PERENCANAAN EVENT

Kenapa harus menggunakan IMC? IMC for Event   Kenapa harus menggunakan IMC? Traditional Marketing IMC Fungsinya terpisah Strategi yang terintegrasi Terfokus pada organisasi Generalis Spesialis Berorientasi pada konsumen Komunikasinya terputus-putus Komunikasi yang terus menerus Tujuannya dalam jangka waktu yang lebih pendek Relationship/branding Mass audiences Targeted/segments

Model perencanaan melalui IMC Analisa situasi Menentukan tujuan Stakeholders Positioning dan pesan kunci Metode dan media Budgeting Implementasi dan timetable Evaluasi dan koreksi

A. Analisa situasi 1. Riset: Data sekunder Efektif dari segi biaya Informasinya bersifat umum, hanya berupa indikasi Internal (mis: penjualan tiket, laporan awal, review) Eksternal (mis: Data statistik BPS, tren di dunia industri, website, media report) Kuantitatif dan kualitatif   Data primer Memakan waktu dan biaya Sangat spesifik dengan reliabilitas tinggi Penelitian pesan dan media Kuantitatif (survei, test market, eksperimen, observasi) Kualitatif (interview, focus group, observasi, studi kasus)

2. Analisis SWOT Strenght : situasi atau kondisi yg merupakan kekuatan dari organisasi atau program pada saat ini. Weakness ; situasi atau kondisi yg merupakan kelemahan dari organisasi atau program saat ini. Opportunity : situasi atau kondisi yg mrp peluang di luar organisasi dan memberikan peluang berkembang bagi orgns di masa depan Threat : situasi yg merupakan ancaman bg organisasi yg datang dari luar orgns dan dapat mengancam eksistensi orgns di masa depan.

Analisis SWOT Analisis SWOT merupakan identifikasi berbagai faktor internal perusahaan dan faktor eksternal yg mempengaruhi potensi bisnis dan daya saing perusahaan secara sistematis dan menyesuaikan (match) diantara faktor tersebut untuk merumuskan strategi perusahaan.

Ada delapan langkah yg terlibat dalam membuat matriks SWOT : Tuliskan peluang eksternal kunci perusahaan. Tuliskan ancaman eksternal kunci perusahaan Tuliskan kekuatan internal kunci perusahaan Tuliskan kelemahan internal kunci perusahaan

Ada delapan langkah yg terlibat dalam membuat matriks SWOT : 5. Cocokkan kekuatan internal dg peluang eksternal dan catat hasil strategi SO dlm sel yg ditentukan 6. Cocokkan kelemahan internal dg peluang eksternal dan catat hasil strategi WO 7. Cocokkan kekuatan internal dg ancaman eksternal dan catat hasil strategi ST dalam sel yg ditentukan. 8. Cocokkan kelemahan internal dg ancaman eksternal dan catat hasil strategi WT dalam sel yg ditentukan.

Biarkan kosong KEKUATAN (Strength-S) 1 2 3 KELEMAHAN (Weaknesses-W) PELUANG (Opportunity) STRATEGI SO Atasi kelemahan dengan memanfaatkan peluang STRATEGI WO Gunakan peluang utk mengaasi kelemahan ANCAMAN (Threats) STRATEGI ST Gunakan kekuatan utk menghindari ancaman STRATEGI WT Minimalkan kelemahan dan hindari ancaman

Faktor internal (Strengths dan weaknesses) selalu dilihat dari sudut pandang organisasi, seperti berikut ini: Disesuaikan dengan misi organisasi dan tujuan perusahaan saat ini. Ketersediaan pengalaman, keahlian dan sumber daya untuk melaksanakan event Sumber dana Program lain yang akan berdampak pada pelaksanaan event (waktu dan fokus) Dukungan dari manajemen (terutama dari para seniornya) Relasi dengan supplier event yang profesional Pelaksanaan event sebelumnya

Faktor eksternal (Opportunities dan threats) a. Analisa persaingan Persaingan dalam mendapatkan perhatian dari sasaran pelanggan Merek pesaing Bentuk pesaing Kebutuhan pesaing Waktu Kesuksesan dan kegagalan yang sedang dialami Event IMC dan positioning Monitoring media Apakah event yang dilaksanakan telah memenuhi kebutuhan kelompok stakeholders?

Faktor eksternal (Opportunities dan threats) b. Analisa industri Isu dan tren industri terbaru Seberapa besar komunitas/sektor industri di mana event dilaksanakan Apakah komunitas/industri tersebut berkembang atau sebaliknya? Bagaimana berbagai macam kelompok stakeholders terkoneksi dengan industri? Bentuk kerjasama yang potensial akan menawarkan kesempatan yang saling menguntungkan

c. Analisa lingkungan Apa yang terjadi di dalam lingkungan eksternal yang mungkin akan berdampak pada event (baik secara positif atau negatif)? Politik/hukum Ekonomi Sosial Teknologi Internasional

Bisnis/target organisasi B. Menentukan tujuan Bisnis/target organisasi Tujuan event Target audience Strategi event

Target dan tujuan Target event Tujuan Event Tujuan jangka panjangnya ketika tercapai dapat mengindikasikan kesuksesan event tersebut. Harus bisa mendukung misi dan target perusahaan   Tujuan Event Tujuannya spesifik, terukur, dan realistis yang dapat digunakan untuk menilai kesuksesan event Masing-masing target memiliki satu atau lebih tujuan Tujuan harus meliputi “SMART” (Specific, Measurable, Achievable, Realistic, Timely)

C. Stakeholders Adalah orang-orang atau organisasi yang memiliki keterkaitan dan ketertarikan dengan hasil dari pelaksanaan event. Siapa saja (Who)? Segmen utama dari kelompok stakeholder Internal dan eksternal Demografis dan psikografis Preferensi dan behaviour Proses pengambilan keputusan Grup referensi dan opinion leader

Kenapa mereka ingin dilibatkan (Why)? Konsep dan tujuan event Motivasi untuk menjadi bagian dari event Target dan tujuan stakeholders   Kapan waktu dilaksanakannya event (When)? Pelaksanaan event disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan stakeholders Aktivitas atau event pelengkap Industry timing Batas waktu pengambilan keputusan Cuaca

Apa yang ditawarkan (What)? Dimana (Where)? Venue Stakeholders location/exposure Apa yang ditawarkan (What)? Keuntungan yang ditawarkan kepada stakeholders Konsep event Bersinergi dengan ekspektasi

Yang harus dikerjakan seminggu kedepan Riset klien Analisis SWOT hasil riset Merumuskan permasalahan klien Merumuskan Tujuan dengan SMART format Megidentifikasi dan menentukan stakeholders

Yang harus dikumpulkan dan dipresentasikan minggu depan 3 tahapan awal perencanaan special event yang terdiri dari: Analsisi situasi Tujuan Stakeholders