Teknik Penyusunan Proposal Untuk Memperoleh Dana Hibah Dwi Aryanta 8 Agustus 2006

Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003-2010 Acuan utama dalam kebijakan dasar pengembangan pendidikan tinggi ke depan adalah Strategi Jangka Panjang Pendidikan Tinggi (Higher Education Long Term Strategy, HELTS) 2003-2010 yang diarahkan untuk meningkatkan daya saing bangsa yang dilandasi oleh adanya otonomi penyelenggaraan pendidikan dan kesehatan organisasi. Berdasarkan kebijakan tersebut, institusi pendidikan tinggi diharapkan mampu meningkatkan kualitasnya melalui berbagai program pengembangan yang difasilitasi oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen DIKTI) dalam sejumlah bentuk program hibah. 8 Agustus 2006

Higher Education Long Term Strategy (HELTS) 2003-2010 Visi 2010 Suatu sistem pendidikan tinggi yang: Berkualitas tinggi Menjamin akses bagi semua calon peserta didik yang memenuhi persyaratan mutu akademik Memiliki otonomi yang dapat menjamin terselenggaranya kegiatan akademik yang efisien dan berkualitas 8 Agustus 2006

Program Hibah DIKTI strengthening Institusional Support Systems (ISS) Sejumlah program hibah ditawarkan oleh DIKTI untuk meningkatkan kualitas pendidikan dan lulusan di Perguruan Tinggi. Beberapa Program Hibah yang ditawarkan antara lain TPSDP, PHK (Program Hibah Kompetisi), QUE, DUE dan lain sebagainya. TPSDP  menunjang implementasi reformasi pendidikan tinggi menghasilkan sistem yang lebih efektif dan dipertanggung jawabkan kepada stakeholdernya. Beberapa program utama yang ditunjang oleh program hibah ini antara lain: strengthening the existing study program establishing of new study programs strengthening Institusional Support Systems (ISS) 8 Agustus 2006

Strengthening ISS ISS  memberikan kontribusi effisiensi dan efektifitas dari proses pendidikan untuk menghasilkan lulusan yang berkualitas tinggi. Program Strengthening ISS membantu meningkatkan kualitas keseluruhan sistem termasuk otonomi institusi dan akuntabilitasnya, sehingga diperlukan pengelola yang terlatih dengan baik, memiliki kemampuan yang tinggi disamping sistem yang dapat mendukung pengembangan kualitas Institusi pendidikan tinggi. 8 Agustus 2006

Strengthening ISS Terdapat sejumlah tipe ISS yang ditunjang dari pendanaan program strengthening ISS antara lain: Language Laboratory Management Information System Student Advisory/Job Placement/ Co-op Center Women Study Center Library Electronic Information Center/Library Network Community and Business Services Center including Employer Liaison Board Quality Assurance Unit 8 Agustus 2006

Strengthening ISS Sejalan dengan paradigma baru, Program Strengthening ISS merupakan kompetisi antar proposal yang diajukan perguruan tinggi yang telah menerima hibah TPSDP - strengthening the existing study program. Proses seleksi didasari atas proposal yang disusun berdasarkan Laporan Evaluasi Diri (SE). Hal penting lainnya adalah proposal yang diajukan harus mengindikasikan bahwa investasi TPSDP merupakan pelengkap dari sumber pendanaan institusi yang ada. 8 Agustus 2006

Dampak Evaluasi Diri (SE) Waktu   Kondisi yang diharapkan Kondisi saat ini Tanpa Evaluasi Diri Evaluasi Diri, kemampuan sendiri Evaluasi Diri & kerjasama Evaluasi Diri & kerjasama & bantuan luar Kualitas 8 Agustus 2006

Kriteria Seleksi Proposal ISS yang diterima akan dinilai berdasarkan kriteria RISE (ISS 2005) dengan komposisi sebagai berikut: Relevance (30%) Internal Management And Organization (30%) Sustainability (20%) Efficiency and Productivity (20%) 8 Agustus 2006

Kriteria Seleksi Relevance Stakeholders Satisfaction (20%) Aktivitas yang diajukan bertujuan untuk meningkatkan kepuasan stakeholder dan meningkatkan interaksi antar unit dan program studi. Quality Services (10%) Kualitas layanan yang diajukan harus menggambarkan kemampuan untuk merancang program, layanan dan mengembangkan kinerja utama yang membutuhkan penerapan teknologi baru pada layanan ISS. 8 Agustus 2006

Kriteria Seleksi Internal Management And Organization Leadership (10%) Kekuatan leadership harus tergambar tajam dalam proposal, kekuatan visi untuk mengembangkan Institusi dan efektifitas pengelolaan proyek untuk memenuhi tujuan Institusi. Internal Management and Organization (10%) Komitmen untuk meningkatkan manajemen dan organisasi Perguruan Tinggi yang efektif dan efisien. Working Atmosphere (10%) Suasana kerja yang kondusif sebagai syarat sehatnya hubungan kerja diantara staf, pimpinan ISS dan pimpinan Institusi dalam usaha untuk mencapai sasaran dan tujuan Institusi. 8 Agustus 2006

Kriteria Seleksi Sustainability Efficiency and Productivity Merupakan usaha yang dilakukan agar rencana-rencana aktivitas yang diajukan dapat terus berlanjut setelah proyek selesai. Efficiency and Productivity Merupakan kemampuan untuk menganalisis keadaan efisiensi dan produktivitas sekarang, merancang program dan aktivitas yang diusulkan untuk strengthening ISS, termasuk justifikasi anggaran di dalam proposal. Efisiensi dan produktivitas tidak dapat dipisahkan dari relevansi output yang dihasilkan untuk memenuhi kualifikasi yang diharapkan oleh pihak pengguna. Efisiensi  tingkat kehematan dalam pemanfaatan sumber daya Produktivitas  tingkat kemampuan untuk menghasilkan output sesuai dengan input dan proses yang ditetapkan 8 Agustus 2006

Skema pola manajemen pendidikan tinggi dan keterkaitannya dengan RAISE 8 Agustus 2006

Flowchart Proses Seleksi ISS-SPP 8 Agustus 2006

Flowchart Proses Seleksi ISS-SPP 8 Agustus 2006

Jadwal Proses Seleksi ISS-SPP Activities Schedule Invitation for Proposal 26 July 2005 Submission of the ISS proposal 26 September 2005 Announcement of Short-listed Proposal 10 October 2005 Site Visit 17 – 29 October 2005 Announcement of Site Visit Results 14 November 2005 Consultation for Refining 28 - 30 November 2005 Grant Award (Contract) 15 December 2005 ISS 2005 8 Agustus 2006

Format Penyusunan ISS-SPP Abstract Chapter I : General Information Section 1.1 Introduction Section 1.2 University Development Plan Section 1.3 ISS Development Plan Section 1.4 SPMU Organization Section 1.5 Summary of Univ./Polytechnic Proposed Budget ISS 2005 8 Agustus 2006

Format Penyusunan ISS-SPP Chapter II: Self Evaluation Report Conclusions Section 2.1. Background Section 2.2. Environmental Setting Section 2.3. Services Section 2.4. Staff Section 2.5. Supporting Facilities Section 2.6. Funding Section 2.7. Performance Indicators Section 2.8. Identified Problems Section 2.9. Alternative Solutions Section 2.10. Development Plan ISS 2005 8 Agustus 2006

Format Penyusunan ISS-SPP Chapter III : Proposed Development Plan Section 3.1. Background Section 3.2. Objective and Strategy Section 3.3. Improving RISE Section 3.4. Performance Target Section 3.5. Implementation Plan Section 3.6. Summary of Proposed Budget Section 3.7. Project Benefit and Economic Analysis Appendices ISS 2005 8 Agustus 2006

Format Cover ISS-SPP ISS 2005 8 Agustus 2006

ISS-SPP Outline Abstrak Rangkuman informasi singkat tentang hasil evaluasi diri, pokok permasalahan yang ada, dan objektif (tujuan) program pengembangan yang diusulkan dalam proposal. Aktivitas-aktivitas utama yang akan dilakukan, serta output dan outcomes yang diharapkan pada akhir pelaksanaan. 8 Agustus 2006

ISS-SPP Outline Bab I - General Information Disusun oleh Tim MONEV Internal/Task Force Perguruan Tinggi. Berisi: Narasi singkat tentang visi dan misi institusi, tujuan, strategi, serta prioritas yang dipilih untuk mencapainya. Informasi tentang hasil dan dampak program pengembangan yang pernah diperoleh dari program hibah 5 tahun terakhir. Informasi tentang struktur organisasi institusi pengusul dan informasi tentang pelaksanaan program monitoring dan evaluasi internal yang ada. 8 Agustus 2006

ISS-SPP Outline Bab II – Self Evaluation Report Laporan ini berisi rangkuman hasil evaluasi diri berikut analisisnya hingga dapat mengidentifikasi akar-permasalahan dan potensi utama/unggulan yang dimiliki oleh Unit Pengusul. Nama, curriculum vitae singkat, dan tugas dari semua anggota Satuan Tugas Penyusun Evaluasi Diri, serta Surat Keputusan dari pejabat terkait tentang pembentukan Satuan Tugas tersebut, harus disertakan dalam bentuk lampiran. 8 Agustus 2006

ISS-SPP Outline Performance Indicator Merupakan indikator kinerja yang digunakan untuk menilai posisi dan mengukur kinerja ISS pada saat dilakukan evaluasi diri (baseline performance indicator). Indikator kinerja dikelompokan menjadi Indikator kinerja utama dan Indikator kinerja pendukung. Selain mencantumkan indikator kinerja, pada bagian ini harus berisi penjelasan mengenai prosedur dan metoda yang digunakan untuk mendapatkan data yang tercantum di dalam indikator kinerja tersebut. 8 Agustus 2006

Development of library’s website ISS-SPP Outline Contoh Performance Indicator Performance Indicators Baseline Mid Point Final Target Information access Off line mode Development of library’s website Customer satisfaction (student who satisfy and very satisfy with library services) 56.5 % 60 % 70 % Number of institutional link 8 links 12 links 18 links Number of library transaction 38 transaction/ day 76 transaction/ day 130 transaction/ day Utilization rate of Itenas Library 236 visitors/ day 378 visitors/ day 520 visitors/ day Variety of services 15 (fifteen) services 16 (sixteen) services 17 (seventeen) services Net benefit from library’s bookstore (aux from Improving Collaboration with Other Institutions activity) Rp 61.980/ month Rp 120.000/ month Rp 180.000/ month Audio visual (AV) collections (aux from Improving Library Collections ) 112 collections 200 collections 300 collections Interaction between staff (calculated from work satisfaction survey) (aux from Improving Library Management System activity) 74,1% 80% 85% Book processing time (hour/book) (aux from Improving Number of Library’s Fulltime Times Staff activity) 0.4 hours/book 0.3 hours/book 0.2 hours/book Book procurement time (book/h) (aux from Improving Number of Library’s Fulltime Times Staff activity) 46 days / study program 30 days / study program 23 days / study program 8 Agustus 2006

ISS-SPP Outline Bab III – Proposed Development Plan Pada bagian ini diuraikan berbagai aktivitas yang diharapkan akan memperbaiki kelemahan dan permasalahan yang telah berhasil diidentifikasi dalam evaluasi diri yang dapat meningkatkan RISE dari program ISS. Setiap usulan kegiatan (aktivitas) diharapkan memiliki ciri outcome based dengan hasil yang jelas dan terukur (bukan bersifat investasi). Investasi, seperti pembelian peralatan, tenaga ahli, lokakarya, dan semacamnya, tidak dapat dinyatakan sebagai aktivitas, karena investasi merupakan konsekuensi logis dari aktivitas (kegiatan) yang akan dilakukan. 8 Agustus 2006

ISS-SPP Outline Improving RISE Name of Activity (R1):……… Background Penjelasan mengenai akar permasalahan yang telah berhasil diidentifikasi pada hasil evaluasi diri, yang akan diselesaikan dengan melaksanakan aktivitas ini. Jelaskan masalah tersebut sedemikian rupa, sehingga tergambar permasalahan tersebut secara utuh dan menyeluruh (termasuk cakupannya, berat/ringannya, faktor-faktor yang berpengaruh pada permasalahan tersebut). Dalam penjelasan ini harus disebutkan nomor halaman di mana masalah tersebut dibahas Rationale Jelaskan argumentasi (alasan) tentang mengapa usulan aktivitas ini adalah pilihan yang tepat untuk menyelesaikan akar permasalahan tersebut di atas. Argumen/alasan tersebut dapat didasarkan pada pembenahan faktor-faktor yang berpengaruh pada akar permasalahan tersebut atau dapat berdasarkan teori ilmiah dan pengalaman dalam menghadapi akar permasalahan tersebut. Objective Uriakan tujuan yang ingin dicapai oleh kegiatan ini. Jelaskan outcomes yang dikehendaki. Penetapan tujuan harus dapat dijabarkan menjadi indikator Kinerja yang terukur. 8 Agustus 2006

ISS-SPP Outline 8 Agustus 2006

Aktivitas yang baik Suatu aktivitas dinyatakan baik apabila memenuhi beberapa persyaratan sebagai berikut: Bukan merupakan investasi atau pengadaan sumberdaya. Tidak kompleks mudah dipahami dan dapat dilaksanakan dengan baik. Terukur tingkat keberhasilannya. Cakupan aktivitas tidak terlalu luas dan tidak terlalu sempit. Output maupun dampak mempunyai kontribusi yang cukup bermakna terhadap program pengembangan secara keseluruhan. Keterkaitan antar bagian aktivitas terlihat dengan jelas. Keberlangsung aktivitas tergambarkan dengan jelas. 8 Agustus 2006

Aktivitas yang baik 8 Agustus 2006

Penyusunan Anggaran Anggaran program yang diusulkan sangat bergantung pada Komponen Pembiayaan Yang Boleh Diusulkan (Eligible Cost Component) dan pagu anggaran (ceiling). Penyusunan anggaran program, dilakukan setelah aktivitas program kerja selesai disusun dan kebutuhan akan sumberdaya untuk melaksanakan aktivitas tersebut telah diidentifikasi. Usulan anggaran yang baik adalah usulan anggaran yang dapat menjelaskan kaitan antara kebutuhan sumberdaya dengan aktivitas-aktivitas yang telah ditetapkan. 8 Agustus 2006

Penyusunan Anggaran Penyusunan anggaran sebaiknya dilakukan mengikuti tahapan sebagai berikut : 1. Identifikasi sumberdaya yang dibutuhkan. 2. Identifikasi sumberdana untuk penyediaan sumberdaya. 3. Kumpulkan informasi mengenai sumberdaya yang dibutuhkan. 4. Pembuatan Tabel Usulan Anggaran. 8 Agustus 2006

Penyusunan Anggaran Source and Proposed Budget Composition 8 Agustus 2006

Contoh Alokasi Dana per Tahun 8 Agustus 2006

Contoh Alokasi Dana per Tahun 8 Agustus 2006

Daftar Pustaka: 1. Bahan Pelatihan Evaluasi Diri, 2004. 2. http://www.dikti.org 3. GUIDELINES FOR Institutional Support System (ISS) Proposal Year 2005, Directorate General of Higher Education Ministry of National Education, July 2005. 4. Program Peningkatan Efisiensi Internal - Program Hibah Kompetisi 2007, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional, Maret 2006. 5. Panduan Penyusunan LAPORAN EVALUASI DIRI - Program Hibah Kompetisi 2007, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional, Maret 2006. 8 Agustus 2006

TERIMA KASIH 8 Agustus 2006