penelitian Efisiensi Energi Sebelum rencana konservasi dijalankan, perlu dilakuan penelitian yang bertujuan untuk mengetahui area mana yang penggunaan energinya berlebih, dan area mana yang perlu melaksanakan penghematan energi beserta teknik yang direkomendasikan. Hasil penelitian ini akan memberikan dasar bagi pengembangan tujuan konservasi, yaitu komponen vital dari progam konservasi energi. Pengembangan Tujuan Konservasi Energi Pengawasan periodik harus dilakukan untuk menentukan perkembangannya dalam mencapai tujuan apabila terdapat departemen yang kurang berhasil dalam mencapai tujuan penghematan energi yang telah ditetapkan, perlu perhatian dan pengawasan ekstra dari komite sehingga lambat laun tingkat penghematan yang diharapkan dapat tercapai.

Teknik Konservasi Energi Penghematan energi pada sistem pencahayaan Memberikan cahaya yang cukup pada area yang diberikan. Jika cahaya yang diberikan lebih dari yang dibutuhkan, akan timbul panas yang berlebih dan karenanya membutuhkan pendinginan yang lebih, yang akan menambah konsumsi energi. Mensosialisasikan dan membudayakan mematikan lampu jika tidak dibutuhkan. Memperhatikan pemasangan sistem kontrol cahaya otomatis untuk membantu penghematan energi.

Memastikan jendela dan pintu tertutup dengan rapat 2. Penghematan energi pada sistem pemanas atau pendingin Memastikan jendela dan pintu tertutup dengan rapat Mempertimbangkan pemasangan alat pengontrol yang memastikan efisiensi penggunaan energi listrik Menggunakan panas yang dihasilkan oleh peralatan kantor, misalnya komputer maupun mesin fotokopi yang pada kondisi yang relatif dingin

3. Beberapa langkah penghematan lain 1 Menggunakan peralatan yang hemat energi, seperti alat dengan teknologi panel surya 2 Membeli peralatan yang membutuhkan watt kecil untuk memakainya 3 Menggunakan temperatur air yang sama pada penyimpanan air, untuk menghindari mencampur air panas dan dingin untuk mencapai temperatur air yang diinginkan

KEAMANAN KANTOR Faktor penting lain yang perlu diperhatiakn oleh Manajer Administrasi adalah tingkat keamanan kantor. Karena apabila dokumen ataupunarsip penting peerusahaan samapi ke tangan pesaing, hal itu dapat mengurangi kemampuan perusahaan untuk tetap bersaing dalam bisnis.

Berikut ini adalah beberapa saran yang diberikan Rowh (2003) berkaitan dengan keamanan dikantor, yaitu : Pengguaan shredder (penghancur dokumen kertas). Penggunaa alat ini sangat dibutuhkan untuk menjaga tingkat keamanan data atau informasi dikantor, dan sredder bergigi menawarkan beberapa tingkat keamanan yang tinggi. Penggunaan pengaman komputer, baik dekstop maupun laptop. Untuk laptop sendiri dapat digunakan rantai pengaman yang terbuat dari baja dan relatif sulit untuk dipotong sehingga keamanannya dapat lebih terjamin, seperti produk yang ditawarkan oleh Krytonite berupa kabel sepanjang 1,5 meter dengan mengikatkan dengan komputer pada meja atau tuang permanen yang terdapat dikantor . Penggunaan pencatatan waktu untuk mencegah pegawai “mencuri” waktu kerja. Sehingga dapat diketahui seberapa sering pegawai keluar masuk dalam sehari dan apabila frekuensi terlalu sering, supervisor atau Manajer Administrasi perlu melakukan investigasi pada pegawai tersebut.

LANJUTAN ... Sistem keamanan yang terintegrasi, agar tindak kriminal akan lebih ditangani lebih dini. Untuk mengakses data yang dikomputer biasanya di gunakan password. Guna untuk memkasimalkan keamanan, dan password harus diganti secara berkala. Tingkat keamanan yang diberikan oleh perusahaan biasanya ditentukan oleh tingkat kepentingan dari data / informasi yang dimaksud.