PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Oleh Siti Rokayah disampaikan pada Koordinasi Sinkronisasi dan Fasilitasi Penyelenggaraan Kearsipan dan Perpustakaan Jember, 16 Mei 2018

PERKENALAN Nama : Siti Rokayah, S.Sos NIP : 19740901199932006 Jabatan : Arsiparis Muda/III d Pendidikan : Sarjana Administrasi Negara Instansi : Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov Jatim Alamat Kantor : Jl. Menur Pumpungan 32 Surabaya Telp/email : 081 331710910 , sitirokayah74@gmail.com Pengalaman Kerja : - Arsiparis di ANRI Wil Jatim 1999-2001; - Arsiparis di Badan Arsip (2001-2009) - Arsiparis Bidang Penyelamatan Arsip Statisdi Badan Perpustakaan dan Kearsipan Prov Jatim (Tahun 2009 – 2016) - Arsiparis di Bidang Pengembangan Sumber Daya Dinas Perpust dan Arsip (2017-sekarang)

PEMKOT SURABAYA SELAMATKAN 20 ASET Total aset luas 552.957,22 meterpersegi 55,2 hektar 4 lokasi tahun 2016 (Kendangsari, Komering, RMR Kalirungkut dan RMR Panjangjiwo) 16 lokasi tahun 2017 (Indragiri, Raci, Kelurahan PanjangJiwo,Keputih, Pakuwon (sumberrejo) TPA Benowo dll (Kepala Dinas Pengelolaan Bangunan dan Tanah Kota Surabaya “Maria Theresia Ekawati Rahayu, rakyatjelatacom-pemkot kota Surabaya)

BAHAN BUKTI DAN PERLINDUNGAN HUKUM FUNGSI ARSIP SUMBER INFORMASI MEMORI ORGANISASI BAHAN BUKTI DAN PERLINDUNGAN HUKUM SUMBER PENELITIAN SUMBER SEJARAH

APA ITU ARSIP????? (menurut UU No. 43/2009) REKAMAN KEGIATAN atau PERISTIWA dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh: LN, Pemda, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Orpol, Ormas dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

ARSIP TEKSTUAL/KERTAS Teks Proklamasi Diketik oleh Sayuti Melik 6 6

Arsip Gambar Statik (Foto)

Arsip Film 8

Arsip Video 9

Jenis Arsip Kertas Arsip Kartografi Arsip Tekstual

Arsip Rekaman Suara/Audio 11

(microfilm dan microfiche) Arsip Bentuk Mikro (microfilm dan microfiche)

ARSIP PETA

KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ???? Penciptaan Arsip; Penggunaan Arsip; Pemeliharaan Arsip; Penyusutan Arsip

RUANG LINGKUP PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS Arsip Aktif ; Arsip In Aktif ; Arsip Vital ;

1. PENCIPTAAN ARSIP Meliputi kegiatan: Pembuatan Arsip dan Penerimaan Arsip; Dilaksanakan berdasarkan: Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, serta Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip; Ditetapkan oleh Pimpinan Pencipta Arsip berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI, meliputi: PerGub Nomor 113/2010 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas; PerGub Nomor 6/2009 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip; Draft PerGub Pedoman Pembuatan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis;

Pasal 40 ayat 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Agar pengelolaan arsip dinamis efisien dan efektif, PENCIPTA ARSIP harus menyusun pedoman (4 pilar) Tata naskah dinas; Klasifikasi arsip; Jadwal Retensi Arsip; Pergub 10/2017 Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Pasal 33 Peraturan Pemerintah RI Nomor 28/2012, 1.1. PEMBUATAN ARSIP Pembuatan arsip harus diREGISTRASI; Sesudah diregistrasi diapakan??? Didistribusikan kepada pihak yang berhak secara: CEPAT, TEPAT, LENGKAP dan AMAN; Diikuti tindakan PENGENDALIAN

AGENDA SURAT KELUAR (Di Unit Pengolah) NO URT TGL KIRIM SRT ISI RINGKAS TUJUAN KET (1) (2) (4) (5) (6) (7) (10)

AGENDA SURAT KELUAR (Di Unit Kearsipan) NO URT TGL TRM.SRT ASAL SRT ISI RINGKAS TUJ Pengirim (ptgs di UK) PENERIMA KET (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

BUKU EKSPEDISI NO URT TGL SURAT NO SURAT ISI RINGKAS TUJ SRT PENERIMA KET PRF DAN NAMA (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Pasal 34 Peraturan Pemerintah RI Nomor 28/2012, 1.2. PENERIMAAN ARSIP Penerimaan arsip dianggap sah setelah diterima oleh pihak yang berhak; Diregistrasi oleh pihak penerima Didistribusikan kepada Unit Pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian.

AGENDA SURAT MASUK (Di Unit Kearsipan) NO URT TGL TRM.S ASAL SRT ISI RINGKAS TUJ UNIT PGLH PENERIMA KET PRF (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

AGENDA SURAT MASUK (Di Unit Pengolah) NO URT TGL TRM.S ASAL SRT ISI RINGKAS TUJ (7) DISPOSISI PENERIMAAN KET TJN PRF (1) (2) (3) (4) (5) (6) (8) (9) (10) (11) (12)

PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN: PEMBERKASAN ARSIP AKTIF

KEGIATAN PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS ???? Penciptaan Arsip; Penggunaan Arsip; Pemeliharaan Arsip; Penyusutan Arsip

2. PENGGUNAAN Diperuntukkan bagi kepentingan: Pemerintahan dan Masyarakat; Pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab terhadap : KETERSEDIAAN, PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP VITAL dan ARSIP AKTIF; Pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab terhadap : KETERSEDIAAN, PENGOLAHAN, PENYAJIAN ARSIP INAKTIF untuk kepentingan penggunaan internal dan kepentingan publik; Penggunaan arsip dilaksanakan berdasarkan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

3. PEMELIHARAAN ARSIP Untuk apa pemeliharaan arsip dinamis dilakukan??? Untuk menjaga keautentikan (ttd/paraf pejabat yg berwenang); Keutuhan (lengkap); Keamanan (tertata dan tersimpan); dan Keselamatan arsip (bukti akuntabilitas kinerja) 2. Meliputi apa saja pemeliharaan arsip dinamis???? ARSIP VITAL, ARSIP AKTIF dan ARSIP INAKTIF; 3. Pemeliharaan arsip dinamis dilakukan melalui kegiatan: Pemberkasan Arsip Aktif; Penataan Arsip Inaktif; Penyimpanan Arsip; Alih Media Arsip.

PEMBERKASAN ARSIP Pemeliharaan arsip aktif dilsanakan melalui kegiatan: PEMBERKASAN dan PENYIMPANAN ARSIP; Dilakukan terhadap arsip yang DIBUAT dan yang DITERIMA; Dilaksanakan berdasarkan KLASIFIKASI ARSIP; Kegiatan pemberkasan menghasilkan: Tertatanya Fisik Arsip; Tertatanya Informasi Arsip; Tersusunnya Daftar Arsip Aktif. 2. Daftar Arsip Aktif terdiri dari: DAFTAR BERKAS dan DAFTAR ISI BERKAS.

DAFTAR BERKAS (7) UNIT PENGOLAH : Bansos NO BERKAS (1) KODE KLASIFIKASI dan INDEKS (2) URAIAN INFORMASI BERKAS (3) KURUN WAKTU (4) JUMLAH (5) KET (6) 1 BS.01.02. Bencana Banjir di Sunter 2007 Pelaksanaan pemberian bantuan kepada masyarakayt korban banjir di daerah sunter tahun 2007 2007 2 folder lengkap

DAFTAR ISI BERKAS UNIT PENGOLAH : …………….. NO BERKAS (1) KODE KLASIFIKASI DAN INDEKS (3) NO ITEM ARSIP (2) URAIAN INFORMASI ARSIP (4) TANGGAL (5) JUMLAH (6) KET (7) 1. BS.01.02. Bencana Banjir di Sunter 2007 2. 3. Permohonan bantuan dari warga RT.02 RW.07 Kelurahan Sunber Jaya kepada Kementerian Sosial Survey ke lokasi trjadinya bencana banjir di Kelurahan Sumber Jaya Pemberian bantuan kepada warga korban bencana banjir di kelurahan sumber jaya berupa sandang dan pangan 28 Agustus 2007 29 Agustus 2007 1 lembar 4 lembar

Apa itu Pemberkasan????? Pengaturan dan penyimpanan arsip scr logis dan sistematis dgn menggunakan huruf, nomor atau kombinasi huruf dan nomor yg digunakan sebagai identitas arsip yg akan disimpan.

MENGAPA DILAKUKAN PEMBERKASAN??? Ruang kerja penuh dengan arsip; Perbedaan arsip aktif dan inaktif tak jelas; Tidak ada petugas yang secara khusus menangani arsip; Informasi tidak aman; Arsip disimpan sesuai kepentingan petugas masing-masing; Penemuan kembali arsip tidak bisa dilakukan secara cepat dan tepat. SOLUSI Ada azas pengorganisasian; Sistem pemberkasan; Sarana kearsipan; SDM 7 33

Pasal 29 - 30 Peraturan Pemerintah RI Nomor 28/2012 Pengelolaan arsip dinamis WAJIB dilakukan oleh pencipta arsip; SIAPA Pencipta Arsip ???? Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Perguruan Tinggi Negeri, BUMN dan/atau BUMD; Perusahaan dan Perguruan Tinggi Swasta yang kegiatannya dibiayai dengan APBN, APBD dan /atau Bantuan LN; Pihak Ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian kerja dengan LN, Pemda, PTN serta BUMN atau BUMD sebagai pemberi kerja. SIAPA Pelaksananya ??? ARSIPARIS

5 arsip kacau 35

4 36

APA TUJUAN PEMBERKASAN??? 1. Menyatukan informasi arsip; 2. Memudahkan temu balik arsip : - cepat - tepat - lengkap - aman 3. Menjamin arsip tersimpan dengan aman dan terpelihara 4. Memudahkan pelaksanaan penyusutan arsip.

Terhadap apa pemberkasaan dilakukan??? Terhadap ARSIP AKTIF dan ARSIP VITAL Arsip Aktif adalah : arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus; Informasi yang terekam berkaitan dengan kegiatan organisasi; digunakan untuk mendukung kegiatan organisasi; Disimpan dan dikelola oleh unit asal (unit pencipta arsip). Arsip Vital adalah: arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang

Dimana dilakukan pemberkasaan ??? Pemberkasan Arsip Aktif dilakukan Di UNIT PEGOLAH; Unit Pengolah adalah: Satuan Kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab MENGOLAH SEMUA ARSIP yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. Unit Pengolah ????? - Bagian Keuangan - Bagian Kepegawaian - Bagian Perlengkapan - Bagian Kerjasama - Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga

PERBEDAAN Penyimpanan dilaksanakan di tiap UNIT PENGOLAH ARSIP AKTIF Penyimpanan dilaksanakan di tiap UNIT PENGOLAH Pemberkasan dilaksanakan sesuai materi arsip (alfabetis, numerik, subjek, geografis) Instrumen yang digunakan : pola klasifikasi dan indeks 4. Peralatan : folder, sekat/guide, filing cabinet. ARSIP INAKTIF Dilaksanakana di UNIT KEARSIPAN pada Kementerian dan Unit Kearsipan pada Unit Utama. Prinsip penataan original order dan provenance Instrumen yang digunakan : daftar arsip inaktif Peralatan : boks arsip, folder, lemari/rak arsip

Unit Kearsipan ???? unit kearsipan di lingkungan Kementerian ....,,,berada dimana??? Apakah berada dibawah Biro Umum…??? Unit Pengolah ????? - Bagian Keuangan - Bagian Kepegawaian - Bagian Perlengkapan - Bagian Kerjasama - Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga 41

SISTEM PEMBERKASAN BERDASARKAN SUBYEK (ALPHANUMERIK)

Bagaimana Pemberkasan dilaksanakan???? Instrumen yang digunakan berupa: KLASIFIKASI ARSIP. Kegunaannya: Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama dalam satu berkas; Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis (disusun scr berjenjang) Sarana untuk pemberkasan dan penemuan kembali arsip aktif;

KEGUNAAN KLASIFIKASI (lanjutan…..) d). berfungsi untuk mengenali masalah yang dikandung arsip; e). Sebagai tanda pengenal urusan atau masalah dalam bentuk angka, huruf atau keduanya. f). disusun secara berjenjang dengan prinsip perkembangan dari umum ke khusus. Terdiri dari pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah.

KLASIFIKASI ARSIP di KEMENSOS CONTOH KLASIFIKASI ARSIP di KEMENSOS Kode klasifikasi di Kemensos berupa gabungan antara HURUF dan ANGKA : Subyek primer menggunakan abjad (huruf); Subyek sekunder dan subyek tersier menggunakan gabungan Huruf dan angka. Co : KP. KEPEGAWAIAN Subyek Primer (pokok masalah) KP. 02. Penerimaan/Pengadaan pegawai Subyek sekunder (sub masalah) KP.02.01. Umum Subyek tersier (sub sub masalah)

di KEMENKES (Lanjutan….) KLASIFIKASI ARSIP di KEMENKES (Lanjutan….) Co : HK. HUKUM Subyek Primer (pokok masalah) HK. 01. Peraturan Perundang-undangan Subyek sekunder (sub masalah) HK. 02. Pidana Subyek sekunder (sub masalah) HK. 03. Perdata Subyek sekunder (sub masalah)

KODE/SKEMA KLASIFIKASI di KEMENSOS (Lanjutan….) Co : OT. ORGANISASI dan KETATALAKSANAAN Subyek Primer (pokok masalah) OT.O2. Ketatalaksanaan Subyek sekunder (sub masalah) OT. 02. 01. Penyusunan Prosedur Kerja Subyek tersier (sub sub masalah) OT. O2.02. Pembakuan Standar Sarana Kerja Subyek tersier (sub sub masalah)

KP. KEPEGAWAIAN KP. 01. Formasi KP. 01.01. Inventarisasi Jabatan/Peta Jabatan KP. 01.02. Evaluasi Jabatan KP. 01.03. Usulan Formasi KP.02. Penerimaan/Pengadaan Pegawai KP.02.01. Umum KP.03. Pengangkatan Pegawai KP.03.01. Pengangkatan CPNS KP.03.02. Pengangkatan PNS KP. 03.03. Pengangkatan Jabatan Struktural KP. 03.04. Pengangkatan Jabatan Fungsional 22

BAGAIMANA PROSEDUR PEMBERKASAN ???? 1. Pemeriksaan/Inspecting - tanda siap file - kelengkapan - kondisi fisik 2. Penentuan indeks Indeks/kata tangkap dapat berupa : subyek, lokasi, nama orang, nama organisasi, tahun, atau identitas lainnya. Ketentuan mengindeks : - singkat, jelas, mudah diingat - berorientasi pada kebutuhan pemakai - harus dapat dikelompokkan dalam pola klasifikasi

Contoh mengindeks TTD Nomor : KP/54/2006 Jakarta, 20 Maret 2006 Lampiran : - Hal : Pengiriman Peserta Diklat Kearsipan Kepada Yth. Kapus Diklat Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia di Jakarta Sehubungan dengan Surat Saudara Nomor : KP/111/2006 tanggal 3 Maret 2006 tentang penawaran diklat kearsipan, dengan ini dikirimkan peserta dari Biro Umum BATAN atas nama : Maulana Ibrahim dan Arif Rahman untuk mengikuti Diklat yang dimaksud. Atas perhatiannya disampaikan terima kasih. Kepala Biro Umum TTD 50

PROSEDUR PEMBERKASAN (lanjutan) 3. Penentuan kode, berupa penggabungan antara huruf dan angka (lihat skema klasifikasi); pokok masalah, sub masalah dan sub sub masalah diberi kode sesuai pola klasifikasi; Tuliskan pada sekat I untuk Pokok masalah, Sekat II untuk Sub Masalah, dan sekat III untuk Sub sub masalah.

Angka  angka urut, tanggal, tahun Jika indeksnya berupa : Angka  angka urut, tanggal, tahun KP. Kepegawaian.........Primer KP.00. Analisa Kebutuhan......Sekunder indeks : 1994, 1995, 1996, dst

(INDEKS : ANGKA – TAHUN) KP. 00 1994 1995 1996 ANALISA KEBUTUHAN KP. KEPEGAWAIAN (INDEKS : ANGKA – TAHUN)

Jika Indeks berupa : Nama Organisasi KP. Kepegawaian.........Primer KP. 03. Mutasi.......Sekunder KP.03.05. Tenaga Perbantuan ......Tersier indeks: LAN, LIPI, DDN, dst

(INDEKS : NAMA ORGANISASI) KP. 03.05 LAN LIPI TENAGA PERBANTUAN KP. 03 MUTASI KP. KEPEGAWAIAN (INDEKS : NAMA ORGANISASI)

Jika indeksnya berupa : Nama wilayah/geografi KP. Kepegawaian.........Primer KP. 02. Pengangkatan.......Sekunder Indeks: Bandung, Jakarta, Semarang

(INDEKS : wilayah/geografi KP. 02 BANDUNG JAKARTA SEMARANG PENGANGKATAN KP. KEPEGAWAIAN (INDEKS : wilayah/geografi

Jika indeksnya berupa : Masalah/Subyek KP. Kepegawaian.......Primer KP.06. Kesejahteraan .......Sekunder KP. 06.01. Cuti......Tersier Indeks: Besar, Bersalin, CLTN

(INDEKS : MASALAH) KP. KEPEGAWAIAN KP. 06.01 DILUAR TANGGUNGAN NEGARA BERSALIN KP. 06.01 BESAR KP. 06.01 CUTI KP. 06 KESEJAHTERAAN KP. KEPEGAWAIAN (INDEKS : MASALAH)

KP. 06. Kesejahteraan......Sekunder KP. 06.01. Cuti........Tersier Indeks berupa : Nama Orang KP. Kepegawaian ...... Primer KP. 06. Kesejahteraan......Sekunder KP. 06.01. Cuti........Tersier Aminah, Chatarina, Dewiyani.....indeks

(INDEKS : NAMA ORANG) KP. KEPEGAWAIAN HAMIL - DEWIYANI HAMIL - AMINAH HAMIL - CHATARINA HAMIL - DEWIYANI CUTI KP. 06 KESEJAHTERAAN KP. KEPEGAWAIAN (INDEKS : NAMA ORANG)

4. Tunjuk silang Jenis: 1. Lembaran Digunakan untuk menggantikan arsip yang disimpan di tempat lain. 2. Guide/ Folder Digunakan untuk menghubungan antara berkas yang satu dengan berkas lainnya karna saling berhubungan atau saling melengkapi.

• JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI • JIKA SATU SURAT MEMPUNYAI 2 MASALAH ATAU LEBIH • JIKA ADA PERUBAHAN NAMA, BAIK ORANG, TEMPAT ATAU ORGANISASI • JIKA SURAT MEMPUNYAI LAMPIRAN YANG BUKAN MERUPAKAN SURAT SEPERTI DISKET, FOTO, BUKU, DLL.

TUNJUK SILANG LEMBARAN HM. 03.01 Kunjungan Dinas RT. 01.01 Ruang rapat/Konsumsi Satu surat memiliki dua atau lebih permasalahan, maka salah satu menjadi indeks yang lain menjadi tunjuk silang Formulir Tunjuk Silang Formulir Tunjuk Silang

CONTOH FORMULIR TUNJUK SILANG Indeks : Kunjungan Dinas Kode: HM.03.01. Kunjungan Tanggal : 20 Mei 2009 No : HM/V/2009 Lihat : folder RT.01.01 Konsumsi rapat Kode : RT.01.01. Ruang rapat/ konsumsi No : RT/ V/2009

6. Pembuatan label (labeling); PROSEDUR PEMBERKASAN (lanjutan) 5. Penyortiran, yaitu mengelompokkan : subyek utama, sub subyek dan sub sub subyek sesuai dengan rinciannya; 6. Pembuatan label (labeling); 7. Penyimpanan pada filing cabinet. 8. Pembuatan daftar berkas dan daftar isi berkas.

Contoh Berkas Penyelenggaraan Sertifikasi Surat Pemberitahuan Pelaksanaan Sertifikasi; Jadwal Pelaksanaan; Pendaftaran Peserta; Seleksi Administrasi; Berkas Portofolio; Pemanggilan Peserta; Pelaksanaan Bintek; Pelaksanaan Ujian Tertulis; Sertifikat.

Contoh Berkas Pengadaan Perlengkapan Kantor SK Panitia Lelang; Pengumuman Lelang; Penawaran Lelang; SK Pemenang Lelang; SPK Kontrak/Perjanjian; Berita Acara Serah Terima Barang.

Pengadaan Perlengkapan Kantor POLA KLASIFIKASI ARSIP PL.03.02 Pengadaan Perlengkapan Kantor indeks Pengadaan Perlengkapan Kantor label ditempel Kode Folder PL.03.02

SARANA PEMBERKASAN PERANGKAT KERAS : FILING CABINET, LEMARI ARSIP, SEKAT/GUIDE, FOLDER PERANGKAT LUNAK : KODE KLASIFIKASI INDEKS TUNJUK SILANG

GUIDE/SEKAT dan FOLDER TERTIER SEKUNDER PRIMER

FOLDER 8 cm TAB 2 cm 35,5 cm 24 cm Folder dengan tab di atas

Folder dengan tab disamping 35,5 cm 24 cm 2 cm 8 cm Folder dengan tab disamping

Sosialisasi SE Kearsipan

SISTEM PEMBERKASAN BERDASARKAN ABJAD (ALPHABETIS)

2. SISTEM PEMBERKASAN ARSIP BERDASARKAN ALPHABETIS Adalah penyimpanan arsip aktif yang didasarkan pada urutan abjad, mulai dari A – Z dari kata tangkap nama, baik nama orang maupun nama badan/organisasi.

PENENTUAN INDEKS Adalah kegiatan menentukan kata tangkap dari arsip yang akan disimpan di dalam filing kabinet. Dapat berupa : nama orang, nama badan/lembaga, nama tempat/wilayah yang akan dipakai sebagai identitas penyimpanan arsip; Untuk nama orang : dapat berupa nama yang sebenarnya atau mengikuti aturan mengindeks 78

Contoh cara mengindeks : 1. Indeks untuk nama yang memiliki nama marga - Damaris Butarbutar diindeks menjadi Butarbutar, Damaris - Krihanta Singarimbun diindeks menjadi Singarimbun, Krihanta - Rani Sahetapi diindeks menjadi Sahetapi, Rani - Rafi Mangindaan diindeks menjadi Mangindaan, Rafi

Contoh cara mengindeks : 2. Indeks untuk nama apabila tidak mempunyai marga : - Muhammad Imam diindeks menjadi : Imam, Muhammad - A. Hadi Abubakar diindeks menjadi : Abubakar, A. Hadi - Rifda Lutfianingtyas diindeks menjadi Lutfianingtyas, Rifda - Nadifa Isma Ningyas diindeks menjadi : Ningyas, Nadifa Isma - Suwarno diindeks menjadi : Suwarno

Contoh cara mengindeks : 3. Indeks untuk nama orang yang majemuk : - Hasan Husin diindeks menjadi : Hasan Husin - Amir Hamzah diindeks menjadi : Amir Hamzah 4. Indeks untuk nama orang yang mempunyai gelar : - Prof. Dr. Mr. Mohammad Bakri diindeks menjadi Bakri , Mohammad (Prof. Dr. Mr) - Ny. S. Muhammad Bakri diindeks menjadi : Bakri, S. Muhammad (Ny) - Raden Mas Subagio Muljono diindeks menjadi : Muljono, Subagio (Raden Mas)

Contoh cara mengindeks : 5. Indeks untuk nama orang cina : - Liem Swie King diindeks menjadi : Liem, Swie King - Tan Guan Po diindeks menjadi : Tan, Guan Po - Robert Liem diindeks menjadi : Liem, Robert (Robert adalah nama baptis) 6. Nama orang asing diindeks berdasarkan nama keluarga: - Maria van Basten diindeks menjadi Van Basten, Maria - Albert van Beethoven diindeks menjadi : Van Beethoven, Albert

Contoh cara mengindeks : 7. Indeks untuk nama organisasi yang menggunakan nama : - Perkumpulan Sepak Bola Jayakarta diindeks menjadi : Jayakarta , (Perkumpulan Sepak Bola) - Wisma Sejahtera Kartika diindeks menjadi : Kartika, (Wisma Sejahtera) 8. Badan menggunakan nama orang : Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo menjadi: Mangunkusumo, Cipto (Dr) Rmh Sakit - Rumah Sakit Fatmawati menjadi : Fatmawati, rumah Sakit

Contoh cara mengindeks : 9. Organisasi yang menggunakan bahasa asing yang umum : - Bakri Corporation menjadi : Bakri Corporation 10. Badan/organisasi yang sudah biasa dikenal : - PT Bank Mandiri menjadi : Bank Mandiri (PT) 11. Badan/organisasi yang disingkat dan berlaku resmi : - Arsip Nasional Republik Indonesia menjadi : ANRI - Lembaga Administrasi Negara menjadi LAN - Sekretariat Negara menjadi Setneg

Contoh cara mengindeks : 12. Nama Tempat atau wilayah diindeks sesuai nama aslinya : - Tebet Barat menjadi : Tebet Barat - Jakarta Selatan menjadi : Jakarta Selatan - Pasar Minggu menjadi : Pasar Minggu - Cilandak menjadi : Cilandak

Nama orang/organisasi : INUL DARATISTA Identitas : L I H A T 3. Pemberian Kode Dapat dilakukan dengan memberikan kode warna pada label untuk membedakan berkas yang satu dengan yang lainnya. 4. Tunjuk Silang : LEMBARAN TUNJUK SILANG Nama orang/organisasi : INUL DARATISTA Identitas : L I H A T Nama /indeks : NUROHIMAH

(TUNJUK SILANG PERMANEN) NUROHIMAH LIHAT : INUL DARATISTA (TUNJUK SILANG PERMANEN)

TUNJUK SILANG LEMBARAN INUL DARATISTA I I NUROHIMAH Terjadi perubahan nama, maka salah satu menjadi indeks yang lain menjadi tunjuk silang Formulir Tunjuk Silang Formulir Tunjuk Silang

5. Penyortiran/pengelompokkan Yaitu mengelompokkan arsip BERDASARKAN kesamaan abjad, apabila diberi kode warna maka dikelompokkan sesuai dengan kesamaan warnanya. 6. Pelabelan Memberikan label pada tab guide atau folder 7. Penempatan arsip yaitu kegiatan menempatkan arsip pada folder dan menatanya ke dalam rak arsip/filing kabinet

ASANTI ABDULAH ARDILA A (INDEKS : NAMA ORANG)

BUDIMAN BENI BUDI B (INDEKS : NAMA ORANG)

CINTIA ABDULAH BUDI A-C (INDEKS : NAMA ORANG)

SISTEM PEMBERKASAN BERDASARKAN NOMOR (NUMERIK)

3. SISTEM PEMBERKASAN NUMERIK Cara penyimpanan arsip dinamis aktif dengan menggunakan nomor atau angka sebagai kode dari lokasi, nama orang atau identitas lain

DASAR PENATAAN NOMOR/NUMERIK 1. Penomoran berurut (consecutive numbering method) - merupakan cara penyimpanan arsip dengan menggunakan nomor/angka yang diatur secara berurut (serial) - metode yang paling sederhana - misal : 1, 2, 3….dst 100, 101, 102...dst 1001, 1002, 1003….dst Sosialisasi SE Kearsipan

2. Penomoran tidak berurut (non consecutive numbering method) - merupakan cara penataan berkas dengan menggunakan sistem penomoran yang tidak mempunyai urutan logis (penomoran tidak berurut) atau mempunyai urutan logis ttp nomor2 nya mengikuti blok-blok. Sosialisasi SE Kearsipan

Beberapa cara Penomoran tidak berurut Terminal digit pemberkasan - jika volume arsip banyak - nomor dengan digit banyak akan di kelompokkan menjadi 2 atau 3 angka - dibaca dari kanan ke kiri, menjadi : - misal : 234567 dipecah menjadi : 23 45 67 23 sbg petunjuk ke-3 : nomor folder 45 sbg petunjuk ke-2 : nomor guide 67 sbg petunjuk ke-1 : nomor laci Sosialisasi SE Kearsipan

2. Midle Digit Filing - merupakan modifikasi dari terminal digit - nomor yang ditengah merupakan nomor utama. - digunakan untuk menata arsip/dok yg memiliki nomor digit yg banyak, spt polis, kertas surat berharga dll - dibaca dari tengah, ke kiri dan kekanan - contoh : nomor 764303 dipecah mjd : 76 43 03 43 sebagai petunjuk I : nomor laci 76 sebagai petunjuk II : nomor guide 03 sebagai petunjuk III : nomor folder Sosialisasi SE Kearsipan

2. Midle Digit Filing 76 43 05 disusun menjadi 75 42 66 laci 42 77 42 14 76 42 16 77 43 01 77 42 14 78 43 91 76 42 16 74 43 15 laci 43 75 42 66 75 43 10 74 43 15 76 43 05 75 43 10 77 43 01 Sosialisasi SE Kearsipan

3. Penomoran lain, seperti penggunaan kode CHARLESTON - berisi 10 tanda dan tiap tanda mewakili satu angka dari 1 sampai 0 yaitu : C(1); H(2), A(3); R(4); L(5); E(6); S(7); T(8); O(9); N(0); - Mis : kode RLNN berati harga barang Rp. 4500 - biasanya digunakan dalam bidang bisnis - hanya diketahui oleh orang tertentu dalam organisasi yang bersangkutan. Sosialisasi SE Kearsipan

(Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan) PENYUSUTAN ARSIP (Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan)

Penyusutan : UU No 43 Th 09 Ps 1 ayat 23 Kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara : Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan; Pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan Penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

Penyusutan : UU No 43 /2009 Pasal 47 – 48 Dilaksanakan oleh pencipta arsip, berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara. wajib memiliki JRA JRA ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

PENGERTIAN: JADWAL RETENSI ARSIP PASAL 1 Daftar yang berisi sekurang- kurangnya : 1. Jangka waktu penyimpanan atau retensi; 2. Jenis arsip; 3. Keterangan (berisi rekomendasi tentang penetapan nasib akhir suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan) Dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF....(1) KEGIATAN DI UNIT PENGOLAH a. Menyeleksi arsip yang sudah memasuki masa inaktif berdasarkan JRA + frekuensi penggunaan. Biasanya dilakukan secara periodik b. Pembuatan Daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan dan meminta persetujuan atasan unt pemindahan; c. Penataan arsip inaktif ke dalam boks Memasukkan arsip yang akan dipindah ke dalam boks; Memberi label pada boks yang telah diisi arsip; Menyiapkan B.A pemindahan arsip inaktif dilengkapi dg daftar.

RETENSI ATAU JANGKA WAKTU SIMPAN JADWAL RETENSI ARSIP NO. URUT JENIS DOKUMEN/ARSIP RETENSI ATAU JANGKA WAKTU SIMPAN KETERANGAN AKTIF INAKTIF 7. Administrasi Pegawai Surat Perintah Dinas/Surat Tugas; Cuti Besar Cuti Sakit, Cuti Bersalin, Cuti Tahunan Dokumentasi Identitas Pegawai Karpeg/KPE/Karis/Karsu Keanggotaan organisasi profesi Laporan Pajak Penghasilan Pribadi 2 Tahun 1 Tahun stlh SK ditetapkan 1 Tahun stlh pelaksanaan 1 Tahun stlh identitas ditetapkan 3 Tahun 1 Tahun Musnah, kec SK masuk PF Masuk PF Musnah

DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN Pencipta Arsip: NO. URUT UNIT PENGOLAH NOMOR ARSIP KODE KLASIFIKASI Dan INDEKS URAIAN INFORMASI ARSIP KURUN WAKTU JUMLAH KET 1

Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif No. ……………………………………… Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … dilaksanakan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah … 1. Nama : … NIP : … Jabatan: … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit pengolah … yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama : … NIP :… Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Pimpinan unit kearsipan yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA Pihak pertama memindahkan arsip periode....sebanyak.....boks kepada pihak KEDUA Sebagaimana tercantum pada Daftar Arsip terlampir … (tempat) ………….. Pihak Kedua Pihak Pertama ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP Mengetahui Kepala Unit Pengolah ttd nama terang NIP

DAFTAR ARSIP INAKTIF YANG DIPINDAHKAN Pencipta Arsip: NO. URUT UNIT PENGOLAH NOMOR ARSIP KODE KLASIFIKASI Dan INDEKS URAIAN INFORMASI ARSIP KURUN WAKTU JUMLAH KET 1

PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF....(2) 2. Penataan + Penyimpanan Arsip (DILAKUKAN OLEH UNIT KEARSIPAN) a. Penerimaan dan verifikasi Melakukan verifikasi apakah arsip telah inaktif; Memcocokkan antara daftar dengan arsip yang dipindah; Meneliti kelengkapan arsip; Meneliti kondisi fisik arsip.

PROSEDUR PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF....(3) b. Penataan arsip dalam boks Memberikan nomor definitif terhadap daftar arsip dan fisik arsip hasil pemindahan dari unit pengolah; Memasukkan berkas arsip ke dalam boks sesuai urutan nomor definitif; Mengisi boks tidak boleh terlalu penuh Susunan di dalam boks secara kronologis (no kecil berada di urutan belakang). c. Penataan boks arsip ke rak penyimpanan; d. Pembuatan Label pada boks arsip; e. Pembuatan daftar arsip inaktif Pembuatan daftar arsip inaktif disusun secara kronologis perkelompok berkas;

DAFTAR ARSIP INAKTIF Pencipta Arsip: NO. URUT UNIT PENGOLAH NOMOR ARSIP KODE KLASIFIKASI URAIAN INFORMASI ARSIP KURUN WAKTU JUMLAH KETERANGAN NOMOR SEMENTARA NOMOR DEFINITIF

PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP INAKTIF....(1) (DILAKUKAN OLEH UNIT KEARSIPAN) dilakukan terhadap arsip yang: Tidak memiliki nilai guna; Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; Tidak ada peraturan perundang- undangan yang melarang; Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara

PROSEDUR PEMUSNAHAN ARSIP INAKTIF....(2) wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.; merupakan tanggung jawab pimpinan pencipta arsip yang bersangkutan; Pasal 86 UU 43/2009 : Setiap orang yang dengan sengaja memusnahkan arsip di luar prosedur yang benar dapat dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan denda paling banyak Rp.500.000.000,- (lima ratus juta rupiah)

PEMUSNAHAN ARSIP Syarat (Pasal 65 dari PP. 28/2012) Prosedur Arsip yang Tercipta (Pasal 78 dari PP. 28/2012) 1. Tidak bernilaiguna 1. Panita penilai arsip keputusan pembentukan panitia pemusnahan arsip; 2. JRA keterangan musnah 2. Seleksi arsip notulen rapat panitia pemusnahan arsip pada saat melakukan penilaian; 3. Tidak ada peraturan UU yang melarang 3. Pembuatan Daftar arsip usul musnah=>arsiparis usulan dari panitia =>pimpinan pencipta=> daftar arsip usul musnah; 4. Tidak tersangkut suatu perkara 4. Penilaian=>panitia penilai keputusan pimpinan pencipta arsip =>pelaksanaan 5. Persetujuan pimpinan pencipta arsip Persetujuan pimpinan pencipta arsip; 6. Penetapan arsip musnah Persetujuan dari Ka ANRI, bagi arsip yang retensinya sekurang kurangnya 10 Tahun; Pertimbangan dari Tim penilai Penetapan pemusnahan arsip oleh Pimpinan Lembaga; Berita acara pemusnahan arsip Daftar arsip yang dimusnahkan

PELAKSANAAN PEMUSNAHAN ARSIP INAKTIF dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali; disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

PANITIA PENILAI Ditetapkan oleh pimpinan pencipta aarsip Bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan. Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur: a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota; b. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan c. arsiparis sebagai anggota.

Pasal 78, PP No 28 Th 2012 Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip. (3) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlakukan sebagai arsip vital. (4) Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.

Pasal 78, PP No 28 Th 2012 Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip. (3) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlakukan sebagai arsip vital. (4) Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.

Berita Acara Pemusnahan Arsip No............................................ Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan Jadwal Retensi Arsip dan berdasarkan penilaian kembali arsp telah dilaksanakan pemusnahan arsip.....sejumlah..... sebagaimana tercantum dalam Daftar Arsip yang Dimusnahkan terlampir.....berkas. Penghancuran arsip dilakukan secara total dengan cara,,,,,, Saksi-saksi Kepala Bagian Arsip ttd ttd 1. Nama terang (Nama Terang) (Unit Hukum) ttd 2. Nama terang (Unit Pengawasan)

Pemusnahan Arsip (cont.) (PP. P:68-76) Lingkup Persetujuan Tanggung Jawab < 10 thn ≥ 10 thn <10 thn ≥10 thn Nasional (lembaga negara) Ka. ANRI Unit Kearsipan (masing2) Unit Kearsipan (masing2) Provinsi (Pemda provinsi) Gubernur Unit kearsipan SKPD Provinsi LKD Provinsi Kab/Kota (Pemda Kab/Kota) Bupati/ Walikota Unit Kearsipan SKPD Kab/Kota LKD Kab/Kota Perguruan Tinggi Rektor (sejenisnya) Unit kearsipan (rektorat,fak,jur) LK PT BUMN/BUMD Pimpinan BUMN/BUMD Unit Kearsipan BUMN/BUMD

Pasal 79 Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip. wajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta.

PENYERAHAN ARSIP Syarat (Pasal 79 dan 80 dari PP. 28/2012) Prosedur (Pasal 81 dari PP. 28/2012) Arsip yang Tercipta (Pasal 81 dari PP. 28/2012) 1. memiliki nilai guna kesejarahan 1. Panita penilai arsip keputusan pembentukan panitia penyerahan arsip; 2. JRA keterangan Permanen 2. Seleksi arsip Pembuatan Daftar arsip usul musnah=>arsiparis Notulen rapat panitia penyerahan arsip pada saat melakukan penilaian; Surat pertimbangan dari tim penilai 3. Telah habis masa simpan inaktifnya; 3. Pemberitahuan kepada Lembaga Kearsipan akan menyerahkan arsip; Surat pertimbangan dari tim penilai; Usulan dari panitia =>pimpinan pencipta; Daftar arsip usul musnah; 4. Terhadap arsip yang autentik, terpercaya, utuh dan dapat dipergunakan 4. Verifikasi oleh Lembaga Kearsipan Daftar arsip usul musnah 5. Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip. Persetujuan pimpinan pencipta arsip; 6. Pelaksanaan Penyerahan arsip Persetujuan dari Ka ANRI; Pertimbangan dari Tim penilai Penetapan penyerahan arsip oleh Pimpinan Lembaga; Pernyataan pimpinan pencipta arsip bahwa arsip autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan; Berita acara penyerahan arsip Daftar arsip yang diserahkan

Berita Acara Penyerahan Arsip No. ……………………………………… Pada hari ini … tanggal … bulan… tahun … kami yang b ertandatangan di bawah ini: 1. Nama : … NIP : … Jabatan: … Dalam hal ini bertindak atas nama ........(instansi yang menyerahkan) untuk selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA 2. Nama : … NIP :… Jabatan : … Dalam hal ini bertindak atas nama Arsip Nasional Republik Indonesia untuk selanjutkan disebut sebagai PIHAK KEDUA Kedua belah pihak menyatakan telah mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam Daftar Arsipyang Diserahkan untuk disimpan di Arrsip Nasional RI. … (tempat) ………….. Pihak Kedua Pihak Pertama ttd ttd nama terang nama terang NIP NIP Saksi-saksi 1. Unit Hukum 2. Unit Pengawasan ttd ttd Nama Terang Nama Terang NIP NIP

Prosedur: (pada Pemerintah daerah) penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan; penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah; pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan; verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya; penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan

Prosedur: di Kementrian/Lembaga Lembaga Negara Tingkat Pusat wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI;. Menjadi tanggung jawab unit kearsipan di Lembaga Negara tingkat Pusat; Dlaksanakan oleh pimpinan lembaga negara tingkat pusat Lembaga Negara Tingkat Pusat di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI sepanjang instansi induknya tdk menentukan lain; Jika di daerah belum ada depot penyimpanan arsip ANRI maka dapat diserahkan kepada Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi sepanjang instansi induk tidak menentukan lain.

LAYANAN PEMINJAMAN ARSIP AKTIF Prosedur Retrieval Prosedur Pengembalian Peminjam Arsip 1 10 2 9 Penentuan Indeks berkas 11 Pencatatan pada Buku peminjaman arsip 3 Pembubuhan paraf pada buku peminjaman sebagai bukti Pengembalian arsip Penentuan Kode masalah 8 4 Prosedur Peminjaman Pencarian pada Daftar arsip 12 7 5 Lokasi Simpan Lokasi Simpan 6 13

PROSEDUR PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF Adanya permintaan peminjaman arsip, lewat telefon atau datang langsung; 2. Petugas arsip mengarahkan pengguna untuk melakukan pencatatan pada buku peminjaman tentang arsip yang akan dipinjam;

NAMA PEMINJAM DAN UNIT KERJA BUKU PEMINJAMAN ARSIP NO. URUT KODE KLASIFIKASI ISI RINGKAS JUMLAH NAMA PEMINJAM DAN UNIT KERJA PARAF / TGL PINJAM PARAF / TGL KEMBALI

Petugas mencari arsip yang dipesan melalui daftar arsip, dilanjutkan pencarian ke tempat penyimpanan (rak arsip); Petugas mengambil arsip yang dimaksud dan menempatkan out indikator pada posisi arsip yang dipinjam; 5. Petugas menyampaikan arsip yang diperlukan pengguna, dan memberikan batasan waktu 1 minggu kepada peminjaman.

RECORDS CENTRE (PUSAT ARSIP)

PENGERTIAN Tempat menyimpan arsip-arsip inaktif yang berasal dari Unit-unit Kerja di lingkungan ANRI. TUJUAN Mengurangi volume arsip di Unit Kerja Menciptakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang efektif dan efisien Menyajikan arsip inaktif Mengamankan arsip organisasi Biaya operasional murah Menjamin kelancaran penyusutan arsip

MURAH, dapat menekan biaya serendah mungkin PRINSIP MURAH, dapat menekan biaya serendah mungkin LUAS, dapat menampung arsip inaktif banyak AMAN, fisik dan informasi arsip MUDAH DIAKSESe, mudah ditemukan kembali

Bebas banjir dan polusi Keamanan fisik dan pencurian KRITERIA RECORDS CENTRE Bebas banjir dan polusi Keamanan fisik dan pencurian Komunikasi dan transportasi lancar Bangunan sederhana tapi fungsional dan kuat Pemilihan lokasi mudah dijangkau, daerah murah Jauh dari Pusat Industri