Audit Managemen Pengadaan

Prinsip Procurement

PERSPEKTIF TOP MANAGEMENT Lembaga Pendidikan - Wahana Mulia 13

OBJEKTIF PENGADAAN Mempertahankan kualitas material. Membeli material dengan harga termurah dan kualitas serta service yang dibutuhkan Optimasi persediaan. Menghindari waste, duplikasi dan obsolescene. Lembaga Pendidikan - Wahana Mulia

OBJEKTIF PENGADAAN Mempertahankan posisi kompetitif perusahaan. Ketersediaan terjamin dan biaya pengadaan efisien Mencari material baru yang memungkinkan dilakukan peningkatan efisiensi dan produktifitas perusahaan. Lembaga Pendidikan - Wahana Mulia

KEBIJAKAN PEMBELIAN

THE BEST MIX Kebijakan, form dan prosedur dibuat seragam. Dibuat laporan bulanan dari cabang ke kantor pusat. Ada pembatasan wewenang nilai kontrak untuk setiap cabang.

THE BEST MIX Barang yang umum dipakai diseluruh perusahaan dibeli di kantor pusat. Barang khusus yang hanya dipakai di cabang dibeli oleh manajer pengadaan cabang. Kontrak barang umum dilakukan oleh kantor pusat.

CARA PENGADAAN CARA PENGADAAN PEMBELIAN BIASA KREDIT SEWA BELI CAPITAL MEMBUAT SEMUA BARANG SEBAGIAN SAJA PEMBELIAN BIASA KREDIT SEWA BELI CAPITAL LEASING SENDIRI MENYEWA CARA PENGADAAN MEMBELI LEASING OPERATIONAL LEASING

MEMBUAT SENDIRI VS MEMBELI MEMBELI SAJA Jika: Beli<buat Keperluan sedikit Rekanan canggih Kapasitas terbatas Bahan baku sulit Hak paten perusahaan orang lain BUAT SENDIRI Biaya buat sendiri < beli Kapasitas lebih & kemampuan Desain perlu dirahasiakan Kontrol langsung secara ketat Pemasok tidak dapat diandalkan MEMBUAT SENDIRI VS MEMBELI

MEMBELI VS MENYEWA MEMBELI MENYEWA Keuntungan: Efisiensi dalam pemeliharaan Tidak membutuhkan investasi yang tinggi Tidak perlu menyimpan suku cadang Tidak perlu operator Terhindar dari risiko obsolesence MEMBELI Menguasai sepenuhnya/Lebih leluasa menggunakan Menambah kekayaan Operasi lebih terjamin Mengurangi ketergantungan pada pihak lain MEMBELI VS MENYEWA

Beberapa Pertimbangan Beli atau Sewa Tersedianya pasar Keamanan operasi Kebutuhan fleksibilitas Biaya Jangka waktu keperluan Kecepatan proses pengadaan

LEASING FINANCIAL LEASE VS OPERATING LEASE FINANCIAL LEASE Titik berat pada penyediaan jasa operasi Lessor menanggung risiko rusak dan hilang Lessee tidak mempunyai hak opsi Pengoperasian, pemeliharaan oleh lessor FINANCIAL LEASE Titik berat pada pembiayaan Lessor hanya menanggung risiko keuangan Lessee mempunyai hak opsi untuk membeli oleh lessee FINANCIAL LEASE VS OPERATING LEASE

FUNGSI DAN PROSES PEMBELIAN 12. Analisis Nilai 11. Pengendalian Mutu 10. Pembinaan Pemasok 9.Pemeliharaan Hub dg Pemasok 8.Pencatatan Pembelian 7. Pengangkutan Barang 6. Penindaklanjutan Pesanan 5. Penempatan Pesanan 4. Penentuan Harga & Negosiasi 3.Pemilihan Sb Pembelian 2. Penentuan Kebutuhan 1. Pengenalan Kebutuhan

PEMILIHAN PEMASOK

Sumber-sumber Informasi Pemasok Pengalaman perusahaan sendiri Salesman Katalog Direktori Perdagangan Jurnal dagang Pameran Halaman kuning Permintaan penawaran Konsultan Internet dll

Pertimbangan-pertimbangan Memilih Pemasok Pertimbangan ekonomis Pertimbangan teknis Sumber pembiayaan Peraturan pemerintah Pertimbangan sosial politik

Kriteria Pemilihan Pemasok Waktu penyerahan (kecepatan, kehandalan & fleksibilitas) Jumlah pengiriman minimum Mutu Biaya pengangkutan Persyaratan pembayaran Koordinasi Pajak dan nilai tukar Kelangsungan hidup Safety

PROSES PEMBELIAN RUTIN Pemasok Bag. Pengadaan Gudang Pengguna Keuangan Kirim konfirmasi bisa tidaknya pesanan dipenuhi Kalau bisa kirim sesuai persetujuan Buat PO dan kirim ke pemasok Kirim copy ke gudang, user & Keuangan Lakukan monitoring Terima barang & inspeksi bersama bag.kualitas Buat PR/MR (Purchase Requisition/Material Requsition) dan kirim ke bag. Pembelian Lakukan pembayaran

PENGENDALIAN PEMBELIAN MUTU WAKTU BIAYA/HARGA

PENTINGNYA ASPEK KUALITAS DALAM PENGADAAN HUBUNGAN QUALITY, PRICE DAN COST. KEBUTUHAN CUSTOMER AKAN KUALITAS. PERLU DEFINISI KUALITAS YG JELAS PERAN SPESIFIKASI. PROCESS CONTROL DI PABRIK MILIK SUPPLIER. PEMERIKSAAN BARANG YANG DATANG.

PENGENDALIAN MUTU DALAM PROSES PEMBELIAN KONSEP MUTU Mutu adalah kecocokan produk dengan penggunaannya Mutu adalah conformance to requirement, yaitu sesuai dengan yg disyaratkan/distandarkan. Standar mutu meliputi bahan baku, proses, produk jadi Mutu adalah kesesuaian dengan kebutuhan pengguna/pasar/konsumen

MENILAI MUTU PRODUK PERSPEKTIF MUTU Transcendental approach Product-based approach User based approach Manufacturing based approach Value based approach

Keistimewaan (feature) Keandalan (reliability) Lanjutan Dimensi Mutu Performa Keistimewaan (feature) Keandalan (reliability) Konformasi (conformance) Daya tahan (durability) Kemampuan pelayanan (service ability) Estetika Kualitas yang dirasakan (perceived quality)

KRITERIA MUTU Fisik (ukuran, komposisi) Perilaku (kesantunan, keramahan) Sensorik (rasa, bau, suara) Variabel Atribut

Lanjutan Spesifikasi dan Standar Spesifikasi Produk: persyaratan-persyaratan Yang harus dimiliki oleh suatu produk, termasuk di dalamnya ukuran ukuran/kriteria mutu dari berbagai dimensi mutu Standar : Spesifikasi yang telah diakui oleh pihak-pihak tertentu

Mutu dalam kontrak Spesifikasi mutu Pengujian mutu Produk cacat Dll

Cara Menilai mutu Memeriksa/mencocokan spesifikasi Pengujian mutu Sertifikasi Mutu Brand Referensi Purchasing by sample Gambar teknik