Oleh: Bambang P. Widodo Tarigan PENYUSUNAN SASARAN KERJA PEGAWAI (SKP) ARSIPARIS DAN STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS Oleh: Bambang P. Widodo Tarigan DIREKTORAT SDM KEARSIPAN DAN SERTIFIKASI

PRAKONDISI Masih ada tudingan bahwa fungsional belum memberikan kontribusi maksimal terhadap unit kerja dan organisasinya; Masih ada pandangan bahwa hasil kerja fungsional hanya untuk kepentingan fungsional dan sekedar mendapatkan penilaian dari tim penilai tanpa dapat dimanfaatkan oleh unit kerja dan organisasi, maupun publik; Berimplikasi terrhadap JFA dimana hasil kerja Arsiparis belum memperlihat fungsi dan tugas serta kewenangan Arsiparis sebagaimana yg diamanatkan dalam Pasal 151 dan 152 PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan

PARADIGMA PERMENPAN JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS NOMOR: 3/ 2009 - Pengangkatan dalam jabatan berdasarkan jumlah angka kredit, ada proporsi penilaian 80% kegiatan utama dan 20% kegiatan penunjang, serta persyaratan melakukan pengembangan profesi untuk tingkat Arsiparis Madya dan Utama NOMOR: 48/ 2014 - Pengangkatan dalam jabatan berdasarkan formasi, nilai kinerja Arsiparis, dan lulus uji kompetensi

PARADIGMA PERMENPAN JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS NOMOR: 3/ 2009 - Penilaian kegiatan Arsiparis dilakukan oleh Tim Penilai Pusat dan Tim Penilai Instansi (Unit kerja ANRI, Provinsi, Kab/Kota) NOMOR: 48/ 2014 Penilaian Kinerja dilakukan oleh 1. Pejabat Penilai Kinerja (atasan langsung Arsiparis) 2. Tim Penilai Kinerja: a. Tingkat Instansi Pembina atau b. Tingkat Instansi)

PENILAIAN KINERJA Menetapkan SKP yg disusun Arsiparis pada awal tahun PEJABAT PENILAI (atasan langsung) TIM PENILAI KINERJA Menetapkan SKP yg disusun Arsiparis pada awal tahun Memberikan penilaian kinerja Arsiparis (NILAI SKP dan NILAI PERILAKU) Meverifikasi hasil penilaian SKP Pejabat Penilai (khusus NILAI PERILAKU kewenangan milik Pejabat Penilai) Menetapkan Angka Kredit Kumulatif Memberikan bahan pertimbangan (rekomendasi) kepada Pejabat Pembina Kepegawaian dlm pengembangan karier PNS

PARADIGMA PERMENPAN JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS NOMOR: 3/ 2009 Ada pembebasan sementara jika tidak memenuhi angka kredit kumulatif yang ditentukan Arsiparis bekerja tidak terikat kepada unit kerja, sehingga dapat bereksplorasi dalam meningkatkan kompetensinya Hasil kerja Arsiparis semata-mata untuk meraih angka kredit dan karier NOMOR: 48/ 2014 Tidak ada pembebasan sementara meskipun angka kredit tidak terpenuhi Arsiparis memprioritaskan pekerjaan tugas dan fungsi unit kerjanya Hasil kerja Arsiparis selain menjadikan arsiparis lebih profesional juga mengutamakan STANDAR KUALITAS HASIL KERJA dan mendukung tugas pokok dan fungsi unit kerja/organisasi

Dasar hukum PENYUSUNAN SKP ARSIPARIS UU Nomor 5/2015 Tentang ASN PP Nomor 46/ 2011 Tentang Penilaian Prestasi Kerja PNS PP Nomor 11 / 2017 Tentang Manajemen PNS Perka BKN Nomor 1/ 2013 Permenpan dan RB Nomor 48/ 2014 jo. Permenpan dan RB Nomor 13/ 2016 tentang Jabatan Fungsional Arsiparis Perka BKN Nomor 24/ 2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembinaan JFA Perka ANRI Nomor 5/2016 tentang SKHK Arsiparis Perka ANRI Nomor 4/ 2017 tentang Petunjuk Pelaksanaan JFA Perka ANRI Nomor 5/ 2017 tentang Pedoman Penilaian Kinerja JFA

sasaran kerja pegawai (skp) arsiparis What ? Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis yang dilaksanakan secara sistematis dengan penekanan pada kontrak rencana kerja dan tingkat capaian Sasaran Kerja Pegawai (Arsiparis) yang telah disusun dan disepakati antara Arsiparis dengan Atasan Langsung selaku Pejabat Penilai

sasaran kerja pegawai (skp) arsiparis Where ? - Pengisian SKP dilaksanakan pada unit kerja dimana Arsiparis itu ditempatkan sesuai dengan SK Penempatan Arsiparis - Arsiparis yang tidak mengisi SKP dalam setahun akan dijatuhi hukuman disiplin sesuai ketentuan perundang-undangan

sasaran kerja pegawai (skp) arsiparis Who ? - Arsiparis selaku PNS yang akan dinilai dengan Atasan Langsung selaku Pejabat Penilai - Tim Penilai Kinerja Instansi Pembina (ANRI, Direktorat SDM Kearsipan dan sertifikasi) - Tim Penilai Kinerja Instansi

sasaran kerja pegawai (skp) arsiparis When ? - Pengisian SKP dilaksanakan pada awal tahun berjalan, atau awal bulan pada saat Arsiparis mendapatkan mutasi pada unit kerja lain - Penilaian Prestasi Kerja Arsiparis dilaksanakan oleh Pejabat Penilai 1x dalam setahun pada awal Januari tahun berikutnya

sasaran kerja pegawai (skp) arsiparis Why ? Penilaian prestasi kerja Arsiparis dilaksanakan untuk mengevaluasi kinerja Arsiparis dalam melaksanakan tugas pokoknya, serta dapat memberi petunjuk bagi pejabat yang berkepentingan dalam rangka mengevaluasi unit kerja dan organisasi

sasaran kerja pegawai (skp) arsiparis How ? 1. Kontrak kinerja dilakukan atas kesepakatan pimpinan unit kerja dengan Arsiparis yang ditempatkan di unit kerjanya sesuai dengan renstra unit kerja ataupun POK pada awal tahun; 2. Arsiparis mencantumkan pekerjaan sesuai jenjang jabatan yang tercantum dalam rincian petunjuk pelaksanaan JFA sebagai turunan dari penetapan kinerja unit; 3. Arsiparis dapat melaksanakan pekerjaan dibawah jenjang jabatannya sesuai dengan kategori (keterampilan atau keahlian)

sasaran kerja pegawai (skp) arsiparis How ? 4. Arsiparis yang melaksanakan pekerjaan diatas jenjang jabatannya harus sudah tersertifikasi (baik itu sertifikasi dalam jabatan atau sertifikasi profesi/teknis) 5. Bilamana Arsiparis melakukan pekerjaan tugas pokoknya yang tidak sesuai dengan jenjang jabatannya harus disertai dengan surat penugasan melaksanakan tugas pokok kearsipan 6. Bilamana Arsiparis melakukan pekerjaan yang sebelumnya tidak tercantum dalam SKP maka dapat dimasukkan menjadi TUGAS TAMBAHAN

HAL-HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM MENYUSUN SKP SKP disusun berdasarkan RKT Instansi/POK Unit Kerja (jelas, relevan, dapat diukur, dapat dicapai & memiliki target waktu) SKP memuat tugas jabatan & target yang harus dicapai SKP yang telah disusun harus disetujui oleh Pejabat Penilai sebagai KONTRAK KERJA Dalam hal SKP Arsiparis yang tidak disetujui oleh Pejabat Penilai maka keputusannya diserahkan kepada Atasan Pejabat Penilai dan bersifat FINAL

KUALITAS ATAU KUANTITAS

STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONALARSIPARIS Standar Kualitas Hasil Kerja Pejabat Fungsional Arsiparis, Persyaratan mutu suatu kegiatan kearsipan yang harus dipenuhi oleh Arsiparis untuk mendapatkan penilaian kinerja Panduan bagi : 1. Pejabat Fungsional Arsiparis, untuk menyiapkan bahan penilaian kinerja sesuai dengan SKP pada satuan unit kerja; 2. Pejabat Penilai Kinerja (atasan langsung), untuk mengotrol pencapaian tugas pokok Arsiparis dgn SKP dalam mendukung tugas pokok dan fungsi unit kerja & tujuan organisasi 3. Tim Penilai Kinerja, untuk melakukan verifikasi hasil penilaian kinerja yg dilakukan Pejabat Penilai Kinerja

KRITERIA/KOMPONEN STANDAR KUALITAS Hasil Kerja NILAI KUALITAS Bukti Kerja KOMPONEN tersebut, merupakan persyaratan yg harus dipenuhi dalam melakukan pekerjaan kearsipan dan panduan dalam memberikan NILAI KUALITAS terhadap penilaian kinerja Arsiparis Batasan STANDAR KUALITAS HASIL KERJA ARSIPARIS Format Ketentuan Teknis Norma Waktu Manfaat

ASPEK PENILAIAN STANDAR KUALITAS HASIL KERJA Semakin terpenuhinya kelengkapan kriteria/komponen Standar Kualitas Hasil Kerja maka Arsiparis memperoleh nilai kualitas yang optimal; dan Nilai kualitas tersebut akan berkurang begitu ada kriteria/komponen yang kurang lengkap.

BUKTI KERJA ARSIPARIS Untuk mendukung kualitas hasil kerja maka Arsiparis yang melaksanakan kegiatan kearsipan wajib mengumpulkan kelengkapan bahan penilaian kinerja sesuai bukti kerja Arsiparis. Bukti kerja Arsiparis meliputi : - Bukti fisik dari setiap kegiatan kearsipan; - Dasar untuk melakukan kegiatan kearsipan, dapat berupa Surat Keputusan (SK), surat perintah/ surat tugas, instruksi tertulis, instruksi lisan maupun mandiri.

PENILAIAN KINERJA Penilaian kinerja dilakukan oleh Pejabat Penilai Kinerja (atasan langsung Arsiparis) Di verifikasi oleh Tim Penilai Kinerja Instansi atau Tim Penilaian Kinerja Instansi Pembina Penilaian Kinerja dilakukan terhadap 1. SKP (tugas pokok + tugas tambahan) dengan memberi NILAI KUALITAS terhadap kualitas hasil kerja Arsiparis sesuai STANDAR KUALITAS HASIL KERJA ARSIPARIS 2. Perilaku Arsiparis

PENILAIAN KINERJA ARSIPARIS

NILAI KINERJA TUGAS POKOK Setiap tugas pokok dari pekerjaan kearsipan memperoleh hasil NILAI KUALITAS Nilai Kualitas diberikan sesuai STANDAR KUALITAS HASIL KERJA Jumlah nilai kualitas tugas pokok dalam SKP dibagi dengan jumlah kegiatan tugas pokok, selanjutnya ditambah dengan nilai kualitas tugas tambahan

NILAI KUALITAS TUGAS POKOK URAIAN PENILAIAN 100 90 75 60 50 Hasil kerja sempurna sesuai ketentuan teknis, format, volume dan waktu. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis dan format, namun hasil kerja belum dimanfaatkan. Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format belum terpenuhi masih ada yg kurang lengkap. Hasil kerja masih ditemukan kesalahan besar. Hasil kerja tidak didukung oleh bukti kerja sehingga tidak memenuhi standar kualitas.

NILAI KUALITAS TUGAS POKOK YANG PERLU DICERMATI URAIAN PENILAIAN 75 60 Hasil kerja memenuhi ketentuan teknis, namun format belum terpenuhi ……. Hasil kerja masih ditemukan kesalahan besar …….. Catatan: untuk pekerjaan tertentu mewajibkan adanya BA

NILAI KUALITAS TUGAS TAMBAHAN NILAI KUALITAS 1, apabila melakukan tugas tambahan sejumlah 1-3 kali NILAI KUALITAS 2, apabila melakukan tugas tambahan sebanyak 4 -6 kali NILAI KUALITAS 3, apabila melakukan tugas tambahan sebanyak lebih dari 7 kali

CONTOH HASIL KERJA ; Melakukan pemberkasan arsip aktif KETENTUAN TEKNIS NORMA WAKTU MANFAAT FORMAT Daftar Arsip Aktif (1) Pemberkasan berdasarkan klasifikasi arsip; (2) Pemberkasan arsip dilakukan setelah arsip diregistrasi; dan (3) Daftar arsip aktif terdiri atas Daftar Berkas dan Daftar Isi Berkas; 10 menit/nomor arsip Daftar dpt digunakan sebagai sarana penemuan kembali arsip aktif di UP (1) Daftar Berkas sekurang-kurangnya memuat informasi: unit pengolah, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah, dan keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip; (2) Daftar Isi Berkas sekurang-kurangnya memuat informasi: nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip; dan/atau (3) Daftar Arsip Aktif sekurang-kurangnya memuat metada: unit pengolah, kode klasifikasi, nomor berkas, uraian informasi berkas, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan keterangan klasifikasi keamanan dan akses arsip.

CONTOH FORMAT; Daftar Arsip Aktif No Kode Klasifikasi Nomor berkas Uraian Informasi Berkas Uraian Informasi Arsip Tanggal Jumlah Ket. Klasifikasi Akses & Keamanan Arsip (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) TIDAK BERDASAR KAN KLASIFIKASI ARSIP

CONTOH PENILAIAN KINERJA dari HASIL KERJA DAFTAR ARSIP AKTIF NILAI KUALITAS URAIAN PENILAIAN 100 90 75 60 50 Hasil kerja ditemukan kesalahan besar karena pemberkasan yg dilakukan tidak berdasarkan klasifikasi arsip

ASPEK PENILAIAN KINERJA NILAI PERILAKU: (1) Orientasi Pelayanan; (2) Integritas; (3) Komitmen; (4) Disiplin; dan (5) Kerjasama NILAI SASARAN KERJA PEGAWAI (SKP) TUGAS TAMBAHAN (11 kegiatan) (1) Pengelolaan Arsip Dinamis; (2) Pengelolaan Arsip Statis; (3) Pembinaan Kearsipan (4) Pengolahan & Penyajian Arsip Menjadi Informasi TUGAS POKOK ANGKA KREDIT KUMULATIF

ARSIPARIS MANDIRI DAN PROFESIONAL STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS SERTIFIKASI ARSIPARIS SERTIFIKASI ARSIPARIS SKKNI Bid. Kearsipan STANDAR KOMPETENSI ARSIPARIS MONEV JABFUNG ARSIPARIS

KESIMPULAN SKP merupakan salah satu cara menilai kinerja Arsiparis yg memadukan antara hasil kerja Arsiparis dengan tercapainya tujuan unit kerja Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis merupakan pedoman kerja Arsiparis pada setiap kategori jenjang jabatannya untuk mendapatkan pengakuan kompetensi Arsiparis sesuai peraturan perundang- undangan dan kaidah-kaidah kearsipan; Komponen Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis merupakan acuan yang harus dilengkapi oleh Arsiparis sehingga memenuhi kepatuhan terhadap prosedur kerja yang telah ditetapkan; Dengan terpenuhinya Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis & Penilaian Kinerja yang optimal akan mempertegas fungsi, tugas dan kewenangan Arsiparis

REKOMENDASI STANDAR KUALITAS HASIL KERJA PEJABAT FUNGSIONAL ARSIPARIS berikut PENILAIAN KINERJA ini merupakan produk generasi pertama yang belum ditemukan di jabfung lain, oleh karenanya membutuhkan sosialisasi intens terhadap Arsiparis, Pejabat Penilai Kinerja dan Tim Penilai Kinerja Arsiparis

BIODATA NAMA TEMPAT/ TGL LAHIR JABATAN PANGKAT/GOL ALAMAT TELP/HP/ STATUS PENGALAMAN PEKERJAAN PENGALAMAN PROFESI : Bambang Parjono Widodo Tarigan : Jakarta/ 11 Maret 1967 : Arsiparis Madya : Pembina Utama Muda/ IV-c : Jln. Teluk Bayur A3B, Komplek TNI AL-Rawa Bambu Pasar Minggu, Jakarta Selatan : (021) 78834175/ 0818840625 : Menikah ( 3 anak) : - Fungsional Arsiparis di ANRI (1994 s.d. 2000) - Kasubbag Dokumentasi LHKPN Bid. Legislatif di KPKPN (2000 s.d. 2003) - Administrasi III Bid. Pencegahan KPK (2002 s.d.2005) - Fungsional Arsiparis Madya ANRI (2005 s.d. now) : - Peserta Uji Kelayakan dan Kepatutan Calon Anggota KIP di DPR tahun 2009, 2013 dan 2017 - Penulis 2 Modul UT ‘Akuisisi Arsip’ & ‘Pengurusan Surat’ - Dosen/Instruktur/Konsultan bid. Kearsipan

PENDIDIKAN SD, SMP & SMA di Jakarta, 1974 – 1986 FORMAL SD, SMP & SMA di Jakarta, 1974 – 1986 S1 Ilmu Adm. Negara, FISIP - Univ. Merdeka Malang, 1986- 1990 S2 Kajian Strategis Ketahanan Nasional, Univ.Indonesia Jakarta, 1998- 2002 INFORMAL Diklat Ajun Arsiparis, ANRI, 1993 Kursus Bhs. Inggris, ANRI, 1994 Diklat TOT Kearsipan, ANRI, 1996/ 1998 DIKLATPIM Tk. IV, BKN, 2003 Records Management Course-MTCP, Arkib Negara Malaysia, Kuala Lumpur, 2006 Milestone of Archives Management Course, ANRI- Bogor, 2007 International Acquisition Archives Training, ANRI- Bali, 2007 Diklat Metode Penelitian, ANRI, 2008 Diklat TOT AMD, ANRI, 2009 Diklat Peningkatan Profesi Arsiparis Utama, ANRI, 2010 Diklat Penyegaran Tenaga Pengajar, ANRI, 2011 Electronic Records Course-ANRI, 2015 Kursus Forensik Dokumen-ANRI, 2016