TATA KELOLA KEARSIPAN dan TATA NASKAH SURAT RESMI TAHUN 2017 . TATA KELOLA KEARSIPAN dan TATA NASKAH SURAT RESMI TAHUN 2017 DINAS KESEHATAN PROVINSI JAWA TIMUR 2017 SITI HAMIDAH SKM ARSIPARIS AHLI PERTAMA

Biodata Nama : RA.Siti Hamidah ,SKM TTL : Sumenep,21 Januari 1966 Pendidikan : S1 Kes Mas Instansi : Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur Jabatan : Arsiparis Ahli Pertama Tempat Tinggal : Sidoarjo

APAKAH SEPERTI INI KONDISI ARSIPKU? ARSIPARIS PERTAMA

TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM Setelah mengikuti acara ini diharapkan seluruh peserta memiliki kemampuan melaksnakan pengelolaan arsip aktif di tempat kerjanya masing-masing. ARSIPARIS PERTAMA

TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS Memahami permasalahan pengelolaan arsip Memahami manajemen/pengelolaan arsip dan tujuannya. Memahami konsep dasar manajemen arsip aktif. Memahami dan menjelaskan komponen dalam manajemen arsip aktif. Menjelaskan mengenai prinsip penataan berkas, sarana, metode dan prosedur pemberkasan Memahami sarana simpan arsip aktif Menjelaskan penemuan kembali arsip ARSIPARIS PERTAMA

FUNGSI ARSIP Pengambilan Keputusan Perencanaan, Pelaksanaan, Pengawasan Bahan Bukti dan Perlindungan Hukum Memori Organisasi Rujukan Penelitian Sejarah Pembangun komitmen kebangsaan Penyelamatan Aset, DLL ARSIPARIS PERTAMA

TUJUAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN Pasal 3 UU 43 tahun 2009 M E N J A I Terciptanya arsip yang baik dan benar Ketersediaan arsip yang autentik dan tepercaya Terwujudnya penyelenggaraan kearsipan yang handal Perlindungan kepentingan negara dan hak keperdataan Keamanan dan keselamatan arsip Keselamatan aset negara Peningkatan kualitas pelayanan publik MENJAMIN ARSIPARIS PERTAMA

Arsip Tertata ARSIPARIS PERTAMA

BIARTO 2017 ARSIPARIS PERTAMA Arsip Tertata BIARTO 2017 ARSIPARIS PERTAMA

KEARSIPAN Kearsipan adalah urusan wajib pemerintah, pemerintah daerah provinsi dan pemerintah daerah kabupaten/kota ( UU 23/2014, ps 11 ayat 2 ) Amanah Undang-undang 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bagi Pemerintah masalah Kearsipan merupakan urusan wajib yang tidak berkaitan dengan pelayanan dasar ( UU 23 /2014 ps 12 ayat 2 ) ARSIPARIS PERTAMA

RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS PENGELOLAAN ARSIP STATIS PENCIPTA ARSIP: a. lembaga negara; b. pemerintahan daerah; c. perguruan tinggi negeri; d. BUMN dan/atau BUMD. LEMBAGA KEARSIPAN: a. ANRI; b. arsip daerah provinsi; c. arsip daerah kabupaten/kota; d. arsip perguruan tinggi. melakukan melakukan a. penciptaan arsip; b. penggunaan dan pemeliharaan arsip; c. penyusutan arsip. a. akuisisi arsip statis; b. pengolahan arsip statis; c. preservasi arsip statis; d. akses arsip statis. untuk untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah menjamin keselamatan arsip sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

PROSES UMUM PENGELOLAAN ARSIP Arsip diciptakan & digunakan untuk pelaksanaan TUPOKSI organisasi ( ARSIP AKTIF ) Sebagian kecil arsip disimpan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional & memori kolektif ( ARSIP STATIS ) Arsip disimpan untuk referensi dan memori lembaga ( ARSIP INAKTIF ) Sebagian besar arsip dimusnahkan karena sudah tidak digunakan 2017 ARSIPARIS PERTAMA

PERMASALAHAN PENGELOLAAN DAN PENYIMPANAN ARSIP Arsip Aktif, Arsip Inaktif, atau Bukan Arsip ? Kurang peduli terhadap arsip Tidak mengerti ilmu kearsipan 2017 ARSIPARIS PERTAMA

SOLUSI ? MANAJEMEN ARSIP 2017 ARSIPARIS PERTAMA

MENGAPA INSTANSI PERLU MANAJEMEN/PENGELOLAAN ARSIP ? Setiap instansi membuat dan mendapatkan informasi yang benar dan efisien Setiap instansi memiliki tanggungjawab hukum, moral dan profesional untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip Mengendalikan penciptaan arsip shg arsip yang disimpan yang penting saja. Terciptanya efisiensi dan efektifitas pengelolaan arsip. Terciptanya penyusutan arsip secara tepat. Menjamin ketersediaan dan layanan arsip dinamis. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

TUJUAN MANAJEMEN ARSIP 1. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengelolaan arsip organisasi. 2. Menjamin bahwa arsip-arsip yang tidak bernilai guna dapat dimusnahkan secara sistematis. 3. Meningkatkan kualitas pengelolaan arsip. 4. Menjamin bahwa arsip yang bernilai informasi dapat dilindungi dan dipelihara. 5. Mempermudah penggunaan / optimalisasi layanan 2017 ARSIPARIS PERTAMA 16

TANGGUNG JAWAB PENGELOLAAN ARSIP ARSIP STATIS ARSIP DINAMIS INSTANSI PENCIPTA INSTANSI PENCIPTA & LEMBAGA KEARSIPAN 2017 ARSIPARIS PERTAMA

UNSUR PENTING MANAJEMEN ARSIP SDM MANAJEMEN ARSIP SARANA DAN fasilitasnya ANGGARAN KOMITMEN Pedoman/SOP 2017 ARSIPARIS PERTAMA

KEUNTUNGAN PENGELOLAAN ARSIP YANG BAIK DAN BENAR ? Arsip sebagai memori lembaga (Corporate memory) Mendukung pengambilan keputusan (Decision making) Arsip mendukung proses hukum atau sebagai alat bukti (Litigation support) Kemudahan penyusutan (Right disposal) Terselamatkannya memori warisan budaya bangsa ( Culture haritage) 2017 ARSIPARIS PERTAMA

BIARTO 2017 ARSIPARIS PERTAMA PEMBEDAAN ARSIP Pasal 9 UU Nomor 43 tahun 2009 Arsip dinamis : digunakan secara langsung oleh pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. a. Arsip aktif : frekuensi penggunaannya tinggi. b. Arsip inaktif : frekuensi penggunaannya menurun. 2. Arsip statis : dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan. BIARTO 2017 ARSIPARIS PERTAMA

Lokasi simpan arsip RECODRS (Arsip Dinamis) ARSIP AKTIF (active records) ARSIP INAKTIF (inactive records) ARSIP STATIS (archieves) Pusat Berkas/Unit Pengolah (Central File) Pusat arsip/Unit Kearsipan ( Record Center) LEMBAGA KEARSIPAN 2017 ARSIPARIS PERTAMA

PENGERTIAN MANAJEMEN ARSIP DINAMIS AKTIF YAITU PENGATURAN, PENYIMPANAN, PERLINDUNGAN, PELAYANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP AKTIF DI PUSAT BERKAS ATAU UNIT PENGOLAH (CENTRAL FILE). 2017 ARSIPARIS PERTAMA

ARTI PENTING ARSIP DUNIA TANPA ARSIP : Tanpa memori Tanpa Kepastian Hukum Tanpa Ilmu Pengetahuan Tanpa Sejarah Tanpa Identitas Kolektif Tanpa Kebudayaan ( Liv Mykland,1992) 2017 ARSIPARIS PERTAMA

PRINSIP PENGATURAN ARSIP AKTIF MUDAH AMAN EFEKTIF DAN EFISIEN TERKONTROL 2017 ARSIPARIS PERTAMA

KOMPONEN MANAJEMEN/PENGELOLAAN ARSIP AKTIF Asas Pengorganisasian Pemberkasan Arsip (Penataan Berkas) a. Klasifikasi Arsip b. Sistem dan Prosedur Pemberkasan c. Temu Balik dan Layanan arsip Peralatan dan Perlengkapan 2017 ARSIPARIS PERTAMA

ASAS PENGORGANISASIAN ARSIP 1. Asas Sentralisasi -Penyimpanan terpusat di satu Uni Pengolah (Pusat berkas/ central file) -Pengendalian dan kontrol terpusat 2. Asas Desentralisasi -Penyimpanan disetiap Unit Pengolah -Pusat berkas ada disetiap Unit Pengolah -Pengendalian dan tanggung jawab simpan di UP 3. Asas Gabungan/Kombinasi -Penyimpanan oleh Unit Pengolah -Kebijakan pengendalian terpusat. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

KLASIFIKASI ARSIP : KODE KLASIFIKASI : Adalah daftar pengelompokan arsip yg disusun berdasarkan masalah, mencerminkan fungsi dan kegiatan lembaga yg disusun secara logis dan sistematis menjadi dasar penataan berkas. KODE KLASIFIKASI : Untuk membedakan satu masalah dgn masalah lainnya dlm berbagai jenjang yg merupakan sarana penuntun letak arsip pada tempat penyimpanan. 2017 ARSIPARIS PERTAMA 27

KEGUNAAN KLASIFIKASI 1. PERINCIAN PERTAMA (POKOK MASALAH) MENGELOMPOKKAN ARSIP YANG MASALAHNYA SAMA DALAM SATU BERKAS; MENGATUR PENYIMPANAN ARSIP SECARA LOGIS DAN SISTEMATIS; DISUSUN SECARA BERJENJANG : 1. PERINCIAN PERTAMA (POKOK MASALAH) 2. PERINCIAN KEDUA (SUB MASALAH) 3. PERINCIAN LETIGA (SUB-SUB MASALAH) 2017 ARSIPARIS PERTAMA 28

PERATURAN GUBERNUR NO 26 TAHUN 2009 TENTANG TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR KODE KLASIFIKASI 000,700,800 dan 900 KODE KLASIFIKASI 100 – 600 Merupakan Tugas-tugas Penunjang Tugas Pokok ( Fasilitatif ) Merupakan Tugas-tugas Pokok ( Substantif ) 2017 ARSIPARIS PERTAMA

Perincian Kedua ( Sub Masalah ) 800 KEPEGAWAIAN 810 Pengadaan 820 Mutasi 830 Kedudukan 840 Kesejahteraan Pegawai 850 Cuti 860 Penilaian 870 Tata Usaha Kepegawaian 880 Pemberhentian 890 Pendidikan Pegawai Perincian Ketiga ( Sub-Sub Masalah ) 850 CUTI 851 Cuti Tahunan 852 Cuti Besar 853 Cuti Sakit 854 Cuti Hamil 855 Cuti Ibadah Haji 856 Cuti diluar Tanggungan Negara 857 Cuti alasan Penting, Alasan Lain 2017 ARSIPARIS PERTAMA

ORGANISASI TANPA ARSIP AKAN LUMPUH 2017 ARSIPARIS PERTAMA

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PEMBERKASAN . DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR 2017 ARSIPARIS PERTAMA

SISTIM TATA KEARSIPAN PENGENDALIAN ARSIP PENATAAN BERKAS ARSIP PENYUSUTAN ARSIP 2017 ARSIPARIS PERTAMA

(FILLING SYSTEM) PENATAAN BERKAS BERKAS : himpunan arsip yang ditata secara kesamaan urusan/masalah, kegiatan dan kesamaan jenis. PANATAAN BERKAS : adalah kegiatan mengatur, menyusun, menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis agar dapat ditemukan dengan mudah,cepat dan tepat (Budi Martono, 1992). 2017 ARSIPARIS PERTAMA

TUJUAN PENATAAN BERKAS menyatukan informasi arsip, Memudahkan penemuan kembali arsip - mudah - cepat - tepat - lengkap - aman Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip (Sulaiman, 1996) 2017 ARSIPARIS PERTAMA 35

PRINSIP UMUM PENATAAN BERKAS: Mempergunakan pola klasifikasi arsip untuk penyimpanan dan penataan berkas Setiap Unit Pengolah memiliki Pusat Berkas untuk menyimpan arsip aktif 2017 ARSIPARIS PERTAMA

PEMBERKASAN ARSIP (PP No. 28/2012 psl 42 ) : Dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip Menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunya daftar arsip aktif Daftar arsip aktif terdiri dari Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas Daftar Berkas sekurang-kurangnya memuat: a. unit pengolah b. nomor berkas c. kode klasifikasi d. uraian informasi berkas e. kurun waktu, jumlah dan keterangan 2017 ARSIPARIS PERTAMA

CONTOH DAFTAR BERKAS No Unit Pengolah No. Berkas Kode Klasifikasi Uraian Kurun waktu Jumlah Ket 1. Bagian Keuangan 1 900 930 934 KEUANGAN Verifikasi SPJ Rutin 2011 1 berkas 2017 ARSIPARIS PERTAMA

DAFTAR ISI BERKAS MEMUAT : Nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah dan keterangan. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

CONTOH DAFTAR ISI BERKAS No. Berkas No Item Berkas Kode Klas. Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah 1. 1.1 1.2 934 SPJ Rutin Kwitansi Belanja Belanja Operasional 2 juli 2011 3 juli 2011 1 bks 2017 ARSIPARIS PERTAMA

PROSEDUR PENATAAN BERKAS: 1. Tahap pemeriksaan (inspecting). 2. Memberikan indeks/judul berkas (indexing) 3. Memberikan kode klasifikasi (coding) 4. Menempatkan arsip pada folder yang telah dituliskan kode klasifikasi dan indeks pada tab folder/sekatnya. 5. Meletakkan/menyusun folder/sekat dalam filing cabinet/ordner. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

1. TAHAP PERSIAPAN : a. Menyiapkan sarana pemberkasan b. Memeriksa kelengkapan berkas 2. MENENTUKAN INDEK/JUDUL/TITLE : a. arsip yg mempunyai urusan yg sama dihimpun menjadi satu berkas, b. tentukan judulnya dan ditulis di Tab folder c. judul bisa diambil dari kesamaan masalah (rubrik), kesamaan kegiatan (dosir), kesamaan jenis (seri). Contoh : kesamaan masalah : Cuti kesamaan kegiatan : Bimtek Kearsipan kesamaan jenis : Seri SK 2017 ARSIPARIS PERTAMA 42

KEGUNAAN INDEKS • UNTUK MENGELOMPOKKAN DAN MEMBERKASKAN ARSIP YANG MEMPUNYAI KODE DAN KEGIATAN/MASALAH YANG SAMA; • SEBAGAI SARANA UNTUK MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DIBUTUHKAN 2017 ARSIPARIS PERTAMA 43

• JELAS DAN MUDAH DIINGAT; • DIAMBIL DARI ISI ARSIP ATAU ISI SURATNYA. SYARAT INDEKS • SINGKAT; • JELAS DAN MUDAH DIINGAT; • DIAMBIL DARI ISI ARSIP ATAU ISI SURATNYA. 2017 ARSIPARIS PERTAMA 44

a. Kode klasifikasi dituliskan pada Tab Folder 3. MEMBERIKAN KODE: a. Kode klasifikasi dituliskan pada Tab Folder sesuai dgn klasifikasinya. b. Kode klasifikasi diambil dari pedoman klasifikasi yang sudah ditentukan oleh lembaga 4. MENEMPATKAN ARSIP PADA FOLDER: a. Arsip yg telah diberkaskan (ditentukan judul dan kode klasifikasi) ditempatkan pada folder. 5. MELETAKAN FOLDER PADA FILING CABINET a. Menempatkan/menyusun folder sesuai susunan urutan klasifikasi dalam filing cabinet. 2017 ARSIPARIS PERTAMA 45

CONTOH : PENEMPATAN BERKAS Sub-Sub Masalah Sub Masalah POKOK MASALAH LABEL 934 SPJ Rutin 930 Verifikasi 900 Keuangan 2017 ARSIPARIS PERTAMA

Penataan folder dan sekat pd filing cabinet: BIARTO 2017 ARSIPARIS PERTAMA

FLOW CHART PROSEDUR PEMBERKASAN Petugas Arsip Pemeriksaan (Inspecting) Penentuan Indeks (Indexing) Pengkodean (Coding) Kode & Indek pd sekat dan folder Penyimpanan Berkas Pd Filing Cabinet Menempatkan arsip pd folder BIARTO 2017 ARSIPARIS PERTAMA

LANGKAH PENGELOLAAN (PENATAAN) ARSIP Pemilahan arsip Mencatat arsip pada lembar diskripsi Menyusun skema pengaturan arsip Manuver,penomoran definitif dan pembungkusan arsip Penyusunan daftar arsip 2017 ARSIPARIS PERTAMA

Mengelompokkan arsip, bukan lembar per lembar tapi berkas per berkas. 1. PEMILAHAN ARSIP Tahap awal dari kegiatan pengolahan arsip adalah memilah-milah arsip dan non arsip Mengelompokkan arsip, bukan lembar per lembar tapi berkas per berkas. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

2. DESKRIPSI ARSIP: - Mencatat arsip pada lembar diskripsi Bertujuan memberikan gambaran yang akurat tentang arsip yang didiskripsi berisi mengenai: Asal-usul, isi dan sumber dari berbagai kumpulan arsip. Struktur pemberkasannya. Hubungan dengan arsip lain Cara bagaimana arsip tersebut dapat ditemukan dan digunakan 2017 ARSIPARIS PERTAMA

TEKNIS DESKRIPSI Sesuai ISAD(G)/ General International Standard Archival Description Diterapkan untuk arsip tekstual dari lembaga pemerintah. Disusun secara bertingkat (multilevel description) yang dikelompokkan menjadi 6 (enam) elemen: a. identitas arsip (identity treatment area) b. konteks arsip (contex area) c. struktur dan isi arsip (structur and content) d. persyaratan agar arsip dapat diakses (condition of access and use area) e. berhubungan dengan materi arsipnya (allied material area) f. informasi yang berkaitan dengan catatan khusus (note) 2017 ARSIPARIS PERTAMA

LEMBAR DISKRIPSI Contoh : Penulisan dalam lembar Diskripsi Instansi Indeks: Pendampingan Kearsipan Kode 045 Instansi UPT K3 Disnakertrans Prov Jatim Nomor Sementara Definitif N/1 Uraian Masalah Berkas tentang laporan akhir kegiatan Tata Kelola Kearsipan tahun 2017 Tahun penciptaan 2017 Jumlah 1 berkas Catatan Boks 1 2017 ARSIPARIS PERTAMA

3. SKEMA PENGATURAN ARSIP Yaitu susunan kelompok arsip yang dibuat berdasarkan klasifikasi informasi arsip Dasar: Struktur dan tugas pokok dan fungsi lembaga pencipta. Informasi masalah yang terdapat pada isi kelompok arsip tersebut setelah proses deskripsi selesai. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

4. Manufer dan Penomoran Definitif Manuver kartu/fisik arsip: Kegiatan pengelompokkan arsip sesuai dengan skema yang telah dibuat. Penomoran definitif: Pemberian nomor akhir pada kartu deskripsi/sampul berkas secara berurut. Pembungkusan arsip: Kegiatan membungkus arsip dengan kertas pembungkus khusus untuk menjaga keutuhan fisik dan informasinya. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

5. Pembungkusan dan Pelabelan Pembungkusan arsip: Kegiatan membungkus arsip dengan kertas pembungkus khusus (kertas kissing/kraf) untuk menjaga keutuhan fisik dan informasinya. Pelebelan : Kegiatan memberikan label pada pembungkus maupun pada boks arsip 2017 ARSIPARIS PERTAMA

Unit Pencipta Arsip Tahun Penciptaan Nomor Urut Berkas Nomor Boks LABEL PADA BOKS ARSIP Isi : Unit Pencipta Arsip Tahun Penciptaan Nomor Urut Berkas Nomor Boks 2017 ARSIPARIS PERTAMA

NO. BERKAS NOMOR BOKS KODE KLASIFIKASI INSTANSI PENCIPTA LABEL PADA KERTAS PEMBUNGKUS NO. BERKAS NOMOR BOKS KODE KLASIFIKASI INSTANSI PENCIPTA N0 :………../…………./…………./………… 2017 ARSIPARIS PERTAMA

6. PENYUSUNAN DAFTAR ARSIP Kegiatan penuangan informasi arsip dari susunan kartu deskripsi sesuai dengan skema dan penomoran definitif ke dalam sebuah DAFTAR. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

DAFTAR ARSIP -------------------------------------- TAHUN........... INSTANSI :…………………………………. NO. BERKAS NO. BOKS KODE KLAS. INDEKS URAIAN TAHUN SATUAN KET. (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Pacitan, 2017 KEPALA -------------------------------------- NIP. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

UNIT PENGOLAH (UP) BIDANG-BIDANG: Unit Pengolah adalah bagian dari unit kerja yang melaksanakan tugas mengelola arsip aktif Fungsi : 1.Mengelola, menyimpan dan menyajikan arsip aktif Unit Kerja 2. Melakukan penyusutan arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan 3. Mengelola Pusat Berkas. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

UNIT KEARSIPAN (UK)/ TU: UK adalah bagian dari unit kerja yang kegiatan pokoknya mengarahkan dan mengendalikan arsip aktif, menyimpan dan mengelola arsip inaktif yg berasal dari UP di lingkungannya Fungsi : 1. Melakukan pembinaan kearsipan dinamis pada unit pengolah. 2. Menyimpan, memelihara dan menyajikan arsip inaktif yg berasal dari Unit Pengolah. 3. Melakukan penyusutan dgn memusnahkan arsip yg tidak bernilai guna dan menyerahkan arsip statis ke Lembaga Kearsipan. 4.Mengelola Pusat Arsip / Record Center. 5.Mempersiapkan penyerahan arsip statis oleh pimpinan SKPD dan penyelenggara pemerintahan daerah kepada lembaga kearsipan daerah; 2017 ARSIPARIS PERTAMA

PEMINJAMAN ARSIP (TEMU BALIK ARSIP) PRINSIP PEMINJAMAN ARSIP : Peminjaman arsip dilakukan secara tertulis. Peminjaman arsip hanya untuk keperluan dinas. Peminjaman dicatat pada buku/formulir peminjaman arsip. Arsip yang dipinjam tidak boleh ditambah dan dikurangi. Peminjaman dan/atau perpanjangan peminjaman arsip harus persetujuan pimpinan unit pengolah. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP Peminjaman arsip dengan menggunakan tanda bukti peminjaman Peminjam mengisi tanda bukti pinjaman rangkap 3: (lembar I ; disimpan di file sebagai arsip yg dipinjam. Lembar II : disertakan pada arsip dan lembar III disimpan sebagai sarana penagihan) Tanda bukti pinjam ditandatangani oleh peminjam, petugas yang melayani peminjaman dan kepala Unit Kearsipan Peminjam wajib mengembalikan arsip sesuai tanggal yang ditentukan Penyimpan wajib menagih arsip yang dipinjam pada peminjam. 2017 ARSIPARIS PERTAMA

PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR TANDA BUKTI PINJAM Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : ………………………………… NIP. : …………………. Unit : …………………………………… Telepon : ……………….. Telah meminjam arsip : ……………………….. Kode nomor : ……………………… Perihal : …………………………………………… …………………………………. Dan akan mengembalikan pada tanggal : ……………………… Kota,…..tanggal…… Petugas yg melayani yang meminjam ……………………….. …………………… NIP. …… NIP. ………. Mengetahui/Menyetujui ; Kepala Unit Kearsipan ……………………….. NIP. ………………… 2017 ARSIPARIS PERTAMA

CONTOH OUT INDIKATOR KELUAR No. Indeks Peminjam Paraf 2017 ARSIPARIS PERTAMA

ALUR PENGELOLAAN ARSIP IN AKTIF SKEMA/ KLASIFIKASI TERATUR DAFTAR ARSIP UK/Record Centre ARSIP UP NON ARSIP MUSNAH KACAU ARSIP PEMBERKASAN SELEKSI PENDISKRIPSIAN SKEMA/ KLASIFIKASI 2017 ARSIPARIS PERTAMA

FILING CABINET Tampak Depan Tampak Samping 2017 ARSIPARIS PERTAMA 68

FOLDER TAB FOLDER 2017 ARSIPARIS PERTAMA

FOLDER GANTUNG Ditulis kode & Judul berkas Lebel TAB 2017 ARSIPARIS PERTAMA

EKSISTENSI ORGANISASI Manajemen Kearsipan Sistem, SDM, Kelembagaan 2017 ARSIPARIS PERTAMA

SAMPAI JUMPA TERIMA KASIH SEMOGA BERMANFAAT 2017 ARSIPARIS PERTAMA

SELAMAT MENGERJAKAN…! Petunjuk : 1. Praktek Pemberkasan Arsip Aktif LATIHAN : PRAKTEK Petunjuk : 1. Praktek Pemberkasan Arsip Aktif Buatlah Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas 2. Praktek Penataan Arsip Tatalah arsip tersebut sesuai tahapan PENATAAN ARSIP Buatlah DAFTAR ARSIP SELAMAT MENGERJAKAN…! 2017 ARSIPARIS PERTAMA

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif Pada hari ini … tanggal… bulan… tahun…. Dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah… … ke Unit Kearsipan, sebagai berikut : Nama : Jabatan : NIP : Unit Kerja : Dalam hal ini bertindak dan atas nama Kepala Unit Pengolah…… selanjutnya disebut sbg Pihak I Dalam hal ini bertindak atas nama Kepala Unit Kearsipan selanjutnya disebut Pihak II Pihak I menyerahkan wewenang dan tanggung jawab pengelolaan Arsip yang dimaksud dalam daftar terlampir pada Pihak II. Pihak II menerima dan akan memberikan layanan arsip kepada Pihak I apabila sewaktu-waktu diperlukan. Surabaya,……..Juli 2017 Pihak II Pihak I biarto 2017