PENULISAN MINIT MESYUARAT Oleh : Zanariah binti Abdol Guru Cemerlang Bahasa Melayu (Munsyi Dewan)

TUJUAN MESYUARAT Membuat rancangan untuk kelancaran pelaksanaan projek Mempercepat persiapan kerja Mengenal pasti dan menyelesaikan masalah Mematuhi arahan Menyelaraskan kegiatan Menyebarkan maklumat Mendapatkan nasihat / pandangan / maklum balas Menilai pelaksanaan projek / tugasan Membuat keputusan 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

“Dan bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu dan apabila engkau telah berazam, maka bertakwalah kepada Allah.” (Ayat 159, Surah Al-Imran) 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

PRAMESYUARAT Menentukan tujuan Membincangkan agenda Penentuan : Tarikh Masa Tempat Menyediakan kertas agenda: Berbentuk rangka Agenda lengkap (salinan pengerusi dan setiausaha) Tempahan bilik dan kemudahan lain Menyediakan dokumen : - Minit mesyuarat lepas Bahan rujukan, statistik, kajian, dll Catatan ketetapan tindakan berdasarkan mesyuarat lepas - dll. Menghantar Notis / surat panggilan 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

SEMASA MESYUARAT Pengerusi mengendalikan mesyuarat. Setiausaha mencatat minit. Setiausaha boleh meminta pengerusi mengulang/menjelaskan keputusan mesyuarat agar maklumat yang diminitkan tepat. Setiausaha hanya akan memberikan maklumat atau pendapat apabila diperlukan oleh pengerusi. 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

MENCATAT MINIT MESYUARAT Dua cara penulisan minit mesyuarat : Verbatim – mencatatkan setiap sesuatu yang diperkatakan oleh ahli mesyuarat dan persetujuan yang dicapai. Inti sari – mencatatkan pokok perbincangan, ringkasan hujah dan inti sari yang dibincangkan dan persetujuan yang dicapai. 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

JENIS PERSETUJUAN YANG DICAPAI OLEH MAJLIS MESYUARAT Bersetuju untuk MENERIMA usul / hujah Bersetuju untuk MENOLAK usul / hujah Bersetuju untuk MENERIMA usul / hujah dengan pindaan Bersetuju untuk mengambil perhatian terhadap usul / hujah Bersetuju untuk meluluskan permohonan Bersetuju untuk tidak memperakukan cadangan… 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

BINAAN MINIT MESYUARAT Tajuk/Keterangan mesyuarat Keterangan kehadiran Perutusan Pengerusi Pembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang lepas Perkara Berbangkit Isu semasa 1 Isu semasa 11 Hal-Hal lain Ucapan penangguhan 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

Tajuk Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Daerah Kluang, Bil. 2 tahun 2007, 10 Ogos 2007, jam 2.00 petang di Bilik Bestari, Pejabat Pendidikan Daerah Kluang. 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

Tajuk Mesyuarat Guru Pemimpin Persatuan Pandu Puteri Daerah Kluang Kali Pertama Tahun 2002 Tarikh : 25 Mac 2002 Hari : Sabtu Masa : 8.30 pg. – 12.30 tengah hari Tempat : Bilik Gerakan, SMSJ Pengerusi : Puan Zanariah binti Abdol Kehadiran : 37 orang (Lihat Lampiran A) 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

KEHADIRAN Mesti dimulakan dengan nama dan jawatan pengerusi, diikuti oleh ahli lain mengikut jawatan dan kekananan. Kehadiran perlu ¾ jika ahli mesyuarat ingin membuat keputusan. Jika kurang, perbincangan biasa sahaja dibolehkan tanpa melibatkan keputusan. 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

KETIDAKHADIRAN Senaraikan nama ahli yang tidak hadir sama ada dengan alasan atau tidak. Jika banyak yang tidak hadir, catatkan bilangannya sahaja tetapi sediakan lampiran atau simpan maklumat kehadiran. Ataupun, senaraikan nama pegawai yang penting manakala ahli lain dicatatkan bilangannya sahaja. Tidak hadir (bersebab) : En. Azman b. Ali , Puan Mariah binti Musa dan 15 orang ahli. Tidak hadir (tanpa sebab) : En. Kasim b. Am dan 5 orang ahli Alasan ketidakhadiran telah diterima daripada X, Y , Z dan 3 orang ahli Meminta Maaf Kerana Tidak Dapat Hadir : 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

PERUTUSAN PENGERUSI Setelah kuorum mencukupi, mesyuarat dimulakan. Kata alu-aluan, penghargaan, terima kasih. Ulasan ringkas tentang tujuan mesyuarat. “Pengerusi menghargai ahli mesyuarat atas kesudian hadir tepat pada masanya.” “Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli yang hadir.” 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

PEMBENTANGAN MINIT MESYUARAT LEPAS Minit mesyuarat yang terakhir dibentangkan. Setiausaha boleh diminta oleh pengerusi untuk membacanya dengan kuat dan lantang. Pembetulan dari segi ejaan, maklumat yang tersalah catat atau maklumat yang tercicir dibuat. Pengerusi akan menurunkan tandatangan ringkas pada pembetulan. Penambahan atau perubahan yang tiada kaitan dengan perbincangan dalam mesyuarat sebenar tidak dibenarkan. 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

PENGESAHAN MINIT MESYUARAT YANG LEPAS Pengerusi meminta ahli-ahli yang hadir dalam mesyuarat yang lepas agar mengesahkan minit dan menyokong pengesahan tersebut. Setelah disahkan, pengerusi akan menandatangani minit itu serta-merta dan menulis tarikh pada ruangan yang disediakan. Jika minit bertaip, tandatangan perlu diturunkan pada setiap helaian. Salinan yang ditandatangani pengerusi disimpan. 2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat 2.1 Cadangan : En. Kamal Bahrain b. Rabin Sokongan : Pn. Rusita bt. Adum 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

PERKARA BERBANGKIT Ahli meneliti perkara yang tercetak satu persatu dan boleh menyoal setiausaha atau pihak yang dipertanggungjawabkan. Soalan yang dibenarkan ialah meminta maklumat tentang hasil sesuatu tindakan yang diambil - bukannya membawa perbincangan baru tentang perkara berbangkit. Pegawai yang bertanggungjawab boleh memberikan makluman tentang perkembangan tugasan jika tidak ditanyai. 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

AGENDA YANG DITETAPKAN Perkara utama yang hendak dibincangkan Keputusan dicatatkan dengan lengkap iaitu Apakah keputusan mesyuarat? Bagaimanakah cara pelaksanaannya? Siapakah yang dipertanggungjawabkan? Tempoh pelaksanaan? Pihak manakah yang perlu memantau/menerima laporan kemajuan? Adakah melibatkan kos? Dll 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

HAL-HAL LAIN Perkara lain yang ingin dikemukakan oleh ahli atau pengerusi tetapi di luar agenda yang ditetapkan. Tidak memerlukan masa yang lama untuk dibincangkan. Jika perlu dibincangkan dengan panjang lebar, pengerusi buat keputusan agar dimasukkan ke dalam agenda mesyuarat yang berikutnya. 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

UCAPAN PENUTUP/PENANGGUHAN Bertanya kepada semua ahli mesyuarat jika ada apa-apa yang hendak diperkatakan. Pengerusi akan merumuskan/menggulung mesyuarat. Meminta ahli mencadangkan dan menyokong penangguhan mesyuarat (pilihan). Seorang ahli yang mengucapkan penghargaan kepada pengerusi (pilihan). Tarikh mesyuarat akan datang dipilih dan ditetapkan. “Pengerusi menangguhkan mesyuarat dengan rasminya pada jam 4.30 petang.” “Dengan rasminya, mesyuarat ditangguhkan hingga ke tarikh yang ditetapkan, pada jam 10.00 pagi.” 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

HUJUNG MINIT Tandatangan penyedia, nama dan jawatan, tarikh Tandatangan pegawai pengesah, nama dan jawatan (pengerusi), tarikh 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL

PENUTUP Minit mesyuarat yang baik Sah Lengkap Ringkas Diselenggarakan dengan segera – 3 hari selepas mesyuarat Diedarkan dengan segera – 7 hari selepas mesyuarat 21/09/2018 ZANARIAH ABDOL