Selamat Datang BENGKEL PEMURNIAN DOKUMEN DAN PEMANTAPAN KEFAHAMAN SPK LATIHAN MS ISO 9001:2008 Anjuran: Bahagian Pembangunan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar 26 & 27 Julai 2011 DKV A, Fakulti Perubatan Veterinar

Objektif Bengkel 1. Memastikan dokumen kualiti yang telah dibangunkan jelas dan dapat dipraktikkan dengan efektif 2. Meningkatkan kefahaman kepada Timbalan Penyelaras Latihan PTJ dan pegawai bertanggungjawab tentang pelaksanaan latihan mengikut keperluan dokumentasi 3. Sebagai tindakan pembetulan bagi menutup ketidakpatuhan yang ditemui semasa audit dalaman

Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ Kriteria Pemilihan Fakulti: Gred 41 dan ke atas Institut/Pejabat/Bahagian/PTJ Lain: Gred 27 dan ke atas Nota: Timbalan Penyelaras dilantik oleh Pejabat Pendaftar berdasarkan maklumbalas PTJ

Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ SENARAI TUGAS 1. Bertanggungjawab membantu Penyelaras Latihan Staf UPM dalam mencapai objektif latihan UPM.   2. Melaksanakan analisis keperluan latihan serta menyediakan takwim latihan PTJ. 3. Merancang, melaksana dan memantau pelaksanaan aktiviti latihan PTJ mengikut prosedur latihan yang berkuatkuasa. 4. Menyelaras pelaksanaan penilaian program dan penilaian keberkesanan latihan di PTJ.

Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ 5. Memantau status latihan staf PTJ serta mengambil tindakan pembetulan/pencegahan yang bersesuaian bagi memastikan staf memenuhi keperluan 7 hari latihan setahun.   6. Menyedia dan membentang laporan aktiviti latihan yang dilaksanakan dalam mesyuarat di peringkat PTJ. 7. Menyedia dan membentang laporan aktiviti latihan yang dilaksanakan dalam mesyuarat di peringkat universiti. 8. Tugas-tugas lain berkaitan latihan yang diarahkan dari semasa ke semasa.

Staf Bertanggungjawab/PTPO Latihan Staf sokongan yang bertanggungjawab membantu TPLS dalam pelaksanaan aktiviti latihan di PTJ (urusan surat-menyurat, dokumentasi, fail, penilaian program, penilaian keberkesanan latihan, masuk data ke dalam sistem dsb) Nota: Staf dikenalpasti di peringkat PTJ, tanggungjawab dinyatakan dalam senarai tugas

Objektif Kualiti Objektif Kualiti UPM 2011 Memastikan staf mengikuti latihan Petunjuk Prestasi Peratusan staf yang menghadiri latihan 7 hari setahun Sasaran 90% Rujukan: Manual Kualiti, UPM/PGR/MK

Pencapaian Objektif Kualiti UPM 2011 (Sehingga 25 Julai 2011) 7 Hari & Lebih 24.63% - 1380/5602 staf Kurang 7 Hari 59.96% - 3359/5602 staf Tiada Latihan 15.41% - 863/5602 staf

Penemuan Audit Dalaman Ketidakpatuhan (NCR) 41 Bukti Objektif Cadangan Penambahbaikan (OFI) 28 Cadangan Nota: Semua NCR dan OFI perlu diambil tindakan secara bersepadu/menyeluruh

Atur Cara Bengkel Selasa (26 Julai 2011) 1. Taklimat Bengkel 2. Penerangan NCR dan OFI Latihan 3. Pemurnian Dokumen – Prosedur & Garis Panduan 4. Pemurnian Dokumen – Borang & Rekod Kualiti

Atur Cara Bengkel Rabu (27 Julai 2011) 1. Takwim Latihan 2. Penilaian Program 3. Penilaian Keberkesanan Latihan 4. Laporan, Rekod & Pemantauan Latihan 5. Penutupan/Rumusan

NCR

Ketidakpatuhan (NCR) 1. Prosedur yang dibangunkan: Kurang jelas/mengelirukan Tatacara tidak sama dengan carta alir Kesilapan ejaan Sampel: IG

Ketidakpatuhan (NCR) 2. Rekod tidak diwujud dan dikawal: Fail tidak diwujudkan Fail tidak lengkap Borang tidak digunakan Sampel: FBMK, FEP, iDEC, FSKTM

Ketidakpatuhan (NCR) 3. Penilaian program tidak dilaksanakan Sampel: FPAS, FH, IG, FPSK

Ketidakpatuhan (NCR) 4. Borang Permohonan/Pengesahan Menghadiri Latihan Sampel: FH, FPV, FSKTM, FPSK, BEN, Kolej

Ketidakpatuhan (NCR) 5. Penilaian Keberkesanan Latihan: Tidak dilaksanakan Tidak mengikut tempoh yang ditetapkan Sampel: FH, FPV, FSKTM, Kolej, IG, Alumni, TNCPI, BEN, FK

Ketidakpatuhan (NCR) 6. Surat tawaran Tidak dikeluarkan Tidak dikeluarkan 7 hari sebelum latihan Sampel: FPV, AD

Ketidakpatuhan (NCR) 7. Kehadiran latihan tidak direkod menggunakan borang kehadiran Latihan Sampel: FSKTM

Ketidakpatuhan (NCR) 8. Penyediaan takwim latihan: Analisis keperluan latihan tidak dilaksanakan Takwim tidak disahkan oleh Ketua PTJ Takwim latihan tidak dimaklum kepada staf Latihan tidak dijalankan mengikut takwim Sampel: SPS, ITMA, AS, PASP, PS, Kolej, IG, FEP, FSKTM, FPV

Ketidakpatuhan (NCR) 9. Laporan pengendalian latihan: - tidak disediakan tidak dihantar ke Pejabat Pendaftar Sampel: IG

Ketidakpatuhan (NCR) 10. Aktiviti latihan yang dijalankan tidak dimaklumkan kepada TPLS Sampel: FPSK

Ketidakpatuhan (NCR) 11. Pelaksanaan latihan tidak mengikut prosedur Sampel: IC, TNCJIM, Alumni, CEISeD

Ketidakpatuhan (NCR) 12. Staf tidak diberi latihan teknikal mengikut keperluan tugas Sampel: Kolej, FRSB

Ketidakpatuhan (NCR) 13. Staf bertanggungjawab kurang faham tentang prosedur latihan Sampel: FBMK, ITMA

Punca Ketidakpatuhan Dokumen kualiti yang dibangunkan kurang jelas/mengelirukan pengguna Kefahaman TPLS, staf bertanggungjawab dan staf UPM tentang pelaksanaan latihan mengikut prosedur Pemantauan yang lemah di peringkat Pelaksana dan PTJ

Atur Cara Bengkel Selasa (26 Julai 2011) 1. Taklimat Bengkel 2. Penerangan NCR dan OFI Latihan 3. Pemurnian Dokumen – Prosedur & Garis Panduan 4. Pemurnian Dokumen – Borang & Rekod Kualiti

Atur Cara Bengkel Rabu (27 Julai 2011) 1. Takwim Latihan 2. Penilaian Program 3. Penilaian Keberkesanan Latihan 4. Laporan, Rekod & Pemantauan Latihan 5. Penutupan/Rumusan

OFI