Dokumen SPMI Universitas Brawijaya 2017 ][ LEMBAGA PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN PENJAMINAN MUTU PUSAT JAMINAN MUTU

Dokumen SPMI Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Ada beberapa manual yang tidak termasuk dalam standar, sehingga alur bisa dijalankan secara paralel, tidak selalu dalam rangkaian serial

Struktur dan Klasifikasi Dokumen SPMI No Jenis Dokumen Mutu UB UKPA UKPPA Fak. Jur. Prodi Lab.   DOKUMEN INDUK 1 Visi, Misi dan Tujuan √ 2 Statuta - 3 Organisasi dan Tata Kerja (OTK) 4 Struktur Organisasi dan Tata Kerja (SOTK) 5 Rencana Strategis (Renstra) 6 Rencana Strategis Bisnis (RSB) 7 Rencana Bisnis Anggaran (RBA) u/ BLU 8 Rencana Kegiatan & Anggaran Tahunan (RKAT) 9 Program Kerja 10 Pedoman Pendidikan √ ** √** 11 Standar Mutu UB * 12 Standar Pelayanan Minimum (SPM) Badan Layanan Umum (BLU) 13 Standar Pelayanan 14 Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) DOKUMEN OPERASIONAL 15 Kebijakan SPMI * 16 Manual Mutu 17 Standard Operating Procedure (SOP) * √ *** 18 Formulir atau Borang * 19 Dokumen pendukung * Manual Mutu tidak sampai pada level prodi dan lab. Manual Mutu hingga pada unit yang mengelola resources. * Sesuai persyaratan dokumentasi SPMI (Permenristekdikti 62/2016) ** Bersifat opsional sesuai kebijakan fakultas *** Manual SPMI (Dikti) di UB disebut SOP. Di tingkat univ. meliputi dua jenis SOP: SOP untuk memenuhi Standar Mutu UB (mengikuti kaidah PPEPP) SOP untuk menjalankan proses bisnis (mengikuti siklus PDCA)

Konversi Dokumen SPMI UB Versi Lama Versi Baru Kebijakan Mutu UB Kebijakan SPMI UB Manual Mutu UB Manual Mutu (UKPA & UKPPA) Manual Prosedur (MP) Standard Operating Procedure (SOP) Borang-Borang Formulir Dokumen Pendukung

Kode Dokumen SPMI UB Kode Dokumen terdiri dari kode unit dan kode dokumen. Dirumuskan berdasarkan Peraturan Rektor UB Nomor 24 Tahun 2016 tentang Tata Naskah Dinas (kode unit) dan Skema Klasifikasi Arsip UB (kode dokumen). Lihat daftar urutan Kode Dokumen.

Standar Mutu UB Ditetapkan melalui Peraturan Universitas No. ... Tahun 2017. Tujuannya adalah menjamin agar layanan Tri Dharma Perguruan Tinggi yang diselenggarakan di UB sesuai dengan kriteria minimal yang ditetapkan. Sifatnya wajib dan mengikat untuk semua layanan pendidikan, baik yang dilaksanakan di Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) ataupun di Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA). Kedudukan dokumen Standar Mutu UB hanya ada di tingkat universitas.

Lingkup Standar Mutu UB PENDIDIKAN PENELITIAN PKM KERJASAMA Standar Kompetensi Lulusan Standar Isi Pembelajaran (Kurikulum) Standar Proses Pendidikan Standar Penilaian Pendidikan Standar Pendidik dan Tenaga Kependidikan Standar Sarana dan Prasarana Standar Pengelolaan Standar Pembiayaan Standar Arah Standar Isi Standar Peneliti Standar Pengelolaan Standar Proses dan Penilaian Standar Pendanaan dan Pembiayaan Standar Keluaran Standar Capaian Standar Etika Standar Sanksi Prinsip Kerjasama Pola Kerjasama Kerjasama Akademik Kerjasama Non- Akademik Perjanjian Kerjasama Kerjasama dengan Institusi di LN Dibedakan standar wajib/minimal SN Dikti (warna hitam) dan standar yang dikembangkan UB (warna biru). Dalam uraian standar secara detail, perlu diberikan warna yang berbeda untuk menunjukkan standar mana yang menjadi ciri khas UB (melampaui SN Dikti)

Kebijakan SPMI UB Merupakan dokumen persyaratan SPMI sesuai Permenristekdikti Nomor 62 Tahun 2016. Kebijakan SPMI UB merupakan gabungan dari Kebijakan Mutu UB dan Manual Mutu UB, dengan format mengikuti template Kebijakan SPMI (Dikti) dan memenuhi persyaratan dokumen SMM ISO 9001:2008. Kedudukan dokumen Kebijakan SPMI UB hanya ada di tingkat universitas.

Manual Mutu Merupakan dokumen persyaratan SMM ISO 9001:2008. Kedudukan dokumen Manual Mutu ada di tingkat fakultas, jurusan, dan UKPPA. Format Manual Mutu tetap seperti sebelumnya, yaitu terdiri dari 8 bab, sesuai persyaratan SMM ISO 9001:2008. Manual Mutu harus mengacu kepada dokumen yang kedudukannya lebih tinggi (mis. Renstra, Kebijakan SPMI UB, OTK Fakultas, dll.)

Standard Operating Procedure (SOP) (untuk tingkat universitas) Merupakan konversi dari Manual Prosedur (MP). Format SOP mengadopsi template Manual SPMI (Dikti) dan memenuhi persyaratan dokumen SMM ISO 9001:2008. Penyusunan prosedur mengikuti Template SOP di UB. Ada dua (2) macam SOP di tingkat universitas: Prosedur untuk memenuhi persyaratan dokumen SPMI (Permenristekdikti 62/2016) dan merupakan adaptasi dari Manual SPMI (Dikti) yang digunakan untuk menjelaskan urutan kerja dalam mencapai Standar Mutu UB. Kaidah penyusunan SOP ini adalah PPEPP. Prosedur untuk menjelaskan proses bisnis UB terkait tri dharma perguruan tinggi. Kaidah penyusunan SOP ini adalah PDCA.

SOP untuk ‘PPEPP’ SM UB Dokumentasi tertulis berisi petunjuk praktis mengenai cara, langkah atau prosedur tentang bagaimana Standar Mutu UB: Ditetapkan (P), Dilaksanakan (P), Dievaluasi (E) pelaksanaannya, Dikendalikan (P) pelaksanaannya, Ditingkatkan (P) mutunya secara berkelanjutan, oleh semua pejabat struktural atau unit khusus, mengimplementasikan secara sistemik dalam satu siklus utuh pada semua aras dalam organisasi UB.

Prosedur Pengendalian Pelaksanaan Prosedur Pelaksanaan Prosedur Penetapan Prosedur Evaluasi Pelaksanaan Standar Mutu UB Prosedur Pengendalian Pelaksanaan Prosedur Peningkatan Tahap PPEPP dimulai dari Penetapan  Pelaksanaan  Evaluasi  Pengendalian  Peningkatan

Pihak yang melakukan evaluasi Audience dari setiap Standar Mutu UB (self evaluation). Pejabat struktural yang merupakan Audience dari Standar Mutu UB dan sebagai bagian dari tugas, wewenang, dan tanggung jawab sesuai struktur organisasi UB. Auditor Internal. Asesor Akreditasi.

Standard Operating Procedure (SOP) (untuk tingkat UKPA dan UKPPA) Merupakan konversi dari Manual Prosedur (MP) untuk menjelaskan urutan kerja sesuai proses bisnis. Format SOP mengadopsi template Manual SPMI (Dikti) dan memenuhi persyaratan dokumen SMM ISO 9001:2008. Penyusunan prosedur mengikuti Template SOP di UB. Kaidah penyusunan SOP mengikuti siklus PDCA.

Template SOP UB Lembar Pengesahan Lembar Identifikasi Daftar Isi Tujuan Ruang Lingkup dan Unit yang Terkait Standar Mutu yang Terkait Istilah dan Definisi Urutan Prosedur Bagan Alir Referensi Lampiran

Hal penting yang harus diperhatikan Coding SOP Time frame setiap kegiatan Unit/bagian yang bertanggung jawab untuk setiap kegiatan Pengesahan oleh top management

Contoh Bagan Alir Berbasis Pelaku Prosedur Mahasiswa menyerahkan Naskah dalam bentuk softfile disertai surat pengantar KPS, dan mengisi Formulir yang disediakan Petugas plagiasi melakukan proses deteksi plagiasi pada naskah yang sudah diserahkan (60 menit) Hasil plagiasi akan direkapitulasi per Bab, dan bukti kalimat yang terplagiat akan diserahkan kembali ke Mahasiswa (15 menit) Sekretaris tim deteksi plagiasi memeriksa hasil pelaksanaan deteksi plagiasi (10 menit) Mahasiswa melakukan revisi ≤ 5% deteksi plagiasi >5% satu atau lebih bab terdeteksi plagiasi Petugas menyerahkan Hasil rekapitulasi Plagiasi kepada mahasiswa Mahasiswa menerima hasil rekapitulasi Direktur mengesahkan surat keterangan bebas plagiasi (5 menit)

Contoh Bagan Alir Berbasis Proses (Input – Output)

SEKIAN DAN TERIMA KASIH