www.inqka.uitm.edu.my

Mesyuarat JPWM Ke-3 Bil. 1/2018 Dewan Senat Aras 4, Bangunan Canseleri Tuanku Syed Sirajuddin 6 Jun 2018

DEKLARASI TADBIR URUS KUALITI Pengerusi dan Ahli Mesyuarat berikrar untuk mengutamakan dan menjaga tanggungjawab kerahsiaan di bawah seksyen 33 Akta Universiti Teknologi MARA 1973; dan (a) tidak akan memberi sebarang maklumat mengenai pemenang apa-apa anugerah kualiti sebelum pengumuman rasmi dibuat. Pengerusi dan Ahli Mesyuarat mengisytiharkan tidak mempunyai kepentingan secara langsung atau tidak langsung terhadap (a) apa-apa kepentingan dalam mana-mana pembangunan dan pengkomersilan projek; atau (b) apa-apa kepentingan dalam penemuan audit; atau (c) apa-apa perkara yang sedang dibincangkan dalam mesyuarat.

AGENDA PERKARA BAHAGIAN A1 : DEKLARASI DAN ALUAN PENGERUSI   PERKARA BAHAGIAN A1 : DEKLARASI DAN ALUAN PENGERUSI BAHAGIAN A2.1 PENGESAHAN MINIT MESYUARAT A2.2 Perkara-Perkara Berbangkit BAHAGIAN B CADANGAN DASAR BAHAGIAN C PENGURUSAN PAPARAN MAKLUMAT BAHAGIAN D ISU-ISU PENGOPERASIAN BAHAGIAN E LAPORAN PRESTASI PENGURUSAN WEB MEDIA & MEDIA SOSIAL BAHAGIAN F HAL-HAL LAIN

A2.2: PERKARA BERBANGKIT B003 Kebanyakan PTJ telah melantik web architect dan content manager untuk tujuan menguruskan laman web masing-masing. Pelantikan ahli Jawatankuasa Pengurusan Web Media (JPWM) telah dibuat berdasarkan nama yang terdapat dalam sistem Web Media Management Information System (WMMIS). Surat lantikan telah diedarkan kepada ahli dan s.k. kepada ketua PTJ masing-masing. Latihan kepada Web Architect dirancang untuk diadakan pada bulan Ogos 2018 (1 hari)

A2.2: PERKARA BERBANGKIT B0005 Masih terdapat PTJ yang tidak membuat pautan untuk tujuan visibility ahli akademik. - Laporan terperinci akan dibentangkan oleh Ketua Laman Web B0006 Pautan ke laman web utama universiti

A2.2: PERKARA BERBANGKIT B0007 Kami telah mengenal pasti subscriber templat laman web. Sekarang sedang dalam proses untuk mendapat kelulusan. Templat baharu dijangka boleh mula digunakan awal tahun 2019. C0009 Likers bagi Facebook UiTM dikira berdasarkan likers FB utama dan FB kampus-kampus cawangan. Kedudukan terakhir yang dikeluarkan oleh KPT ialah pada bulan Mac 2018. UiTM di tangga ke-10 daripada 20 universiti awam.

A2.2: PERKARA BERBANGKIT F0016 Masih terdapat lagi laman web yang belum berhijrah ke Joomla versi 3.0 ke atas. Senarai PTJ terlibat akan dilaporkan oleh Ketua Laman Web. Peringatan telahpun diberikan bersama-sama Laporan Pemantauan Laman Web. Laman web berkenaan akan digantung (suspend) penggunaannya mulai hari ini.

A2.2: PERKARA BERBANGKIT B0018 Programmes Offered, Syarat Kemasukan Laporan terperinci laman web yang tidak memenuhi kriteria – kriteria ini akan dibentangkan oleh Ketua Laman Web. B0019 Piagam Pelanggan Laporan terperinci laman web yang tidak memenuhi kriteria ini akan dibentangkan oleh Ketua Laman Web.

A2.2: PERKARA BERBANGKIT E0025 WMMIS telah ditambah baik oleh En Azizian, Ketua Laman Web. Ahli JPWM diminta mendaftar dan mengemas kini maklumat masing-masing dalam sistem ini. PTJ masih tidak bekerjasama dalam menyumbang gambar untuk banner di laman web utama universiti. Hasil UiTM User Satisfaction Survey 2016 dan 2017 boleh didapati di laman web InQKA Hasil dan analisis pemantauan laman web PTJ telah dimuat naik ke sistem WMMIS dan juga ke laman web InQKA

A2.2: PERKARA BERBANGKIT F0030 Whatsapp group UiTM Webmaster telahpun diwujudkan sebagai saluran perbincangan ahli-ahli mesyuarat. Walau bagaimanapun masih ramai ahli yang tidak ada dalam Whatsapp group ini.

A2.2: PERKARA BERBANGKIT F0031 Cadangan Peruntukan Pembelian Gajet dan Tuntutan Penggunaan Data Telefon Pintar Telah dibawa ke mesyuarat JKIQU dan diputuskan bahawa mana-mana PTJ yang memerlukan peruntukan bagi pembelian gajet dan peruntukan perbelanjaan bagi penggunaan data telefon pintar perlu membuat permohonan melalui PTJ masing-masing.

B: CADANGAN DASAR Adalah diingatkan semua webmaster perlu mengikut keperluan seperti yang terkandung dalam Dasar Pengurusan Laman Web Universiti Edisi 2016 dan Dasar Media Sosial Universiti Edisi 2016. Webmaster juga perlu memastikan kriteria pemantauan laman web dipatuhi.

C: PENGURUSAN PAPARAN MAKLUMAT a. Kandungan Laman Web Webmaster perlu memastikan kriteria pemantauan laman web dipenuhi bagi tujuan keseragaman kandungan antara semua PTJ.

Kriteria Pemantauan: Template - Template yang telah ditetapkan ialah ja_simpli, protostar dan purity sahaja. Nama PTJ - Nama PTJ di header mesti mengikut garis panduan. Logo UiTM - Logo UiTM di header mesti mengikut garis panduan. Maklumat Perkhidmatan - Memberi maklumat perkhidmatan atau program yang disediakan oleh PTJ kepada pengguna. Hubungi PTJ - Terdapat nama dan alamat pegawai untuk dihubungi. Direktori Staf - Senarai maklumat kakitangan seperti nama, jawatan dan no. telefon boleh dicapai oleh pengguna. Untuk fakulti, Direktori Staf perlu ada pautan ke Prisma, Google Scholar dan Research Gate. Kemudahan Muat Turun - Dokumen/fail boleh dimuat turun sebagai kemudahan kepada pengguna.

Pautan ke Laman Web UiTM - Pengguna boleh mencapai ke laman web utama UiTM dengan menyediakan pautan. Pengumuman/Berita/Acara - Memaparkan pengumuman/berita/acara terkini di laman utama. Mengenai Kami - Bahagian yang penting untuk memaklumkan kepada pengguna mengenai laman web seperti pengenalan, sejarah, carta organisasi, visi & misi dll. Mobile Web - Pengguna dapat mencapai maklumat laman web di mobile device sama seperti versi desktop. Arkib - Fail-fail lama disimpan mengikut bulan atau tahun supaya senang dicapai. Kemudahan Carian - Fungsi carian untuk kemudahan kepada pengguna dalam mencari sesuatu maklumat di laman web. Disclaimer & Copyright / Privacy statement - Kenyataan Disclaimer & Copyright / Privacy perlu diletakkan di laman utama.

b. Kandungan laman media sosial Selain Facebook, semua PTJ digalakkan mewujudkan laman media sosial Instagram dan Twitter. Kandungan: Perlu seimbang antara post dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Inggeris Jangan dicampur kedua-dua bahasa dalam satu post Kandungan seimbang antara yang santai dan yang formal Merangkumi post untuk pelbagai audiens Pentadbir perlu memberi maklum balas kepada aduan/masalah/persoalan yang dikemukakan dalam masa satu hari.

D: ISU-ISU PENGOPERASIAN Penggunaan versi laman web PTJ yang membuat pembaharuan dan penambahbaikan terhadap laman web mereka dengan pembentukan versi-versi baharu (v2, v3 dan sebagainya) perlu memastikan versi yang lama disimpan di tempat lain yang tidak boleh dicapai secara terus oleh pengguna luar. Keselamatan laman web Webmaster perlu menitikberatkan isu-isu keselamatan dengan memastikan fail- fail yang digunakan terjaga ‘permission’nya (misalnya read only, read and write, dan sebagainya). Penggunaan extensions dan plug-ins juga perlu dibuat dengan berhati-hati bagi mengurangkan risiko penggodaman.

E: LAPORAN PRESTASI PENGURUSAN WEB MEDIA & MEDIA SOSIAL a. Laman Web Universiti Banner utama masih mengekalkan konsep foto bagi tujuan mempromosi fakulti/kampus/jabatan, menguar-uarkan aktiviti penting universiti, serta aktiviti penyelidikan. Daripada banner, pengguna akan dipautkan ke maklumat tambahan dalam bentuk teks (dokumen), video, atau pautan ke laman web atau laman Facebook berkaitan. Untuk memudahkan PTJ berkongsi foto, Jabatan Web Media akan menyediakan portal khusus. Pengguna boleh muat naik foto ke sini dan boleh juga capai dan guna foto-foto lain yang dikongsi.

UiTM News Hub Portal UiTM News Hub semakin berkembang penggunaannya. Semakin banyak berita dan makluman penganjuran acara dimuatkan setiap hari. PTJ, melalui wakil tertentu digalakkan memuat naik berita/acara melalui portal ini. Kini UiTM News Hub telah ada dalam versi mobile app pada platform android.

Pemantauan Laman Web PTJ - laporan oleh En. Azizian Mohd Sapawi, Ketua Laman Web Analisis UiTM Website User Satisfaction Survey - Laporan oleh Dr Hayati Abd. Rahman, Koordinator Laman Web

b. Laman Media Sosial - Laporan oleh En Mohd Yusoff Mustaffar, Ketua Media Sosial

F: HAL-HAL LAIN Jawatankuasa Analitik Universiti

Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) Terima Kasih Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) Universiti Teknologi MARA Blok A, Aras 5, Bangunan Akademik 2, 40450 Shah Alam, Selangor Tel: +603 5543 5702/5711/5703/5713/5732 Faks: +603 5543 5721/5722 Laman Web: http://inqka.uitm.edu.my/ Emel: inqka@salam.uitm.edu.my Like and Follow us :