POST MORTEM AUDIT SIRIM 2013 SELAMAT DATANG MESYUARAT POST MORTEM AUDIT SIRIM 2013 18 Februari 2014

Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.1 Pembetulan dan pelan tindakan pembetulan (Correction and corrective action plan) Kefahaman kepada istilah Kemaskini borang Permintaan Tindakan Pembetulan: Pertukaran nama dan kegunaan borang dari Borang Permintaan Tindakan Pembetulan kepada: Borang Permintaan Tindakan Pembetulan – Audit Dalam bagi kegunaan AD Borang Permintaan Tindakan Pembetulan – Proses Kerja Harian bagi kegunaan pembetulan melibatkan proses kerja biasa (antara Bahagian) Kemaskini borang Log Tindakan Pembetulan Borang Log Tindakan Pembetulan digunakan untuk :- 1. Memudahkan proses pemantauan tindakan pembetulan kepada ketidakpatuhan yang berlaku 2. Memudahkan proses analisa ketidakpatuhan bagi membuat perancangan tindakan penambahbaikan/ pelan tindakan pembetulan Borang Log Tindakan Pembetulan adalah dibawah tanggungjawab : 1. WP bagi proses Audit Dalam 2. Ketua Bahagian bagi proses kerja harian

Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.1 Pembetulan dan pelan tindakan pembetulan (Correction and corrective action plan) Sebagai panduan, sila rujuk carta alir proses penggunaan borang PTB Audit Dalam & Proses Kerja Harian Carta Alir Penggunaan Borang Permintaan Tindakan Pembetulan – Audit Dalam Carta Alir Penggunaan Borang Permintaan Tindakan Pembetulan – Proses Kerja Harian

Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.2 Kemudahkesanan Objektif Kualiti : Rekabentuk kulit dan susunatur pelaporan Susunatur pelaporan : Kulit Muka surat isi kandungan Laporan Objektif Kualiti – Capai Laporan Objektif Kuaiti – Tidak Capai Laporan Objektif Kualiti – Pelaporan Sebahagian Lain-lain Pelaporan: 6.1 Laporan Audit SIRIM 6.2 Laporan Log Tindakan Pembetulan Audit Dalam/ Proses Kerja Harian 6.3 Laporan OSHA 6.4 Laporan Prestasi Pembekal 6.5 Laporan KIK Senarai Lampiran Perakuan semakan dan pengesahan oleh Ketua Bahagian (pada borang pelaporan)

BPM BTK BRI BPK BPA BPL BSP BPS BKL BPT AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.2 Kemudahkesanan Objektif Kualiti : Rekabentuk kulit dan susunatur pelaporan Rekabentuk kulit hadapan – penggunaan warna kertas berbeza mengikut Bahagian BPM BTK BRI BPK BPA BPL BSP BPS BKL BPT

LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI BAHAGIAN PERKHIDMATAN MAKLUMAT PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI Julai – Disember 2013 Font : Arial Size: 20 Font : Arial Rounded MT Bold Size: 40 Font : Arial Rounded MT Bold Size: 32 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI BAHAGIAN PEMBANGUNAN AUTOMASI PERPUSTAKAAN RAJA ZARITH SOFIAH LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI Julai – Disember 2013 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH UTM KUALA LUMPUR LAPORAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI Julai – Disember 2013 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : Isi Kandungan AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.2 Kemudahkesanan Objektif Kualiti : Rekabentuk kulit dan susunatur pelaporan Contoh muka surat isi kandungan: Isi Kandungan Objektif kualiti ada 3 kategori : a.capai b.tidak capai c.pelaporan sebahagian Laporan Objektif Kualiti - Capai Bil. Prosedur Nama Unit Mukasurat 1.0 Menguruskan Peminjaman Bahan – AKT(PIB)/PSZ/75.1 Unit Sirkulasi 1 - 2 2.0 Menguruskan Pemulangan Bahan – AKT(PUB)/psz/75.1 Unir Sirkulasi 3 3.0 Penjilidan Bahan Perpustakaan – AKT(PBP)/PSZ/75.5 Unit Media, Pemeliharaan & Pemuliharaan 4-5 Laporan Objektif Kualiti – Tidak Capai Menguruskan Penyusunan Bahan – AKT(PEN)/PSZ/75.5 6 7 Penyenggaraan dan Pemuliharaan Bahan dan Alat Media – AKT(PPP)/PSZ/63 7-8

Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : Isi Kandungan AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.2 Kemudahkesanan Objektif Kualiti : Rekabentuk kulit dan susunatur pelaporan Contoh Senarai Lampiran Tajuk Lampiran No. Lampiran Perangkaan Pertanyaak Rujukan: bahan Tidak Dapat Dikesan Di Rak Lampiran 1 Senarai Bahan Tidak Dapat Dikesan Untuk Pembelian Naskah Tambahan (Borang Biru): Jan – Jun 2013 Lampiran 2 Random Sampling Proses Pemulangan Buku (2.5 minit): Jan – Jun 2013 Lampiran 3

Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : Isi Kandungan AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.2 Kemudahkesanan Objektif Kualiti : Rekabentuk kulit dan susunatur pelaporan Format borang pelaporan

Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : Isi Kandungan AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.3 Laporan Prestasi Pembekal Melibatkan : BPS - Unit Perolehan BPS - Unit Jurnal & Media Elektronik BPM – Unit Promosi & Alumni - Penerbitan bulletin BPM – Unit Runding Maklumat – Perkhidmatan penghantaran BTK – Unit PSM - Latihan (fasilitator/ perunding luar) BTK – Unit Kewangan & Bangunan – Pembersihan bangunan BPA - Unit Perolehan & Penyenggaraan Komputer BPA – Unit Sistem Pengurusan Perpustakaan BPA – Unit Server dan Rangkaian Komputer BPA – Unit Sistem Aplikasi Perpustakaan

Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.4 Penggunaan logo SIRIM SALAH CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405 BETUL CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405 CERTIFIED TO ISO 9001:2008 CERT. NO. : AR 1405

Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : AGENDA 1: Perkara Berbangkit Dari Audit SIRIM 2013 : 1.5 Semakan semula Objektif Kualiti setiap prosedur 1.6 Kawalan Rekod-Rekod Kualiti di semua Bahagian 1.7 Semakan semula Fungsi Bahagian (HO) 1.8 Semakan semula Skop dalam prosedur (HO) 1.9 Prosedur Latihan : Penilaian kursus dalaman/ luaran Tempoh dan kaedah penilaian Carta alir pengurusan Buku Rekod Perkhidmatan Staf 1.10 Latihan/ taklimat berkaitan tugas antara Unit/ Bahagian (HO) 1.11 Koleksi CD-ROM BSP (HO) 1.12 Pengurusan Pembekal BPS (NAM) 1.13 Pengurusan Aset oleh BPA (NAM)

AGENDA 2: Perancangan SPK 2014 : 2.1 Kemaskini dokumen (penjenamaan & struktur organisasi baru) 2.2 Audit Dalam 2014 2.3 Audit SIRIM 2014 2.4 Mesyuarat Semakan Pengurusan Induk Rujuk Gantt Chart 2014

AGENDA 3: Hal-hal lain: