TAKLIMAT AUDIT DALAM MS ISO 9001:2008 PENYELARAS PROSEDUR JPN DAN PPD TARIKH: 25 JUN 2009 HARI : KHAMIS MASA: 9.00 PAGI TEMPAT : KOLEJ SUNWAY

PELAKSANAAN AUDIT TARIKH : 6 – 10 JULAI 2009 LOKASI : JOHOR,PAHANG,PULAU PINANG DAN SELANGOR JPN JOHOR DAN SEMUA PPD JENIS AUDIT : AUDIT PENILAIAN SEMULA TAHUN 2009 : MS ISO 9001:2008 6. TAHUN 2008 : MS ISO 9001:2000

TRANSISI VERSI 2000 KE 2008 VERSI 2008: Mula 15 November 2008, MS ISO 9001 telah ditukar dari versi 2000 ke 2008 Standard dikaji setiap 5 tahun. Versi 2000 tamat 2005 tetapi siap sepenuhnya tahun 2008. Versi 2008 tiada perubahan pada standard ( masih seksyen 4,5,6,7 dan 8 ) 4. Masih menggunakan pendekatan proses

TRANSISI VERSI 2000 KE 2008 5. 8 Prinsip Pengurusan masih digunakan 5.1 Tumpuan kpd pelanggan 5.2 Kepimpinan 5.3 Penglibatan anggota organisasi 5.4 Pendekatan sistem 5.5 Pendekatan Proses 5.6 Keputusan berasaskan fakta 5.7 Penambahbaikan Berterusan 5.8 Hubungan dengan Pembekal

TRANSISI VERSI 2000 KE 2008 Penekanan kepada 4 perkara: 6.1 Sumber luar / dalam dikenalpasti 6.2 Latihan Kepakaran ditingkatkan 6.3 Keselesaan tempat kerja dan bahan yang bersesuaian. 6.4 Keberkesanan tindakan perlu dipastikan secara menyeluruh. ( keberkesanan perkhidmatan )

PROSEDUR KUALITI TAHUN 2009 VERSI 2000 3 SKOP UTAMA - Penempatan Guru - Petukaran Guru - Penempatan Pelajar Tkt 4 & 1 2. PK lain PKPS VERSI 2008 SEMUA SKOP UTAMA ADUAN DAN MAKLUM BALAS PELANGGAN DIASINGKAN PK PEMANTAUAN ( SEMUA PEMANTAUAN DI BPSH, JPN DAN PPD )

MS ISO 9001:2008 ADA 12 PROSEDUR KUALITI ( PK ) PK 01 PENGURUSAN PENEMPATAN GURU PK 02 PENGURUSAN PETUKARAN GURU PK 03 PENGURUAN PEMANTAUAN PK 04 PENGURUSAN ADUAN PK 05 PENGURUSAN MAKLUMBALAS PELANGGAN PK 06 PENGURUSAN LATIHAN PERSONEL

MS ISO 9001:2008 PK 07 PENGURUSAN PEROLEHAN PK 08 PENGURUSAN PENYELENGGARAAN PK 09 PENGURUAN AUDIT DALAM PK 10 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN PK 11 TINDAKAN PEMBETULAN & PENCEGAHAN PK 12 KAWALAN TERHADAP PERKHDMATAN TIDAK AKUR

PROSES PENGAUDITAN KETAKAKURAN ( NCR ) – 3 KATEGORI KRITIKAL – Penarikan Pensijilan MAJOR - Tiada kawalan dokumen, - Tiada latihan dijalankan - Tiada semakan / tindakan 3. MINOR - Dokumen tidak disahkan - Data tidak lengkap ( 5 minor di 5 lokasi boleh beri 1 major )

Contoh NCR Surat tidak daftar, tidak rekod, tiada tarikh terima – NCR MAJOR Surat tidak daftar – NCR MINOR Surat tidak minit – Pemerhatian Fail tidak daftar – NCR MAJOR Fail tiada kertas minit, tidak ada bil kandung surat, tidak diminit ……… Tiada fail pemantauan, tiada pemantauan, tiada laporan pemantauan.. 7. Tiada instrument pemantauan dan tiada tindakan hasil pemantauan……..

KETIDAKAKURAN Kenderaan tidak diselenggara Kenderaan tiada surat beranak ( geran ) 10. Mesin fax tiada surat beranak. 11. Pegawai / Penyelaras tiada semasa audit dan tiada yang boleh menjawab soalan-soalan auditor. 12. Tiada menunjukkan tanda-tanda organisasi melaksanakan MS ISO semasa audit spt berita, papan tanda, papan kenyataan, banner atau sebarang kenyataan tentang ISO

KETIDAKAKURAN Tiada penilaian prestasi alat-alat komputer. 14. Tiada penilaian prestasi air-con. 15. Tiada carta organisasi dan senarai staf tidak kemaskini. 16. Buku BRP tidak dikemaskini. 17. Tiada kawalan barangan di stok 18. Kebanyakan staf tiada Fail Meja dan tiada cukup latihan 7 hari.

MASA AUDIT Mesyuarat Pembukaan Audit 1.1 Sediakan masa, tempat, senarai kehadiran dan Jadual Audit. 1.2 Dipengerusi oleh tuanrumah 1.3 Kata Aluan pengerusi 1.4 Kata Aluan Ketua Juruaudit 1.5 Hal-hal lain

MASA AUDIT Kata Aluan Juruaudit: 1.1 Perkenal auditor yang bersamanya 1.2 Beritahu tujuan audit 1.3 Beritau kaedah audit 1.4 Semak Jadual Audit ( setuju / tak setuju ) 1.5 Keperluan sumber 1.6 Maklum/ jangkaan mesyuarat penutup. 1.7 Rekod kehadiran ( diambil )

PELAKSANAAN AUDIT Bermula dari Pengurus Kualiti / Ketua Juruaudit iaitu Kawalan Dokumen dan Laporan Audit lepas ( tindakan pembetulan telah dibuat atau tidak ) Berdasarkan Manual Kualiti dan Prosedur Kualiti ( senarai semak ) Membuat catatan semasa audit berdasarkan dokumen yang diperiksa. Catat penemuan jika ada. 5. Mengesan pencapaian objektif / tidak.

ETIKA AUDITEE Menyediakan dokumen yang lengkap Menyediakan rekod sebagai sokongan kepada dokumen. Menyediakan dokumen dengan segera/ pantas Menjawab soalan auditor berdasarkan dokumen dan rekod yang ada. Menyediakan `tag` pada dokumen ( fail ) supaya senang dicari. 6. Beri penerangan yang jelas dan ringkas bukan panjang lebar

ETIKA AUDITEE Hanya menjawab soalan jika ditanya Tidak bertengkar dengan auditor Tidak menunjukkan kelemahan seperti saya baru, saya tidak tahu, bukan kerja saya…. 10. Segera mencari ( membuat ) bukti jika ternyata tiada ( sebelum audit tamat ) 11. Menggunakan laras bahasa yang lembut ( berbudi bahasa ) 12. Sediakan catatan jika perlu.

ETIKA AUDITEE Menghadapi auditor berpasukan Beri kerjasama yang baik dengan auditor 14. Minta buat pembetulan segera jika auditor jumpa kecuaian. 15. Tidak memandang rendah kebolehan auditor ( menghormati ) 16. Bahasa: bahasa badan, pakaian yang selesa dan sesuai. 17. Kawal emosi dan tingkahlaku.

PENGURUS KUALITI / KETUA JURUAUDIT Berhubung dengan auditor yang akan datang. Memastikan tempat penginapan supaya mudah dijemput ke lokasi. Mengenali ( beramah ) dengan juruaudit Menyediakan Persiapan Mesyuarat Pembukaan dan Penutup spt tempat, surat jemputan kepada pegawai dan staf yang perlu hadir mesy pembukaan / mesy penutup

PENGURUS KUALITI / KETUA JURUAUDIT 5. Menyediakan minum dan makan auditor 6. Menyediakan teks / maklum kepada ketua jabatan maklumat audit 7. Menyediakan Jadual Audit ( kenalpasti auditee dan masa yang sesuai ) 8. Menyediakan senarai staf yang terkini. 9. Membawa Ketua Juruaudit bertemu Ketua Jabatan sebelum mesyuarat dibuat. 10. Sedia pamplet ( jika ada )

KEPERLUAN PENGURUS KUALITI / KETUA JURUADIT Senarai Edaran Terkawal Surat Akuan Terima Manual Kualiti Senarai Juruaudit JPN /BPSH berserta sijil kelayakan sebagai juruaudit. Surat perlantikan Pengurus Kualiti dan Ketua Juruaudit serta Juruaudit semas. Sediakan 1 fail Pengurusan Kualiti ( MS ISO )

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD NO KAWALAN JPN JOHOR – 10 10 – 01 – PENGARAH 10 – 02 - TIMBALAN PENGARAH 10 – 03 - PENGURUS KUALITI 10 – 04 – KETUA JURUAUDIT 10 – 03 /1 – KS SJQ 10 – 03 /2 – KS SPS 10 – 03 /3 – KS SPA 10 – 03 /4 – KS K2P 10 – 03 /5 - KS SPP 10 – 03 /6 - KS SPK

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD 10 – 03 /7 - KS SPI 10 – 03 /8 - KS SPSPK 10 – 03 /9 - KS ICT 10 – 03 /10 - KS S&K PEGAWAI PELAJARAN DAERAH ( PPD ) 10 – 03 /11 - PPD JB 10 – 03 /12 - PPD PG 10 – 03 /13 - PPD KT

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD 10 – 03 /14 - PPD MUAR 10 – 03 /15 - PPD BP 10 – 03 /16 - PPD KLUANG 10 – 03 /17 - PPD SEGAMAT 10 – 03 /18 - PPD PONTIAN 10 – 03 /19 - PPD KULAI 10 – 03 /20 - PPD MERSING

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD N0 KAWALAN PENGURUS KUALITI PPD CONTOH PPD JB: 10 – 03 /11(01) - TIMBALAN PPD /PQ 10 – 03 /11(02) - PENOLONG PPD (MEN) 10 – 03 /11(03) - PENOLONG PPD (REN) 10 – 03 /11(04) - PENOLONG PPD (AKA) 10 – 03 /11(05) - PENOLONG PPD (HEM) 10 – 03 /11(06) - PEG ESEKUTIF (EO)

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD NO KAWALAN JURUAUDIT: 10 – 03 /21 - ABD RAHIM 10 – 03 /22 - HJ KHALID 10 – 03 /23 - HJ JAMAL 10 – 03 /24 - MOHD HANAFI 10 – 03 /25 - SAMION 10 – 03 /26 - MOHSIN 10 – 03 /27 - HJ AHMAD 10 – 03 /28 - DZULKIFLI 10 – 03 /29 - MOHD ROSLI 10 – 03 /30 - HASSAN

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD 10 – 03 /31 - HAMZAH AHMAD 10 – 03 /32 - AZMI SUKIMAN 10 – 03 /33 - SALLEHUDIN ZULKIFLI 10 – 03 /34 - ARMAS DERUSMAN 10 – 03 /35 - ABDULLAH MOHD SALEH 10 – 03 /36 - HJ ISHAK SAHLAN 10 – 03 /37 - SUPIANDI 10 – 03 /38 - ABDULLAH YUSOF 10 – 03 /39 - HASSAN AHMAD

NO KAWALAN DOKUMEN BAGI JPN JOHOR DAN PPD NO KAWALAN KETUA PENOLONG PENGARAH DAN KETUA UNIT : Mengikut No Kawalan Ketua Sektor Contoh KPP SJQ : Hj Kassim Mahadi 10 – 03 /1 (01 ) – KS SJQ - Contoh KPP SPI: Hj Basari b Hj Manan 10 – 03 /7 (01) 10 – 03 /7 (02) – Ketua Unit – Ust Omar 10 – 03 /7 (03) – Ketua Unit – Ust Azman