Pengenalan Rekayasa Proses Bisnis BS911 Rekayasa Proses Bisnis By Yenni M. Djajalaksana 20 Agustus 2014

Proses biasanya terstruktur dan terukur. Business Process Review Definisi Proses bisnis adalah kelompok tugas-tugas yang secara logis dijalankan untuk mencapai sebuah tujuan bisnis. Proses biasanya terstruktur dan terukur.

Karakteristik Penting dari Proses Mereka memiliki pelanggan (baik itu internal maupun eksternal) Mereka dapat melampaui batasan organisasi, contohnya dapat terjadi antar berbagai unit organisasi. Salah satu teknik yang pernah dipelajari adalah metode Value Chain.

Ciri-Ciri Lainnya dari Proses Memiliki permulaan dan akhir Memiliki antar muka yang jelas Memiliki kejelasan adanya unit organisasi yang terlibat, khususnya menyangkut pelanggan. Proses yang berdampak tinggi harus memiliki Process Owners.

Tiga Dimensi Proses Entitas: proses terjadi antara entitas di dalam organisasi atau antar organisasi, antar fungsi, atau antar personel. Objek: Proses adalah hasil dari manipulasi obyek. Obyek ini dapat berupa obyek fisik maupun informasional. Activities: Proses dapat melibatkan dua tipe aktivitas yaitu manajerial dan operasional.

Proses Bisnis Input Proses Output

Contoh Proses Bisnis di Perusahaan Pemrosesan pemesanan Pembuatan bon tagihan Pembelian bahan baku Pengiriman Penerimaan barang Audit Perencanaan Bisnis Perencanaan anggaran Pemrosesan Claim Pengelolaan hutang Pengelolaan piutang Penilaian kinerja Pengembangan proposal Sertifikasi vendor Dlsb.

Business Process Redesign Definisi dari Davenport and Short, 1990 “ the analysis and design of workflows and processes within and between organizations” Atau Analisis dan design dari aliran kerja dan proses di dalam dan antara organisasi.

Business Process Redesign Definisi dari Teng et al., 1994 “the critical analysis and radical redesign of existing business processes to achieve breakthrough improvements in performance measures” Atau Analisis kritis dan desain ulang radikal dari proses bisnis untuk mencapai peningkatan yang luar biasa dalam pengukuran kinerja.

Organizational Change Perubahan organisasi adalah sesuatu yang disengaja, bukan karena mendadak berubah, dan dapat diinisiasi oleh adanya kejadian eksternal dari organisasi. Business Process Redesign selalu melibatkan perubahan yang terencana untuk membuat proses bisnis menjadi lebih baik.

Sejarah BPR Konsep sudah ada sejak abad ke 19. Tujuan rekayasa bisnis adalah untuk membuat semua proses menjadi “best in class”. Frederick Taylor, tahun 1880s, menyarankan agar manajer melakukan rekayasa ulang terhadap proses bisnisnya untuk mencari yang optimum.

Tahun 1900-an F. Taylor, karena masih jaman dahulu, bukan menggunakan teknologi tapi dengan cara spesialisasi dari setiap pekerja yang melaksanakan. F. Taylor mempublikasikan “The Principles of Scientific Management” di tahun 1900-an.

Total Quality Management Munculnya TQM – Total Quality Management di Jepang, oleh W. Deming dan J. Juran adalah perkembangan dari konsep F. Taylor. Dengan prinsip TQM Jepang menjadi ekonomi superpower.

Tahun 1990-an Hammer & Champy Reengineering the Corporation Inilah orang yang melahirkan istilah Business process reengineering. “Serving the customer is not a mechanical act, but one that provides an opportunity for fulfillment and meaning”. BPR itu bukan teori, tapi adalah teknik. Sayangnya Hammer & Champy tidak memberikan langkah yang jelas.

BPR menurut Hammer & Champy “Fundamental rethinking and radical redesign of business processes to bring about dramatic improvements in performance.” “…………..to achieve dramatic improvements in critical, contemporary measures of performance, such as cost, quality, service , and speed”

Fundamental Radical Dramatic Processes KEY CONCEPTS of BPR! Fundamental Radical Dramatic Processes

Beberapa Prinsip Penting untuk BPR! BPR itu BUKAN hanya: Downsizing (pengerutan ukuran perusahaan) Restructuring (restrukturisasi) Reorganization (reorganisasi) Automation (otomatisasi) New Technology (teknologi baru)

Beberapa Prinsip Penting untuk BPR! Adalah pemeriksaan dan perubahan terhadap 5 komponen bisnis yaitu: Strategi Proses Teknologi Organisasi Kebudayaan

BPR vs. Continuous Improvement Continuous Improvement adalah lawan dari BPR, karena continuous improvement menekankan peningkatan yang sedikit-sedikit tapi terus menerus atas proses yang ada di perusahaan.

Sayangnya BPR tidak mudah dipahami dan sering jadi salah penerapannya

Definisi dari Carr (1995) BPR adalah teknik yang berkonsentrasi pada proses perubahan radikal di organisasi untuk memfasilitasi peningkatan kinerja secara dramatis pada proses kritis untuk meningkatkan keunggulan bersaing. Intinya: “Starting all over again”!!!

Jadi…REENGINEERING adalah… Membuang sistem yang lama, dan mengulang kembali dari awal. Ini berarti kembali dari awal dan menciptakan cara yang lebih baik untuk mengerjakan proses kita.

Fundamental Why do we do what we do? Why do we do it the way we do? Untuk mencari apakah pertanyaan mendasar dari apa yang dilakukan. Tidak boleh ada asumsi atas proses yang lama.

Radical Dari kata “radix” artinya akar! Perubahan tersebut harus pada akarnya, bukan melakukan perubahan yang pada ujungnya/ sesuatu yang asal dibetulkan tapi akar masalah tidak terpecahkan. Artinya juga mengabaikan semua struktur dan prosedur yang sekarang ada, betul-betul baru!

Radical = > Business Reinvention!!! Bukan hanya business improvement, business enhancement, atau business modification.

DRAMATIC Perubahan yang dibuat tidak boleh marginal (kecil-kecil) ataupun incremental (sedikit-sedikit). Maunya QUANTUM LEAPS dari kinerja yang ada.

PROCESSES Koleksi aktivitas yang dapat mengubah input dan memproduksi output yang berharga/bernilai bagi konsumen. How do you develop a new product? What can we do what we do faster? How can we do what we do better? How can we do what we do at a lower cost? Why do we do what we do at all?

Reengineering is new, and it has to be done. Peter F. Drucker

Contoh Keuntungan BPR 70 percent decreases in cycle time 40 percent decreases in costs 40 percent increases in customer satisfaction, quality, and revenue 25 percent growth in market share