Menuju Pusat Unggulan Pengadaan Oktober 2017 ULP Provinsi Sulawesi Tenggara

Daftar Isi Pencapaian Perjalanan Menuju Pusat Unggulan Pengadaan Oktober 2017 Daftar Isi Profil Pencapaian Perjalanan Menuju Pusat Unggulan Pengadaan Berbagi Pengalaman Menuju Pusat Unggulan Pengadaan Proses Transformasi menuju CoE Kunci Sukses CoE

Oktober 2017 Profil ULP Provinsi Suawesi Tenggara sebagai Pusat Keunggulan Pengadaan ULP Biro Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Status Organisasi Pusat Pengadaan (di bawah Setda Prov. Sultra) Nilai Pengadaan Tahun 2016: Rp 986,72 M (579 paket) Tahun 2015: Rp 891, 34 M (602 paket) Jumlah SDM +/- 42 Pencapaian selama mengikuti program Penetapan target kinerja organisasi, Manejemen Kinerja, Penyesuaian Visi Misi Strategis Pengadaan, Laporan Monitoring dan Evaluasi, Website Biro Pengadaan, Penyusunan Program Bimtek dan Transfer Pengetahuan Area Keahlian Bimtek dan Transfer Pengetahuan Hubungan Pimpinan dengan Pemangku Kepentingan Peta Persebaran Narasumber dari ULP Rande, Umikun Latifah, Maria Tipril Patiung, Sarbini Lasamburu Kontak Email: blp.kendari@gmail.com Website : e-lang.sultraprov.go.id Telepon: (0401) 3135244 / 081341717035 Kompleks Bumi Praja Anduonohu Gedung III Lantai 3 Kendari Sulawesi Tenggara 93232

Latar Belakang dan Tujuan Oktober 2017 Latar Belakang dan Tujuan Adanya MoU antara Gubernur Sulawesi Tenggara dengan LKPP dan MCA-I pada Bulan April 2016 untuk berpartisipasi sebagai percontohan dalam Proyek Modernisasi Pengadaan. Tujuan utama Proyek Modernisasi Pengadaan ini adalah meningkatkan kapasitas Biro Pengadaan Barang/Jasa dan ULP Percontohan lainnya menjadi “Center of Excellence” atau Pusat Unggulan Pengadaan. Tujuan Utama Pusat Unggulan Pengadaan adalah Terbangunnya kapabilitas organisasi pengelola pengadaan barang/jasa yang dapat menciptakan nilai tambah secara berkesinambungan di organisasi

Evolusi Kelembagaan menuju Procurement CoE September 2017 Evolusi Kelembagaan menuju Procurement CoE Pusat Layanan Unggulan Pengadaan adalah Organisasi, SDM dan tata kelola pengadaan yang unggul dalam mengimplementasikan praktik terbaik pengadaan barang/jasa Center of Excellence (CoE) Tahap 4 UKPBJ dg perluasan peran Tahap 3 ULP Permanen Tahap 2 ULP Adhoc/ exofficio Tahap 1 Tahap 4 : Fungsi UKPBJ Pembinaan PBJP Pelaksanaan PBJP Pengelolaan Sistem Informasi PBJP Panitia Tahap 3 : Proses pemilihan penyedia sudah dikerjakan oleh POKJA di ULP Permanen SDM ULP sudah penuh waktu Memiliki kantor dan sekretariat yang permanen dan mandiri Tahap 2 : Proses pemilihan penyedia sudah dikerjakan oleh POKJA di ULP Adhoc Telah memiliki kantor dan sekretariat ULP namun belum struktural/permanen SDM ULP belum penuh waktu Tahap 1 : Proses pemilihan penyedia dikerjakan panitia masing2 SKPD PA/KPA, PPK, Panitia Pengadaan, dan PPHP berada dalam satu organisasi

Karakteristik CoE – SKOPPer Oktober 2017 Karakteristik CoE – SKOPPer Strategis Mewujudkan fungsi pengadaan yang memainkan peran penting dalam pencapaian tujuan organisasi melalui perencanaan dan eksekusi anggaran serta pengelolaan sumber daya yang efektif S K Kolaboratif Membangun kolaborasi dan sinergi di antara pemangku kepentingan untuk kinerja fungsi pengadaan yang optimal O Orientasi Kinerja Membangun budaya berbasis kinerja dalam fungsi pengadaan untuk meningkatkan nilai tambah di 4 area (waktu proses, biaya, kualitas dan tingkat layanan pengadaan) Se-koper | a Briefcase Menggambarkan wadah berisi berbagai alat bantu (paradigma, pengetahuan, kemampuan, dan lainnya) yang merupakan enabler dalam penciptaan nilai tambah dan manfaat dalam kegiatan pengadaan barang/jasa di Indonesia P Proaktif Menciptakan pergeseran paradigm dalam rantai pengadaan barang dan jasa yang berorientasi pada pelanggan Per Perbaikan Berkelanjutan Secara berkelanjutan meningkatkan kapabilitas organisasi pengadaan sebagai organisasi pembelajar dengan mengadopsi praktik terbaik pengadaan

Oktober 2017 Pencapaian 22 Kriteria Pusat Keunggulan Pengadaan ULP Sulawesi Tenggara

5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini 1.1.7. Kecukupan Pendanaan Deskripsi Pembiayaan operasional ULP sudah dianggarkan satu tahun ke depan yang mencakup program peningkatan pelayanan pelanggan Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Mengusulkan anggaran kegiatan pada tahun anggaran bersangkutan 2 Pembahasan anggaran dengan unit terkait lingkup BPBJP 3 Anggaran BPBJP dialokasikan dalam DPA Biro Pengadaan Barang/Jasa Tantangan Penganggaran belum fokus pada kegiatan peningkatan kinerja karena terkait pada program RPJMD dan Renstra yang tersusun lebih dahulu 2013-2018 Output Tersedianya anggaran untuk pelaksanaan tugas BPBJP

5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini 1.3.1. Pelanggan Internal Deskripsi ULP sudah melakukan analisis stakeholder sebagai dasar bagi ULP untuk membangun hubungan pelanggan internal Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Pembelajaran dari Materi Pelatihan Manajerial Modul Manajemen Kepemimpinan 2 Pendampingan dari Mentor untuk melakukan analisa stakeholders 3 Sharing antar anggota tim terkait hasil analisa stakeholders Tantangan Penyediaan anggaran yang dibutuhkan untuk melakukan inisiatif sesuai hasil analisa stakeholders. Output Terpetakannya pemangku kepentingan dengan baik sebagai referensi keterlibatan kegiatan yang dilaksanakan

5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini 1.3.3. Hubungan Masyarakat Deskripsi ULP sudah memiliki panduan terkait kehumasan pengadaan dan secara rutin mempublikasikan kegiatan-kegiatan ULP melalui media masa Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Menyiapkan SOP berdasarkan praktek kehumasan yang selama ini telah dilaksanakan 2 Memanfaatkan media (Koran dan website) Tantangan Pengembangan dan Pemutakhiran content dalam media yang ada secara regular dan konsisten Output Koran sebagai media cetak yang menginformasikan kegiatan pengadaan di BPBJP Update informasi pengadaan melalui website BPBJP

5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini 2.1.1. Indikator Kinerja Deskripsi Indikator kinerja pengadaan mencakup 4 area outcome (ketepatan waktu, penghematan biaya, kualitas, dan tingkat layanan) Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Penetapan indikator kinerja yang dapat diukur 2 Penyusunan baseline indikator kinerja 3 Pengukuran kinerja pengadaan tahun 2016 Tantangan Mendapatkan data yang akurat dari seluruh SKPD Lingkup Prov. Sultra Output Laporan Performance Measurent dan Managament Tahun 2016

2.1.2. Penetapan Target Kinerja Organisasi 5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini Deskripsi Target kinerja pengadaan sudah ditetapkan berdasarkan data kinerja historis dari tahun-tahun sebelumnya (baseline) Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Pengumpulan data kinerja tahun 2014-2015 untuk dijadikan baseline 2 Pengukuran capaian kinerja tahun 2016 3 Penetapan target kinerja tahun 2017 Tantangan Pengumpulan data aktual dari seluruh Satuan Kerja Monitoring capaian kinerja tahun berjalan Output Laporan Performance Measurent dan Managament Tahun 2016

5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini 2.1.3. Manajemen Kinerja Deskripsi Pengelolaan Kinerja Pengadaan sudah diimplementasikan secara menyeluruh (mulai dari tahap perencanaan sampai tahap pengawasan, evaluasi dan pelaporan) Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Pengumpulan data untuk mengetahui pencapaian kinerja tahun 2016 dan penetapan target kinerja 2017 2 Penyusunan Laporan Kinerja 2016 dan Target Kinerja 2017 3 Penyampaian Laporan kepada Pimpinan Tantangan Diperlukan komitmen pimpinan (Kepala SKPD dan jajaran pemerintah daerah) dalam melaksanakan tindakan perbaikan Output Laporan Performance Measurent dan Managament Tahun 2016

2.2.1. Hubungan Pimpinan dan Pemangku Kepentingan 5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini Deskripsi Kepala ULP menyusun pemetaan pemangku kepentingan sehingga pola hubungan yang dibangun sesuai dengan masing-masing pemangku kepentingan yang ada Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Pembelajaran dari Materi Pelatihan Manajerial Modul Manajemen Kepemimpinan 2 Pendampingan dari Mentor untuk analisa stakeholders 3 Sharing antar anggota tim terkait hasil analisis stakeholders Tantangan Komitmen Pimpinan untuk melakukan inisiatif sesuai dengan hasil analisa stakeholders, termasuk komitmen penyediaan anggaran. Output Stakeholders Mapping Stakeholder Analisis Engagement Plan

2.2.2. Kolaborasi Internal ULP 5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini Deskripsi Sudah terdapat program mentoring yang bertujuan untuk meningkatkan kolaborasi internal dan juga mengembangkan kualitas Staf ULP Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Perencanaan program dan kegiatan untuk meningkatkan kolaborasi internal dan pengembangan SDM Bidang Pengadaan 2 Pelaksanaan program dan kegiatan Tantangan Anggaran untuk pelaksanaan kegiatan Output Pelaksanaan bimtek Pengadaan Barang/Jasa bagi PA/KPA, PPK, PP, PPHP, Perencanaan Lingkup SKPD dan APIP Rakor Pengadaan Tahun 2017 Klinik Pengadaan

5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini 2.2.3. Visi Strategis Deskripsi Biro Pengadaan telah memiliki rencana organisasi (mencakup visi, misi, rencana kegiatan Pokja, dsb) untuk mendukung kegiatan operasional pengadaan dan pengembangan organisasi menjadi lebih strategis yang mampu mendorong peningkatan kinerja pengadaan barang dan jasa Target CoE: Level 4 Tahapan Proses 1 Identifikasi visi, misi Biro Pengadaan yang sudah ditetapkan dan tercantum dalam Renstra Tantangan Visi, Misi belum sesuai dengan konsep UKPBJ Output Visi, Misi Biro Pengadaan Renstra tahun 2013-2018

3.1.9. Monitoring dan Evaluasi 5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini Deskripsi Sudah terdapat proses monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan pengadaan dan sudah menghasilkan laporan manajemen yang bermanfaat bagi pengguna dalam penyelesaian program kerja Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengadaan 2 Penyusunan laporan hasil kegiatan monev dan rekomendasi Tantangan Diperlukan komitmen pimpinan dalam menindaklanjuti rekomendasi yang dihasilkan Output Pelaksanaan kegiatan monev serta terdapat rekomendasi untuk perbaikan

3.1.10. Debriefing Pasca Pengadaan 5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini Deskripsi ULP sudah memberikan penjelasan hasil pemilihan via surat atau email kepada penyedia yang berpartisipasi agar dapat menerima keputusan dengan baik Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Mengikuti tahapan proses pengadaan sesuai dengan SPSE dan Perpres Tantangan Penyampaian penjelasan oleh ULP yang kurang informatif Output BAHP dalam Sistem Pengadaan Secara Elektronik

3.2.3. Whistleblower & Sistem Pengaduan 5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini Deskripsi Terdapat sistem pengaduan yang sudah memiliki tata kelola yang baik dan melibatkan pihak terkait internal dan sudah disosialisasikan secara efektif ke seluruh staf Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Telah tersedia SOP sistem pengaduan 2 Telah terdapat sistem pengaduan/Kotak saran pada website e-lang.sultraprov.go.id Tantangan Perlu adanya koordinasi tindak lanjut pengaduan/saran Output Sudah terdapat sistem pengaduan/kotak saran yang dapat diakses pada situs e-lang.siltraprov.go.id

5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini 3.3.1. Penerapan Sistem Deskripsi Sudah terdapat sistem informasi pendukung tambahan sebagai fungsi pelaporan (eReporting) Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Pembuatan website 2 Penginputan informasi dan laporan pengadaan pada website sesuai kondisi organisasi Tantangan Komitmen Pimpinan dan Anggaran untuk pengembangan aplikasi lanjutan Output Website Biro Pengadaan e-lang.sultraprov.go.id

4.1.3. Bimbingan Teknis & Transfer Pengetahuan 5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini Deskripsi Program kerja Bimtek oleh ULP sudah berfokus pada peningkatan kinerja PBJ dengan kombinasi bimbingan teknis pengadaan maupun manajerial serta melalui mekanisme pelatihan, pendampingan serta coaching Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1. Perencanaan program dan kegiatan Bimtek 2. Implementasi kegiatan Bimtek dan Transfer Pengetahuan Tantangan 1 Anggaran untuk pelaksanaan kegiatan Bimtek dan Transfer Pengetahuan yang lebih beragam serta pendampingan Output Dokumentasi Bimtek dan Ujian Sertifikasi, Bimtek PBJ bagi PA/KPA, PPK, PPHP, Perencana, Sosialisasi KPPU, APIP, Pelatihan PP Pendampingan Admin SIRUP Klinik Pengadaan

5 1 2 4 3 Tingkat Kematangan saat ini 4.3.1. Perencanaan SDM Deskripsi "Sudah terdapat rencana penempatan SDM ULP yang sesuai dengan peraturan dan berdasarkan analisis beban kerja serta mengakomodasi kebutuhan pelaksanaan kegiatan pengembangan kapasitas ULP Target CoE: Level 3 Tahapan Proses 1 Penempatan staf sesuai fungsi dan keahlian 2 Penyusunan analisis kebutuhan SDM untuk pengembangan Aplikasi Tantangan Pemenuhan Kebutuhan SDM bidang IT untuk pengembangan Aplikasi Output Dokumen Perekrutan SDM Dokumen Penempatan Staf Dokumen analisa kebutuhan staf

Faktor Kesuksesan Utama CoE Dukungan Pimpinan Komitmen pimpinan untuk mendorong sinergi dan menetapkan berbagai kebijakan agar ULP bisa melaksanakan dan mencapai level yang diharapkan dalam program CoE. Dukungan pimpinan tersebut diwujudkan melalui penciptaan arahan dan kebijakan yang selaras dengan perwujudan Pusat Keunggulan (CoE) 1 Alokasi Anggaran Ketersediaan anggaran yang dialokasikan untuk membangun inisiatif CoE . Alokasi anggaran sebagai salah satu wujud dukungan pimpinan, maka perlu dipastikan ketersediaan anggaran yang cukup untuk menjamin kelancaran implementasi program CoE 2 Tim Kerja CoE Untuk memastikan inisiatif CoE dapat diimplementasikan sesuai dengan standar kualitas yang ada, penting adanya untuk memiliki tim yang telah ditugasi untuk memiliki tanggung jawab di tataran operasional dalam menjalankan inisiatif perwujudan pusat keunggulan. Tim ini dikelola melalui penugasan akan tugas dan dan peran yang jelas. Untuk mengimplementasikan proyek modernisasi pengadaan, Biro Pengadaan telah dibentuk Tim Pendamping Program Modernisasi Pengadaan Fase II di Sulawesi Tenggara berdasarkan Surat Keputusan Sekretaris Daerah Provinsi Sulawesi Tenggara. Tim beranggotakan Asisten II, Kepala Biro Pengadaan barang/Jasa Selaku Ketua Tim, Kepala Biro Adm Pembangunan selaku koordinator SPSE, Kepala Bagian dan Staf terkait 3

Terima Kasih