Tuntutan dan Tantangan Pengembangan Ilmu Kearsipan di Indonesia Dr. Mustari Irawan, MPA Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia

Perkembangan Ilmu Kearsipan Abad ke-19 Artikulasi Prinsip-Prinsip Modern Belanda Inggris Italia Australia Amerika Srikat Perancis Jerman PRAKTEK PENYELENGARAAN KEARSIPAN DI INDONESIA

Dampak Revolusi Prancis KEARSIPAN ARSIP: Dukungan terhadap administrasi dalam perspektif hukum Administrasi Kepentingan politik SEJARAH POSITIVISME ARSIP: Sumber Informasi Khasanah memori entitas kolektif

Perkembangan Lembaga Kearsipan Studi “Prancis” ABAD 19 ABAD 20 PEMIKIRAN KEARSIPAN: TERUS BEREVOLUSI PERUBAHAN: sifat arsip, organisasi pembuat arsip, sistem pengelolaan arsip, penggunaan arsip, teknologi budaya, hukum, teknologi, sosial, serta filosofis dalam masyarakat MODEL: Historis Positivis Berorientasi Pada Warisan Budaya MODEL: LEMBAGA KEARSIPAN SEBAGAI LEMBAGA PENGETAHUAN DIPENGARUHI: Kondisi Sosial Ekonomi Kompleksitas administrasi birokrasi Evolusi teknologi dan ilmiah

Sejarah pemikiran kearsipan itu sendiri bermula sejak dipublikasikan Manual oleh trio Belanda Samuel Muller, Johan Feith, dan Robert Fruin pada akhir tahun 1898, yang berutang banyak pada Theodoor Van Riemsdijk (General State Archivist of The Netherlands, 1887-1912). yang percaya bahwa dasar teori kearsipan adalah observasi dan analisis fenomena serta analisis organisasi secara hati-hati, dan penggunaan diplomatik untuk memahami proses pembuatan arsip sebelum beralih ke metodologi yang tepat Philip C. Broke, sebelumnya memunculkan konsep “siklus hidup arsip” yang didasarkan pada keprihatinan bahwa terlalu banyak arsip yang ditangani dengan buruk dan bahkan hilang sebelum sampai lembaga kearsipan. Konsep ini menjelaskan di mana arsip pertama kali disusun dan digunakan secara aktif oleh pencipta arsip, lalu disimpan di pusat arsip inaktif untuk periode tambahan penggunaannya yang sudah mulai jarang dilakukan oleh pencipta arsip, dan kemudian dipilih mana yang menjadi arsip statis untuk diserahkan ke lembaga kearsipan atau yang dinyatakan bukan arsip statis dan dimusnahkan Mendasari Theodore R. Schellenberg, untuk menegaskan bahwa arsip memiliki nilai guna primer dan sekunder. Nilai guna utama mencerminkan pentingnya arsip bagi pencipta asli mereka; nilai guna sekunder penggunaannya bagi peneliti selanjutnya.

Luciana Duranti, tahun 1987. termasuk tokoh utama yang berpengaruh terhadap kebangkitan neo-Jenkinsonian yang memusatkan perhatian para arsiparis pada arsip, terutama pada propertinya sebagai bukti tindakan serta transaksi penciptanya. Ini merupakan pendekatan teori diplomatik yang merupakan penemuan kembali inti intelektual atau teoretis profesi kearsipan melalui analisis sejarah dan konseptual arsip serta pencipta arsip, karena diplomatik memiliki banyak nilai untuk dikatakan kepada arsiparis modern (seperti juga dorongan utama pendekatan “sejarah arsip”) tentang kebutuhan untuk melakukan penelitian yang cermat terhadap bentuk, struktur, dan pelaku dokumen, terutama di lingkungan elektronik Pendekatan teoretis baru lainnya diuraikan oleh Helen Samuels di Amerika Serikat yang memperkenalkan konsep tentang “strategi dokumentasi”. Strategi dokumentasi yang ada dalam analisisnya adalah arsip pemerintah resmi dan arsip lembaga lainnya dengan manuskrip dan media visual, serta informasi yang dipublikasikan dan bahkan sejarah lisan. Namun, pendekatan ini kemudian mendapat kritikan bahwa strategi dokumentasi paling sesuai untuk dunia manuskrip pribadi dan arsip non-korporat serta bukan untuk arsip pemerintah atau lembaga. Sementara itu, konsep “total archives” di Arsip Nasional Kanada diarsiteki oleh Hugh Taylor. Taylor menggabungkan kesadaran akut karakter transformasi media perekaman audiovisual dan elektronik baru serta kekuatan teknologi komunikasi di seluruh dunia yang luar biasa, dengan perspektif ekologis, holistik, serta spiritual yang mendalam. Taylor menantang arsiparis untuk melihat koneksi arsip dalam evolusi dari zaman purbakala ke abad pertengahan ke industri ke masyarakat informasi, dan dari lisan ke tulisan ke visual serta arsip elektronik

Peter Scott (Australia) Peter Scott (Australia). Reinterpretasi provenans yang memusatkan perhatian pada deskripsi. Dia mengembangkan pendekatan “sistem seri Australia” sebagai alat untuk mendeskripsikan beberapa keterkaitan antara banyak pencipta dan banyak seri arsip, di manapun mereka berada pada kontinum administrasi arsip: di unit pencipta arsip, di pusat arsip inaktif, atau di lembaga kearsipan David Bearman, pemikir paling visioner yang berurusan dengan arsip elektronik. Dia merekomendasikan “penemuan kembali arsip” pada komputer yang saling terkait di seluruh pemerintahan atau bisnis, dan arsiparis harus memperhatikan pengelolaan arsip atau bukti dalam sistem informasi komputer yang terdokumentasi

Pengaruh Perkembangan Ilmu Kearsipan di Indonesia Pekerjaan penilaian arsip yang harus dilakukan oleh arsiparis untuk menentukan nilai guna primer (untuk kepentingan pencipta arsip) dan nilai guna sekunder (untuk kepentingan pengguna umum), sebagaimana dikonsepkan oleh Schellenberg, juga turut mempengaruhi penerapan ilmu kearsipan di Indonesia. Pengaruh Perkembangan Ilmu Kearsipan di Indonesia Sejarah kearsipan di Indonesia mungkin bisa dikatakan dimulai pada tahun 1892, ketika Jacob Anne van der Chijs diangkat sebagai arsiparis pertama Hindia Belanda oleh pemerintah Kolonial Belanda. Pengetahuan kearsipan mendasar yang diwariskan hingga sekarang adalah dalam praktik mendaftar arsip sebagai cara untuk melacak surat masuk dan keluar, menyimpan arsip asli dengan aman, dan menyediakan akses yang lebih cepat ke arsip tersebut Amanat Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan berkaitan dengan akuisisi yang dilakukan berdasarkan strategi akuisisi dan kriteria arsip hampir mendekati konsep “total archives” yang dikembangkan di Kanada. Total Archives adalah strategi dokumentasi yang menekankan pada khazanah arsip, baik publik maupun swasta, dalam berbagai media, termasuk gambar arsitektur, bahan kartografi, arsip audio-visual, dan mikrofilm. Pengaruh Manual trio arsiparis Belanda, yang mengatur sistem penataan kembali fonds arsip berdasarkan pada provenans pencipta arsipnya, sampai juga di Indonesia Pengelolaan arsip dinamis dengan menerapkan konsep “siklus hidup arsip” masih diterapkan di Indonesia sampai sekarang, meskipun juga sudah dipengaruhi oleh pendekatan “kontinum arsip” yang sangat memperhatikan kualitas integritas, kelengkapan, akurasi, dan keandalan arsip sebagai dasar akuntabilitas kinerja serta alat bukti yang sah pencipta arsip dan untuk akuntabilitas publik yang lebih luas

Tuntutan dan Tantangan Deklarasi Universal tentang Kearsipan yang diadopsi oleh International Council on Archives dalam Pertemuan Umum Tahunan di Oslo pada tanggal 17 September 2010, dan kemudian diadopsi dalam Sidang ke-36 Sidang Umum UNESCO pada tanggal 10 November 2011 arsip merekam keputusan, tindakan, dan memori. Arsip merupakan warisan yang unik dan tidak tergantikan melintasi dari generasi ke generasi berikutnya. Arsip dikelola sejak penciptaan untuk melestarikan nilai guna dan peruntukannya. Arsip merupakan sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan. Arsip memainkan peran penting dalam perkembangan masyarakat dengan cara menjaga dan membantu memori individu dan kolektif. Keterbukaan akses memperkaya pengetahuan kita mengenai masyarakat, mendorong demokrasi, melindungi hak warga negara, dan meningkatkan kualitas hidup

Tuntutan Pengembangan dan Penerapan Ilmu Kearsipan Dituangkan dalam Deklarasi Universal tentang Kearsipan dari International Council on Archives kualitas keunikan arsip sebagai bukti kegiatan administrasi, budaya, dan intelektual, serta sebagai refleksi dari evolusi masayarakat; arti pentingnya arsip untuk mendukung efisiensi kegiatan, akuntabilitas dan transparansi, untuk melindungi hak warga negara, untuk membangun memori individu dan kolektif, untuk memahami masa lalu, serta untuk mendokumentasikan masa kini sebagai pedoman kegiatan di masa yang akan datang; keragaman arsip dalam merekam setiap sektor kehidupan manusia; keragaman format arsip yang diciptakan, meliputi: kertas, elektronik, audio visual, dan lain sebagainya; peran arsiparis sebagai tenaga profesional terlatih melalui pendidikan dasar dan lanjutan, untuk memberikan layanan kepada masyarakat dengan cara mendukung penciptaan arsip dan dengan cara memilih, memelihara, serta menyediakan arsip untuk digunakan; tanggung jawab kolektif dari semua – warga negara, aparatur negara, dan pengambil keputusan, pemilik atau pengelola lembaga kearsipan pemerintah dan non-pemerintah, serta arsiparis dan tenaga spesialis informasi lainnya

Tantangan ke Depan Dunia Kearsipan sesuai dengan Deklarasi Universal tentang Kearsipan kebijakan dan peraturan perundang-undangan kearsipan nasional ditetapkan dan dilaksanakan; pengelolaan arsip dievaluasi dan dilaksanakan secara kompeten oleh seluruh lembaga, baik pemerintah maupun swasta, yang menciptakan dan menggunakan arsip dalam pelaksanaan kegiatannya; pengelolaan sumber daya yang memadai dialokasikan untuk mendukung pengelolaan arsip yang baik, termasuk mendayagunakan tenaga profesional yang terlatih; arsip dikelola dan dilestarikan dengan cara yang dapat menjamin autentisitas, realibilitas, integritas, dan kegunaannya; arsip tersedia untuk diakses oleh setiap orang, dengan tetap menghormati peraturan perundang-undangan yang terkait dan hak-hak individu, pencipta, pemilik, serta pengguna; arsip digunakan untuk membantu peningkatan tanggung jawab kewarganegaraan. Tantangan yang semakin berat bagi komunitas kearsipan di Indonesia saat ini dan di masa depan adalah pergerakan menuju ke era arsip digital (elektronik) di mana arsiparis harus memahami dunia database berelasi, keterkaitan perangkat lunak yang kompleks, sistem perkantoran elektronik, dokumen hypermedia, sistem informasi geografis berlapis-lapis

Tantangan Bagi Arsiparis (Presiden Society of American Archivists ke-55 (1999–2000) H. Thomas Hickerson) mengelola dokumen elektronik; mencurahkan lebih banyak sumber daya untuk khazanah arsip non-tekstual; mengenali bahwa mandat sifat dan nilai guna arsip bersifat global (internasional), tanpa memperhatikan batas-batas geografis atau teritorial; merancang metode baru untuk deskripsi dan akses arsip; meningkatkan kemudahan akses arsip oleh pengguna; memperluas ruang lingkup pengembangan khazanah arsip; menghasilkan lebih banyak penelitian mengenai aspek kearsipan dalam pengelolaan informasi; memperkuat asosiasi profesi kearsipan (arsiparis); memperluas sumber daya kegiatan kearsipan; mempertahankan peran profesi kearsipan (arsiparis) sebagai penjamin kepentingan masyarakat.

Sekian Terima Kasih