BAHAGIAN 3 : FUNGSI MESYUARAT MBJ MANUAL PENGGUNA BAHAGIAN 3 : FUNGSI MESYUARAT MBJ SUBMODUL PERHUBUHANGAN MAJIKAN – PEKERJA (MER) MAJLIS BERSAMA JABATAN (MBJ)

OBJEKTIF DOKUMEN Manual Pengguna Bahagian 3 : Fungsi Mesyuarat MBJ disediakan bagi membantu Setiausaha / Urusetia MBJ agensi mengemaskini maklumat berkenaan mesyuarat-mesyuarat MBJ yang telah diadakan di agensi masing-masing

MENU-MENU MESYUARAT MBJ Berikut adalah menu-menu yang digunakan oleh agensi di bawah fungsi Mesyuarat MBJ : Selenggara Maklumat Mesyuarat MBJ

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Menu : Mesyuarat MBJ >> Selenggara Maklumat Mesyuarat MBJ Fungsi ini membolehkan agensi memasukkan maklumat-maklumat berkenaan mesyuarat MBJ yang telah diadakan

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Lakukan carian berdasarkan nama MBJ atau Nombor Pendaftaran MBJ Klik pada pautan nombor pendaftaran MBJ untuk ke proses Selenggara Maklumat Mesyuarat MBJ bagi nama MBJ yang telah dipilih

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Muka web seterusnya akan memaparkan senarai Mesyuarat MBJ agensi yang pernah diisikan Klik pada pautan Bil. Mesyuarat untuk melihat atau mengemaskini maklumat mesyuarat yang sedia ada Bagi mewujudkan rekod baru bagi mesyuarat MBJ, klik pada butang Tambah

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Di dalam muka web seterusnya, empat tab akan terpapar iaitu : Maklumat Asas Mesyuarat MBJ Kemaskini Isu-isu MBJ Muat Naik Dokumen Semakan Setiausaha MBJ

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Di dalam tab pertama iaitu Maklumat Asas Mesyuarat MBJ, isikan maklumat seperti Jenis Mesyuarat, Bilangan Mesyuarat dan Tarikh Mesyuarat MBJ yang telah diadakan Klik butang Simpan sebelum ke tab yang seterusnya

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Di dalam tab kedua, anda dikehendaki memasuki maklumat isu-isu MBJ yang dibincangkan di dalam mesyuarat berkenaan Terdapat dua subtab bagi tab Kemaskini Isu-isu MBJ iaitu : Perkara Berbangkit Dari Minit MBJ yang Lalu (Isu Lama yang masih belum selesai) Isu yang Dibincangkan Dalam Mesyuarat MBJ Terkini (Isu Baru)

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Di dalam subtab Perkara Berbangkit Dari Minit MBJ yang Lalu, anda dikehendaki untuk memasukkan isu-isu lama yang masih belum selesai dan dibincangkan di dalam mesyuarat berkenaan Bagi isu yang telah sedia ada direkodkan di dalam sistem, pilih Tajuk isu melalui menu drop down yang disediakan Setiap isu lama dimasukkan secara berasingan Kategori dan jenis isu akan secara automatik dikeluarkan berdasarkan maklumat yang telah dimasukkan sebelum ini Pilih Status Isu dan isikan ruangan Catatan (tidak mandatori) Klik butang Tambah untuk menambahkan ruangan isu Klik butang simpan setelah semua isu selesai dimasukkan Rujuk slaid berikutnya untuk melihat antaramuka subtab Perkara Berbangkit Dari Minit MBJ yang Lalu

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Bagi isu lama yang dibincangkan di dalam mesyuarat dan belum diwujudkan di dalam sistem, klik pada kotak semak(checkbox) Kemudian, isikan ruangan Tajuk Isu (di bawah checkbox) dan pilih Jenis Isu, Kategori Isu, Status Isu serta isikan ruangan catatan (tidak mandatori) Klik butang simpan setelah semua isu selesai dimasukkan

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Di dalam subtab Perkara Berbangkit Dari Minit MBJ yang Lalu, anda dikehendaki untuk memasukkan isu-isu baru yang masih belum selesai dan dibincangkan di dalam mesyuarat berkenaan Masukkan Tajuk Isu dan pilih Jenis Isu, Kategori Isu, Status Isu serta isikan ruangan catatan (tidak mandatori) Setiap isu baru dimasukkan secara berasingan Klik butang simpan setelah semua isu selesai dimasukkan

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Di dalam subtab Muat Naik Dokumen, anda dikehendaki untuk dokumen yang berkait dengan mesyuarat MBJ berkenaan khususnya minit mesyuarat (mandatori) Klik butang Muat Naik sama ada di dalam ruangan Minit Mesyuarat atau Dokumen Sokongan Mesyuarat untuk memuat naik berdasarkan jenis dokumen

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Klik butang Choose File untuk memilih fail dokumen tersebut di dalam simpanan komputer anda Format fail yang dibenarkan adalah hanya dalam bentuk .PDF Masukkan keterangan berhubung dengan dokumen yang telah dimuat naik

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Dokumen yang telah dimuat naik akan terpapar di dalam ruangan Minit Mesyuarat atau/dan Dokumen Sokongan Mesyuarat

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Di dalam subtab Semakan Setiausaha MBJ, maklumat-maklumat yang telah diisikan perlu mendapat penyemakan dan pengesahan daripada kedua-dua Setiausaha MBJ agensi Setiausaha Pegawai akan memulakan proses dengan menanda checkbox dan kemudian mengklik butang Hantar untuk dipanjangkan proses kepada Setiausaha Pekerja Hanya Setiausaha Pegawai sahaja dibenarkan untuk melakukan proses ini Rujuk slaid berikutnya untuk melihat antaramuka subtab Semakan Setiausaha MBJ

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Setelah penghantaran dilakukan, Setiausaha Pekerja perlu membuka peti pesanan aplikasi HRMIS2.0 untuk melakukan proses pengesahan Klik pada pautan Subjek untuk ke proses yang seterusnya

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Setiausaha Pekerja akan dapat melihat segala maklumat berkenaan mesyuarat berdasarkan empat tab yang disediakan di mana tab-tab tersebut mengandungi maklumat yang sama seperti di dalam fungsi sebelum

SELENGGARA MAKLUMAT MESYUARAT MBJ Setelah semakan dilakukan, Setiausaha Pekerja boleh terus mengesahkan dokumen tersebut dengan menanda checkbox dan kemudian mengklik butang Hantar untuk dipanjangkan proses kepada Setiausaha Pegawai sebagai makluman Hanya Setiausaha Pekerja sahaja dibenarkan untuk melakukan proses ini

TAMAT - BAHAGIAN 3 : FUNGSI MESYUARAT MBJ * Sila rujuk Manual Pengguna Bahagian 4 : Fungsi Tawkim MBJ bagi proses seterusnya