Pengendalian manajemen proyek

Materi: Pengertian manajemen proyek. Jenis-jenis manajemen proyek. Tujuan dari pengendalian proyek. Pengendalian mutu manajemen proyek. Langkah-langkah pengendalian proyek. Ciri-ciri suatu proyek. Lingkungan pengendalian proyek. Perencanaan proyek. Pelaksanaan proyek. Sifat laporan proyek. Penggunaan laporan proyek. Pemeriksaan proyek. Evaluasi proyek. Faktor-faktor penghambat pengendalian proyek.

Pengertian manajemen proyek Proyek adalah seperangkat aktivitas yg dimaksudkan utk mencapai hasil-hasil akhir tertentu yg cukup penting utk menjadi perhatian manajemen. Contoh: proyek konstuksi, produksi produk dgn ukuran khas, pengaturan kembali pabrik, pengembangan dan pemasaran produk baru, penggunaan konsultan, pengauditan, akuisisi, R & D kerja, dll. Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

Jenis-jenis manajemen proyek .............1/2 Proyek konstruksi. Contohnya berupa gedung-gedung, pembangunan jembatan dan jalan raya. Manufacturing Industry Project. Berupa Kegiatan merancang proyek sehingga terbuatnya suatu hasil(produk). Proyek Pengembangan Produk Baru. Merupakan gabungan dari proyek penelitian dan pengembangan dengan proyek padat modal. Proyek Infrastruktur. Penyediaan kebutuhan masyarakat luas dalam hal prasarana transportasi, Waduk, pembangkit listrik, instalasi telekomunikasi dan penyediaan sumber air minum.

Jenis-jenis manajemen proyek ............2/2 Research and Development Project. Dapat kita sebut suatu penelitian dan pengembangan, hingga terjadinya sebuah hasil dan mempunyai tujuan untuk meningkatkan atau memperbaiki suatu pelayanan, produk atau metode tertentu. Proyek Pelayanan Manajemen. Sangat berkaitan erat dengan fasilitas nonfisik atau jasa dari perusahaan. Misalnya pengembangan sistem informasi perusahaan, Peningkatan produktivitas dari karyawan, dan termasuk manajemen proyek itu sendiri. Capital intensive projects. Bentuk proyek dengan skala modal besar. Contohnya pembelian dan pengadaan suatu barang, pembebasan tanah dan  pembangunan suatu fasilitas produksi.

Tujuan dari pengendalian proyek Memastikan pencapaian tujuan proyek apakah sesuai dengan target yang telah ditentukan. Mengendalikan pelaksanaan proyek agar sesuai dengan estimasi rencana awal. Dengan melakukan pengendalian diharapkan adanya masukan apakah rencana manajemen proyek perlu diupdate atau tidak.

Pengendalian mutu manajemen proyek...... 1/2 Meletakan dasar filosofi dan mutu proyek Pada umumnya di perusahaan-perusahaan besar memiliki buku (dokumen) yang berisi pedoman dasar, filosofi, dan kebijakan mutu yang harus diikuti selama menjalankan operasi atau proses produksinya. Memberikan keputusan strategis mengenai hubungan antara mutu dan jadwal Pada proyek yang saling tarik menarik, yang terdiri dari jadwal, mutu ,dan biaya. Pimpinan perusahaan harus menggariskan bobot mutu relatif terhadap biaya dan jadwal proyek. Keputusan ini akan menjadi pegangan pengelolaan sepanjang siklus proyek.

Pengendalian mutu manajemen proyek ......2/2 Membuat program penjamin dan pengendalian mutu proyek (QA / QC) Program yang dimaksud adalah penjabaran pedoman dan filosofi yang tersebut pada butir A, tetapi disesuaikan dengan keperluan proyek yang spesifik dan tidak bertentangan dengan program mutu perusahaan secara keseluruhan. Implementasi program QA / QC Setelah program QA / QC selesai disusun, implementasi program tersebut dilaksanakan sepanjang siklus proyek, agar diperoleh hasil yang efektif perlu diselesaikan terlebih dahulu langkah-langkah persiapan seperti melatih personil, menyusun organisasi dan menyebar luaskan arti dan maksud program QA / QC kepada semua pihak yang berkepentingan.

Langkah-langkah pengendalian proyek Menentukan standard performansi misalnya spesifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal atau kebutuhan sumberdaya. Membandingkan performan aktual dengan performan standard. Melakukan tindakan koreksi terhadap penyebab terjadinya perbedaan performansi aktual terhadap performansi standard.

Ciri-ciri suatu proyek Ditinjau dari segi: Tujuan tunggal Struktur organisasi Fokus pada proyek Memerlukan trade-off Standar yang kurang teliti Perubahan rencana Perbedaan ritme Sangat terpengaruh lingkungan Sumber-sumber proyek Pengecualian-pengecualian

Lingkungan pengendalian proyek Struktur Organisasi Proyek  Dibentuk untuk mengarahkan proyek supaya dapat berjalan, dan dibubarkan setelah proyek selesai. Hubungan kontraktual  Antara organisasi yang mensponsori dengan kontraktor. 3. Struktur Informasi  Oleh elemen-elemen proyek.

Perencanaan proyek ........ 1/2 Pemisahan antara orang perencanaan dengan pelaksana proyek. Penting dalam perencanaan proyek terkait pada sifat rencana proyek, analisis jaringan kerja, penaksiran biaya, penyusunan anggaran pengendalian, dan aktivitas-aktivitas perencanaan lainnya.

Perencanaan proyek ......... 2/2 Sifat rencana proyek (lingkup, jadual & biaya) Analisis jaringan kerja  Misal menggunakan PERT (program evaluation and review technique) atau CPM (critical path method) Penaksiran biaya  permasalahannya: tahu aktivitasnya, tdk tahu biayanya atau tdk tahu aktivitasnya, tdk tahu biayanya. Penyusunan anggaran pengendalian, dan Aktivitas-aktivitas perencanaan lainnya.

Pelaksanaan proyek Dengan detail proyek yang jelas dan terperinci, maka aktivitas proyek siap untuk memasuki tahap eksekusi atau pelaksanaan proyek. Spesifikasi proyek dlm bentuk: Paket kerja, Jadual, Anggaran, dan Manajer yang bertanggung jawab atas paket kerja tersebut.

Sifat laporan proyek Manajer memerlukan tiga tipe laporan yang berbeda, yaitu: Laporan kesulitan  laporan mengenai kesulitan yang telah terjadi dan antisipasi kesulitan di masa depan. Laporan kemajuan  laporan mengenai perbandingan jadwal dan biaya sesungguhnya dengan jadual dan biaya yang direncanakan utk pekerjaan yg dilaksanakan termasuk aktivitas overheadnya. Laporan keuangan proyek  laporan mengenai biaya proyek sesuai tahap-tahap penyelesaian proyek.

Penggunaan laporan proyek Laporan kesulitan  sebagai dasar manajer dalam membuat keputusan utk penentuan prioritas dlm penyelesaian kesulitan-kesulitan tersebut. Laporan kemajuan  Jika memuaskan utk dasar pemberian penghargaan, jika tdk sesuai target, digunakan sbg dasar manajemen dlm pengambilan kebijakan berikutnya. Laporan keuangan proyek dasar penilaian kinerja (laba/rugi).

Pemeriksaan proyek Pemeriksaan proyek adalah pemeriksaan yang dilakukan terhadap proyek utk menilai kuantitas, mutu, biaya, dan waktu pengerjaan proyek. Audit proyek dlm melaksanakan tugasnya tdk boleh menyita banyak waktu penanggung jawab proyek. Auditing proyek dpt dilakukan oleh auditor internal.

Evaluasi proyek Evaluasi proyek bertujuan mendorong cara peningkatan kinerja di masa depan dan mempengaruhi keputusan mengenai reward/ganjaran. Evaluasi proyek dilakukan dgn menggunakan ukuran tiga aspek proyek: Mutu proyek, Waktu yg diperlukan utk menyelesaikannya, dan Biaya.

Faktor-faktor penghambat pengendalian proyek Kesulitan koordinasi dan komunikasi  Pada proyek dengan ukuran dan kompleksitas yang amat besar, yang melibatkan banyak organisasi ditambah lagi banyaknya kegiatan yang saling terkait, maka akan timbul masalah kesulitan koordinasi dan komunikasi. Kesulitan yang sama bisa juga timbul karena kerumitan pendefinisian struktur organisasi proyek yang dibuat oleh perencana. Faktor Tenaga Kerja  Pengawas atau inspektur yang kurang ahli dibidangnya atau kurang berpengalaman dapat menyebabkan pengendalian proyek menjadi tidak efektif dan kurang akurat. Faktor Sistem pengendalian penerapan sistem informasi dan pengawasan yang terlalu formal dengan mengabaikan hubungan kemanusiaan akan timbul kelakuan dan keterpaksaan. Oleh karena itu, perlu juga diterapkan cara-cara tertentu untuk mendapatkan informasi secara tidak resmi, misalnya ketika makan bersama, saling mengunjungi, komunikasi lewat telepon, dan lain sebagainya.

Terima Kasih .............