Perencanaan Proyek

Introduction Aspek yang paling penting dari suatu proyek adalah mencapai hasil sesuai keinginan secara tepat waktu dan anggaran Hal penting lainnya adalah selalu memberi informasi kepada pihak terkait secara reguler baik keberhasilan maupun kegagalan sehingga tidak mengejutkan pihak berwenang yang telah mempertaruhkan proyek Yang ingin diketahui stackholder adl status proyek : Apakah sesuai jadwal Apakah sesuai biaya Apakah sesuai harapan Mereka juga ingin mengetahui kemungkinan biaya proyek yang melebihi anggaran, kemungkinan jadwal yang meleset, masalah yang bisa diantisipasi, halangan yang mungkin muncul atau mengancam proyek Laporan dikeluarkan secara berkala sesuai waktu proyek

Introduction Mempelajari proyek dengan cermat dan hati-hati, dan menyusun rencana secara efektif dapat meminimalisir potensi kejutan. Rencana menunjukkan segala sesuatu yang dapat ditentukan tentang apa saja yang perlu dikerjakan pada proyek untuk mencapai hasil yang diinginkan. Hal ini akan memberi kejelasan dan arahan Hal ini akan membantu untuk menentukan dimana kita berada dan apa yang perlu dilakukan untuk sampai ke sana Suatu rencana (entah baik atau buruk) adalah lebih baik dari pada tidak sama sekali Paling tidak dengan rencana yang buruk memiliki potensi memperbaiki

Rencana Pihak berwenang bisa memberi outline, catatan atau peta untuk memulai proyek atau tidak sama sekali Perlu studi kelayakan untuk merencanakan proyek, bisa dilakukan survey ke semua pihak terkait untuk mulai merencanakan proyek Cari dokumen yang diperlukan, bagaimana cara memulai dan mengakhiri. Dalam menyusun rencana, tantangan utama adalah memastikan hubungan satu sama lain dari tugas-tugas atau kejadian yang berbeda dan mengkoordinasikan sehingga proyek dilaksanakan secara efektif dan efisien. Alat perencanaan yang utama adalah WBS, Gantt Chart dan PERT/CPM

WBS Work Breakdown Structure bisa diartikan sbg Struktur Perincian Pekerjaan sinonim dengan daftar tugas Bentuk paling sederhana adalah outline. Dapat digunakan untuk menggambarkan penugasan dan jadwal serta untuk menjaga fokus pada anggaran Outline bisa dipecah menjadi sub – sub secara lebih detail Tingkatan / sub tergantung kerumitan proyek. Tingkat detail bisa didelegasikan ke bawahan Dengan detail WBS bisa menangani dan meningkatkan perhatian semua aspek Tapi jangan terfokus pada detail, fokus juga pada hasil

WBS WBS bisa dikombinasikan dengan diagram pohon. Hal ini bisa menjamin totalitas proyek Setiap sub tugas memerlukan estimasi jam kerja, berapa lama dan berapa biaya WBS bisa memberikan indikator ttg sumber daya yang diperlukan selain manusia. Jika ada perjalanan, memerlukan biaya akomodasi, dll Hendaknya berfokus pada hasil. Contoh untuk programmer jangan berpaku pada LOC (Line Of Coding) tapi pada jalan tidaknya program Terakhir sampaikan kepada stackholder rencana tsb.

Aktifitas Dasar WBS Mengidentifikasi kejadian atau tugas dan subtugas untuk mencapai tujuan Menggambarkan aktifitas dengan outline, diagram pohon atau kombinasi Memperkirakan tingkat usaha yang diperlukan, waktu mulai dan selesai Identifikasi sumber pendukung, kapan tersedia, berapa lama tersedia kapan dan bagaimana dikembalikan Menentukan tanggal target penyelesaian setiap sub Membuat daftar deliverables Mendapatkan persetujuan thd rencana

Aktifitas Dasar WBS Pembuatan WBS sebaiknya lepas dari alokasi staff, baru setelah terbentuk staffnya kita alokasikan Jenis Tugas : Tugas Paralel dan Dependent Parallel bisa dilaksanakan secara bersamaan Dependent bisa dilaksanakan setelah yang lain selesai Setelah WBS disetujui, tanggung jawab selanjutnya adalah memonitor kemajuan sesuai WBS

Kegunaan WBS Membantu memastikan tingkat akurasi dan kelengkapan pendefinisian pekerjaan dan mendapatkan komitmen proyek Menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek

Kegunaan WBS Membantu memastikan tingkat akurasi dan kelengkapan pendefinisian pekerjaan dan mendapatkan komitmen proyek Menjadi dasar penganggaran dan penjadwalan Menjadi alat kontrol pelaksanaan proyek

Contoh WBS