P E N G E N D A L I A N (controling)

Menurut Earl P.Strong Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan dlm rencana.

Menurut Harold Koontz pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan pekerjaan bawahan, agar rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan perusahaan dapat terselenggarakan.

Menurut G.R. Teery Pengendalian adalah sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu, standard apa yang sedang dilakukan, menilai pelaksanaan dan apabila perlu melakukan perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yang selaras dengan standar

Berdasarkan uraian di atas, maka dapat disimpulkan : Pengendalian adalah Proses untuk menerapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilai dan mengoreksi dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana.

Tujuan pengendalian adalah : Supaya proses pelaksanaan dilakukan sesuai dengan ketentuan rencana. Melakukan tindakan perbaikan, jikaada penyimpangan. Supaya tujuan yang dihasilkan sesuai rencana.

Asas Pengendalian Menurut : Harold koontz dan Cyril O’Donnel Asas tercapainya tujuan Asas efisiensi pengendalian Asas tanggung jawab pengendalian Asas pengendalian terhadap masa depan Asas pengendalian langsung Asas refleksi rencana

Lanjutan: Asas penyesuaian dengan organisasi Asas pengendalian individual Asas standar Asas pengendalian terhadap strategis Asas pengecualian Asas pengendalian fleksibel Asas peninjauan atas tindakan.

Jenis Pengendalian : Pengendalian Karyawan Keuangan Produksi Waktu Teknis Kebijaksanaan Penjualan Inventaris Pengendalian Pemeliharaan.

Proses Pengendalian Menetapkan alat pengukur (standar) Mengadakan penilaian (evaluasi) Mengadakan tindakan perbaikan (koreksi

Cara-cara Pengendalian

1.Pengendalian langsung Adalah pengendalian yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer. Kebaikannya : Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin, shg perbaikannya dilakukan dengan cepet. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan, shg hubungannya dekat. Ada kepuasan bagi bawahan, karena diperhatikan oleh atasan. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin dapat berguna bagi atasan.

Kelemahannya : Waktu seorang manajer banyak tersita. Mengurangi inisiatif bawahan, karena mereka merasa diawasi. Ongkos semakin besar karena adanya perjalanan dan lain-lain.

2. Pengendalian tidak langsung Atau pengawasan jarak jauh, artinya dengan melalui laporan yang diberikan oleh bawahan, baik berupa lisan maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil yang telah dicapai. Kebaikkan : - waktu manajer utk mengerjakan tugas lainnya semakin banyak. - Biaya pengawasan relatif kecil - Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang. Keburukkannya : - Laporan kadang kurang objektif - Jika ada kesalahan terlambat mengetahuinya. - Kurang menciptakan hubungan antar bawahan dan atasan.

3. Pengendalian khusus Pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang telah ditentukan.

Sifat dan Waktu Pengendalian Preventive control adalah pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dalam pelaksanaan. Repressive control adalah pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaan. Pengendalian saat proses dilaksanakan, jika terjadi kesalahan segara diperbaiki. Pengendalian berkala, misalnya perbulan atau persemester. Pengendalian mendadak (sidak), untuk mengetahui apakah peraturan dilakukan dengan baik atau tidak. Pengamatan melekat (waskat), pengendalian yang dilakukan secara integratif dari sebelum, pada saat dan sesudah kegiatan.

Macam Pengendalian 1. Internal control (pengendalian intern) – oleh atasan kepada bawahan - 2. External control (pengendalian ekstern) – oleh pihak luar - 3.Formal control (pengendalian resmi) – oleh instansi/pejabat resmi - 4. Informal control (penilian konsumen) – oleh masyarakat/konsumen -

ALAT-ALAT PENGENDALIAN

1. Budget Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengendalian budget dapat diketahui, apakah hasil yang diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran sesuai dengan yang diinginkan. Biasanya telah ditetapkan jumlah penerimaan, pengeluaran atau hasil yang akan diperoleh dimasa mendatang. Pada dasarnya tipe budget dibedakan atas 2 golongan, yaitu : constant budget dan variabel budget. Tipe budget itu adalah : Sales budget, production budget, cost production budget, step budget,purchasing budget, labor budget/personnal budget, cash and financial budget dan master budget.

2. Non-Budget Alat pengendalian nonbudget yaitu sbb : Personal observation, yaitu pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinana perusahaan. Report laporan yang dibuat oleh para manajer bawahan. Financial statement laporan keuangan yang biasanya terdiri dari balance sheet dan income statement. Statistic pengumpulan data, informasai dan kejadian yang telah berlalu. Break even point suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapat laba dan rugi. Internal audit pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkur masalah keuangan, apakah sesuai dengan prosedur dan praktek yang telah ditetapkan.

Karakteistik Pengendalian yang Efektif 1. Akurat (accurate) Informasi dari prestasi yang akan diukur haruslah akurat. Ketidak akuratan data akan menyebabkan kesalahan dalam menarik kesimpulan, bahkan dapat menimbulkan kesalahan yang tidak perlu. 2. Secara Ekonomi Realistik (economically reslistic) Pengeluaran biaya untuk implementasi pengenalan harus ditekan seminimum mungkin, sehingga terhindar dari pemborosan yang tak berguna.

3. Tepat Waktu (timely) Sistem pengendalian akan efektif jika dilakukan dengan cepat disaat penyimpangan diketahui. Jika terjadi kelambatan kerugian akan datang. 4. Realistik Secara Organisasi (Organizationally realistic) Sistem pengendalian akan harus dapat digabungkan dengan realitas organisasi. Misalkan, individu harus dapat melihat hubunganya antara tingkat prestasi yang harus dicapaianya. 5. Dipusatkan Pada Pengendalian Strategik (focused on strategic control points) Pengendalian hendaknya diarahkan pada titik–titik kunci (yang memiliki nilai strategis) sehingga penyimpangan dibidang ini cepat diketahui dan dihindari timbulnya kegagalan pencapaian tujuan.

6. Terkoordinasi Dengan Arus Kerja Organisasi (coordinated with the organization’s work flow) Memperhatikan bahwa satu kegiatan akan selalu terkait dengan kegiatan lain, (misal, kegiatan produksi akan berkait dengan kegiatan penjualan). 7. Objektif dan Komprehensif (objective and comprehensible) Informasi dalam suatu system pengendalian harus mudah dipahami dan dianggap objektif oleh individu yang menggunakanya.

8. Fleksibel (flexible) Mengingat situasi dan kondisi terus berubah dengan cepat maka system pengendalian harus memiliki tingkat keluwesan yang tinggi, sehingga standar-standar pengendalian tetap dapat dipergunakan meskipun situasi dan kondisi berubah. 9. Diterima Para Anggota Organisasi (accepted by organization members) Idealnya setiap system pengendalian dapat diterima dan dimengerti oleh semua anggota organisasi, sehingga mereka masing-masing akan merasa ikut bertanggung jawab terhadap usaha pencapaian tujuan organisasi

Masalah dalam Penetapan Sistem Pengendalian yang Efektif. Factor-faktor yang dengan mudah diukur terlalu banyak dititikberatkan, sementara hal-hal yang sulit diukur toidak diberi perhatian yang cukup. Factor-faktor jangka pendek mungkin terlalu berlebihan ditekankan dengan mengorbankan factor-faktir jangka panjang. System pengendalian mungkin tidak disesuaikan untuk mencerminkan pergeseran dalam arti penting berbagai aktifitas dan tujuan di kemudian hari.

Selamat belajar…. bay..bay...