MANAJEMEN PERKANTORAN II Ilmu Administrasi Negara Universitas Wiraraja Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor Oleh: Lulus Sugeng Triandika, S.I.Kom, M.I.Kom. lulusandika@gmail.com

“Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun tempat tersebut diberikan” ( Moekijat). “Kantor adalah unit organisasi yang terdiri atas tempat, staf personel, dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan” ( Prajudi Asmodirdjo).

Pekerjaan kantor merupakan pekerjaan yang secara umum terdapat pada berbagai organisasi pada semua aspek pekerjaan dan di dalamnya diperlukan banyak orang sebagai tenaga terampil dan kemampuan dalam melakukan pekerjaanya.

Dalam pembagian pekerjaan kantor, dikenal beberapa asas: Asas Perencanaan Semua pekerjaan kantor harus direncanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan seblumnya. Asas Penyederhanaan Semua pekerjaan kantor harus dilaksanakan dengan cara sederhana dan semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin menghindarkan pengandaanarsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.

Berikut ini adalah beberapa posisi yang secara khusus berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor Tata Usaha Umum Staf tata usaha umum melakukan pekerjaan yang berbeda setiap harinya sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Mereka harus memiliki kemampuan untuk melakukan semua tugas secara efektif. Selain itu, staf tata usaha umum akan ditugaskan pada tempat –tempat yang sesuai dengan pengalamannya.

Berikut ini adalah beberapa posisi yang secara khusus berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor 2. Tata Usaha Khusus Merupakan staf yang bertugas pada urusan-urusan tertentu yang mebutuhkan penanganan khusus dan kemapuan serta pengalaman khusus. Misal, staf khusus menangani pajak.

Berikut ini adalah beberapa posisi yang secara khusus berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor 3. Resepsionis Tugas resepsioni adalah menyapa dan berbicara langsung dengan pengunjung serta memberi arah tujuan mereka.

Berikut ini adalah beberapa posisi yang secara khusus berhubungan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor 4. Manajer Kantor Tugas manajer kantor bersifat multidimensi, seorang manajer meastikan lingkungan kerja mengalir lancar.

Konsepsi tata usaha Tata usaha pada umumnya merupakan pekerjaan harian, meliputi pengolahan dan mengarsipkan data, duplikasi dan penyusunan dokumen, pembuatan jadwal, dan melakukan pembukuan ringan. Dengan dukungan yang diberikan oleh tata usaha dan pekerja kantor lainnya, para pimpinan dapat mengerjakan urusan-urusan lain yang sifatnya lebih rumit dan strategis.

Konsepsi tata usaha Tata usaha pada prinsipnya merupakan rangkaian tugas yang sangat banyak sehingga perlu dibagi ke dalam beberapa bagian yang masing-masing mendukung pekerjaan pada bagian spesifik dari kantor. Tata usaha bukanlah bagian dari kantor, melainkan merupakan suatu pekerjaan yang mendukung bagian-bagian dari kantor.

Tata Usaha Memiliki peran pokok sebagai berikut: Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Tata Usaha juga memiliki peran lain bagi organisasi : Wajah Organisasi. Pegawai tata usaha memiliki tugas-tugas administratif yang sering menjadi wajah pertama yang dilihat pengunjung saat memasuki perusahaan. Selain itu, staf dengan ketrampilan baik akan mendukung segala kegiatan perusahaan untuk berjalan secara tepat waktu dan teratur.

Tata Usaha juga memiliki peran lain bagi organisasi : 2. Pengambil Keputusan Secara Bijak dan Tepat. Tata Usaha akan terlibat langsung dengan berbagai divisi lain seperti urusan kepegawaian atau urusan keuangan, oleh karena posisi tata usaha memiliki peran penting dalam membantu pengambilan keputusan secara bijak dan profesional bagi perusahaan.

Tata Usaha juga memiliki peran lain bagi organisasi : 3. Kemampuan Organisasi. Staf tata usaha diharapkan dapat bekerja secara langsung dengan manajemen dan dapat mengordinasikan segala jadwal kegiatan kantor sesuai dengan prosedur yang benar. Oleh karena itu tata usaha diharapkan memiliki kemampuan organisasi yang baik.

Inti dari tugas Tata Usaha mencakup beberapa hal berikut : Filling ( fai’ling) Adalah proses untuk memudahkan pencarian informasi berdasar hasil pengolahan data, tujuannyaa adalah supaya membuat perusahaan lebih efisien. Data Entry Adalah proses menempatkan informasi ke dalam database perusahaan melalui proses pengolahan data. 3. Mencetak, Memperbanyak, dan Menyusun (Printing, copying, and Collating) Sebuah perusahan yang baik akan memiliki semua peralatan yang terintegrasi, perusahan tersebut juga memiliki staf yang bertugas unutk bisa menangani segala kendala terkait proses. 4. Typing Adalah proses dalam pengolahan data dari data biasa ke data dokumen prosesional sesuai standart perusahaan. 5. Record Keeping Adalah proses pencatatan dasar. Staf tata usaha akan melakukan segala bentuk pencatatan seputar aktifitas perusahaan, baik dari dalam atau informasi dari luar.

Inti dari tugas Tata Usaha mencakup beberapa hal berikut : 6. Answering Phone. Staf tata usaha diharapkan bisa menangani segala bentuk proses komunikasi yang masuk ke dalam perusahaan. Customer and Vendor Relation. Tugas staf Tata Usaha juga berhubungan bagai menyampaikan informasi kepada pelangga perusahaan serta kordinasi dengan penyedia kebutuhan perusahaan. Book Keeping. Adalah proses dimana staf tata usaha menangani segala informasi tentang arus keuangan perusahaan. Perusahaan besar biasanya kan menggunakan jasa seoarang akuntan. 9. Purchasing and Receiving Staf tata usaha menangani proses dalam pembelian segala bentuk keperluan kantor. Selain itu, tata usaha juga menangani proses barang yang masuk ke kantor yang sebelumnya telah dipesan.

Staff Tata Usaha diwajibkan memiliki kemampuan yang baik di bidang berikut : Komunikasi Komunikasi merupakan hal yang paling penting dalam melakukan pekerjaan kantor. Hubungan yang baik antar divisi atau antara atasan dan bawah dapat terjadi jika pola komunikasi yang baik dapat terjaga.

Staff Tata Usaha diwajibkan memiliki kemampuan yang baik di bidang berikut : 2. Penggunaan alat-alat Penguasaan penggunaan alat-alat kantor sangatlah penting karena fungsi akan menjadi maksimal jika penggunana terampil dan piawai.

Staff Tata Usaha diwajibkan memiliki kemampuan yang baik di bidang berikut : 3. Keteraturan. Pegawai kantor juga harus merupakan orang yang teratur karena bertanggung jawab penuh atas keteraturan berkas.