INTERNAL AND EXTERNAL RELATIONS Lab. of Secretariat Faculty of Economics and Business Universitas Jember

RESEARCH & DEVELOPMENT SECRETARIAT-ADMINISTRATION INTERNAL RELATIONS GENERAL AFFAIR MARKETING RESEARCH & DEVELOPMENT PUBLIC RELATION HUMAN RESOURCES SECRETARIAT-ADMINISTRATION DEPT. PRODUCTION OFFICE SECURITY INTERNATIONAL AFFAIR PROCUREMENT FINANCE/ ACCOUNTING LAW/LEGAL OFFICE

Hubungan Kerja Internal Hubungan kerja internal merupakan hubungan antar departemen atau divisi dalam perusahaan (bagian personalia, keuangan/accounting, administrasi, R & D, bagian umum/perlengkapan, pemasaran, produksi/operasional, dan lainnya. Bagian kesekretariatan memegang peran sentral dalam organisasi/perusahaan sebagai mediator/fasilitator dari seluruh dept. yang ada. Misalnya, ketika bagian R & D atau keuangan membutuhkan data-data tertentu (data internal perusahaan atau data dari pihak luar untuk kepentingan perusahaan), bag. kesekretariatan akan membantu memfasilitasi dalam pengurusan surat/dokumen dan hal-hal lain yang dibutuhkan. Bagian kesekretariatan juga berperan penting dalam menjaga relasi atau hubungan kerja yang baik antar dept. dalam perusahaan, bagaimana menciptakan iklim dan budaya kerja yang kondusif dan profesional.

EXTERNAL RELATIONS SECRETARIAT-ADMINISTRATION DEPT. DISTRIBUTORS SUPPLIERS LOCAL/REGIONAL/ INTERNATIONAL SOCIETY GOVERNMENT SUB-CONTRACTORS BANK/OTHER FINANCIAL INSTITUTIONS OUTSOURCING COMPANIES SECRETARIAT-ADMINISTRATION DEPT. COMPANIES ASSOCIATION LAW INSTITUTIONS CONSULTANTS NON-GOVERNMENT ORGANIZATIONS LABOR UNION INSURANCES LEGISLATIVE

Hubungan Kerja Eksternal Hubungan kerja eksternal merupakan hubungan antara perusahaan dengan pihak-pihak di luar perusahaan seperti pemerintah (dinas tenaga kerja, dinas perindustrian dan perdagangan, kantor imigrasi, kantor pajak, dan lainnya), rekanan bisnis (vendor, supplier, distributor, outsourcing companies, etc), serikat pekerja, asosiasi dagang, KADIN, dan lain-lain. Bagian kesekretariatan pada umumnya juga berperan sebagai “humas” perusahaan yang turut berperan menjaga hubungan profesional dengan pihak eksternal dan menjaga nama baik perusahaan. Bagian kesekretariatan memiliki kontribusi yang signifikan dalam upaya mencapai tujuan dan memajukan perusahaan.

Continued.. GENERAL AFFAIR: FINANCE/ACCOUNTING DEPT: Petty cash/financial reports Payment according to business contracts Bank account, etc GENERAL AFFAIR: Receptionist: meeting agenda, ticketing-business trip Insurances, etc INTERNATIONAL AFFAIR Lisences International business relations ISO, companies ranks, etc OTHER DEPTS. OF THE COMPANY: Lisences, business contracts/MoUs

Continued.. GOVERNMENT: BANK/FINANCIAL INSTITUTIONS Licences Taxes Constitutions/other regulations, etc BANK/FINANCIAL INSTITUTIONS Company’s bank account Funding/investment sources, etc COMPANY ASSOCIATIONS: Seminars/conferences/ exhibitions - Annual/monthly meeting NON-GOVERNMENT ORGANIZATIONS: AMDAL: Greenpeace/ WALHI/WWF (environmental issues) etc

Continued.. SUB-CONTRACTORS/ LOCAL/REGIONAL/ OUTSOURCING/ INTERNATIONAL SOCIETY: CSR/Community Development SUB-CONTRACTORS/ OUTSOURCING/ SUPPLIER/VENDORS: MoUs, business contracts and cooperations, etc INSURANCES: Registration and claim process for company’s assets, insurance for employees, etc LAW INSTITUTIONS: Police Court Notary office (company’s deed), etc

IMPORTANCE Ensuring that all administrative or secretariat works related to each department of the company are running well. Ensuring that company could establish good, professional, and beneficial relationships with external parties.