Pengurusan Krisis Organisasi AUDIT KRISIS KOC4362 Pengurusan Krisis Organisasi AUDIT KRISIS

Hasil Pembelajaran Menjelaskan kepentingan melakukan audit dalam pengurusan krisis Menerangkan langkah-langkah dalam melakukan audit prakrisis dan audit selepas krisis Melaksanakan audit prakrisis dan selepas krisis Menyatakan kesediaan organisasi menghadapi krisis berdasarkan audit Menyenaraikan peranan pengurus dalam membuat audit pengurusan krisis organisasi

Pengenalan Audit merupakan kaedah yang digunakan oleh organisasi untuk meninjau keadaan persekitaran dan dalam organisasi bagi menentukan isu-isu yang berkemungkinan menjadi krisis. Menurut Littlejohn (1983): satu pendekatan sistematik untuk mengenalpasti isu krisis.

Pengenalan Secara amnya, ia melibatkan proses: mengumpul maklumat persekitaran luaran dan dalaman organisasi. menentukan prioriti isu-isu berkenaan dengan menganalisis kebarangkalian dan kesan yang mungkin timbul daripada keadaan tersebut.

Maklumat yang diperlukan ialah berkaitan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman kepada organisasi Kekuatan: perkara yang boleh bantu organisasi apabila berlaku krisis spt. kepakaran teknikal, pekerja berpengalaman, pasaran produk yang kukuh Kelemahan: perkara yang menghalang pencapaian matlamat organisasi spt. Pekerja tidak setia kepada organisasi, maklumat yang tidak ada backup.

Ancaman: merujuk kepada kejadian dalam atau di luar organisasi yang mempengaruhi keupayaan organisasi untuk memberi perkhidmatan yang baik atau produk yang berkualiti seperti: - pasaran yang tidak menentu - persaingan - keadaan persekitaran

Kepentingan Audit Krisis Audit krisis penting bagi organisasi merancang atau membentuk pelan tindakan untuk menangani krisis. Menilai tindakan yang telah diambil dalam mengurus krisis yang telah berlaku supaya boleh dijadikan panduan mengurus krisis yang serupa. Audit selepas krisis boleh dijadikan panduan untuk tindakan pada masa akan datang.

Langkah-langkah Audit 1. Audit prakrisis Temubual pegawai-pegawai korporat utama dalam organisasi serta pihak pengurusan tertinggi di cawangan organisasi. Temubual untuk kenalpasti empat faktor kesediaan organisasi menghadapi krisis - jenis, fasa, sistem, “stakeholder”.

Audit lebih sesuai dilakukan oleh seseorang atau kumpulan daripada luar organisasi. Audit dibuat dalam keadaan penuh kerahsiaan dan maklumat adalah “confidential” untuk mengelak pemberi maklumat dari dikenakan tindakan oleh pihak organisasi.

Individu yang patut ditemubual adalah: - ketua eksekutif organisasi - ketua bahagian kewangan - ketua dan pegawai kanan bahagian operasi - ketua bahagian keselamatan - ketua bahagian sumber manusia - ketua bahagian komunikasi korporat dan hal ehwal awam - hal-ehwal kerajaan

- ketua perhubungan awam/komunikasi korporat - ketua bahagian kawalan mutu - ketua bahagian pengurusan maklumat - pegawai etika - bahagian latihan korporat - ketua operasi/teknikal

Faktor kesediaan organisasi menghadapi krisis Jenis – skop dan liputan krisis * supaya organisasi boleh membuat persediaan * memberi sebab-sebab isu tersebut menjadi krisis Fasa – setakat mana organisasi bersedia untuk mengesan, mengawal, mengambil tindakan untuk pulih, dan belajar daripada krisis.

Sistem – merujuk kepada setakat mana organisasi bersedia mengurus sistem kompleks yang boleh menyebabkan atau menghindar krisis daripada berlaku. 4. “Stakeholder” – siapakah pihak yang terlibat * individu dan institusi yang terkesan oleh krisis dan boleh memberi kesan terhadap keupayaan organisasi mengurus krisis.

KESEDIAAN ORGANISASI MENGHADAPI KRISIS (Mitroff, Pearson & Harrington (1996) Jawab “Ya” atau “Tidak” 1. Organisasi kami mempunyai keupayaan untuk menilai bilangan dan jenis kecederaan berkaitan sesuatu krisis. 2. Organisasi kami mempunyai keupayaan untuk merawat kecederaan yang berlaku. 3. Sistem nilai dan budaya organisasi kami memberi keutamaan merawat kecederaan dengan segera. 4. Organisasi kami memberi keutamaan untuk menyembunyi atau menidakkan krisis.

5. Pertimbangan undang-undang tidak mengatasi kepentingan etika. 6 5. Pertimbangan undang-undang tidak mengatasi kepentingan etika. 6. Organisasi kami mempunyai Pasukan Pengurusan Krisis (CMT) yang boleh digerakkan dengan cepat dan membuat keputusan yang berkesan.

7. Organisasi kami mempunyai keupayaan untuk menyiasat dan menentukan: a. Keadaan dan jenis krisis yang mungkin berlaku secara tepat. b. Tanda-tanda amaran awal sebelum setiap jenis krisis berlaku. c. Sama ada tanda-tanda amaran awal berkenaan dihalang atau tidak dihiraukan. d. Penyebab sebenar krisis samada organisasi, teknikal atau manusia.

8. Organisasi kami mempunyai sistem mengawal kerosakan yang dirangka dengan rapi, sentiasa diselaras dan diuji. 9. Organisasi kami mempunyai sistem sokongan (backup) komputer dan di kilang yang boleh meneruskan operasi organisasi secepat mungkin. 10. Organisasi kami mempunyai kaedah pemulihan untuk mengembalikan operasi korporat dan pengeluaran.

11. Organisasi kami mempunyai kaedah pemulihan untuk mengembalikan keadaan masyarakat setempat dan persekitaran kepada keadaan biasa. 12. Organisasi kami mempunyai keupayaan untuk berkomunikasi secara berkesan, memberitahu pihak berkuasa, media dan pihak yang berkenaan (“stakeholder”). # Sekiranya jawapan adalah “Tidak” bagi 2 atau lebih kenyataan di atas maka kemungkinan organisasi akan menghadapi krisis dan andam mungkin menghadapi masalah untuk mengurus krisis dengan berkesan.

Kesediaan menghadapi krisis (Reilly, 1987) Keupayaan organisasi memberi tindakan segera kepada krisis Maklumat yang ada untuk pihak pengurusan krisis tentang bagaimana organisasi mengurus krisis sebelumnya Pihak pengurusan boleh mendapatkan pelan pengurusan krisis, sumber-sumber untuk mengurus dan peralatan

Kesediaan menghadapi krisis (Reilly, 1987) Strategi pengurusan krisis yang cekap Keupayaan mengurus media semasa krisis Tanggapan pengurusan tentang kemungkinan krisis berlaku dalam organisasi

Langkah-langkah Audit 2. Audit selepas krisis Tujuan untuk: Kenalpasti pengajaran daripada kejadian yang mencetuskan krisis Belajar bagaimana mengguna pengajaran tersebut untuk mengurus organisasi Fokus utama kejadian yang berlaku untuk membuat persediaan menghadapi krisis akan datang

Persoalan yang boleh dikemukakan: - - Apa yang berlaku? - Apa yang menyebabkan kejadian? - Faktor mana (faktor luaran atau dalaman) yang menyebabkan kejadian? - Apakah tindakan yang dibuat dengan baik? - Apakah tindakan yang tidak baik? - Pernahkan organisasi menghadapi krisis yang sama?

- Adakah krisis berkenaan menyebabkan krisis yang lain - Adakah krisis berkenaan menyebabkan krisis yang lain? - Apakah langkah yang diambil oleh organisasi bagi mengurangkan risisko krisis yang sama atau yang lain pada masa hadapan?

Hasil audit – Penilaian Laporan bertulis yang memberi rumusan penemuan audit serta cadangan memperbaiki keadaan Pembentangan hasil lisan kepada pengurusan organisasi Profil pengurusan krisis yang menunjukkan kekuatan dan kelemahan empat faktor pengurusan krisis (jenis, fasa, sistem, stakeholders)

Peranan Pengurus dalam Penilaian Krisis Bertanya apakah keadaan yang paling teruk yang boleh berlaku kepada organisasi? Apakah kebarangkalian keadaan tersebut berlaku? Adakah keadaan yang sama telah berlaku kepada orang/organisasi lain?

Peranan Pengurus dalam Penilaian Krisis Pengurus perlu peka kepada faktor berikut: Membuka cawangan baru atau membesarkan organisasi dengan menggunakan peralatan, sistem, dan prosedur yang diuji sepenuhnya Membuka cawangan di tempat baru yang tidak mempunyai kemudahan komunikasi menyebabkan gangguan komunikasi untuk membuat keputusan

Peranan Pengurus dalam Penilaian Krisis Melancar produk baru atau produk yang diubahsuai/diperbaharui yang boleh diuji sepenuhnya Berkembang ke pasaran antarabangsa tetapi tidak mengambil kira adat dan kebiasaan setempat Mengendali projek teknologi yang berisiko tanpa melatih pengurus/pegawai tentang latar belakang projek dan kaedah mengurus masalah dengan cepat

Peranan Pengurus dalam Penilaian Krisis Mengelak tanda-tanda awal potensi krisis seperti aduan pengguna dan masalah lain.

Kesimpulan Untuk mengurus krisis secara berkesan organisasi perlu menjalankan audit. Audit bertujuan untuk menjawab soalan-soalan tentang perkara yang berpotensi menjadi krisis kepada organisasi. Audit penting dilakukan secara objektif dan dijalankan oleh pihak luar.

Soalan Ulangkaji Apakah yang dimaksudkan dengan audit? Apakah tujuan audit dilakukan? Bezakan di antara audit prakrisis dan audit selepas krisis? Apakah perkara yang perlu ditumpukan dalam meneliti laporan audit krisis? Siapakah yang bertanggungjawab menjalankan audit? Daripada siapakah maklumat diperolehi semasa audit?

terima kasih