PENGELOLAAN PESANAN ARSIP SIMPUL Arsip Nasional Republik Indonesia "Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa" PENGELOLAAN PESANAN ARSIP SIMPUL ABDUL RACHMAN ARSIPARIS MUDA PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SIK BOGOR, 27 MARET 2014

DASAR HUKUM PENYELENGGARAAN SIKN DAN JIKN Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik

DASAR HUKUM PENYELENGGARAAN Peraturan Perundang-undangan DASAR HUKUM PENYELENGGARAAN SIKN DAN JIKN Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Peraturan Kepala ANRI Nomor 22 Tahun 2011 tentang Penyelenggaraan SIKN dan JIKN Peraturan Kepala ANRI tentang 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Arsip Statis dalam Penyelenggaraan SIKN Surat Edaran Kepala ANRI No. IK.00.03/1839A/2012 tanggal 28 Desember 2012 tentang Penyelenggaraan SIKN dan JIKN

PENGERTIAN JIKN adalah sistem jaringan informasi & sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. JIKN merupakan website yang memungkinkan masyarakat mengakses berbagai informasi kearsipan dengan sangat mudah.

KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL Pembinaan terhadap pencipta arsip pusat & daerah, lembaga kearsipan provinsi, kabupaten/kota, & perguruan tinggi; Pengelolaan arsip dinamis & arsip statis; Pembangunan SKN, SIKN & pembentukan JIKN; Organisasi, terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip & lembaga kearsipan; Pengembangan SDM kearsipan; Prasarana & sarana kearsipan; Pelindungan & penyelamatan arsip; Sosialisasi kearsipan; Kerjasama & Pendanaan. (UU No 43 Th. 2009 Psl. 7)

PEMBENTUKAN JIKN 1. JIKN berfungsi untuk meningkatkan: UU No. 43 Th 2009 Psl. 14 & PP No. 28 Th. 2012 Psl. 115-117 PEMBENTUKAN JIKN 1. JIKN berfungsi untuk meningkatkan: a. akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, c. peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan. 2. Penyelenggara JIKN adalah: a. ANRI sebagai Pusat Jaringan Nasional b. - lembaga kearsipan provinsi, - lembaga kearsipan kabupaten/kota, - lembaga kearsipan perguruan tinggi, - unit kearsipan pada lembaga negara, - lembaga kearsipan perguruan tinggi swasta. sebagai Simpul Jaringan 3. JIKN merupakan sistem jaringan informasi & sarana pelayanan untuk arsip dinamis & arsip statis.

Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Nasiona (SIKN) dan Pembentukan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) Telah dirintis sejak tahun 2004 yang diatur dalam Keputusan Presiden No. 105 Th. 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis

Kewajiban Badan Publik UU No. 14 Th 2008 Psl. 7 ayat (1) s.d. (3) dan (6) serta Psl. 8 Kewajiban Badan Publik Wajib menyediakan, memberikan dan /atau menerbitkan informasi publik yang berada di bawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik, selain informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan Wajib menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak menyesatkan Untuk melaksanakan kewajiban tersebut, badan publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola informasi publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah. Dalam rangka memenuhi kewajiban tersebut badan publik dapat memanfaatkan sarana dan/atau media elektronik dan nonelektronik Kewajiban badan publik yang berkaitan dengan kearsipan dan pendokumentasian informasi publik dilaksanakan berdasarkan peraturan perUUan

MANFAAT JIKN BAGI SIMPUL JARINGAN 1. menyediakan informasi kearsipan bagi masyarakat luas, sesuai dengan amanat UU No. 14 Th. 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik 2. masyarakat dapat mengakses berbagai informasi kearsipan (dinamis dan statis) secara lengkap, tepat, mudah, dan murah di mana pun berada 3. tempat untuk mengadakan pameran secara virtual (yang berasal dari arsip yang tersedia) 4. membuat tema naskah sumber (dari berbagai arsip yang tersedia)

TREND LAYANAN KEARSIPAN Deskripsi arsip lebih rinci dan lengkap serta dilakukan hingga tingkat ITEM ARSIP Pengguna akan lebih cepat dan tepat dalam mencari dan memilih arsip sesuai kebutuhannya. Deskripsi hanya pada tingkat suatu agregasi, misalnya seri/berkas arsip dan dengan elemen data terbatas. Deskripsi sampai pada tingkat individual, yakni item arsip dan dengan Elemen data lebih lengkap/banyak.

Relasi/konteks cenderung hanya Relasi/konteks jamak dan TREND LAYANAN KEARSIPAN 2) “Penggabungan” pangkalan data di antara lembaga kearsipan Pengguna akan lebih dapat menemukan relasi suatu arsip dengan arsip lainnya secara lebih luas dan ini berarti konteks arsip dapat “terbaca” secara lebih tepat dan lengkap/luas yang pada akhirnya menjadikan arsip menjadi lebih kaya “isi”nya. Relasi/konteks cenderung hanya tunggal-vertikal, terbatas pada lembaga pencipta, pengelola, dan kurun waktu tertentu. Relasi/konteks jamak dan lebih luas lingkupnya.

TREND LAYANAN KEARSIPAN 3) Layanan dilakukan secara ELEKTRONIK-ONLINE Pengguna akan lebih mudah, tepat, cepat, dan murah dalam menggunakan arsip. Pengguna Lembaga Kearsipan Statis (“Archives”) Pengguna Pengguna dapat mencari, membaca, memesan, membayar, dan menerima arsip secara online (Internet). Pengguna harus datang langsung ke layanan onsite serta mencari dan membaca arsip secara manual.

TREND LAYANAN KEARSIPAN NEGARA NAMA “JARINGAN” JUMLAH ANGGOTA ALAMAT SITUS Inggris A2A Access to Archives 418 www.a2a.org.uk Skotlandia SCAN Scottish Archives Network 50 www.scan.org.uk Kanada Archives Canada Canadian Archival Information Network 800 www.archivescanada.ca Swedia NAD National Archival Database 700 www.nad.ra.se Australia Archives of Australia Network www.archivenet.gov.au

PENGGUNAAN CLOUD COMPUTING DI BEBERAPA NEGARA TAHUN STRATEGI Amerika 2014–2019 Cloud computing and IT shared services: Mendorong lembaga-lembaga untuk pindah pada aplikasi-aplikasi dan penyimpanan data yang berbiaya-leboh rendah, penempatan (hosting) komersial. NARA harus mengembangkan strategi kearsipan cloud, sehingga arsip yang dibuat dan digunakan “dalam cloud’ dapat dikelola, dilestarikan, dan tersedia untuk publik dalam cloud. Kami juga harus menentukan jika perlu kelanjutan untuk sentralisasi, biaya-layanan penyimpanan sementara dan arsip elektronik pra-statis yang mirip dengan layanan arsip berbasis-kertas yang diberikan melalui Federal Records Centers.

PENGGUNAAN CLOUD COMPUTING DI BEBERAPA NEGARA TAHUN STRATEGI Inggris 2011–2015 Cloud storage for digital archives: Membuat standar-standar dan ketentuan-ketentuan pengelolaan dan pelestarian berbasis cloud untuk arsip digital yang dikelola pada tempat deposit dan lembaga kearsipan sektor publik lainnya  Pengiriman pedoman untuk digunakan di lingkungan sektor lembaga kearsipan dan pengembang komersial tanggal 30 September 2013 Meneliti kendaraan pengadaan pemerintah saat ini untuk mengidentifikasi kontrak kerangka kerja yang menyediakan layanan penyimpanan cloud  Kerangka diuncurkan pada tanggal 31 Maret 2014; promosi pengesahan kontrak kerangka kerja kepada lembaga kearsipan sektor publik tanggal 31 Desemver 2013.

PENGGUNAAN CLOUD COMPUTING DI BEBERAPA NEGARA TAHUN STRATEGI Indonesia 2013–2019 Cloud storage untuk penyimpanan arsip digital: Dalam rangka penyelenggaraan SIKN dan JIKN  Mulai tahun 2013 Penyusunan Pedoman Penyimpanan Arsip Digital pada Cloud Storage  Tahun 2014

Pengguna SIKN – JIKN Lembaga Tinggi Negara Kementerian & Lembaga Negara Non Kementerian Pemerintah Provinsi/Kota/Kabupaten Perguruan Tinggi Negeri BUMN/BUMD Pengguna SIKN-JIKN adalah seluruh institusi pemerintah maupun dalam naungan pemerintah pusat/daerah

PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43/2009 ttg Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia "Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa" STRUKTUR JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL ANRI Pusat Jaringan Nasional LK PROV Pusat Jaringan Provinsi LK KAB/KOTA LK PTN UK UK UK UK UK UK Lembaga Negara BUMN SKPD Provinsi BUMD Provinsi SKPD Kab/Kota BUMD Kab/Kota LK = Lembaga Kearsipan, UK = Unit Kearsipan

MANFAAT SIKN DAN JIKN BAGI SIMPUL JARINGAN Arsip Nasional Republik Indonesia "Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa" MANFAAT SIKN DAN JIKN BAGI SIMPUL JARINGAN Kemudahan bagi setiap instansi melalui e-records dan e-archives dalam memberikan layanan informasi kearsipan kepada masyarakat melalui website JIKN sebagai pelaksanaan UU No. 14/2008 tentang keterbukaan Informasi Publik; Kemudahan setiap instansi dalam menghimpun data dan informasi kearsipan melalui e-records dan e-archives menjadi informasi kearsipan nasional untuk mendukung penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan, dan sebagai memori kolektif bangsa;

MANFAAT SIKN DAN JIKN BAGI SIMPUL JARINGAN Kemudahan bagi instansi dalam mengidentifikasi dan memperoleh arsip yang diperlukan untuk mendukung pelaksanaan fungsi dan tugas secara cepat, tepat, mudah, dan murah; Fasilitas penyimpanan arsip online pada SIKN dapat dimanfaatkan untuk mem-back up semua jenis data elektronik lain (selain data kearsipan) milik instansi, karena telah dilengkapi dengan fasilitas Disaster Recovery Center (DRC) dan data in-transit serta at-rest encryption dalam rangka menjaga keamanan data dari akses oleh pihak yang tidak berkepentingan.

Tampilan Beranda Website SIKN (www.jikn.go.id) APLIKASI WEBSITE JIKN

WEBSITE JIKN (www.jikn.go.id) 11/27/2013 FUNGSIONALITAS JIKN WEBSITE JIKN (www.jikn.go.id) Pencarian informasi kearsipan yang tersebar nasional secara on-line Pencarian informasi kearsipan di lingkungan pencipta arsip/lembaga kearsipan secara on-site Pencarian informasi kearsipan tematik Pameran Virtual yang di-upload oleh simpul jaringanQ Pemesanan arsip secara online (pesan kopi digital dan pesan kunjungan on-site) Pencarian informasi kearsipan sesuai dengan kategori/ klasifikasi akses menurut KIP Galeri arsip

Hanya internal instansi KATEGORI AKSES Entri Data Validasi Data Edit Data Terbuka penuh Tertutup penuh Terbuka dengan pengecualian Hanya metadata Karena tertutup Metadata Kopi Digital Ekstrak Non Publis Data Edit Data Status Akses Hanya internal instansi Dapat diakses oleh masyarakat Karena blm ditetapkan dan kopi digital ekstrak kopi digital Data Arsip

KELOMPOK PENGGUNA JIKN 11/27/2013 KELOMPOK PENGGUNA JIKN Administrator Pusat Jaringan Administrator Simpul jaringan Pengguna terdaftar JIKN, Pengguna umum JIKN.

SISTEM PE-NGELOLAAN ARSIP DINAMIS/STATIS 11/27/2013 SIKN DAN JIKN SISTEM PE-NGELOLAAN ARSIP DINAMIS/STATIS APLIKASI SIKN WEBSITE JIKN Modul Penghimpun Data Manual Pangkalan Data Simpul/Pusat SIKN-JIKN PENGGUNA Aplikasi SIKD/SIKS Ekspor Data Aplikasi Lain Pembuatan Daftar Arsip Penghimpunan & Sinkronisasi Data Pengelolaan Data Layanan Informasi

Syarat PEMESANAN Arsip SIMPUL di JIKN Wajib menjadi member JIKN

Alur Proses Pendaftaran menjadi member JIKN Calon member mendaftarkan diri ke website JIKN (www.jikn.go.id) Isi form dengan data yang diminta/dibutuhkan Seteleh mendaftar, email konfirmasi akun akan terkirim langsung ke email yang didaftarkan. (akun member JIKN) Dengan mengklik “link konfirmasi” pada email, maka akun pelanggan sudah dapat digunakan. Selanjutnya login sesuai akun terdaftar. Link ke pdf

Email Konfirmasi Data Calon Member www.jikn,go.id Klik Link Aktivasi Member JIKN Server JIKN

ALUR MENJADI MEMBER (ANGGOTA) JIKN (Klik) 11/27/2013 ALUR MENJADI MEMBER (ANGGOTA) JIKN (Klik) WEBSITE JIKN Email Link Aktivasi Buka Link Aktivasi Register Server JIKN MEMBER CALON MEMBER Server JIKN

Langkah-Langkah Pesan Arsip Simpul

PENGGUNA TERDAFTAR

1. Login sebagai member JIKN

2. Klik Menu Pencarian Arsip pada Tab Fitur

3. Pencarian Sederhana

ADMIN SIMPUL JARINGAN

3. Pencarian Lanjutan

Arsip Nasional Republik Indonesia "Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa" HELP DESK SIKN DAN JIKN Website: jikn.go.id Email: admin@jikn.go.id Telp. 021-7883 7767 HP: 0812-9512-3450

Semoga bermanfaat .... Terima kasih!