KOMUNIKASI KANTOR DENGAN TELEPON by siwi puji ariestuti

Etika bertelepon yang harus diperhatikan segera Mengangkat apabila telepon berdering Memperkenalkan diri terlebih dahulu bila menerima dan menghubungi seseorang melalui telepon Menggunakan bahasa yang formal, baik, sopan, dan tepat Menyapa penelepon dengan sebutan bapak / ibu Berbicara dengan jelas, ramah, dan menyenangkan Bertanya dengan bijaksana Mencatat pesan / pembicaraan Mengucapkan terimakasih dan salam pada bagian akhir pembicaraan Meletakkan gagang telepon dengan perlahan Berbicara tidak terlalu banyak basa- basi Tidak berbicara dengan nada kasar /membentak Jangan membiarkan penelepon menunggu terlalu lama Tidak berbicara dengan orang lain ketika berbicara di telepon Tidak berbicara sambil makan /mengunyah

Hal yang perlu diperhatikan ketika bertelepon Hati hati ketika berkomunikasi dalam kondisi lelah. Karena secara tidak langsung nada kesal ini akan terdengar ketika kita berbicara dengan orang lain. Jika harus mengangkat telepon, usahakan agar nada lelah tidak tertera Gunakan telepon perusahaan hanya untuk kepentingan kantor Materi pembicaraan yang disampaikan hendaknya harus menyangkut urusan kantor Menggunakan bahasa yang resmi, santun, dan efektif, intonasi juga perlu diperhatikan Saat menerima telepon dan kebetulan orang yang dituju tidak berada di tempat, maka pegawai harus bisa menanganinya dengan bijaksana yang dapat dilakukan dengan cara mencatat pesannya, diminta menelepon kembali, menanyakan kesediaan untuk menunggu ,dll Pandai- pandailah menangani orang yang salah sambung ketika menelepon, / disalurkan kebagian lain Saat pimpinan tidak berada di tempat,/sedang rapat, dan penelepon tetap hendak berbicara dengan pimpinan maka pandailah menyiasati masalah seperti ini

2 cara berkomunikasi dengan telepon Menerima telepon menelpon

Langkah – langkah menerima telepon siapkan kertas catatan dan pena untuk mencatat pesan dari penelepon jika diperlukan Konsentrasi agar percakapan dan jawaban sesuai Segera angkat ,Jangan menunggu telepon hingga berdering 2-3 X, angkat gagang telepon ( memakai tangan kiri tangan kanan untuk persiapan mencatat )dengan hati hati agar tidak menimbulkan suara yang menganggu penelepon ucapkan salam ketika mengangkat telepon ,tidak boleh menggunakan kata “halo”. Tapi sebutkan nama identitas perusahaan dan menawarkan keperluan dan bantuan kepada penelepon Menjaga jarak mulut untuk menghindari suara yang kurang jelas Posisi tubuh bebas tapi proporsional agar suara terdengar dengan jelas Menjawab pertanyaan penelepon dengan sabar dan jelas Jika orang yang dituju penelepon tidak di tempat, hendaklah menawarkan untuk meninggalkan pesan Jika pembicaraan sudah selesai hendaklah mengucapkan salam dan tunggu hingga penelepon menutup gagang telepon

Langkah langkah menelpon Siapkan nomor telepon dan bahasan yang akan dibicarakan Siapkan catatan untuk menulis hasil pembicaraan telepon Setelah menekan nomor yang dituju dan tersambung, ucapkan salam dan sebutkan identitas diri serta kemukakan keinginan untuk berbicara dengan penerima telepon Berbicaralah dengan sopan Ucapkan salam untuk mengakhiri pembicaraan Tutup telepon dengan pelan agar tidak terdengar seakan akan kita marah dengan membanting telepon