Tata Naskah Elektronik ( Oleh: H.Amir Ja’far, S.IP, M.Si )

E-Government ( pemerintah eletronik ) Salah satu upaya dalam mewujudkan kepemerintahan yang baik (good Governance) adalah menerapkan dan mengembangkan kepemerintahan elektronik, dalam rangka meningkatkan efektivitas dan produktivitas kerja serta tertib administrasi dilingkungan pemerintahan pusat dan daerah. ( Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi RI omor 6 Tahun 2011)

Naskah Dinas Elektronik Tata Naskah Dinas Eletronik adalah informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan atau diterima oleh pejabat/pimpinan yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah.

Tata Naskah Dinas Elektronik Adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan.

Manfaat Tata Naskah Dinas Elektronik Mendukung terwujudnya tata kelola pemerintahan yang baik dengan memanfaatkan teknologi informasi. Terwujudnya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan pemerintah( Sumber daya, kertas, waktu dan biaya). Terwujudnya reformasi birokrasi aparatur negara. Mempermudah komunikasi antar instansi. 5. Kemudahan menyimpan dokumen, membaca dokumen, menemukan dokumen dan keakuratan dalam pelacakan status dokumen.

Arsitektur TNDE

Arsitektur TNDE Arsitektur TNDE adalah sistem yang terhubung dengan jaringan dan dapat diakses oleh semua pengguna, secara umum.

Bagan I arsitektur sistem elektronik

Bagan arsitektur sistem Peladen (server) dan pangkal data ( database) merupakan infrastruktur untuk memasang dan menyimpan data aplikasi. Peladen dan pangkal data menyediakan aplikasi melalui infrastruktur jaringan komputer, baik intranet maupun internet. Pengguna dapat melakukan pemindahan (scenning) dokumen untuk melakukan penyimpanan dokumen secara elektronik. Setiap pengguna (user) dapat menggunakan aplikasi melalui komputer atau perangkat komunikasi lainnya.

Pejabat Penanggungjawab Surat masuk Alur kerja surat masuk Petugas TU Pejabat Penanggungjawab Surat masuk Database mulai Pengagendakan surat masuk Surat masuk Tidak memenuhi syarat Pemeriksaan surat Memenuhi syarat Pembuatan disposisi disposisi Pelaksanaan disposisi selesai

Alur kerja disposisi Pembuat disposisi Penerima disposisi Data base mulai disposisi Mumbuat disposisi Pengesahan disposisi Tidak memenuhi syarat Laporan disposisi Pelaksanaan disposisi pemeriksaan dokumen pendokumen selesai

Alur kearsipan elektronik