Administrasi dan kesekretariatan Oleh ARIF RAHMAN HAKIM

ADMINISTRASI adalah rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan oleh sekolompok orang secara bersama-sama untuk mencapai tujuan KESEKRETARIATAN adalah keseluruhan rankaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran (surat menyurat) dan tugas dalamrangka mencapai tujuan organisasi

Administrasi dan kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas bantuan lain dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian organisasi.

Tujuan Memperlancar lalulintas dan distribusi informasi ke pihak internal dan eksternal Mengamankan rahasia administrasi Mengelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi.

Fungsinya? Mengndalikn informasi Sebagai alat komunikasi Sebagai pusat dokumentasi dll

Surat Menyurat Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam membuat surat, yaitu : Pendahuluan, Isi (Tubuh), dan Penutup. Bahasa yang digunakan harus singkat, padat, dan jelas. Harus memperhatikan keindahan, kerapian dan ketelitian dalam membuat surat. Harus mengikuti kaidah/aturan main organisasi tersebut.(kop surat,stampel,model dll) Ada yang bertanda tangan dan paling bagus apabila dibubuhi stempel.

Jenis berkas surat Surat masuk dan surat keluar Surat masuk surat yang diterima dari pihak luar organisasi Harus di arsipkan Buku kendali surat masuk

Surat Keluar Surat keluar terdiri dari surat khusus dan surat umum Surat khusus adalah surat keputusan yang dikeluarkan oleh ketua organisasi Surat umum terdiri dari surat eksternal dan surat internal

Surat umum dibedakan menjadi: Surat permohonan Surat undangan Surat izin Surat penghargaan Surat tugas Surat rekomendasi Surat perjanjian dll

Surat Khusus Setiap surat yang dikeluarkan oleh ketua organisasi memuat urutan-urutan sebagai berikut: Memperhatikan Menimbang Mengingat Memutuskan menetapkan

Penomoran surat Penomoran surat terdiri dari: A/B/C/D/E/F/G A=Nomor urut B=kode Jenis Surat C=ruang lingkup Surat(A=untuk Internal.B=untuk ekternal D=Kode lembaga Yang ditetapkan perguruan tinggi E= Nama Lembaga F=BULAN G=TAHUN CONTOH : 01/SK/UN51.03/BEMFEUBT/I/2012 PANPEL : 02/UND/UN51/PANPEL_BEMFEUBT/I/2012

Mengatur jadwal pertmuan SEKRETARIAT-TEMPAT MELAKUKAN AKTIVITAS ORGANISASI YANG DIDALAMNYA TERDAPAT ALAT PENUNJANG PENCAPAIAN TUJUAN ORGANISASI SEKRETARIS bertugas mengatur surat menyurat bersama kesekretariatan dan bertanggung jawab terhadap administrasi Mengatur jadwal pertmuan Penerimaan tamu rapat

Proposal kegiatan Proposal kegiatan terdiri dari: Latar belakang Dasar pemikiran Nama kegiatan Tema ,Tujuan dan Manfaat Landasan Waktu dan tempat Sasaran dan Peserta Jadwal acara/susunan acara Pembiayaanrekapitulasi anggaran Penutup Lampiran-lampiran

Laporan Kegiatan Pendahuluan Nama kegiatan Waktu dan tempat Peserta kegiatan/sasaran Narasumber Susunan acara Realisasi anggaran Hambatan dan rekomendasi Penutup Lampiran-lampiran