PAKET PROGRAM APLIKASI Mengolah Database dengan Excel

Pengertian Database Database terdiri dari sekumpulan record, sedangkan record terdiri atas sekumpulan field (data) yang membentuk satu kesatuan dan masing-masing field (data) saling berhubungan satu dengan yang lain sehingga membentuk suatu pengertian tertentu. Microsoft Excel menyediakan berbagai kegiatan pengoperasian database seperti mengurutkan data, melacak dan menampilkan data dengan file melengkapi table dengan sub total membuat rekapitulasi data dengan pivot table, serta konsolidasi data dari berbagai lembar kerja.

Mengolah Database Untuk membuat basis data sederhana, excel membutuhkan keteraturan informasi. Untuk itu terdapat aturan dalam membuat basis data sederhana dengan excel, yakni : a. Nama field harus berada dalam satu baris yang merupakan baris pertama pada daftar b. Memasukkan tiap record dalam satu baris c. Tidak menyertakan baris kosong dalam range daftar d. Tidak menggunakan lebih dari satu worksheet untuk sebuah range daftar

Mengurutkan Data Pada Basis Data 1. SORT TEXT 1. Tempatkan kursor pada sebuah cell dalam sebuah kolom. Anda harus menempatkan kursor dalam sebuah kolom, dimaksudkan untuk mengurutkan data berdasarkan kolom tersebut. Yang secara otomatis kolom-kolom lain dalam tabel tersebut akan menyesuaikan dengan pengurutan yang anda buat. 2. Pada tab Home, pada group Editing, klik Sort & Filter, lalu lakukan salah satu cara di bawah ini: Untuk mengurutkan dari besar ke kecil (ascending), klik Sort A to Z. Untuk mengurutkan dari kecil ke besar (descending), klik Sort Z to A.

Mengurutkan Data Pada Basis Data 2. SORT ANGKA (NUMERIK) Untuk mengurutkan nomor terbawah ke nomor tertinggi, klik Sort Smallest to Largest. Untuk mengurutkan nomor tertinggi ke nomor terbawah, klik Sort Largest to Smallest. 3. SORT TANGGAL DAN WAKTU Untuk mengurutkan tanggal atau waktu terdahulu ke terbaru, klik Sort Oldest to Newest. Untuk mengurutkan tanggal atau waktu terbaru ke terdahulu, klik Sort Newest to Oldest. HAL YANG HARUS ANDA KETAHUI KETIKA BEKERJA DENGAN SORT 1. Normalkan hide kolom atau row. 2. Biasakan memiliki kolom Header dalam satu baris.

Menggunakan Format as Table Excel Untuk membuat data lebih mudah, anda dapat mengatur data dalam sebuah table format pada sebuah worksheet. Feature ini memudahkan anda untuk melakukan Filter, dengan tambahan untuk menghitung pada kolom dan baris, yang akan menjadikan proses penghitungan lebih mudah. Langkah-langkah: 1. Tempatkan kursor pada sebuah cell dari range data anda. (Ingat, anda juga dapat menghighlight range data anda untuk langkah pertama ini) 2. Pada tab Home, pada group Styles, klik Format as Table, lalu anda pilih table style yang anda inginkan. 3. Jika range data yang anda pilih memiliki judul (header) diatasnya, maka anda klik check box My table has headers pada Format as Tabledialog box. 4. Klik OK.

Table Tools GROUP PROPERTIES GROUP TOOLS GROUP EXTERNAL TABLE DATA Table Name Resize Table GROUP TOOLS Summarize with PivotTable Remove Duplicates Convert to Range GROUP EXTERNAL TABLE DATA GROUP TABLE STYLE OPTIONS Header Row Total Row Banded Row First Column Last Column Banded Column GROUP TABLE STYLE

Menyaring Data Untuk menyaring data secara spesifik, anda dapat menyaring data yang diperlukan saja. Data yang tidak diperlukan tidak akan ditampilkan sehingga proses pencarian data akan lebih akurat dan mudah. 1. Pastikan range yang akan disaring masih tersorot 2. Pilih Tab Data 3. Pada Group Sort &Filter klik Filter. 4. Klik tombol list pada field Kota lalu klik Select All untuk menonaktifkan seluruh pilihan. 5. Pada kolom Sales,pilih hanya nama lala lalu klik OK. Maka hasilnya yang tampil adalah hanya nilai lala saja.

Menghitung Subtotal Database Untuk dapat menghitung total dan subtotal data angka secara otomatis dapat dilakukan dengan menggunakan perintah subtotal. Dengan perintah ini data dapat dihitung persub kemudian dijumlah menjadi total yang semuanya ditampilkan secara bersamaan. Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah : Siapkan data yang akan digunakan untuk menghitung subtotal

Menghitung Subtotal Database 1. Plih Tab Data 2. Klik Sort 3. Pada Sort By pilih Harga dengan Order : A to Z 4. Klik OK. Hasilnya data akan diurutkan sesuai harga. 5. Pada Group Outline klik SubTotal, di bagian At Each Change in pilih Harga, dibagian Use Function pilih Sum, pada Add sub total to aktifkan pilihan Jumlah Harga. 6. Aktifkan Replace Current subtotals dan summary below data lalu klik OK.

Cara Mencegah Duplikat Data dengan Validasi di Excel Berikut cara mencegah duplikat data dengan menggunakan fungsi COUNTIF. 1. Pilih kumpulan sel (range) yang akan divalidasi datanya. Pada contoh ini: B3:B9. 2. Pada Data tab, Data Tools grup, klik Data Validation. 3. Di Settings tab, bagian Allow, pilih Custom untuk memasukkan formula. 4. Di kotak Formula, ketik =COUNTIF($B$3:$B$9;B3)<=1. 5. Kita juga dapat memberi peringatan apabila ada data sama yang diketikkan. Caranya: Klik tab Error Alert. Di kotak Title, isi judul pesan. Di kotak Error Message, ketik isi peringatan. Hasilnya akan seperti gambar berikut.

Cara Validasi Data yang Diinput pada Lembar Kerja Excel Validasi data membantu mengurangi kesalahan saat input data pada lembar kerja. Fitur ini sangat bermanfaat terutama bila file Excel dikerjakan oleh lebih dari satu orang. Bila diisi dengan data lain akan diberikan peringatan seperti contoh berikut. Tip: Untuk mempermudah pengisian data, kita dapat menambahkan input message, sehingga saat sel tersebut diklik akan muncul keterangan (lihat gambar berikut) tentang data yang boleh diinput.

Cara Membuat Input Message: 1. Saat membuat validasi di kotak dialog Data Validation, klik Input Message tab. 2. Di bagian Title, isi dengan judul, misalnya Keterangan. 3. Di kotak Input message, isi dengan kalimat, misalnya Isi dengan angka100 – 9999. 4. Klik OK.

What-If Analysis Salah satu bagian terpenting dari penggunaan software spreadsheet (Excel) adalah kemampuan untuk melakukan analisa what-if dengan cepat dan mudah. Sebagai contoh,kita bisa menggunakan Excel untuk mengambil keputusan dalam pengambilan fasilitas kredit rumah/mobil, berapa sebaiknya uang muka yang harus kita sediakan, berapa lama kita hendak melunasi fasilitas kredit. Kita bisa melakukan simulasi dengan berbagai macam asumsi tentang suku bunga, jumlah uang muka dan lama pembayaran.

What-If Analysis Goal Seek Dengan menggunakan Goal Seek kita bisa menghitung nilai yang belum diketahui yang diperlukan untuk memberikan hasil tertentu. Contoh, jika diinginkan untuk mengetahui nilai maksimum dari sebuah pinjaman selama 30 tahun jika dibatasi bahwa angsuran per bulan maksimum adalah Rp 2 000 000. Dengan menggunakan Goal Seek, hal ini akan bisa diselesaikan. Gambar berikut adalah worksheet yang diperlukan.

Goal Seek Berikut prosedur yang diperlukan: 1. Pilih sel A1:B4 2. Tekan Ctrl+Shift+F3 atau pilih menu Formulas Create From Selection untuk mendefinisikan nama bagi sel B1-B4 3. Window berikut akan muncul 4. Pilih Left column 5. Letakkan kursor di sel B4 6.KetikkanFormula=PMT(Bunga/12;Jangka_Waktu*12;Nilai_Pinjaman) 7. Pilih kembali sel B4, kemudian pilih menu Data What-If Analysis Goal Seek...

Data Table Data Table atau disebut juga Sensitivity Table menunjukkan pengaruh dari satu atau dua variabel pada formula yang menggunakan variabel tersebut. Contoh : untuk mengetahui Gaji bersih seorang pegawai , yang dimana value yang diketahui adalah gaji pokok dan tunjangan istri 10% dari Gaji pokok, dan Tunjangan anak 5% dari gaji pokok Langkah – langkahnya : 1, tentukan 1 perhitungan gaji bersih untuk dibuat acuan 2. tentukan gaji pokok yang akan dihitung gaji bersihnya

Data Table 3, Isi Gaji bersih yang dibuat patokan 4, Kemudian blok pilih data – What – If – Analysis- pilih data table 5, pilih value yang berubah pada patokannya tadi yaitu nilai gaji pokok, isikan di column input cell karena hasil outputnya berupa kolom