BAB 5 Sistem Akuntansi

Sistem Akuntansi Dasar Rancangan sistem akuntansi terdiri atas: pengendalian internal; dan Metode pengolahan informasi. Pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aset dari penyalahgunaan, memastikan keakuratan informasi bisnis, serta memastikan hukum dan peraturan yang berlaku telah diikuti. Metode pengolahan merupakan alat yang digunakan sistem untuk mengumpulkan, merangkum, dan melaporkan informasi akuntansi. Metode ini dapat dilakukan secara manual atau terkomputerisasi. Di bagian berikutnya, pertama-tama kita akan membahas sistem akuntansi manual yang menggunakan jurnal khusus dan selanjutnya sistem akuntansi terkomputerisasi.

Sistem Akuntansi Sistem akuntansi dapat dilakukan secara manual atau terkomputerisasi (menggunakan peranti lunak komputer). Memahami sistem akuntansi manual dapat membantu dalam mengenali hubungan antara data akuntansi dengan laporan akuntansi. Sistem terkomputerisasi tetap menggunakan prinsip-prinsip yang digunakan dalam sistem manual.

Sistem Manual VS Sistem Terkomputerisasi Pada bab sebelumnya, seluruh transaksi SolusiNet secara manual dicatat dalam jurnal dua kolom atau sering disebut sebagai jurnal umum. Ayat jurnal kemudian diposting satu demi satu ke dalam akun yang terdapat di buku besar. Sistem akuntansi manual seperti ini mudah digunakan dan dimengerti saat perusahaan memiliki transaksi dalam jumlah kecil. Saat perusahaan memiliki sejumlah besar transaksi sejenis, maka penggunaan jurnal umum dua kolom untuk segala transaksi menjadi tidak efisien dan tidak praktis. Dalam hal ini, jurnal khusus & buku besar pembantu akan sangat membantu.

Buku Besar Pembantu Sejumlah besar akun- akun individu yang memiliki kesamaan karakteristik dapat dikumpulkan bersama dalam buku besar terpisah yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger). Buku utama yang mencakup seluruh akun- akun laporan posisi keuangan dan laporan laba rugi kemudian disebut buku besar umum atau sering disebut buku besar (general ledger). Dalam buku besar umum, setiap buku besar pembantu akan diwakili oleh suatu akun yang merangkum saldo, yang disebut akun pengendali atau akun induk (controlling account). Jumlah saldo akun dalam buku besar pembantu harus sama dengan saldo pada akun pengendali terkait. Oleh karena itu, kita bisa menganggap bahwa buku besar pembantu adalah buku sekunder yang mendukung akun pengendali di buku besar.

Buku Besar Pembantu Dua buku besar pembantu yang paling umum adalah: Buku besar pembantu piutang usaha Buku besar pembantu piutang usaha (accounts receivable subsidiary ledger) atau buku besar pelanggan mendaftar pelanggan berdasarkan urutan abjad. Akun pengendali dalam buku besar yang merangkum seluruh transaksi debit dan kredit untuk setiap akun pelanggan individu adalah Piutang Usaha. Buku besar pembantu utang usaha Buku besar pembantu utang usaha (accounts payable subsidiary ledger) atau buku besar kreditur mendaftar kreditur berdasarkan urutan abjad. Akun pengendali yang terkait dalam buku besar adalah Utang Usaha.

Buku Besar dan Buku Besar Pembantu

Jurnal Umum & Jurnal Khusus Salah satu metode pengolahan data yang lebih efisien dalam sistem akuntansi manual adalah menggunakan jurnal khusus. Jurnal khusus (special journal) dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang kali. Sebagai contoh, karena kebanyakan perusahaan memiliki banyak transaksi pembayaran kas, perusahaan – perusahaan tersebut mungkin menggunakan jurnal khusus untuk mencatat pembayaran kas. Mereka juga akan menggunakan jurnal khusus lain untuk mencatat penerimaan kas. Jurnal umum (general journal) atau sering disebut jurnal, dapat digunakan untuk ayat jurnal yang tidak cocok dicatat di jurnal khusus manapun. Sebagai contoh, ayat jurnal penyesuaian dan penutup dicatat di jurnal umum.

Bentuk dan jumlah jurnal khusus yang digunakan perusahaan bergantung pada karakteristik bisnisnya. Transaksi-transaksi beserta jurnal khusus terkait yang sering muncul yang digunakan oleh perusahaan jasa kecil dan menengah adalah sebagai berikut:

Jurnal Pendapatan Jurnal pendapatan (revenue journal) digunakan hanya untuk mencatat pendapatan yang diterima secara kredit. Pendapatan yang diterima secara tunai langsung dicatat di jurnal penerimaan kas, tanpa melalui jurnal pendapatan. Kita akan membandingkan efisiensi antara menggunakan jurnal pendapatan dengan jurnal umum, dengan asumsi bahwa SolusiNet mencatat transaksi pendapatan berikut di jurnal umum sepanjang Maret:

Pendapatan, umumnya dicatat di jurnal pendapatan ketika perusahaan mengirimkan faktur ke pelanggan. Faktur (invoice) adalah tagihan yang dikirim kepada pelanggan perusahaan. Setiap faktur biasanya diberi nomor secara berurutan sebagai referensi di masa depan. Sebagai contoh, asumsikan bahwa pada 2 Maret SolusiNet mengeluarkan faktur nomor 615 kepada Sintha Aksesori untuk jasa yang telah diberikan senilai Rp2.200.000.

Posting dan Jurnal Pendapatan

Jurnal Penerimaan Kas Seluruh transaksi yang melibatkan penerimaan kas dicatat di jurnal penerimaan kas (cash receipts journal). Jenis transaksi ketika kas diterima dan seberapa sering penerimaan kas terjadi, menentukan nama kolom lainnya. Untuk SolusiNet, sumber kas yang paling sering diterima berasal dari pelanggan. Oleh karena itu, jurnal penerimaan kas memiliki kolom Cr. Piutang Usaha

Sebagai contoh, pada tanggal 28 Maret, SolusiNet menerima kas sebesar Rp2.200.000 dari Sintha Aksesori melakukan pelunasan atas piutangnya. Transaksi ini dicatat ke dalam jurnal penerimaan kas, ditunjukkan dengan memasukkan pos berikut. Kolom Tanggal: Mar. 28 Kolom Akun Dikredit: Sintha Aksesori Kolom Cr. Piutang Usaha: Rp2.200.000 Kolom Dr. Kas: Rp2.200.000

Posting dan Jurnal Penerimaan Kas

Akun Pengendali Piutang Usaha dan Buku Besar Pembantu Setelah seluruh posting diselesaikan untuk bulan tersebut, jumlah saldo dalam buku besar pembantu piutang harus dibandingkan dengan saldo dalam akun pengendalian piutang usaha dalam buku besar. Jika jumlah dalam akun pengendali dan buku besar pembantu tidak sama, maka kesalahan perlu dicari dan diperbaiki. Jumlah saldo buku besar pembantu piutang SolusiNet adalah Rp5.650.000. Jumlah ini sama dengan saldo akun pengendali piutang usaha per 31 Maret 2015, seperti ditunjukkan berikut ini.

Jurnal Pembelian Jurnal pembelian (purchase journal) dirancang untuk mencatat seluruh pembelian secara kredit. Pembelian secara tunai langsung dicatat di jurnal pengeluaran kas. Jurnal pembelian untuk SolusiNet memiliki kolom yang dinamakan Cr. Utang Usaha untuk mencatat jumlah pembelian kredit. Pos yang paling sering dibeli secara kredit menentukan judul kolom lainnya. Sebagai contoh, karena SolusiNet secara teratur membeli Bahan Habis Pakai secara tidak tunai, kolom Dr. Bahan Habis Pakai dibuat untuk mencatat transaksi ini.

Jurnal Pembelian dan Posting

Jurnal Pengeluaran Kas Semua transaksi yang melibatkan pembayaran kas dicatat dalam jurnal pengeluaran kas (cash payments journal). Jurnal pengeluaran kas memiliki kolom Cr. Kas. Jenis transaksi yang dicatat dan seberapa sering transaksi tersebut terjadi menentukan judul kolom lainnya. Sebagai contoh, SolusiNet sering membayar kas kepada kreditur untuk pembayaran utang sehingga memerlukan kolom Dr. Utang Usaha. SolusiNet melakukan seluruh pembayaran dengan menggunakan cek. Setelah setiap transaksi dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, nomor cek terkait dimasukkan dalam kolom di sisi kanan dari kolom Tanggal. Nomor cek berguna dalam mengendalikan pembayaran kas dan juga memberikan referensi silang yang berguna

Sebagai contoh, pada tanggal 15 Maret, SolusiNet membayar utang kepada Guntur sebesar Rp1.230.000. SolusiNet mencatat transaksi ini di jurnal pengeluaran kas dengan memasukkan pos berikut. Kolom Tanggal: Mar. 15 Kolom No. Cek: 151 Kolom Akun Didebit: Guntur Kolom Dr. Utang Usaha: Rp1.230.000 Kolom Cr. Kas: Rp1.230.000

Kolom Dr. Akun Lainnya digunakan untuk mencatat debit pada akun apa pun yang tidak memiliki kolom khusus. Sebagai contoh, SolusiNet membayar sewa sebesar Rp1.600.000 pada tanggal 2 Maret dengan nomor cek 150. Transaksi tersebut dicatat dengan memasukkan pos berikut. Kolom Tanggal: Mar. 2 Kolom No. Cek: 150 Kolom Akun Didebit: Beban Sewa Kolom Dr. Akun Lainnya: Rp1.600.000 Kolom Cr. Kas: Rp1.600.000

Jurnal Pengeluaran Kas dan Posting

Jurnal Pengeluaran Kas dan Posting (lanjutan)

Akun Pengendali Utang Usaha dan Buku Besar Pembantu Setelah seluruh posting diselesaikan untuk bulan tersebut, jumlah saldo dalam buku besar pembantu utang harus dibandingkan dengan saldo akun pengendali utang usaha di buku besar. Jika jumlah dalam akun pengendali dan buku besar pembantu tidak sama, maka kesalahan harus dicari dan diperbaiki.

Jumlah dalam laporan rangkuman saldo pemasok SolusiNet sebesar Rp2.410.000. Jumlah ini sama dengan saldo akun pengendali utang usaha per 31 Maret 2015, seperti ditunjukkan di bawah ini.

Sistem Akuntansi Terkomputerisasi Sistem akuntansi terkomputerisasi semakin banyak digunakan seiring dengan menurunnya harga peranti keras dan lunak. Selain itu, sistem akuntansi terkomputerisasi memiliki tiga keuntungan utama dibandingkan dengan sistem akuntansi manual. Sistem terkomputerisasi menyederhanakan proses penyimpanan catatan.Transaksi dicatat dalam bentuk elektronik dan pada saat yang sama, diposting secara elektronik ke akun- akun dalam buku besar dan buku besar pembantu. Sistem terkomputerisasi secara umum lebih akurat dibandingkan sistem manual. Sistem terkomputerisasi menyediakan informasi saldo akun terkini untuk mendukung pengambilan keputusan karena saldo akun diposting sejak transaksi muncul.