Buku catatan data lembaga Nama Lembaga Alamat, telepon Kapan lembaga di dirikan Kebijakan Lembaga Program kerja Lembaga Struktur Organisasi
Prosedur Pelayanan Proses Pelayanan, cara pemberian pelayanan, waktu, metoda Batas wilayah pelayanan lembaga Dari mana sumber-sumber dana dari lembaga Jumlah SDM Sarana Prasarana
PELAPORAN
HAKEKAT Laporan adalah kegiatan memberi pesan tentang bahan keterangan yang mempunyai arti sebagai alat kontrol dan wujud komunikasi. Laporan perlu didasarkan pada fakta.
PENGERTIAN Kegiatan menyusun dan menyampaikan bahan bahan keterangan (orang, benda, peristiwa, keadaan dan segala atributnya) tentang segala proses penyelenggaraan dan perkembangan kegiatan pelayanan. Alat penyampaian informasi dari seseorang petugas kepada petugas/pejabat lain dalam suatu sistem administrasi. Kegiatan menyusun dan menyampaikan informasi tentang segala proses penyelenggaraan dan perkembangan usaha pelayanan.
TUJUAN Memberi gambaran kemajuan pelaksanaan program. Membantu komunikasi pekerja sosial dengan pihak lain. Sebagai alat untuk menciptakan dan membicarakan kontak- kontak dengan klien.
FUNGSI Pertanggungjawaban dan pengawasan : Pertanggungjawaban bawahan kepada atasan Pengawasan atasan kepada bawahan Penyampaian informasi : pelaporan sebagai sumber informasi bagi atasan. Bahan pengambilan keputusan : laporan dapat dijadikan sumber informasi bagi pengambilan keputusan.
MANFAAT Merupakan alat administrasi : sebagai dokumentasi yang memberikan gambaran tentang : Hal-hal yang telah dilakukan oleh lembaga. Tingkat keberhasilan kegiatan yang dilakukan oleh lembaga sosial/organisasi. Sebagai tolok ukur tingkat kemampuan pekerja sosial di organisasi/lembaga sosial. Merupakan alat untuk memberikan bantuan : Untuk perencanaan pemberian bantuan yang akan diberikan pada klien. Sebagai pedoman cara pelaksanaan pemberian bantuan. Sebagai alat komunikasi antara pekerja sosial dengan supervisor dan lembaga.
SYARAT-SYARAT PELAPORAN Laporan harus benar dan objektif : benar sesuai data dan objektif tanpa dipengaruhi oleh kepentingan tertentu. Laporan harus lengkap, maksudnya meliputi segala segi kegiatan dengan kelengkapan data dan informasi. Laporan harus jelas dan cermat. Laporan harus langsung mengenai sasaran, singkat, padat dan jelas. Laporan harus tegas dan konsisten, maksudnya : tegas adalah yakin akan kebenaran dan konsisten berarti harus tetap dalam keadaan situasi apapun. Laporan harus tepat waktu.