WORK BREAKDOWN STRUCTURE MPSI SESI-6

"Berapa lama Anda menyelesaikan proyek?" Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI "Berapa lama Anda menyelesaikan proyek?" Apakah sulit memberikan jawaban yang tepat? Sebenarnya tidak mudah, jika benar-benar pelanggan yang bertanya pada proyek yang sebenarnya. Bagaimana Anda mengatasi masalah itu?

Project Management Triangle Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Project Management Triangle

Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Definisi WBS WBS adalah penguraian atau pembagian proyek secara detail menjadi aktivitas yang hierarkis, dimana setiap aktivitas ini akan dialokasikan kepada pelaksanaan masing-masing. (Cornelius Trihendradi:2005) Pada prinsipnya Work Breakdown Structure (WBS) adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan)

Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Manfaat WBS Dalam tahap analisis WBS dapat digunakan untuk memastikan akurasi dan kelengkapan dari semua personil proyek Dijadikan sebagai dasar penganggaran dan penjadwalan Sebagai alat kontrol pelaksanaan proyek

Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Contoh WBS

Microsoft Project (MP) Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Microsoft Project (MP) Microsoft Project (atau MSP atau WinProj) adalah suatu manajemen proyek perangkat lunak program yang dikembangkan dan dijual oleh Microsoft yang dirancang untuk membantu manajer proyek dalam mengembangkan rencana, menetapkan sumber daya untuk tugas-tugas, pelacakan kemajuan, mengelola anggaran dan menganalisis beban kerja. Microsoft Project merupakan Tools (perangkat) atau alat bantu yang digunakan untuk keperluan pengelolaan/manajemen proyek. (Imam Heryanto dan Totok Triwibowo: 2013) MSP sangat berperan pada fase Perencanaan, yaitu pembuatan outline WBS (Work Breakdown Structure)

MENGAPA MICROSOFT PROJECT? Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI MENGAPA MICROSOFT PROJECT? Microsoft Project Primavera Project Planner Microsoft Excel Project Workbench Time Line Primavera Sure Trak CA-SuperProject Project Scheduler Artimes Prestige FasTracs Berdasarkan survei Project Management Journal tahun 1998, terpilih 10 top alat bantu pendukung manajemen proyek.

MENGAPA MICROSOFT PROJECT? Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI MENGAPA MICROSOFT PROJECT? Microsoft Project Asana Basecamp Mavenlink Smartsheet Wrike Trello Zoho Project JIRA WorkZone Berdasarkan survei “The 10 Most Popular Project Management Software Products” tahun 2016, terpilih 10 top alat bantu pendukung manajemen proyek terpopuler.

Tampilan Awal Microsoft Project Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Tampilan Awal Microsoft Project

ISTILAH DALAM MS PROJECT Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI ISTILAH DALAM MS PROJECT TASK DURATION START FINISH PREDESESOR RESOURCES COST GANTT CHART PERT BASELINE TRACKING MILESTONE

Membuat Work Breakdown Structure (WBS) Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Membuat Work Breakdown Structure (WBS) Mengisi kolom task name Mengelompokkan pekerjaan Menentukan tanggal proyek

1. Mengisi kolom task name Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI 1. Mengisi kolom task name Sebagai latihan, buatlah task seperti berikut ini: Pengisian Task Name atau Nama Pekerjaan bisa dengan cara mengetikkan langsung ke dalam kolom yang telah disediakan.

2. Mengelompokkan pekerjaan Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI 2. Mengelompokkan pekerjaan Pekerjaan dikelompokkan dalam kelompok pekerjaan utama atau biasanya disebut summary. Kemudian pekerjaan utama tersebut dibreakdown lagi menjadi beberapa pekerjaan atau biasa disebut sub-task. Sub-task juga dapat memiliki beberapa level sub-task, tergantung dari kompleksitas jenis pekerjaan dalam proyek tersebut.

Buatlah pengelompokan seperti berikut: Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Buatlah pengelompokan seperti berikut:

Sehingga tampil seperti Blok task “Wawancara” dan “Observasi” Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Lanjutkan pada task “Studi Kelayakan” hingga “Desain Input dan Output”. Sehingga tampil seperti Blok task “Wawancara” dan “Observasi” Lalu pilih “Indent Task” (Panah hijau ke Kanan)

3. Menentukan tanggal proyek Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI 3. Menentukan tanggal proyek Tanggal proyek ditentukan sebagai awal dimulai proyek dikerjakan. Misalnya proyek hendak dimulai pada 05 Januari 2015 Pilih menu Project> Project Information

Isi “start date” dengan tanggal 05/01/2015 Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Isi “start date” dengan tanggal 05/01/2015

Duration, start and finish. Predesesor Membuat hari libur Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI JADWAL PROYEK Duration, start and finish. Predesesor Membuat hari libur

Jenis hubungan antartugas Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Jenis hubungan antartugas Hub lain yg bersifat turunan Secara Umum Finish to Start dengan Lag time Finish to Start dengan Lead time Finish to Start Finish to Finish Start to Start Start to Finish

Untuk menetapkan hub antar tugas, harus memahami: Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Untuk menetapkan hub antar tugas, harus memahami: Predecessor Successor Predecessor adalah suatu tugas yang harus diakhiri sebelum tugas lain dimulai atau suatu tugas yang mendahului suatu tugas tertentu. Sederhananya sebagai prasyarat, yaitu suatu tugas yang harus diselesaikan sebelum tugas tertentu dilakukan. Successor (kebalikannya) adalah suatu tugas yang tidak dapat dimulai sebelum suatu tugas tertentu diakhiri.

4. Duration, start and finish Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI 4. Duration, start and finish Durasi/duration adalah menyatakan jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan suatu kegiatan atau pekerjaan (task) pada suatu proyek. Jumlah waktu bisa direpresentasikan dalam bentuk jam (hr), hari (days), minggu (wk), bulan (mon) Misalnya task “Wawancara” dilaksanakan 3 hari

Klik kanan pada task “Wawancara” Pilih “Task Information” Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Klik kanan pada task “Wawancara” Pilih “Task Information” Pada kolom “Duration” isi 3, atau panah ke atas sampai muncul angka 3

Selanjutnya pada task “Observasi” isi dengan durasi 2 hari. Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Selanjutnya pada task “Observasi” isi dengan durasi 2 hari. Perhatikan durasi “Fase Inisialisasi”, seharusnya “Wawancara” (3hari) + “Observasi” (2hari) = 5 hari

5. Predesesor Klik kanan pada task “Observasi” Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI 5. Predesesor Klik kanan pada task “Observasi” Pilih “Task Information“ Pada kolom “ID” isi angka 2 dan kolom “Type” di pilih Finish to Start, yang artinya jika ID 2 (Wawancara) selesai (finish) maka Observasi boleh di mulai (start)

Hingga seperti gambar ini Lanjutkan durasi yang lainnya

6. Membuat hari libur Pilih menu “Tools> Change Working Time” Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI 6. Membuat hari libur Pilih menu “Tools> Change Working Time” Klik tombol “Create New Calendar” Pilih Make a copy of standard Klik OK

Pilih bulan tanggal yang akan di buat, misalnya 19 Februari 2015 Dinny Wahyu Widarti, S.Kom., MMSI Pilih bulan tanggal yang akan di buat, misalnya 19 Februari 2015 Bagian Name ketik : Tahun baru Imlek Klik Start dan Finish. Klik OK

Sekian dan Terimakasih