Tutorial Ke-7 Analisis dan Perancangan Struktur Jadwal Retensi Arsip

Tujuan Instruksional Umum Tujuan Instruksional Khusus Mahasiswa dapat menganalisis struktur jadwal retensi arsip Tujuan Instruksional Khusus Mahasiswa dapat menentukan struktur jadwal retensi arsip Pokok Bahasan menjelaskan analisisis fungsi organisasi Menentukan retensi arsip

Analisis & Perancangan Struktur JRA Setelah melakukan analisis fungsi dan kegiatan organisasi langkah berikutnya adalah melakukan analisis terhadap kesesuaian antara arsip dan unit kerja yang menghasilkan arsip serta merancang bangun/mendesain arsip yang telah teridentifikasi ke dalam struktur format jadwal retensi arsip, kemudian menuangkan berapa lama retensi arsip pada masa aktif, masa inaktif dan bagaimana arsip tersebut pada bagian keterangan apakah disimpan permanen atau musnah

Penilaian pada arsip merupakan proses penetapan nilai arsip yang dibuat atau diterima selama pelaksanaan kegiatan organisasi, pengklasifikasian nilainya dan penetapan lamanya penyimpanan Penilaian arsip sering dipandang sebagai tahap akhir dari daur hidup arsip

Ada dua macam penilaian, yakni penilaian arsip yang permanen bagi organisasi dan penilaian arsip yang akan disusutkan Penilaian arsip harus mengandung unsur Penetapan masa simpan arsip dalam kerangka jadwal retensi Penetapan arsip yang disimpan permanen dalam rangka akuisis atau penetapan arsip yang akan dimusnahkan

Prinsip yang perlu diperhatikan dalam melakukan penilaian arsip adalah penilaian arsip tidak dapat dilakukan secara mekanis, namun diperlukan kemampuan penalaran dan keahlian untuk dapat menyerap dan memahami berbagai kegunaan dan fungsi arsip dalam berbagai kepentingan penggunaannya baik pada waktu sekrang maupun di masa mendatang. Keberhasilan penilaian ditentukan oleh Kemantapan pemahaman pengertian terhadap cara dan bagaimana kegiatan organisasi terekam dalam arsip Pengertian dan kesadarn akan fungsi dan kegunaan arsip bagi pengguna serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional

Penentuan Retensi Arsip Penentuan retensi adalah penentuan usia arsip. Berapa lama arsip disimpan pada masa aktif, inaktif dan setelah habis masa retensinya apakah arsip dimusnahkan karena tidak bernilai guna lagi ataukah disimpan permanen Penentuan retensi tergantung pada organisasi pencipta dalam kaitannya sebagai organisational memory, sebagaian kecil sekitar 2%-5% arsip disimpan permanen untuk disimpan selamnya dan dikirim ke ANRI

Penentuan Retensi Arsip Berdasarkan peraturan perundang undangan yang berlaku Untuk arsip keuangan perusahaan mengacu kepada Undang Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan, dimana untuk dokumen keuangan tertentu disimpan selama 10 th. Sedangkan untuk instansi pemerintah penentuan retensi arsip keuangan berdasarkan kepada KUHD (Kitab Undang-Undang Hukum Dagang), dimana untuk arsip keuangan tertentu harus disimpan selama 30 th.

Contoh : Struktur JRA No Jenis Arsip Jangka Waktu Simpan Keterangan Aktif Inaktif 1 2 3 4 5 PS Personalia 01 Perencanaan Karyawan - Policy, rencana usulan kebutuhan karyawan 1 th, setelah tahun anggaran 2 th Permanen untuk policy dan musnah untuk koresponden rutin Mutasi karyawan - Policy, laporan dan korespondensi tentang mutasi, promosi 1 th, setelah SK terbit Permanen untuk Policy dan musnah untuk korespondensi rutin

Contoh : Struktur JRA No Jenis Arsip Jangka Waktu Simpan Keterangan Aktif Inaktif 1 2 3 4 5 KP Keprotokolan 01 Persuratan - Prosedur - Quality &production control Penggunaan formulir dan petunjuk surat 2 th, setelah selesai diperbaharui 5 th Permanen untuk policy dan musnah untuk koresponden rutin

Penutup Penentuan retensi arsip merupakan penentuan usia arsip dan nasib akhir arsip berdasarkan pada kepentingan organisasi pencipta arsip dan kepentingan pertanggungjawaban nasional (collective memory).

Selamat Belajar, Bertemu Kembali pada sesi terakhir tutorial ke 8 PRAKTEK PERANCANGAN JADWAL RETENSI ARSIP