Bertelepon

Telepon adalah alat komunikasi untuk menerima dan menyampaikan informasi dengan cepat.

Macam-macam telepon Telepon meja Telepon Dinding Telepon mobil, peswat atau kapal

Hubungan telepon Lokal Hubungan yang dilakukan pada satu lingkup daerah tertentu. Interlokal Hubungan telepon anatara dua orang yang jaraknya cukup jauh Internasional Hubungan telepon dari seseorang atau organisasi dari suatu negara ke negara lain

Jenis2 alat komunikasi kantor Faksimile Mesin telecopier yang memanfaatkan jaringan telepon.

Teleconference Suatu sistem komunikasi yang memungkinkan beberapa pihak untuk saling kontak suara dan melihat melalui komputer.

Hambatan Hubungan telepon 1.  Faktor kondisi fisik peralatan telepon Suara berisik tidak jelas Suara hilang-timbul Suara tiba-tiba mengecil Saat memutar/menekan nomor telepon tidak terdengar nada kontak Tidak terdengar nada sambung Tiba-tiba sambungan terputus di saat percakapan berlangsung

2. Faktor pengguna atau pemakai Berbicara berdecak atau sambil makan Bernicara monoton dan tidak jelas pengucapannya Berbicara terlalu cepat Meninggalkan telepon sambil beerbicara kepada orang lain Berbicara sambil bersenda gura Berbicara sambil kepala bergerak ke kanan dan ke kiri Berbicara dengan desah nafas terdegar Letak gagang telepon terlalu ke atau ke bawah

Etika menerima telepon Menyiapkan kertas catatan dan pena di dekat pesawat telepon.  Konsentrasi agar alur percakapan dan jawaban dapat lancar.   Tunggu telepon hingga berdering 2-3 kali, segeralah angkat.  Mengangkat gagang telepon dengan tangan kiri, dan hati-hati agar tidak menimbulkan suara yang mengganggu orang yang menelepon.  Mengucapkan salam ketika angkat telepon, tidak boleh menggunakan kata “Halo”. 

Sebutkan identitas nama perusahaan.  Tawarkan keperluan dan bantuan kepada orang yang menelepon.  Menjaga jarak mulut untuk menghindari suara yang kurang jelas.  Posisi tubuh yang bebas tetapi proporsional agar suara dapat terdengar dengan baik.  Menjawab semua pertanyaan orang yang menelepon dengan sabar dan jelas.  Jika orang yang dituju orang yang menelepon tidak sedang berada di tempat, maka penerima telepon hendaknya menawarkan untuk meninggalkan pesan.  Jika pembicaraan sudah selesai, hendaknya mengucapkan salam dan tunggu hingga orang yang menelepon menutup gagang telepon terlebih dahulu. 

Etika Menelpon Menyiapkan nomor telepon yang dituju dan pokok bahasan yang akan dibicarakan. Menyiapkan catatan untuk menulis hasil pembicaraan telepon.. Menekan nomor yang dituju dan sudah tersambung, ucapkan salam dan sebutkan identitas diri serta kemukakan keinginan untuk berbicara dengan orang yang dituju.  Berbicara dengan sopan dan ucapkan salam untuk mengakhiri pembicaraan telepon.

Mencatat pesan telepon 1) Mencatat tanggal, waktu, nama penelepon, nama perusahaan, nomor telepon, isi pesan untuk pimpinan dan tanda tangan penerima telepon. 2) Memindahkan segera ke lembar pesan telepon. 3) Meletakan pesan telepon di atas meja orang yang dituju. 4) Meletakan lembar pesan telepon pada tempatnya kembali. Cara mencatat isi pesan, yaitu: 1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat. 2. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan. 3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.

Cara mencatat isi pesan 1. Jika pesan yang disampaikan panjang, tulislah inti atau pokok pembicaraanya saja. Kalimat utama dicatat, sedangkan kalimat penjelas tidak perlu dicatat. 2. Diulangi kembali isi pea (konfirmasi), garis besarnya saja, supaya terhindar dari kesalahan. 3. Pesan dapat dibuat berupa bagan agar lebih praktis.

Menerima dan melayani telepon Etiket menelepon dan menerima telepon Mencatat pesan melalui telepon Membuat janji melalui telepon

Lembar pesan telepon

Membuat janji melalui telepon Telp dan sebutkan nama perusahaan dll Mintaah waktu dan tempat bertemunya Jangan memaksa jika pimpinan tdk bisa bertemu sesuai dg jadwal anda inginkan Buat janji kembali setelah menanyakan kepimpinan Catatlah di buku LPT

Menerima Tamu

Pengertian tamu Macam-macam tamu Langkah-langkah menerima tamu Membuat/membatalkanperjanjian dengan tamu

Pengertian Tamu Menurut Wursanto (2006:55), tamu adalah tamu organisasi, badan, lembaga atau perusahaan, yaitu orang baik, baik sebagai pejabat utusan dari suatu lembaga maupun sebagai pribadi, yang berkunjung ke lembaga lain untuk kepentingan kedinasan maupun untuk kepentingan pribadi.

Menurut Soemarto dan Dwiantara, tamu organisasi atau perusahaan bisa seseorang  atau sekelompok orang dengan membawa satu atau beberapa kepentingan, baik itu kepentingan dirinya sebagai pribadi, maupun kepentingan orang lain, termasuk kepentingan organisasi tertentu karena mereka adalah utusan organisasi tersebut.

Jenis2 tamu: Tamu dengan perjanjian sebelumnya, artinya tamu ini adalah tamu yang diharapkan. Tamu tanpa perjanjian, yaitu tamu yang datang tanpa ada perjanjian sebelumnya. Tamu ini biasanya berasal dari kalangan teman atau keluarga pimpinan, salesman yang ingin menawarkan produk, tamu yang bermaksud meminta sumbangan, relasi atau tamu rutin dari pimpinan.

Seorang sekretaris harus memahami bahwa tidak mungkin setiap saat pimpinan terus menerus menerima tamu, jadi : tamu tertentu dapat disalurkan ke pejabat lain, tamu yang tidak dapat diterima oleh pimpinan harus diberi penjelasan dengan baik dan enak oleh sekretaris agar tidak marah atau tersinggung. Tamu dapat menemui pimpinan pada waktu lain dan kemudian membuat perjanjian temunya.

Langkah-langkah menerima tamu: memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan dan menanyakan keperluan tamu yang datang serta mempersilahkan untuk mengisi buku tamu/Kartu tamu Menjaga diri dalam apa yang sedang dibicarakan tamu Memberikan informasi yang dibutuhkan dan membantu pimpinan membuat janji dengan tamu

Apabila tamu tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan jangan sampai menyinggung perasaan tamu Usahakan agar tamu merasa senang apabila harus menunggu dan sediakan bahan bacaan seperti majalah dan koran agar tamu tidak merasa jenuh menunggu Berikan perhatian yang besar kepada tamy dan jangan membeda-bedakan tamu yang datang.

Membuat dan membatalkan perjanjian Perjanjian sebaiknya dicatat di buku khusus oleh sekretaris untuk membantu mengingatkan pimpinan. Buatlah perjanjian jika tamu menghendakinya, dan apabila ada perubahan perjanjian, maka sampaikan secepatnya melalui kurir/telepon, sesuai dengan keadaan. Pembatalan perjanjian yang mungkin diadakan jangan sampai terlambat untuk dikomunikasikan, agar dapat memberi kesan yang baik.

Sekretaris perlu membuat catatan megenai perjanjian yang dibuat pimpinan. Catatan tersebut dapat ditulis dala kart/agenda perjanjian pimpinan Berdasarkan agenda perjanjian yang ada sekretaris dapat mengetahui apakah tamu yang akan berkunjung menemui pimpinan sudah sesuai dengan perjanjian sebelumnya