By: Hajar Cherry Puspalillah MENGINDEKS By: Hajar Cherry Puspalillah

Mengindeks adalah menentukan uraian unit-unit atau bagian-bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap dapat berupa nama orang, nama badan, nama tempat, istilah subjek, atau angka, tergantung pada sistem penyimpanan yang digunakan. Kata tangkap merupakan tanda pengenal dari sesuatu warkat yang disimpan , karena itu kata tangkap (catchword/caption) yang dipilih tergantung kepada sistem yang dipergunakan, sebelum disusun menurut abjad, nama-nama diindeks terlebih dahulu, sebab nama banyak macam ragamnya. Definisi

Kartu Indeks mencatat informasi tentang : Judul/nama surat Nomor surat Hal surat Tanggal surat Kode surat Kode kartu indeks Kartu Indeks Arsip sebelum disimpan terlebih dahulu dibuat kartu indeks Kartu indeks disimpan pada laci cardex berdasarkan nama orang/perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.

Peraturan mengindeks adalah menentukan kata tangkap sebagai dasar penyimpanan. Peraturan ini sangat berguna untuk penggunaan sistem yang memerlukan susunan alphabetis seperti; Sistem Alphabetis, Sistem geografis, Sistem Subyek. Karena peraturan mengindeks berasal dari Negara barat, maka perlu adanya penyesuaian dengan keadaan di Indonesia. PERATURAN MENGINDEKS

Mengindeks Nama Orang 1. Nama Tunggal: Nama tunggal adalah nama yang terdiri dari satu kata, diindeks sebagaimana nama itu sendiri. Contoh : No Nama Asli Indeks Urutan Abjad Kode 1 Yuliana 2 Setyowati 3 Budiono 4 Yuniawati

2. Nama Orang Lengkap (2 Kata) Jika 2 kata, maka kata yang dipakai indeks adalah nama belakang kemudian nama depan Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Rio Febrian Febrian, Ria 2 Dewi Herliani Herliani, Dewi 3 Rita Damayanti Damayanti, Rita 4 Nurul Fatimah 5 Putri Lestari

Hajar Cherry Puspalillah 3. Nama Orang Lengkap (3 Kata) Nama lengkap terdiri lebih dari 2 kata, diindeks menjadi urutan sebagai berikut, yaitu nama belakang, nama depan, dan nama tengah Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Adrian Herma Sugiarto Sugiarto, Adrian, Herma 2 Riska Yulia Utami Utami, Riska, Yulia 3 Deta Bara Pratiwi Pratiwi, Deta, Bara 4 Rio Bangga Indriawan 5 Hajar Cherry Puspalillah

4. Nama Cina dan Korea Nama Cina dan Korea urutannya tetap, karena nama keluarga mereka terletak di depan. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Liem Swi King Liem, Swi, King 2 Song Hye Kyo Song, Hye, Kyo 3 Lee Jong Suk Lee, Jong, Suk 4 Kim Jong Un 5 Bruce Lee 6 Jackie Lee 7 Liu De Hua

5. Awalan Nama-Keluarga Awalan nama-keluarga dalam indeks tidak terpisah dari nama-keluarganya, sebagai unit pertama. Awalan tersebut adalah d1, De, de, Da, Del, Mc, Mac, dan lain-lain. Awalan M, Mc diindeks sebagai Mac, dan St. diindeks menjadi Saint. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 John Mc Enroe Mac Enroe, John 2 George St. John Saint. John, George 3 Bartje Van Houten Van Houten, Bartje 4 Saleh bin Walid 5 Harun Al Rasyid

Sadikin, Ali (Let. Jen. Purn.) 6. Gelar dan Pangkat Gelar dan pangkat dokelompokkan menjadi 4 kelompok, yaitu kesarjanaan, kebangsawanan, keagamaan, dan kepangkatan. Di dalam indeks, gelar dan pangkat adalah bukan unit dan dituliskan dalam tanda kurung di belakang unit terakhir. Kalau namanya adalah nama lengkap maka dalam indeks nama tersebut dibalik, sedangkan nama tunggal adalah tetap. Istilah senioritas seperti Jr., Sr., I, II, III, dan lain-lain adalah unit dan dalam indeks ditempatkan dalam tanda kurung sebagai unit terakhir. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Prof. Dr. Adi Santoso Santoso, Adi (Prof.Dr.) 2 Let. Jen. Purn. Ali Sadikin Sadikin, Ali (Let. Jen. Purn.) 3 John Smith, Jr Smith, John, (Jr) 4 George Bush, Sr 5 King Edward, I

7. Nama dengan Tanda Hubung Kata-kata atau nama-nama yang disatukan dengan tanda hubung dianggap sebagai satu unit, dan indeksnya menjadi satu unit. Untuk nama orang lengkap yang mengandung tanda hubung diindeks yaitu dibalik. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 John Lee-Barry Lee-Barry, John 2 Andrian Herma-Sugiarto Herma-Sugiarto, Andrian 3 Bus-Truck Rentals 4 Marietje Tengker-Rombot

8. Nama Indonesia dengan Urutan Kelahiran Nama Indonesia dengan urutan kelahiran (orang bali) diindeks lebih Dulu nama diri, kemudian urutan kelahiran dan gelar kalau ada No Nama Asli Indeks 1 I Wayan Widiada Widiada, I Wayan 2 Ni Made Desiani Desiani, Ni Made 3 I Nyoman Putra 4 Kadek Swari Rahayu

9. Singkatan Nama yang menggunakan singkatan, baik di depan maupun di bela- kang dan tidak diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu nama Jelasnya. Tetapi jika diketahui kepanjangannya, diindeks lebih dulu Kepanjangannya. No Nama Asli Indeks 1 Doni Setiawan K Setiawan, Doni, K 2 Ayu Lestari C 3 BJ. Habibie

Mengindeks Nama Perusahaan atau Lembaga Indeks dari nama-perusahaan yang bukan berasal dari nama-orang atau kalaupun berasal dari nama-orang tetapi tidak-lengkap dituliskan seperti urutan semula. Nama-orang tidak lengkap terdiri dari satu unit. Jenis (bentuk) usaha yang terdiri dari kata ganda atau majemuk diindeks sebagai 1 (satu) unit, misalnya Toko Buku, Perseroan Terbatas, Beauty Salon, dan lain-lain. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Toko Sumber Makmur Sumber Makmur, Toko 2 PT Megah Persada Megah Persada, PT 3 Salon Kecantikan Tiara Tiara, Salon Kecantikan 4 Ramayana Dept. Store 5 Rumah Sakit Pasar Rebo

2. Nama-Perusahaan Berasal dari Nama-Orang-Lengkap Indeks dari nama-perusahaan yang berasal dari nama-orang-lengkap dituliskan yaitu dengan urutan nama-belakang, nama-depan, dan nama-tengah (bilamana ada). Nama-orang-lengkap terdiri lebih dari satu unit. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 PT Budi Hartono Hartono, Budi, PT 2 John Drew Lumber Company Lumber, John, Drew, Company 3 Adnan Buyung Nasution & Ass. Nasution, Adnan, Buyung (&) Associates 4 PT HM Sampoerna

Kata sandang “the” di dalam indeks ditulis di dalam tanda kurung. “The” yang terletak di depan, pada indeks diletakkan di belakang di dalam tanda kurung. “The” yang terletak di tengah, pada indeks diletakkan pada unit sebelumnya di dalam tanda kurung. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 The National Shop National, Shop (The) 2 Andrew the Baker Andrew (The), Baker 3 The Red Star Company Red Star, Company (The) 4 The Body Shop

4. Nama Lembaga Berupa Singkatan Nama lembaga berupa singkatan diindeks sesuai dengan kepanjangannya, masing-masing dituliskan dalam 1 unit. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 RRI Radio Republik Indonesia 2 POLRI Kepolisian Republik Indonesia 3 RCTI Rajawali Citra Televisi Indonesia 4 LAN 5 KOPERTIS

No Nama Asli Indeks 5. Badan Pemerintahan Daerah dan Perguruan Tinggi Nama Badan Pemerintah Daerah diindeks menurut nama-daerah, diikuti tingkat daerah bersangkutan, kemudian seterusnya nama-nama-instansi dari yang tinggi ke yang lebih rendah, dengan masing-masing tingkat-instansi ditempatkan dalam tanda kurung di belakang nama-instansi masing-masing. Kata-kata yang di dalam tanda kurung adalah bukan. Jenis perguruan tinggi di belakang dari namanya di dalam indeks. . Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Kanwil Kem. Agama Provinsi Kalbar Kalimantan Barat, Provinsi, Agama (Kanwil Kementrian) 2 Dinas Pertanian Kab. Karawang, Karawang, Kabupaten, Pertanian (Dinas) 3 Universitas Trunojoyo Trunijoyo Universitas 4 Politeknik NSC Surabaya

Sembilan Puluh Sembilan, Restoran 6. Angka Angka yang terdapat pada nama diindeks dalam bentuk huruf sesuai bahasa dari nama bersangkutan , dan dianggap sebagai satu unit. Contoh : No Nama Asli Indeks 1 Restoran 99 Sembilan Puluh Sembilan, Restoran 2 21 Theatre Twenty One, Theatre 3 Toko 234 4 Bengkel Motor 202

7. Nama Bank No Nama Asli Indeks Pertama-tama diindeks menurut nama kota, kemudian bagian dari nama kota (bila ada), kedudukan bank dalam tanda kurung, Dilanjutkan dengan nama bank, diikuti kata “bank” Contoh : No Nama Asli Indeks 1 BNI Cabang Jakarta Thamrin Jakarta, Thamrin (Cabang), Negara Indonesia, Bank 2 BRI Kantor Pusat Jakarta Jakarta, (Kantor Pusat), Rakyat Indonesia, Bank 3 Mandiri Cabang Surabaya Basuki Rahmat Surabaya, Basuki Rahmat (Cabang), Mandiri, Bank 4 Bank Jatim Cabang Surabaya Darmo

8. Nama Sekolah Nama sekolah diindeks pada nama kota, kemudian diikuti dengan nama sekolah dan nomor Contoh : No Nama Asli Indeks 1 SMAN 3 Denpasar Denpasar, SMAN, 3 2 SMKN 2 Surabaya Surabaya, SMKN, 2 3 SMA Petra Surabaya Surabaya, SMA, Petra 4 SMAN 5 Malang 5 SMAK Cor Jesu

THANK YOU 