SISTEM PENGARSIPAN (PENOMORAN) PERTEMUAN 14 LILY WIDJAYA, SKM,MM PRODI REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN FAKULTAS ILMU-ILMU KESEHATAN

KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN Menguraikan sistem pengarsipan, terutama penomoran dengan benar

MANAJEMEN REKAM MEDIS PEMBAHASAN 1. Pendahuluan 2. Peraturan & Kebijakan yang dibutuhkan 3. Sistem Pendaftaran: -Sistem penamaan -Sistem Penomoran /Record Numbering -S.Registrasi dan KIUP 4. Sistem Penyimpanan dan Penjajaran Rekam 5. Medis Aktif/ Filing and Storage MR 6. Sistem Distribusi dan Pengambilan Kembali Rekam Medis /Retrieving MR 7.Sistem Retensi, Penilaian dan Pemusnahan berkas Rekam Medis inaktif. 8 Koding & Indeksing 9. Pelaporan/ Statistik RS

PENDAHULUAN TUJUAN: Kelancaran pelayanan berkas R M bagi yang membutuhkan Kelengkapan isi R M untuk mendapatkan informasi di institusi pelayan tsb. UNTUK ITU PERLU: Menetapkan sistem, peraturan, prosedur dan tata cara pelaksanaannya baik untuk sistem penomoran, pengarsipan, pendistribusian, penjajaran RM.

PENGARSIPAN R M BERDASARKAN LOKASI: SENTRALISASI & DESENTRALISASI “Sentralisasi” berarti seluruh informasi tentang seorang pasien disimpan di satu berkas, apakah ia rawat inap, atau jalan ataupun emergensi atau lain-lain pelayanan di satu lokasi dan dikelola oleh suatu unit yang diberi tanggung jawab oleh pimpinan pelayanan kesehatan tsb.

PERATURAN DAN KEBIJAKAN YANG TERKAIT DG SISTEM PENYIMPANAN a. Permenkes 269 a/MENKES/PER/III/ 2008 tentang Rekam Medis b. Surat Edaran Dirjen Yanmed no. HK.00.6.1.5.01160 tentang Formulir dasar RM dan pemusnahan berkas Rekam Medis tahun 1995 c. Pedoman Pengelolaan RM Rumah sakit No.YM 00.03.2.2.1996 o. Dirjen Yanmed th 1996 d. Peraturan, prosedur dan tata laksana intern

SENTRALISASI R M KEUNTUNGAN: 1. Semua informasinya tersimpan di 1 berkas, 2. <<< duplikasi informasi dan RM. 3. Nomor ini membedakan ia dari nomor RM pasien lain di RS / klinik tsb. 4. <<< beaya u/ peralatan dan ruangan 5. Tata kerja dan peraturan mengenai pencatatan RM mudah distandarisasi 6. Peningkatan efisiensi kerja petugas penyimp 7. Mudah menerapkan UNS, muda Retrieve 8. Kontrol berkas RM lebih mudah 9. Implementasi SOP adm R M bisa terlaksana. KERUGIAN *Petugas lebih sibuk ( RI&RJ)* Pekerjaan 24 jam

PENGARSIPAN R M Pengarsipan/ Penyimpanan: 1. ALFABETIK 2. ALFANUMERIK 3. KRONOLOGIS/ TANGGAL 4. WILAYAH 5. KASUS 6. PENOMORAN

SISTEM PENOMORAN (RECORD NUMBERING) Sistem pengarsipan RM umumnya dilakukan berdasarkan Penomoran RM Pasien. Pengarsipan secara alfabetik nama pasien sering terjadi kesalahan dibanding dengan sistem penomoran, 3 jenis pemberian nomor RM pasien berdasarkan nomor masuk: 1. Pemberian Nomor Cara Seri( Serial Numbering S) 2. Pemberian Nomor Cara Unit( Unit Numbering S) 3. Pemberian Nomor Cara Seri Unit ( S-U N System) Cara lain: Family numbering, Social security Numbering, Relational numbering

SNS: Setiap pasien mendapat nomor baru setiap kunjungan ke RS UNS: Setiap pasien yang berkunjung hanya diberikan satu (1) nomor RM baik untuk kunjungan Rawat Jalan maupun Rawat Inap. S-U NS Merupakan gabungan sistem seri dan unit . Setiap pasien berkunjung ke RS, kepadanya diberikan satu nomor baru, tetapi RM nya yang terdahulu digabungkan dan disimpan di RM dengan nomor yang paling baru, sehingga berkasnya tetap 1 unit.

UNIT NUMBERING SYSTEM “ Keuntungan “ R M terpusat di satu berkas. R M lengkap menggambarkan riwayat sakit/ kesh pasien & terapi setiap asuhan medis / kesh. RM terjajar di satu tempat khusus. <<< pekerjaan dalam hal mengumpulkan RM pasien yang terpisah-pisah. Mengurangi pekerjaan dalam hal mengumpulkan RM pasien yang lama untuk dipindahkan ke nomor yang terbaru.

“Kerugian” .R M >>> tebal, dan mungkin dibutuhkan Map yang baru : No. Volume ( 01 dari 2, 02 dari 2,) .Pasien mandaftar lagi sebagai pasien baru --> 2 nomor yang menyebabkan tidak berkesinambungnya RM pasien tsb(Komputer! ) .Sulit untuk memilah berkas RM yang inaktif, dan harus dilihat satu persatu. ( Komputer! ) Harus mengecek KIUP sebelum menerbitkan nomor bagi RM baru. <<< duplikasi R M pasien

PRAKTEK SISTEM PENOMORAN Mahasiswa menjelaskan hal-hal terkait dengan sistem penomoran Mahasiswa menyiapkan alat peraga yang dibutuhkan dalam praktek ini Mahasiswa menjajarkan dengan sistem penomoran