Pengelolaan Komunikasi IK104 Pengantar Manajemen & Organisasi Pertemuan #12

Kemampuan akhir yang diharapkan Anda dapat menjelaskan aspek-aspek kepemimpinan dalam organisasi modern yang melibatkan komunikasi, perilaku, dan motivasi.

Topik bahasan Hakikat dan fungsi komunikasi Metode komunikasi interpersonal Komunikasi dalam organisasi Teknologi informasi dan komunikasi Isu komunikasi dalam organisasi modern

Dalam dunia komunikasi, MANAJER harus dapat memahami arti penting dan kelemahan komunikasi —segala bentuk komunikasi. Komunikasi antara MANAJER dan karyawan penting karena menjadi sarana untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk meyelesaikan pekerjaan dalam organisasi.

Hakikat dan fungsi komunikasi

Kemampuan untuk dapat berkomunikasi secara efektif adalah skill yang harus dikuasai oleh semua orang yang ingin menjadi MANAJER yang efektif. Pentingnya komunikasi yang efektif bagi MANAJER bisa jadi dikarenakan alasan bahwa apapun yang dilakukan MANAJER melibatkan komunikasi. Contohnya: Seorang MANAJER tidak dapat membuat keputusan tanpa informasi. Informasi harus dikomunikasikan. Saat keputusan telah dibuat, komunikasi harus dilakukan kembali.

Komunikasi adalah pemindahan/pengalihan (transfer) dan pemahaman terhadap maksud (meaning). Perhatikan bahwa apabila informasi atau ide tidak tersampaikan, maka komunikasi belum terjadi. Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara 2 atau lebih orang. Komunikasi organisasional adalah semua pola (pattern), jaringan (network), dan sistem komunikasi di dalam sebuah organisasi.

Fungsi komunikasi Untuk mengendalikan perilaku karyawan dengan hirarki kewenangan dan aturan formal yang harus dipatuhi karyawan, Untuk memotivasi karyawan dengan penjelasan mengenai apa yang harus dikerjakan, seberapa baik mereka bekerja, dan bagaimana meningkatkan kinerja, Untuk menyediakan pelepasan ekspresi perasaan emosional dan pemenuhan kebutuhan sosial, Untuk menyediakan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan di dalam organisasi.

Metode komunikasi interpersonal

Proses komunikasi interpersonal Sebelum komunikasi terjadi harus ada maksud dalam bentuk pesan (message) yang akan disampaikan. Pesan diteruskan antara sumber pengirim (sender) dan penerima (receiver). Pesan diubah ke bentuk simbolik (encoding) dan diteruskan melalui medium (channel) ke penerima, yang mentranslasikan (decoding) pesan dari pengirim. Perhatikan bahwa seluruh proses rentan terhadap noise —gangguan yang bercampur pada saat pengiriman, penerimaan, atau feedback pesan yang dikirim.

Bagian penting dari komunikasi interpersonal adalah komunikasi nonverbal, yaitu komunikasi yang dikirimkan tanpa kata2: Bahasa tubuh (body language), yaitu gestur, ekspresi wajah, dan gerakan tubuh yang memiliki maksud; Intonasi verbal, yaitu penekanan yang diberikan pada kata2 untuk menyampaikan maksud.

Perbandingan metode komunikasi

Komunikasi interpersonal yang efektif Seringkali terjadi bahwa komunikasi tidak seefektif sebagaimana yang seharusnya. Salah satu alasannya adalah bahwa MANAJER berhadapan dengan halangan yang dapat mendistorsi proses komunikasi interpersonal.

Halangan komunikasi Penyaringan (filtering), manipulasi informasi yang disengaja untuk membuatnya nampak bagus di mata penerima (receiver). Emosi, bagaimana perasaan seseorang penerima (receiver) saat menerima sebuah pesan akan berpengaruh pada penafsiran orang itu. Information overload, adalah saat dimana informasi yang diterima seseorang melebihi kapasitas pemrosesannya.

Defensiveness, bila saat orang merasa terancam, mereka cenderung memberikan reaksi yang menghalangi komunikasi efektif sehingga mengurangi kemampuan mereka untuk menerima pemahaman yang baik. Bahasa, yang bila digunakan memiliki banyak perbedaan; satu kata bisa memiliki maksud yang berbeda untuk orang yang berbeda. Budaya bangsa, perbedaan komunikasi dapat muncul dari perbedaan budaya bangsa, seperti juga perbedaan bahasa.

Mengatasi halangan Secara rata2, seseorang harus mendengar informasi baru sebanyak 7 kali sebelum orang itu benar2 paham maksudnya. Feedback Beberapa masalah komunikasi berhubungan langsung dengan kesalahpahaman dan ketidaktepatan. Masalah ini dapat dihindari bila MANAJER mendapat feedback, baik secara verbal maupun nonverbal.

Aktif menyimak (listening) Sederhanakan bahasa Karena bahasa dapat menjadi halangan, MANAJER harus memperhatikan audiens yang akan menerima pesan dan menyesuaikannya dengan bahasa mereka. Aktif menyimak (listening) Dengan cara menyimak secara keseluruhan tanpa membuat kesimpulan atau penafsiran awal; hal ini membutuhkan konsentrasi penuh. Simak (listen), bukan dengar (hear).

Perhatikan petunjuk nonverbal Kendalikan emosi Emosi dapat menyelimuti dan mendistorsi informasi, sehingga harus tenang dan mengendalikan emosi sebelum berkomunikasi. Perhatikan petunjuk nonverbal Komunikator yang efektif memperhatikan petunjuk2 nonverbal untuk memastikan bahwa mereka telah menyampaikan pesan yang diinginkan.

Komunikasi dalam organisasi

Beberapa aspek penting komunikasi organisasional: Komunikasi manajerial itu penting, namun harus berlangsung secara dua-arah dan berkaitan komunikasi organisasional. Beberapa aspek penting komunikasi organisasional: Komunikasi formal dan informal, Pola aliran komunikasi, Jaringan komunikasi formal dan informal, Rancangan tempat kerja.

Komunikasi formal mengacu pada komunikasi yang terjadi dalam pengaturan kerja tertentu dalam organisasi. Contoh, saat MANAJER meminta karyawan untuk menyelesaikan suatu tugas. Komunikasi informal adalah komunikasi organisasional yang tidak ditentukan oleh susunan struktur organisasi. Saat karyawan saling berbicara satu sama lain di ruang makan, atau berjalan di koridor kantor.

Komunikasi organisasional dapat mengalir ke bawah, ke atas, lateral, atau diagonal: Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang mengalir dari MANAJER ke karyawan, Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang mengalir dari karyawan ke MANAJER, Komunikasi yang terjadi di antara karyawan di tingkat organisasi yang sama disebut komunikasi lateral, Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang menyeberangi area kerja dan tingkat organisasi yang berbeda.

Aliran komunikasi organisasional secara vertikal dan horizontal dapat dikombinasikan menjadi berbagai pola yang disebut jaringan komunikasi. Contohnya:

Bagaimana bentuk rancangan dan konfigurasi tempat kerja dapat mempengaruhi komunikasi yang terjadi dan juga berpengaruh pada kinerja organisasi secara keseluruhan. Penelitian menunjukkan bahwa rancangan tempat kerja harus dapat mendukung karyawan dalam hal: Fokus bekerja, Kolaborasi, Pembelajaran, dan Sosialisasi.

Teknologi informasi dan komunikasi

Teknologi informasi (TI) saat ini telah menyentuh hampir semua aspek bisnis perusahaan. Hal ini berdampak pada bagaimana cara MANAJER berkomunikasi. Perubahan secara teknologi ini telah memungkinkan MANAJER untuk mengkoordinasi pekerjaan karyawan secara lebih efisien dan efektif.

Dua perkembangan TI yang paling signifikan bagi komunikasi manajerial: Sistem jaringan yang menghubungkan seluruh komputer organisasi melalui aplikasi komunikasi seperti e-mail; instant messaging; social media, dll Kemampuan nirkabel, memungkinkan karyawan tidak perlu berada di meja kerja untuk berkomunikasi dengan yang lain dalam organisasi untuk berkolaborasi dan bertukar informasi.

Bagaimana TI mempengaruhi organisasi Komunikasi dan pertukaran informasi di antara anggota organisasi tidak lagi dibatasi secara geografis maupun waktu. Kerja kolaborasi di antara individu dan tim yang tersebar, berbagi informasi, integrasi keputusan dan pekerjaan di seluruh organisasi telah meningkatkan potensi efektifitas dan efisiensi organisasi.

Isu komunikasi dalam organisasi modern

Lima isu komunikasi yang penting diperhatikan MANAJER saat ini: Mengelola komunikasi di dunia internet, Mengelola sumberdaya pengetahuan organisasi, Berkomunikasi dengan pelanggan, Mendapatkan masukan dari karyawan, Berkomunikasi secara etis.

Diskusi & penutup