Sumber PENGURUSAN PERHUBUNGAN AWAM UNIT 10 Sumber PENGURUSAN PERHUBUNGAN AWAM

Seorang pengurus yang baik dan berkesan perlu tahu menggunakan segala sumber di bawah kawalan dan pengurusan mereka secara efektif . Sumber yang perlu dikawal oleh pengurus PR adalah sama seperti sumber yang diurus oleh pengurus-pengurus lain. Di dalam industri pembuatan, pengurusan sumber lebih dirujuk kepada sumber 4M (materials, machinery, money dan manpower). Manakala pengurusan PR tumpuan adalah lebih kepada usaha membina imej positif, publisiti dan promosi. Imej positif, publisiti dan promosi perlu dijelmakan pada perkhidmatan dan juga barangan yang diberikan atau dipasarkan kepada publik Oleh itu komponen 4M masih tidak mencukupi bagi pengurusan PR kerana aspek yang melibatkan komunikasi tidak begitu diberi perhatian. Pengurusan PR seharusnya menambah satu M lagi iaitu marketing khususnya Integrated marketing communication.

Selain daripada komponen 5M, pengurus PR mestilah juga memiliki sumber diri sejadi seperti daya kepimpinan, keupayaan menyelaras, komitmen yang tinggi, berperibadi, berpengetahuan, sentiasa mengutamakan kepentingan publik dan boleh dicontohi. Namun, terdapat sumber lain yang harus diberi perhatian seperti: Tenaga manusia Pengalaman, pengetahuan dan kemahiran/ketrampilan Masa Perkhidmatan dan peralatan Sumber kewangan Maklumat Perundingan

Pengurusan Sumber Tenaga Manusia Maklumat mengenai tenaga manusia yang perlu diketahui oleh pengurus PR meliputi beberapa ciri atau kualiti utama iaitu: Kemahiran tertinggi yang dimiliki Tahap profesionalisme Kepelbagaian ketrampilan yang diperlukan untuk tugasan PR Beberapa kriteria penting yang perlu dijadikan penanda aras dalam memilih bakal petugas PR adalah: Kemahiran tertinggi dalam bidang PR yang sejajar dengan apa yang diamalkan oleh pengamal atau perunding PR profesional. Setiap petugas PR profesional mestila dapat memenuhi ekspektasi client atau publik mereka. Mengenalpasti situasi pekerjaan, iaitu membezakan keperluan kemahiran ketrampilan bertugas, iaitu sebagai pengamal PR di dalam organisasi atau sebagai seorang perunding PR.

Pengurusan Pengalaman, Pengetahuan dan Kemahiran Ketiga-tiga komponen sumber tersebut dianggap penting bagi memastikan setiap tugasan PR dilaksanakan secara profesional. Namun begitu, bagi memastikan seseorang mendapat peluang pekerjaan bagi memperolehi pengalaman, maka seseorang perlulah menguasai pengetahuan. Penguasaan terhadap pengetahuan dan kemahiran PR perlulah terarah kepada empat kategori berikut iaitu: Pengetahuan Kemahiran penulisan Kemahiran PR Kemahiran perniagaan

Umumnya, petugas PR dibahagikan kepada lima tahap penguasaan ketrampilan sejajar dengan aras penglibatan mereka dalam profesion PR, iaitu sebagai: Petugas awal (pre-entry) Profesional pemula (starter) Profesional sedang berkembang (developing) Profesional pelaksana (operating) Profesional pakar berpengalaman (experienced/specialist)

Pengurusan Masa, Perkhidmatan dan Peralatan Pengurusan sumber masa dihubungkan dengan agihan masa yang perlu diperuntukkan dan perlu diurus oleh pengurus PR yang terlibat. Antara kaedah yang terbaik untuk mnegurus masa ialah dengan menentukan segala-galanya dilaksanakan dalam tempoh masa yang ditetapkan. Beberapa panduan dalam memastikan pengurusan masa dapat dijalankan: Menyenaraikan segala aktiviti yang berkaitan Menentukan keutamaan aktiviti menurut kepentingan Menentukan agihan masa untuk setiap aktiviti Menganggarkan jumlah masa yang diperlukan untuk melaksanakan kesemua aktiviti Menyemak semua aktiviti bagi memastikan agar masa yang mencukupi diperuntukkan kepada aktiviti yang penting.

Terdapat juga beberapa pendekatan lain dalam memastikan pelaksanaan pengurusan masa dapat dilakukan secara yang terancang antaranya menggunakan komponen pendekatan berikut; Tentukan kos masa yang telah digunakan Meneliti setiap aktiviti Meletakkan susunan keutamaan Aktiviti teras perlu dilaksanakan terlebih dahulu Tahu bila untuk membuat delegasi kerja Selain itu pendekatan lain yang boleh digunakan denagn mengambil kira aplikasi teknologi maklumat dalam pengurusan masa ialah berdasarkan pendekatan yang mengandungi komponen berikut: Ukur dan nilai bagaimana sebenarnya masa digunakan Kendalikan pengurusan secara yang lebih sempurna Tentukan pengurusan perkara yang dianggap utama Pastikan pengurusan dapat dilaksanakan Buat semakan secara kerap dan konsisten Abaikan kertaskerja yang tidak penting Dapatkan sokongan peralatan teknologi

Pengurusan Sumber Kewangan dan Belanjawan Pengurusan sumber kewangan dan belanjawan memainkan peranan penting dalam pengurusan aktiviti PR. Belanjawan boleh diurus melalui beberapa pendekatan seperti: Menggunakan sumber yang sedia ada sebaik mungkin Pastikan semua alat dan bahan PR disenggara dan digunakan secara berkesan Semua pihak yang terlibat dalam memberi khidmat/peralatan adalah yang memenuhi spesifikasi Semua pembekal peralatan PR perlu dibekalkan dengan maklumat terkini mengenai aktiviti agar risiko pembaziran dikurangkan Wujudkan persefahaman yang berterusan dengan pihak pembekal Penerimaan dan pengedaran produk dan khidmat PR berdasarkan spesifikasi yang memenuhi keperluan kos-berkesan.

Agihan sumber kewangan dan belanjawan turut dirujuk kepada aktiviti PR yang baru sejajar dengan aktiviti PR yang dilakukan oleh pesaing organisasi. Terdapat beberapa panduan dari segi perancangan sumber kewangan dan belanjawan perlulah dilakukan berdasarkan pendekatan berikut: Analisis situasi pesaing Teliti dasar harga yang dikemukakan oleh pesaing Semak sistem pembelian, insentif dan diskaun Semak kaedah pengedaran, perkhidmatan dan penyenggaraan Semak bahan literatur untuk jualan dan periklanan dagang Kenalpasti sasaran Kenalpasti pemaparan dan penonjolan, serta kebaikan produk Sediakan perencanaan PR dan kos yang terlibat

Walau apapun situasi kewangan dan pendekatan belanjawan yang dibuat, seseorang pengurus PR perlu memikirkan beberapa aspek pengurusan, iaitu: Sentiasa mengekalkan authoriti belanjawan Pertingkatkan belanjawan dari segi keberkesanannya Sentiasa menyediakan rezab luar jangka (contingency) Kesan sesuatu isu belanjawan perlu diberi perhatian dan diatasi

Pengurusan Maklumat Maklumat perlu diurus secara menyeluruh. Penyebaran maklumat mestilah merata dan seimbang. Beberapa perkara perlu diberi perhatian mengenai pengurusan maklumat; Pengumpulan maklumat – penyelidikan pasaran, profil organisasi, output data (cadangan rancangan, anlisis liputan media, penyata kawalan belanjawan dll) Penggunaan perisian dan perkakasan teknologi maklumat Terdapat dua kaedah utama yang dianggap memberi kesan positif dalam proses pengurusan maklumat. Kaedah tersebut ialah: Penggunaan peralatan dan perkhidmatan maklumat secara yang berkesan dan menyeluruh; i. Surat ii. Mesej e-mail iii. Mesej faksimilie, dll

Pemasangan peralatan teknologi maklumat terkini (sistem on-line, telekomunikasi) adalah bertujuan untuk menghasilkan satu sistem jaringan maklumat bersepadu. Kebaikan yang dianggap begitu utama bagi melaksanakan pembentukan jaringan maklumat bersepadu berdasarkan aplikasi teknologi maklumat ialah untuk; Memudahkan setiap orang untuk mendapat laluan kepada perkhidmatan secara on-line. Mewujudkan penggabungan interaksi di kalangan sumber atau pemberi perkhidmatan yang pelbagai

Keburukan yang ketara menggunakan pendekatan pengurusan maklumat bersepadu ialah masa yang banyak diperlukan untuk mewujudkan keputusan organisasi, khususnya bagi penyelesaian masalah PR. Beberapa panduan pengurusan maklumat perlulah dilaksanakan secara berkesan bagi mengelakkan keburukan ketara tersebut ialah: Pastikan dengan lebih tepat bentuk maklumat yang diperlukan bagi membolehkan pengurus PR melaksanakan tugas secara profesional Pastikan bentuk output maklumat yang dikehendaki dan mestilah sebanding atau seiring dengan apa yang telah disebarkan Gunakan segala teknologi maklumat secra kos-efektif bagi mencapai matlamat penggunaanya. Pada tahap awal, berunding dan berbincang dengan tiga pihak yang terlibat dalam pengurusan teknologi maklumat, iaitu golongan pengurusan atasan yang membentuk strategi perniagaan, profesional yang pakar dalam pengurusan pperalatan teknologi dan kumpulan petugas sokongan yang menjadi pengguna utama sistem maklumat.

Pengurusan Perundingan Kegiatan pengurusan sumber PR yang melibatkan kerja-kerja perundingan adalah dilaksanakan bagi mendapatkan: Penasihatan (strategik dan taktikal) Perkongsian pengalaman (tidak dimiliki oleh organisasi) Kepakaran dalam memastikan kerja dapat diselesaikan Pelaksanaan program Pengaruh (perubahan budaya organisasi dan persepsi organisasi terhadap PR) Strategi pencarian fakta dan penyelidikan asas Strategi pengurusan PR Perencanaan mengenai program PR yang spesifik Memupuk kemahiran yang bersifar analitikal, diagonistik, profesional dan kepakaran Penyelesaian kepada masalah yang biasa atau yang baru Memupuk latihan dan pendidikan di kalangan klein PR dan kakitangan lain.

Pengurusan Perunding PR adalah dilakukan berdasarkan keperluan semasa dan juga akan datang. Bagi seorang pengurus PR, beberapa panduan perlulah dipatuhi. Panduan berkenaan boleh dinilai berdasarkan beberapa persoalan yang perlu dijawab terlebih dahulu. Antara persoalan yang memrlukan jawapan ialah: Apa bentuk perundingan yang diperlukan? Sama ada daripada seorang perunding ataupun beberapa orang perunding sesuai dengan tahap perkhidmatan dan pengalaman mereka. Bagaimana kaedah untuk mengecilkan bidang PR? Perunding manakah yang akan diberi peluang untuk kerja-kerja perundingan. Apakah bentuk persaingan yang akan dihadapi? Perunding manakah yang mendapat peluang atau tender? Berapa banyakkah belanjawan yang perlu dikeluarkan? Siapakah yang akan melaksanakan tugas menurut agihannya? Apakah prosedur semakan dan pemantauan yang digunakan?

Kebaikan dan Keburukan PR secara in-house Pihak pengurusan organisasi perlu menilai mengenai keputusan untuk mengambil perunding PR ataupun sebaliknya, iaitu tidak mendapatkan khidmat perunding, tetapi menjayakan tugas PR secara in-house. Kebaikan dan Keburukan PR secara in-house KEBAIKAN IN-HOUSE KEBURUKAN IN HOUSE 1. Penguasaan dasar dan polisi 1. Terlalu hampir dengan masalah 2. Memahami kandungan urusan 2. Visi yang sempit 3. Hampir dengan pengurusan 3. Kemahiran yang terbatas 4. Penglibatan korporat 4. Pengalaman terbatas 5. Komitmen kerjaya & profesional 5.Kekurangan tindakan yang berkesan 6. Mudah untuk dihubungi

KEBURUKAN PERUNDINGAN Berdasarkan maklumat mengenai kebaikan dan keburukan melaksanakan pengurusan PR secara in-house atau melalui pihak ketiga, iaitu perunding PR, seseorang pengurus PR perlulah peka terhadap keperluan ativiti PR sesebuah organisasi. Kebaikan dan Keburukan PR secara Perundingan KEBAIKAN PERUNDINGAN KEBURUKAN PERUNDINGAN 1. Menjimatkan masa 1. Kurang mengetahui dasar organisasi 2. Berpandangan jauh 2. Tidak biasa dengan unsur perniagaan 3. Sumber yang berlebihan 3. Kos yang tinggi 4. Pelbagai kemahiran 4. Terlalu berfokus kepada inputs 5. Pengalaman yang luas dan pelbagai 5. Tanggapan tertumpu kepada hiasan luaran 6. Sokongan yang lebih menyeluruh 7. Tindakan lebih objektif

RUMUSAN Pengurusan dan pengawalan sumber adalah amat penting dalam kerja PR. Sumber yang diurus perlulah komprehensif dan signifikan sifatnya ke atas proses, dasar, strategi dan tindakan pengurusan. Sumber tenaga manusia yang bersesuaian akan membantu pihak pengurusan menjayakan aktiviti masing-masing. Setiap program PR perlu diurus berdasarkan tempoh masa yang sesuai seperti yang telah diputuskan oleh organisasi. Sumber perkhidmatan dan peralatan yang diurus oleh pengurus PR perlulah disesuaikan dengan keperluan aktiviti dari semasa ke semasa. Seorang pengurus yang baik perlu mempunyai maklumat yang menyeluruh. Tuntasnya, setiap pengurusan dan pengawalan sumber PR perlu dilakukan secara teliti dan berstruktur. Keseimbangan pengurusan sumber tersebut akan menghasilkan pengurusan yang lebih efektif dan dinamik.

Terima kasih