MANAJEMEN OPERASIONAL GUDANG

PERENCANAAN PENERIMAAN Sasaran Fungsi Penerimaan Sasaran fungsi penerimaan adalah untuk memastikan pemasok mengirim: produk yang benar jumlah yang tepat dalam kondisi yang baik tepat waktu

PERENCANAAN PENERIMAAN Sasaran Fungsi Penerimaan Aktivitas fungsi penerimaan : jadwal kendaraan angkut pada dock penurunan produk dari kendaraan angkut penghitungan produk yang akurat verifikasi mutu produk identifikasi product (stock keeping unit/ SKU) memasukkan data produk kedalam persediaan pemindahan produk ke area penyimpanan Jelaskan mengenai aktivitas fungsi penerimaan, mulai dari penjadwalan kendaraan angkut di dock gudang, unloading, check quantity, check quality, identifikasi dan labelling, input database (stock), dan pemindahan produk ke area penyimpanan

PERENCANAAN PENERIMAAN Komponen Perencanaan Komponen yang tercakup dalam perencanaan penerimaan : perencanaan utilitas & fasilitas (‘space’, layout aliran material, peralatan dan alat angkat ) perencanaan jadwal perencanaan dokumentasi dan sistem informasi perencanaan tenaga kerja Perencanaan untuk kegiatan penerimaan digudang meliputi : Perencanaan fasilitas dan alat, jadwal penerimaan dari supplier dan produksi, sistem informasi yang sesuai dan perhitungan jumlah manhour yang dibutuhkan (manning table/ manpower planning)

PERENCANAAN UTILITAS Perencanaan utilitas harus mencakup: fasilitas (bangunan gudang) peralatan dan alat angkat keamanan dan pemadam kebakaran Sudah jelas

PERENCANAAN FASILITAS Fasilitas dalam bentuk bangunan gudang: desain tempat (floor design) overhead clearances jarak antar kolom (column spacing) struktur pendukung rak (rack-supported structures) desain atap dan tembok desain truk dan rel dock jasa pendukung keamanan dan pemadam kebakaran Desain bangunan harus aman dari gangguan hama dan serangga, cukup untuk manuver forklift. Tinggi (overhead clearance) harus memadai tergantung pada barang yang disimpan, jarak antar kolom untuk mencegah tertabrak forklift. Struktur rak harus dihitung kekuatannya sesuai dengan beban barang, desain atap dan tembok untuk menahan kelembaban dan sirkulasi udara yang baik. Desain truk dan rel dock supaya tidak terjadi kerusakan barang waktu unloading. Aman dari pencurian dan penempatan apar yang baik sehingga bila ada kebakaran dapat segera ditangani

PERENCANAAN FASILITAS Langkah-langkah desain layout fasilitas : identifikasi dan daftar peralatan penanganan material yang ada pengukuran (lebar, tinggi, dan berat) dan katalog dari semua yang dapat dipindah dan yang tidak dapat dipindah atau klasifikasi lainnya, misalnya kemasan, toksik atau dapat dimakan/tidak klasifikasi pada setiap fungsi gudang, karakteristik penanganan SKU (pengukuran panjang, lebar dan tinggi) sebagai suatu item tunggal proyeksi level persediaan SKU (rata-rata dan puncak) dan pada setiap fungsi gudang, level volume SKU (rata-rata dan puncak) peninjauan alternatif konsep penanganan material (manual, mekanisasi, atau otomasi) untuk setiap fungsi gudang Sudah jelas di slide

PERENCANAAN FASILITAS Prinsip-prinsip perencanaan layout fasilitas : penyediaan gang dan perlintasan yang memadai dalam area-area kunci dari fungsi gudang pertimbangkan aliran produk dan volume yang melalui area penyimpanan, area pengambilan dan area fungsional lainnya penyediaan akumulasi SKU (Stock Keeping Units) yang memadai pada tiap stasiun kerja penyediaan tinggi langit-langit yang memadai untuk peralatan gudang penyediaan lokasi untuk semua aktivitas pendukung dan administratif Sudah jelas di slide

PERENCANAAN FASILITAS Prinsip-prinsip perencanaan layout fasilitas : penempatan fasilitas bangunan pada keseluruhan area pabrik untuk utilisasi yang lebih optimum dan ekspansi dimasa depan penempatan fungsi kunci dari gudang untuk ekspansi di masa depan desain jarak kolom pada bangunan dan ukuran ‘bay’ untuk memfasilitasi penggunaan ‘space’, aliran produk, dan produktivitas karyawan penggunaan alat transportasi gravitasi dikombinasikan dengan peralatan mekanik dan otomatis Layout fasilitas gudang harus direncanakan tidak hanya berdasarkan kebutuhan kapasitas yang ada, tetapi juga mempertimbangkan kebutuhan masa depan. Luas yang disediakan adalah yang optimum dan tidak berlebihan. Optimalisasi penggunaan gravitasi bumi harus dilakukan untuk menghasilkan operasional gudang yang efisien

LAYOUT GUDANG Persyaratan Perencanaan ‘Space’ Layout Gudang harus berdasarkan kebutuhan ‘space’ untuk dan interrelasi antar proses-proses gudang Persyaratan ‘space’ untuk setiap proses harus dikomputasi dan direkap untuk mengestimasi kebutuhan keseluruhan ruangan ‘Space’ untuk ‘staging’ penerimaan dan pengiriman sebagai fungsi dari jumlah pintu dok penerimaan dan pengiriman dan waktu total untuk setiap dok Sudah jelas di slide

LAYOUT GUDANG Persyaratan Perencanaan ‘Space’ Kebutuhan ‘floorspace’ untuk penyimpanan palet dan ‘retrieve’,’case picking’, dan ‘broken case picking’ harus dikomputasi sebagai batian dari analisa ekonomis penyimpanan Kebutuhan penyimpanan pada masa puncak (peak) juga harus diakomodasi Sudah jelas di slide

LAYOUT GUDANG Persyaratan Perencanaan ‘Space’ Bila masa puncak singkat dan perbandingan dari masa puncak dengan kondisi rata-rata tinggi, maka ‘space’ gudang sementara (diluar gudang) harus dipertimbangkan untuk mengakomodasi kebutuhan penyimpanan puncak Bila masa puncak adalah pada satu periode tertentu dan perbandingan antara masa puncak dengan kondisi rata-rata rendah, maka ukuran gudang harus sesuai dengan kebutuhan puncak atau mendekati puncak Penjelasannya ada di grafik slide 13 dan 14

WAREHOUSE SPACE REQUIREMENTS Storage capacity requirements over time with high peak to average ratio Peak Storage Requirements Size near the average when the ratio of peak to average requirements is more than 1,5 and the duration of peak is less than half a year DC Storage Requirements Average Storage Requirements Minimum Storage Requirements Jan Feb Mar Apl May Jun Jul Aug Sept Oct Nov Dec

WAREHOUSE SPACE REQUIREMENTS Storage capacity requirements over time with low peak to average ratio Peak Storage Requirements Size near the average when the ratio of peak to average requirements is more than 1,2 and the duration of peak is more than half a year DC Storage Requirements Average Storage Requirements Minimum Storage Requirements Jan Feb Mar Apl May Jun Jul Aug Sept Oct Nov Dec

PERENCANAAN JADWAL Metoda untuk perencanaan jadwal harus mempertimbangkan : metoda ‘unloading’ metoda pemeriksaan kuantitas dan kualitas metoda identifikasi produk Sudah jelas di slide

KEBUTUHAN SPACE GUDANG No Proses Kebutuhan Area Catatan 1. Staging Penerimaan 30000 Assuming 80% utilization 2. Pallet Storage 120000 At peak inventory 3. Case Picking 25000 4. Broken case picking 15000 5. Packing and unitizing 6. Customizing 20000 Assumes 10% growth in VAS 7. Accumulation and sortation 8. Shipping staging 9. Cross-docking 10. Warehouse offices 11. Restrooms 5000 Subtotal 32000 Interactivity aisle allowance 64000 @20% of subtotal Total 384000 Tabel ini adalah untuk contoh perencanaan luas ruangan gudang yang diperlukan

PERENCANAAN DOKUMENTASI DAN SISTEM INFORMASI Dokumentasi bisa dalam bentuk ‘hard documents’ (kertas) or ‘electronic documents’ (soft copy) Dokumentasi sistem harus ‘users friendly’ Pertimbangkan untuk memvisualisasikan informasi Pertimbangkan untuk menggunakan sistem pergudangan yang ‘paperless’ Sudah jelas di slide

PERENCANAAN DOKUMENTASI DAN SISTEM INFORMASI Informasi yang harus didokumentasikan : Jadwal penerimaan material Pergerakan material (in-out/ stock card) Hasil inspeksi Sertifikat produk MSDS (material safety data sheet) Tanggal kedaluwarsa material Data pemasok Data produk rusak Log kegiatan gudang Sudah jelas di slide

PERENCANAAN DOKUMENTASI DAN SISTEM INFORMASI Tiga prioritas dalam sistem manajemen pergudangan : komunikasi ‘paperless’ ‘live inventory’ productivity tracking Lihat dislide 20 - 22

PERENCANAAN DOKUMENTASI DAN SISTEM INFORMASI Kategori-kategori teknologi informasi pergudangan: Identifikasi otomatis Barkode dan scanner (untuk produk, kontainer, lokasi, operator, alat dan identifikasi dokumen) Tag frekuensi radio dan antena Kartu cerdas dan strip magnet Vision systems Komunikasi otomatis Komunikasi data frekuensi radio Synthesized voice Display virtual Sistem pick-to-light Gambar harus discan halaman 206-218 buku world class warehousing and material handling

PERENCANAAN TENAGA KERJA 10 kegiatan dasar yang membutuhkan tenaga kerja : penerimaan inspeksi pengendalian persediaan penyimpanan/storage ‘replenishment’ pengambilan order pemeriksaan gudang pengemasan dan penandaan staging dan konsolidasi pengiriman

PERENCANAAN TENAGA KERJA Langkah-langkah perencanaan tenaga kerja: Tentukan kegiatan rutin Tetapkan standar tenaga kerja Dokumentasikan kegiatan yang tidak produktif Komputasikan perencanaan individu Ukur produktivitas gudang (kasus per man-hour, line per man-hour, bobot yang terkirim, line per hari, order per hari, jumlah dollar per hari, unit loads per jam, waktu actual versus standar waktu)

METODA PENERIMAAN World Class Receiving Kegiatan penerimaan merupakan setup untuk semua kegiatan pergudangan : Pengiriman langsung Cross Docking Jadwal penerimaan Pra - penerimaan Penyiapan tanda terima Ada dislide 24-27

METODA PENERIMAAN Proses : 11 langkah sekuensial Konfirmasi pengiriman dan truk ke gudang Verifikasi ‘shipping notice’ Truck tiba dan diarahkan kepada pintu penerimaan yang spesifik Kendaraan dipastikan aman di dock Seal di inspeksi dan dibuka dengan disaksikan oleh wakil pengirim Load diinspeksi dan diterima atau ditolak Pembongkaran barang ‘Floor loaded’ atau pembongkaran barang lepasan Semua material yang dibongkar ditumpuk untuk dihitung dan inspeksi akhir Pembuangan untuk material yang rusak selama perjalanan dilakukan secara baik Material disimpan di area yang sudah ditentukan Sudah jelas di slide

PROSES INSPEKSI Proses inspeksi dilakukan untuk menetapkan apakah material dapat diterima atau ditolak dengan membandingkan produk dengan standar: inspeksi kuantitas inspeksi kualitas Inspeksi attribute : good -NG, Pass-Reject Inspeksi variable : hasil pengukuran, misalnya kadar air, dimensi Slide 29 – 31 menjelaskan mengenai kegiatan inspeksi dan sampling waktu penerimaan

PROSES INSPEKSI Sampling Sampling baik untuk dilakukan bila : Non-destructive test Biaya inspeksi 100% lebih tinggi dari biaya menerima unit yang rusak Hasil test sampling tidak berbeda secara signifikan Butuh waktu inspeksi yang singkat dan sumberdaya terbatas Resiko rendah bila menerima lot yang defect atau lot menolak lot yang baik Slide 29 – 31 menjelaskan mengenai kegiatan inspeksi dan sampling waktu penerimaan

PROSES INSPEKSI AQL Acceptable Quality Level: Jumlah unit defect dalam 100 unit produk Berdasarkan kesepakatan supplier-customer Menjadi batas mutu yang jelas dan jaminan mutu oleh supplier Biasanya menggunakan MIL-STD-105D Slide 29 – 31 menjelaskan mengenai kegiatan inspeksi dan sampling waktu penerimaan

MATERIAL HANDLING Tujuan Mengurangi biaya penanganan material Menjamin K3 Mengurangi defect selama proses penanganan Meningkatkan kondisi kerja Meningkatkan pelayanan kepada users Meningkatkan efektifitas penggunaan alat dan ruangan Sudah jelas di slide

MATERIAL HANDLING Faktor yang harus diperhatikan Material/Finished Goods Jenis material/ finished goods yang ditangani Jumlah Unit material/ finished goods yang ditangani Packaging material yang digunakan Pergerakan material Asal dan tujuan pergerakan Frekuensi pergerakan Rute pergerakan Jenis pergerakan Jarak pergerakan Metoda Penyimpanan Peralatan Penanganan Material Sudah jelas di slide

MATERIAL HANDLING Prinsip Kurangi jarak dan frekuensi pergerakan Tingkatkan jumlah unit material/ finished good yang akan ditangani Standarisasi rute dan bentuk packaging Penggunaan dan optimalisasi gaya gravitasi dan ruangan Hindari penanganan ulang dan arus balik Pertimbangkan ukuran ekonomis, safety dan maintenance Sudah jelas di slide

DESIGN DAN ANALISA U Shape Pallet Storage & Retrieval System Case Picking System Broken Case Picking System Putaway Material Handling Sortation & Accumulation Unitizing & Shipping Contoh layout untuk flow penerimaan barang, ikuti saja anak panahnya Cross Docking Receiving

DESIGN DAN ANALISA Straight-thru Receive Ship Store Select Contoh layout untuk flow penerimaan barang, ikuti saja anak panahnya

DESIGN DAN ANALISA Modular Overall Flow Pallet Flow-Through Truck to Truck Cluster Concept Transportation Hub Centers Conventional Order Select by Store Cross Dock Continuous Replenishment Flow-Through Low Volume Slow Turn Product Regular Turn Product Contoh layout untuk flow penerimaan barang, ikuti saja anak panahnya Item Sequencing Module Batch Pick Put to Store Order Batch Pick Order Select by Store

MATERIAL HANDLING Analysis WHY to determine what should and what have been done   WHAT material to be handle? why ? WHERE material movements? why? WHEN HOW handling methods? WHO handle the materials? Sudah jelas di slide, pakai pedoman di slide 39

MATERIAL HANDLING Equation WHY ? What? Where? When? How? Who? Which? Material Movements Methods Material Handling Selected Sudah jelas

MATERIAL HANDLING Alat Fixed Path Equipment : peralatan penanganan material yang tetap untuk proses tertentu dan spesifik Conveyor Crane Lift Varied Path Equipments : peralatan untuk penanganan material yang flexible dan dapat digunakan untuk tujuan yang beragam Truck Forklift Handlift Sudah jelas

MATERIAL HANDLING Alat Kriteria untuk memilih peralatan : Harga Biaya operasional Biaya maintenance Kemampuan alat Safety untuk material dan orang Sudah jelas

MATERIAL HANDLING Cost Biaya penanganan material terdiri dari : Biaya investasi Biaya Operational Biaya Maintenance Biaya Direct labor Biaya Defect Biaya Loss Material Sudah jelas

MATERIAL HANDLING COST   Labor Cost Space Cost MHS Cost WMS Cost Total Cost Cost Per Transaction Receiving Rp. Rp per receipt Putaway Rp per line Storage Rp per SKU Picking Consolidation Rp per load Delivery Marketing Rp per piece Returns Total % of Total % Warehouse Activity Based Costing Cost/Sales Cost/ Line Cost/Piece Cost/CF Cost/Pound Cost/SKU Form ini untuk latihan penghitungan cost penangananmaterial