SOSIALISASI PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA DI LINGKUNGAN ITB Dewi Larasati ZR 2017

BUSSINESS PROCESS ORGANIZATION STRUCTURE TATA KELOLA

PROSES BISNIS

PENGEMBANGAN ORGANISASI FUNGSIONAL UPPBJ ITB PENANGGUNG JAWAB ANGGARAN TIM TEKNIS PERENCANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PPK PANITIA / POKJA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG DAN JASA KETUA POKJA/ PEJABAT PENGADAAN TIM TEKNIS PEMERIKSAAN, PENERIMAAN DAN UJI FUNGSI BARANG/JASA PEJABAT PENERIMA HASIL PEKERJAAN LPSE

PRP USUL PERSETUJUAN HPS PP USUL PENGELUARAN SPPBJ PPK PA PRP USUL PERSETUJUAN HPS PP USUL PENGELUARAN SPPBJ PPK PPHP USUL PERSETUJUAN BAST PRP PP

Standar Operasional Prosedur Pengadaan Barang dan Jasa dengan Pihak Ekternal

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Dengan Pihak Eksternal No. Bagian Seksi Jenis SOP 01 Subdirektorat Teknis Perencanaan, Keuangan & Monitoring Pengadaan 01.Perencanaan Barang/Jasa SOP Pemilahan Jalur Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa SOP Pengalihan Jalur Kewenangan Pengadaan Barang/Jasa 02.Perencanaan Barang SOP Pengajuan Daftar Barang Baru 02 Subdirektorat Pemilihan Penyedia 01.Pengadaan Barang/Jasa SOP Pengadaan Barang/Jasa, Metode : Pengadaan Langsung Jalur Unit Kerja 03 Subdirektorat Teknis Pemeriksaan Pekerjaan dan Pengendalian Kontrak 02. Pemeriksaan Jasa SOP Proses Perubahan Spesifikasi SOP Proses Pengembalian Barang Rusak Dalam Masa Garansi SOP CC0 dan Perubahan Spesifikasi

KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA DI LINGKUNGAN ITB Pengadaan Barang/Jasa dengan nilai diatas 50 juta hingga 200 juta dapat dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan Unit Kerja. Pelaksanaan Magang di Direktorat Logistik Sosialisasi Pedoman Pengadaan Pengadaan Barang/Jasa Dana Bukan PNBP – PTNBH (Revisi SK Rektor)

PENYELENGGARAAN KONTRAK PAYUNG DAN KONTRAK JANGKA PANJANG

Konsolidasi Pengadaan Jangka Panjang dan Pengelolaan Kontrak Payung Dalam Peningkatan Efisiensi dan Efektifitas Pengadaan Kontrak Payung Barang, untuk pekerjaan pengadaan : Kertas. Tinta HP. Kemikalia. Komputer dan Laptop HP, DELL dan Lenovo. Air Conditioner Daikin dan Panasonic. Kontrak Payung Jasa, meliputi pengadaan : Jasa Pembuatan Kalung Wisuda Program Sarjana, Magister dan Doktor ITB. Jasa Pembuatan Pakaian dan Toga Wisuda Program Sarjana, Magister dan Doktor ITB. Jasa Pembuatan Jaket Almamater Untuk Mahasiswa Baru ITB. Jasa Pembuatan Pakaian Olahraga dan Training Suit Untuk Mahasiswa Baru ITB. Jasa Pemeliharaan Gedung/Bangunan Di Lingkungan ITB. Jasa Penyedia Konsumsi Wisuda dan Rapat di Institut Teknologi Bandung Tahun 2017 Kontrak Jangka Panjang, meliputi pengadaan : Jasa Outsourching Personil Satuan Pengamanan ITB. Jasa Outsourching Layanan Kebersihan ITB. Jasa Layanan Internet (Bandwith) Jasa Penyelenggaraan Test Potensi Akademik (TPA) Program Magister dan Doktor ITB. Jasa Percetakan Di Lingkungan ITB. Jasa Asuransi Kendaraan Parkir Di Lingkungan UPT Olah Raga ITB. Jasa Langganan Database E-Journals dan E-Books. Jasa Pemeliharaan Lift Otis, Kone, Hyundai, Mitsubishi Di Lingkungan ITB. Jasa Pemeriksaan Kesehatan Untuk Pejabat dan Guru Besar ITB Jasa Asuransi Kesehatan Pegawai ITB.

DAMPAK KONTRAK PAYUNG- 1

DAMPAK KONTRAK PAYUNG- 2

DAMPAK KONTRAK PAYUNG- 3

SISTEM KONSULTASI ONLINE

SISTEM KONSULTASI ONLINE

PENDAMPINGAN (SISTERING)

PERMASALAHAN

Perbaikan Kinerja Pengadaan yang Berkelanjutan Sebagai CoE di Bidang Pengadaaan Menciptakan Pergeseran Pola Pikir Merubah dari pola pikir yang reaktif dan hanya terbatas pada kepatuhan terhadap peraturan menjadi unit layanan yang lebih proaktif Merencanakan perkembangan tingkat kematangan organisasi sehingga memiliki kinerja pengadaan yang berkelanjutan melalui keunggulan dalam tataran opersional dan pelayanan Integrasi Perbaikan Berkelanjutan Berfikir Strategis Kolaborasi dan Kerja Sama Tim Berfokus pada Target dan Tujuan Pola Pikir Terkotak-kotak Pemikiran Operasional Individualistis Hanya terbatas pada Peraturan Praktik Pengadaan berbasiskan Kinerja Praktik Pengadaan berbasiskan Kepatuhan Tingkat Kematangan Organisasi yg. Dibutuhkan Level 3 5 2 1 4 Center of Excellence CoE Perbaikan Kinerja Pengadaan yang Berkelanjutan Tabel Target PMM 6

Meningkatkan Tingkat Kematangan Level 5 INNOVATIVE ULP melalukan berbagai pendekatan inovatif pada proses pengadaan secara berkelanjutan sehingga dinilai sebagai ahli tekait praktik unggulan pengadaan barang/jasa pemerintah Indonesia. Level 4 STRATEGIC ULP sudah mengembangkan pendekatan strategis pada pelaksanaan pengadaan, dan sebagai mitra bagi unit pembelanjaan melalui kolaborasi dengan semua pemangku kepentingan Level 3 PROACTIVE ULP sudah mulai proaktif dalam memastikan proses pengadaan yang lebih baik dan tidak lagi sebatas pada yang diamanatkan dalam regulasi Level 2 COMPLIANCE ULP sudah mewujudkan kesesuaian dengan yang diisyaratkan dalam PerPres dan juga menjaga kepatuhan pada regulasi terkait pengadaan sektor publik Level 1 REACTIVE ULP masih dalam proses pengembangan tahap awal, dimana SDM dan proses cenderung pasif serta menunggu adanya permintaan pengadaan

S K O P Per Karakter Pusat Unggulan PBJ - SKOPPer Strategis Menjadikan peranan fungsi pengadaan yang STRATEGIS sehingga mampu berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi K Kolaboratif Membangun KOLABORASI dan sinergi di antara pemangku kepentingan untuk kinerja fungsi pengadaan yang optimal O Orientasi Kinerja Membangun budaya fungsi pengadaan berbasis KINERJA di 4 area (biaya, mutu, waktu, dan tingkat layanan) Se-koper | a Briefcase Menggambarkan wadah berisi berbagai aset berharga (alat bantu, paradigma, pengetahuan, kemampuan, dan lainnya) yang perlu dibawa/dikembangkan dalam perjalanan penciptaan nilai tambah dalam dunia pengadaan di seluruh Indonesia P Proaktif Menjalankan aktifitas pengadaan yang FOKUS PADA LAYANAN PELANGGAN (internal dan eksternal) dengan memperkuat fungsi perencanaan dan pengelolaan risiko pengadaan Per Perbaikan Berkelanjutan Menjadikan unit pengelola pengadaan sebagai ORGANISASI PEMBELAJAR dengan mengadopsi PRAKTIK UNGGULAN serta membangun JEJARING pengadaan secara nasional

Apa itu Sister UPPBJ ? Sister UPPBJ adalah sebuah kesepakatan yang dibuat antar UPPBJ percontohan yang bertujuan untuk membina hubungan lebih erat, memperlancar knowledge transfer dan saling memotivasi.

Manfaat Sister UPPBJ Kesempatan untuk belajar dari satu sama lain secara intens Akselerasi kemajuan UPPBJ Percontohan dalam milestones program modernisasi Mengembangkan kemampuan Main Sister dalam melakukan mentoring dan coaching Melakukan studi banding dengan program yang lebih terstruktur dan supervisi mentor. Mendorong peran aktif pimpinan unit kerja melalui kesepakatan antar UPPBJ

Mekanisme Sister UPPBJ Ada dua pihak utama yang terlibat dalam formasi pengelompokan Sister UPPBJ, yakni Main Sister dan Paired Sister Main Sister UPPBJ yang terpilih yang telah menunjukkan kinerja baik dalam pengadaan B/J Paired Sister UPPBJ percontohan di mana Main Sister akan memberikan pengarahan melalui mentoring untuk transfer keahlian dan pengetahuan

Pengelompokan Sister UPPBJ Main Sister Paired Sister Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) Sekolah Farmasi (SF) Sekolah Ilmu dan Teknologi Hayati (SITH) Fakultas Seni Rupa dan Desain (FSRD) Main Sister Paired Sister Fakultas Teknik Mesin dan Dirgantara (FTMD) Fakultas Teknik Pertambangan dan Perminyakan (FTTM) Fakultas Ilmu dan Teknologi Kebumian (FITB) Fakultas Teknik Sipil dan Lingkungan (FTSL) Main Sister Paired Sister Sekolah Bisnis dan Manajemen (SBM) Fakultas Teknologi Industri (FTI) Sekolah Teknik Elektro dan Informatika (STEI) Sekolah Arsitektur, Perencanaan, dan Pengembangan Kebijakan (SAPPK)

TERIMAKASIH