LAPORAN BRANCHMARKING RUMAH SAKIT UNIVERITAS HASANUDDIN Oleh: MAHASISWA MAGISTER MANAJEMEN KEPERAWATAN FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS HASANUDDIN
Latar Belakang Program Branchmarking / Pra Residensi ini merupakan program awal sebelum melaksanakan program Residensi yang mengaplikasikan konsep dan teori kepemimpinan dan manajemen keperawatan pada tatanan pelayanan kesehatan/keperawatan nyata di Rumah Sakit, baik pemerintah maupun swasta.
Tujuan Praktik Pra Residensi Setelah menyelesaikan kegiatan ini, mahasiswa mendapatkan pengalaman awal mengidentifikasi system pelayanan keperawatan disuatu tatanan pelayanan kesehatan yang berkaitan dengan struktur organisasi, perilaku organisasi, fungsi manajemen dan system pengelolaan rumah sakit sehingga diharapkan dapat berkontribusi dalam meningkatkan mutu pelayanan keperawatan.
Hasil Pengkajian NO ASPEK YANG DI NILAI Bid. Kep U N I T IRD HCU POLIKLINIK RAWAT INAP Perencanaan 1. Visi / misi X 2. Renstra 3. Perencanaan anggaran 4. Pengembangan SDM 5. Perencanaan fasilitas dan sarana prasarana 6. Sosialisasi prosedur , organisasi, kebijakan 7. Rencana peningkatan mutu pelayanan askep - 8. Peningkatan kepuasan kerja 9. Pengembangan SOP dan SAK
Hasil Pengkajian NO ASPEK YANG DI NILAI Bid. Kep U N I T IRD HCU POLIKLINIK RAWAT INAP Pengorganisasian 10. Struktur organisasi X 11. Klasifikasi tingkat ketergantungan pasien - 12. Metode pemberias askep 13. Uraian tugas 14. Perawat bekerja sesuai kompetensi 15. System komunikasi 16. Penerapan ronde keperawatan 17. fungsi ketenagaan 18. Jadwal dinas 19. Program orientasi 20. Keterlibatan karu dalam rotasi dan mutasi
Hasil Pengkajian x 21. System motivasi 22. Pertemuan berkala 23. NO ASPEK YANG DI NILAI Bid. Kep U N I T IRD HCU POLIKLINIK RAWAT INAP Pengarahan 21. System motivasi X 22. Pertemuan berkala x 23. Supervisi 24. System reward 25. System punishment 26. System pendelegasian 27. Proses pengembangan karir 28. Proses manajemen konflik
Hasil Pengkajian Fungsi Perencanaann - NO ASPEK YANG DI NILAI Bid. Kep U N I T IRD HCU POLIKLINIK RAWAT INAP Pengendalian 29. Program pengendalian mutu BOR LOS TOI BTO - X x 30. Audit dokumentasi 31. SOP 32. SAK 33. Penilaian kinerja : Karu Ka.tim / PP Perawat pelaksana 34. Instrument kepuasan pasien 35. Kesejahtraan karyawan 36. Jenjang karir Fungsi Perencanaann
1. Fungsi Perencanaan Visi / misi Bidang keperawatan telah membuat visi, misi, falsafah dan tujuan tersendiri yang berpedoman pada visi misi Rumah Sakit Universitas Hasanuddin tetapi belum mendapat legalitas dari Direktur Rumah Sakit. Selain itu juga belum pernah melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan visi misi tersebut. Visi dan misi ruangan belum tampak dimasing-masing ruangan. Dari hasil pengkajian ditemukan bahwa sebenarnya visi dan misi sudah ada dalam bentuk draft, hanya saja masih menunggu legalitas dari visi misi tersebut, dalam artian masih menunggu pengesahan dari pihak yang berwenang.
Fungsi Perencanaan Renstra Kepala Bidang Keperawatan telah membuat rencana strategi 5 tahunan yang mengacu pada rencana strategi secara umum yang disusun oleh bidang perencanaan. Rencana strategi bidang keperawatan untuk tahun 2012 telah diusulkan ke pimpinan atau Direktur tetapi hingga saat ini belum ada umpan baliknya, namun demikian rencana strategi tersebut telah disosialisakan ke seluruh staf keperawatan RSUH. Dari hasil pengkajian ditemukan bahwa sebagian besar masing-masing ruangan belum memiliki rencana strategis untuk peningkatan mutu asuhan keperawatan. Baru ruangan IRD yang memiliki perencanaan untuk jangka pendek yaitu mingguan dan bulanan namun belum maksimal.
Fungsi Perencanaan Pengembangan SDM Dalam membuat rencana kegiatan tahunan, bulanan, atau mingguan termasuk perencanaan alat, staf perawat Bidang keperawatan selalu dilibatkan dan bekerja sama dengan pengadaan bidang pelayanan penunjang dan sarana medik. Dari hasil pengkajian ditemukan bahwa di Rumah sakit Unhas memiliki target pengembangan sumber daya manusia diantaranya dengan mengirim staf untuk ikut pelatihan dan sertifikasi.
Fungsi Perencanaann Perencanaan fasilitas dan sarana prasarana Yang diprioritas untuk perencanaan bidang keperawatan tahun 2012 adalah : Pengadaan alat kesehatan dan BHP alat kesehatan gedung A dan Cancer Center. Permintaan penempatan tenaga bidan Mempersiapkan tenaga perawat untuk Kamar Operasi, Ruangan ICU, dan Kemoterapi melalui pelatihan ke beberapa rumah sakit seperti RSCM Jakarta, RS Darmais Jakarta, RS Harapan Kita Jakarta, dan RSUD Dr. Soetomo Surabaya, serta pelatihan Inhouse Training. Dari hasil pengkajian ditemukan bahwa masing-masing ruangan memiliki perencanaan untuk pengadaan fasilitas, sarana dan prasarana.
Fungsi Perencanaann Sosialisasi prosedur, organisasi, kebijakan, Rencana peningkatan mutu pelayanan askep Dari hasil pengkajian, Sosialisasi prosedur mengenai organisasi dan kebijakan di rumah sakit dilakukan namun baru dalam bentuk lisan di setiap rapat bersifat insidental Dari hasil pengkajian, beberapa ruangan memiliki perencanaan peningkatan mutu pelayanan asuhan keperawatan dengan diantaranya melakukan review format Askep , dan perencanaan kedepan ASKEP dalam bentuk SIM (komputeriasi). Namun masih ada ruangan yang belum melaksanakan kegiatan ini dikarenakan masih dalam pembenahan internal seperti jumlah ketenagaan yang belum cukup
Fungsi Perencanaann Peningkatan kepuasan kerja Belum ada alat ukur untuk kepuasan pasien dan kinerja perawat Untuk mempertahankan mutu pelayanan dan peningkatan kinerja perawat diarahakan melalui Patient Safety, dikarenakan belum adanya komite keperawatan di RSUH.
Fungsi Perencanaann Pengembangan SOP dan SAK Bidang keperawatan telah membuat Standar Opersional Prosedur (SOP) dan beberapa Standar Asuhan Keperawatan (SAK) tetapi belum mendapat legalitas dari Direktur RSUH. Perencaan untuk pengembangan SOP dan SAK belum ada dikarenakan SOP dan SAK belum ada di masing-masing ruangan
2. Pengorganisasian Struktur organisasi Berdasarkan struktur organisasi yang ada, terlihat cukup jelas garis komando wewenang dan tanggung jawab masing-masing jabatan dalam struktur tersebut dan satu sama lain saling menunjang dalam pengembangan RSUH. Akan tetapi secara administrasi belum memberikan otonomi penuh ke pihak rumah sakit terutama bidang keperawatan, karena RSUH masih menjadi tanggung jawab langsung pihak Rektorat Universitas Hasanuddin. Dari hasil pengkajian Struktur o rganisasi belum ada dimasing masing ruangan dikarenakan masih dalam proses pengesahan.
2. Pengorganisasian Klasifikasi tingkat ketergantungan pasien Dari hasil pengkajian diruangan HCU dan rawat inap sudah menerapkan pengklasifikasian pasien berdasarkan tingkat ketergantungan sedangkan di IRD belum dilaksanakan dikarenakan sistem triase belum berjalan maksimal
2. Pengorganisasian Metode pemberian askep Sebagian besar metode pemberian asuhan keperawatan sudah dijalankan oleh ruangan baik IRD maupun rawat inap walaupun masih dengan cara manual, walaupun demikian masih ada ruangan yang belum melaksanakan dengan maksimal metode pemberian asuhan keperawatan dikarenakan masih kurangnya SDM dan pengalaman berkenaan dengan bidang kerja
2. Pengorganisasian Uraian tugas Belum ada uraian tugas dari bidang keperawatan khususnya staf bidang keperawatan, kepala ruangan, perawat primer maupun perawat pelaksana. Dari hasil pengkajian, uraian tugas di masing-masing ruangan belum ada secara tertulis, masih dalam bentuk lisan Perawat bekerja sesuai kompetensi Dalam pelayanan keperawatan perawat bekerja sesuai dengan kompetensinya masing-masing
2. Pengorganisasian System komunikasi Di beberapa ruangan sistem komunikasi yang dibangun ada yaitu melalui pertemuan rutin dan berkala, namun ada juga yang menggunakan papan informasi sebagai sistem komunikasi Penerapan ronde keperawatan Dari hasil pengkajian, Untuk ruangan perawatan sudah dilaksanakan kegiatan ronde keperawatan
2. Pengorganisasian Fungsi ketenagaan Bidang keperawatan bertanggung jawab melakukan penghitungan tenaga, dan yang digunakan disini lebih mengacu kepada penghitunga Gillies, yaitu berdasakan tingkat ketergantungan pasien. Sekaitan dengan itu, telah diupayakan penambahan tenaga tetapi belum terealisasi sepenuhnya, sehingga dengan keterbatasan yang ada maka perawat di RSUH masih melaksanakan tugas-tugas rangkap, misalnya kepala ruangan juga turut melaksanakan tugas sebagai perawat pelaksana. Untuk kepala ruangan, hingga saat ini belum memperoleh legalitas berupa Surat Tugas atau Surat Keputusan dari Direktur RSUH. >>>
2. Pengorganisasian >>> Belum ada Komite keperawatan, sehingga untuk menyampaikan aspirasi terkakit dengan permasalahan perawat atau keluhan pasien dan keluarga, dapat disampaikan melalui Patient Safety. Untuk rekruitmen perawat baru dilaksanakan oleh tim seleksi yang dibentuk oleh pihak RSUH dan mengacu pada standar yang telah ditetapkan oleh pihak Rektorat Unhas, seperti penerimaan tenaga perawat harus berasal dari institusi yang telah terakredtasi B dengan kualifikasi pendidikan minimal Ners dan IPK minimal 3.00.
2. Pengorganisasian Jadwal dinas Dari hasil pengkajian, jadwal dinas ada namun belum memperhatikan jumlah jam kerja yang merupakan standar kerja. Program orientasi Dari hasil pengkajian, masing masing ruangan memberlakukan progrem orientasi bagi tenaga baru di ruangan, dimana karu mendampingi selama dalam pelaksanaan tindakan keperawatan Keterlibatan karu dalam rotasi dan mutasi Dari hasil pengkajian hampir semua ruangan tidak dilibatkan dalam kegiatan rotasi dan mutasi pegawai
3. Pengarahan System motivasi Untuk memotivasi kerja perawat dengan memberikan support pada saat pertemuan rutin, karena pemberian reward dalam hal finasial atau penghargaan lain belum ada, termasuk jaminan kesehatan bagi tenaga kontrak. Dari hasil pengkajian belum ditemukan adanya system motivasi yang baku untuk semua ruangan namun di setiap pertemuan rutin yang dilaksanakan dilakukan penilaian kerja staf untuk peningkatan motivasi kerja
3. Pengarahan Pertemuan berkala Karena jumlah tenaga perawat yang masih tergolong sedikit sehingga komunikasi dan kordinasi antar bidang keperawatan dan kepala ruangan maupun kepala ruangan dengan perawat pelaksana masih relatif mudah terjangkau. Dari hasil pengkajian semua ruangan memiliki program pertemuan berkala
3. Pengarahan Supervisi Supervisi biasanya dilakukan langsung oleh kepala bidang keperawatan terhadap penanggung jawab ruangan. Dari hasil pengkajian, belum ditemukan adanya program supervisi baik oleh bidang keperawatan maupun oleh KARU setempat yang diberlakukan di setiap ruangan dikarenakan belum adanya pemahaman mengenai kegiatan supervisi ditingkat ruangan
3. Pengarahan System reward Dari hasil pengkajian, belum afda sistem reward untuk pegawai System punishment Dari hasil pengkajian, ditemukan adanya pemberlakuan sistem punishment. Dan hal ini berbeda setiap ruangan sesuai dengan persetujuan ataupun kesepakatan masing-masing ruangan
3. Pengarahan System pendelegasian Dari hasil pengkajian sebagian ruangan menerapkan sistem pendelegasian secara berbeda. Sebagian menerapkan pendelegasian secara tertulis dan sebagian dengan cara lisan Proses pengembangan karir Belum ada program pengembangan staf dan sistem jenjang karir yang bersifat definitif, baru sebatas pelatihan-pelatihan sesuai kebutuhan. Dari hasil pengkajian belum ada sistem pengembangan karir yang jelas
3. Pengarahan Proses manajemen konflik Dari hasil pengkajian proses manajemen konflik yang diterapkan melalui komunikasi dengan staff yang bersangkutan dan melibatkan kabid jika dalam kesulitan
4. Pengendalian Indikator Mutu Belum ada tim pengendali mutu (BOR, LOS, TOI) Indikator mutu belum diterapkan secara keseluruhan oleh semua ruangan baru ruangan rawat inap yang memberlakukan penilaian indikator mutu Audit dokumentasi Tim Audit keperawatan belum terbentuk sehingga belum pernah dilakukan audit dokumentasi keperawatan. Dari hasil pengkajian belum ditemukan adanya audit dokumentasi. Hal ini dikarrenakan belum adanya standar audit dokumentasi yang jelas
4. Pengendalian SOP Dari hasil pengkajian belum ada SOP di setiap ruangan dikarenakan masih menunggu pengesahan dari pihak berwenang SAK Dari hasil pengkajian belum ada SAK di setiap ruangan dikarenakan masih menunggu pengesahan dari pihak berwenang
4. Pengendalian Penilaian kinerja :Karu / Ka.tim / PP Sistem penilain kinerja perawat dilakukan satu kali dalam setahun dengan menggunakan standar dari bidang SDM. Dari hasil pengkajian, belum ada penilaian kinerja, dikarenakan belum ada alat ukur yang jelas. Instrumen kepuasan pasien Untuk penilain kepuasan pasien, masih dilakukan oleh bagian Patient Safety Dari hasil pengkajian baru ruangan rawat inap yang menggunakan instrument untuk menilai tingkat kepuasan pasien selama dirawat.
4. Pengendalian Kesejahteraan karyawan Dari hasil pengkajin untuk kesejahtraan perawat masih memerlukan perhatian yang lebih seksama dari pihak yang berwenang. Jenjang karir Belum ada jenjang karir yang jelas.
ANALISIS SWOT STRENGHT / KEKUATAN WEAKNESS / KELEMAHAN Letak gedung yang sangat strategis, berada dijalur utama kota Makassar sehingga memberikan akses kepada seluruh masyarakat kota Makassar Sebagai rumah sakit pendidikan dan penelitian mahasiswa Universitas Hasanuddin Mengembangkan jejaring dengan rumah sakit lain baik regional maupun internasional Pada umumnya tenaga keperawatan berlatar belakang ners Sebagai pelopor inovasi pemeliharaan kesehatan melalui fungsi penelitian dan pendidikan Pengembangan SDM megikutkan pegawai pelatihan berkala dan sertifikasi Menerapkan prinsip efisiensi penggunaan sarana dan SDM WEAKNESS / KELEMAHAN Visi Misi sudah ada tetapi belum ada legalisasi Struktur diruangan belum jelas dan belum ada pengesahan Struktur organisasi belum ada legalisasi Uraian tugas belum ada Belum ada SOP dan SAK diruangan Uraian tugas yang belum jelas Alat ukur kinerja perawat belum ada Alat ukur kepuasan pasien belum ada Belum ada reward / umpan balik Belum ada sistem pengembangan karir yang jelas Sistem pendokumentasian masih bersifat manual Supervisi belum berjalan dengan maksimal Jumlah bed ruang rawat yang masih minimal / terbatas Tidak menerima pasien JAMKESMAS OPPORTUNITY / PELUANG Peluang pengembangan rumah sakit sangat besar karena di dukung oleh dana APBN Didukung oleh SDM yang berkualifikasi Peluang kearah rumah sakit bertaraf internasional TREATH / ANCAMAN Berada pada lingkungan rumah sakit tipe A Belum ada jaminan kesehatan bagi tenaga kontrak sehinnga jika adanya tawaran yang lebih baik dari rumah sakit lain memungkinkan perawat untuk pindah bekerja
KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Setelah Kegiatan pra residensi di RS. Pendidikan Unhas yang dimulai pada tanggal 5 - 7 maret 2012, kegiatan ini dimulai dengan melakukan identifikasi masalah sampai pada analisis swot, maka dapat dibuat kesimpulan sebagai berikut; Mendapatkan gambaran tentang manajemen keperawatan dalam hal fungsi perencanaan belum maksimal, Fungsi pengorganisasian yang belum berjalan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab posisinya Fungsi ketenagaan, belum maksimal, dilihat dari tenaga yang tersedia tidak sesuai kebutuhan. Fungsi pengarahan, belum berjalalan sesuai dengan yang diharapkan, supervisi dan audit keperawatan masih dalam system pembenahan Fungsi pengendalian, belum ada indicator mutu kepuasan pasien dan alat ukur kepuasan dan kinerja perawat.
Saran Perlunya perencanaan yang matang untuk meneglola layanan keperawatan yang berkualitas dan dukungan dari semua level atas kelevel bawah. Fungsi manajemen pada level pengorganisasian sangat perlu ditingkatkan, dan untuk mendukung hal ini perlunya system komunikasi yang baik antara top down ke top manager. Jaminan kualitas layanan keperawatan diukur dari kepuasan pasien, dan sangat didukung oleh ketenagaan yang berkualitas, professional dengan jumlah yang sesuai dengan tingkat kebutuhan pasien. Diperlukan pengarahan yang rutin terjadwal dan perlunya indicator mutu serta alat ukur kepuasan dan kinerja perawat .
SEKIAN DAN TERIMAKASIH