Mengelola Pertemuan/Rapat 17/1/2013 MEMPERSIAPKAN PERTEMUAN/RAPAT KD.1 Mengelola Pertemuan/Rapat

Apa yang dimaksud dengan rapat? Adakah di antara kalian yang belum pernah mengikuti rapat?

Pengertian Rapat Rapat ialah pertemuan atau kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama. Dalam organisasi, secara luas rapat didefinisikan sebagai sebuah pertemuan yang dihadiri oleh beberapa kumpulan orang untuk membicarakan sesuatu hal penting yang menyangkut kepentingan bersama di dalam organisasi ataupun kepentingan bersama dengan pihak internal lainnya guna menghasilkan keuntungan yang optimum.

Guna dan tujuan rapat

Guna Rapat Menyebarkan informasi. Mendapatkan feedback yang diharapkan. Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif. Memberi solusi bagi permasalahan yang ada. Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan.

Tujuan Rapat Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik, agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi. Untuk menyampaikan perintah, pernyataan, ataupun menginformasikan keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang berkepentingan. Untuk menjalin kerja sama di bidang bisnis beserta ketentuannya. Untuk menjembatani segala bentuk perselisihan yang ada secara kekeluargaan. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan. Menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat).

Unsur-unsur rapat

Unsur-Unsur Rapat Tujuan rapat Masalah rapat Pemimpin rapat Notulis atau sekretaris rapat Peserta rapat

Syarat pemimpin rapat: Tidak memonopoli jalannya acara. Tidak memberi komentar dan memberikan mimik yang jengkel dan tidak simpati. Tidak mengumpat. Terkendali. Tidak melawah sehingga arah dan tujuan acara menjadi hilang, kecuali hanya sesekali saja untuk memberi penyegaran agar suasana tidak membosankan dan membuat kantuk. Dapat berbicara seperti selayaknya seorang public relation (PR).

Tipe pemimpin rapat: Tipe otoriter Tipe demokratis Tipe laissez-faire Bapak SBY memimpin rapat Kabinet Indonesia Bersatu II

Tugas pemimpin rapat: Menginformasikan Menyakinkan Membujuk Mengispirasi Memberi tauladan/ soko guru Menghibur

Fungsi/kegunaan peserta rapat adalah sebagai berikut: Sebagai penyumbang pendapat Sebagai penyimpul Sebagai penyumbang data Sebagai penerima hasil keputusan Sebagai pembantu pemimpin

Tipe peserta rapat: Tipe agresif Tipe inisiatif Tipe supportif Tipe pasif Tipe oratif Tipe akomodatif Tipe netral

Jenis-jenis rapat

Berdasarkan Tujuan Rapat perundingan; bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak merugikan kedua belah pihak. Rapat konfirmasi/penjelasan; tujuannya menyampaikan penjelasan/ konfirmasi mengenai hal apa saja yang sudah ditetapkan sehingga bisa dijadikan sebagai pedoman bagi langkah kerja selanjutnya. Rapat pemecahan masalah; untuk menemukan pemecahan tentang suatu masalah yang sedang terjadi atau dihadapi. Rapat kerja sama; bertujuan untuk menghasilkan kerja sama antara kedua belah pihak, khususnya dalam berniaga sehingga tercapai kesepakatan bersama yang saling memberikan laba yang optimum.

Berdasarkan Sifat Rapat formal (formal meeting); Rapat yang bersifat formal, yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu sesuai dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan. Rapat informal (informal meeting); Rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan suatu rencana yang bersifat resmi. Rapat terbuka; rapat yang dapat dihadiri oleh semua kalangan yang berkepentingan, baik internal maupun eksternal. Rapat tertutup; rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia.

Berdasarkan Jangka Waktu Rapat rutin; rapat yang selalu diadakan secara rutin, waktunya sudah tertentu atau biasa. Rapat insidental; rapat yang diselenggarakan sesekali waktu saja dan umumnya tanpa perencanaan yang detail jauh-jauh hari.

Berdasarkan Sasaran/Jumlah Peserta Jika peserta berjumlah sedikit dan bersifat formal, maka disebut sebagai rapat tertutup atau rahasia. Jika peserta berjumlah banyak dan bersifat formal, maka jenis pertemuan tersebut dapat meliputi: rapat pleno, rapat kerja, rapat komite, konggres, symposium, debat diskusi, temu wicara, lokakarya, sarasehan, open house, resepsi, penataran, penlok (penataran lokakarya), konferensi, seminar, atau diskusi panel.

Persiapan rapat

1. Media Rapat Contoh media rapat: white board sound system hand out flip charts Transparansi OHP LCD proyektor ATK, dll. Adalah segala bentuk peralatan dan perlengkapan yang menjadi fasilitas penunjang bagi pertemuan/ rapat agar berjalan dengan lancar.

2. Dokumen Rapat Berbagai draft surat penjanjian di-save di flash disk Atribut promosi Identitas perusahaan Company profile Giro Press release Invoice (faktur) Legalisasi surat kuasa Kuitansi Surat notariat Surat setoran pajak Akta tanah, akta gedung, STNK kendaraan Surat PBB Surat referensi bank Akta pendirian perusahaan Surat referensi kolega Laporan keuangan Polis pertanggungan Dokumen niaga Convernote Asuransi

3. Akomodasi Akomodasi (penginapan) yang aman, nyaman, dan bersih adalah kriteria yang harus dijunjung tinggi agar dapat menjaga image perusahaan sebagai tuan rumah. Macam-macam akomodasi dapat disesuaikan dengan materi rapat yang akan dibicarakan, anggaran, serta peserta rapatnya. Beberapa pilihan akomodasi yang dapat disediakan antara lain hotel, motel, apartemen, losmen, mess, rykon, hostel, bunga low, pension, dan iinn (hergerg).

4. Tempat Rapat Hal-hal yang harus dipertimbangkan dalam memilih tempat rapat: Akustik Ukuran ruangan Ventilasi Polusi lingkungan Jalur pintu utama dan alternatif Pintu akses ke berbagai ruang sentral dan vital Pencahayaan

5. Tata Ruang (Lay Out) Tata ruang kantor adalah penentuan dan penyusunan perabot dan alat-alat kantor pada tempat yang tersedia dengan letak yang tepat serta pengaturan aliran kerja yang dapat memberikan kepuasan bagi para karyawan. Faktor penting yang harus mendapat perhatian dalam perencanaan gedung atau fisik kantor adalah lokasi dan lingkungan serta cahaya, warna, udara, dan suara.

Pengaturan tempat duduk: Ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Gaya klasik/kelas; cocok untuk jumlah peserta yang banyak Gaya konferensi; dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work Gaya huruf U; cocok untuk rapat informal Gaya workshop; cocok untuk diskusi kelompok

Gaya Klasik/Kelas Gaya Workshop Gaya Huruf U Gaya Konferensi

Syarat rapat yang sempurna

Adanya tim yang solid Adanya tujuan rapat yang jelas Adanya akomodasi yang lengkap Adanya kesamaan visi dan misi Adanya keterbukaan Adanya sikap penghormatan terhadap kolega

Teknik dalam Mempersiapkan Rapat

Menyusun Peraturan Rapat Pembuatan draft pasal-pasal dan ayat-ayatnya. Setiap pasal dan ayat diuraikan secara jelas dan detail sehingga tidak menimbulkan kesalahpahaman dan pertikaian. Pasal dan ayat yang dibuat harus mewakili dari kebutuhan semua pihak. Semua ketentuan yang tercantum di dalam peraturan harus dapat melindungi segala hak dan kewajiban semua peserta rapat. Peraturan ditulis sesuai dengan kaidah sistematika yang berlaku (ada kepala/pembukaan, isi pasal/batang tubuh, dan penutup/kaki). Bahasa yang digunakan harus jelas dan baku sesuai dengan EYD.

Menyusun Konsep Waktu Sebuah Rapat 17/1/2013 Menyusun Konsep Waktu Sebuah Rapat Seorang sekretaris harus pintar menyiasati waktu dengan cara melihat jadwal hari dan jam yang kosong sehingga pimpinan dapat mengikuti pertemuan/ rapat dengan kolega.

Menyusun Proposal Rapat Menggunakan kertas berukuran A4 atau F4. Berat kertas adalah 80 gram. Memiliki lembar pembatas untuk memisahkan antar bab. Isi proposal terdiri atas: Kata pengantar/pendahuluan; Latar belakang; Tujuan; Jenis kegiatan; Rencana kerja; Waktu pelaksanaan; Tempat; Personel; Anggaran dana; Penutup; dan Lampiran. Proposal adalah dokumen yang digunakan untuk mengajukan suatu proyek kerja sama kepada pihak kolega dengan paparan materi yang saling menguntungkan.

Membuat Undangan Undangan Berperihal Undangan Berjudul

KD 1 selesai… Selamat melanjutkan ke KD berikutnya… 17/1/2013 KD 1 selesai… Selamat melanjutkan ke KD berikutnya…