Kegiatan Belajar 2: Reservasi Created by: Nidia Wulansari, SE, MM Capaian pembelajaran dapat di lihat pada link berikut : https://www.youtube.com/watch?v=UEHEqh_71QA&feature=youtu.be

Materi 1 : Jenis-jenis reservasi

Reservasi ? Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu.

Tugas & Tanggung jawab

Tugas & Tanggung jawab

Jenis Reservasi Individual Reservation Pemesanan kamar yang biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu Group/ Tour Reservation Pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan dan biasanya secara spesifik untuk satu jenis kamar Conference Reservation Pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan eksibisi atau pertemuan di hotel

Macam-macam reservasi 1. Guaranteed Reservation Pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan Jenis-jenis dari Guaranteed Reservation : a. Pre-payment Full payment is required before the day of arrival b.Credit Card Jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan Kartu Kredit c. Advance Deposit Pembayaran yang dibayarkan oleh calon tamu dalam jumlah tertentu paling sedikit harga kamar untuk satu malam d.Contractual Agreement (Corporate) Sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel e.Travel Agent Penjaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak Biro Perjalanan   2. Non-guaranteed Reservation Pemesanan kamar yang tidak disertakan jaminan apapun

Materi 2 : Tipe kamar yang ditawarkan di hotel

Tipe Kamar Tipe kamar menurut tempat tidur yang tersedia Tipe kamar menurut tingkat fasilitas Tipe kamar berdasarkan letaknya

Tipe kamar menurut tempat tidur yang tersedia

Kamar untuk satu orang dengan satu tempat tidur (single) A. Single Room Kamar untuk satu orang dengan satu tempat tidur (single)

B. Double Room Kamar untuk dua orang dengan satu tempat tidur besar (double bed)

C. Twin Room Kamar untuk dua orang dengan dua tempat tidur (tunggal) twin bed yang memiliki ukuran yang sama besar

D. Triple Room / Family Room kamar dengan 1 buah tempat tidur berukuran Double dan 1 buah tempat tidur berukuran Single atau kamar yang dilengkapi 3 buah tempat tidur masing-masing berukuran Single

Tipe kamar menurut tingkat fasilitas

A. Standard Room Standard Room merupakan sebutan kamar paling murah dan memiliki fasilitas yang paling dasar Fasilitas yang dimiliki biasanya sebuah televisi, pembuat kopi, telepon, meja, kloset dan kamar mandi Fasilitas tambahan kamar standar di sebuah hotel berbeda-beda tergantung klasifikasi hotelnya. Tentunya hotel bintang 2 dengan hotel bintang 5 memiliki fasilitas standard yang berbeda

B. Superior Room Biasanya kamar tipe superior ini memiliki definisi yang berbeda-beda di setiap hotel Kamar tipe superior memiliki ukuran dan fasiltias yang lebih baik dibandingkan standard room Terkadang, kamar tipe superior merujuk ke kamar khusus dengan pemandangan atau lokasi yang lebih baik. Biasanya dikenal juga dengan nama Premium Room

C. Deluxe Room Kamar ini didesain untuk terlihat lebih berkelas dalam berbagai hal dimulai dari penampilan, ukuran dan lokasinya Akan tetapi, dalam beberapa hotel kamar tipe Deluxe dikategorikan di bawah kamar tipe Superior

D. Junior Suite Room (JRSTE) Tipe kamar Junior Suite Room ini memiliki sebuah ruangan besar yang dimana ruang tidur dan ruang duduk (seating area) terpisah

E. Suite Room Kamar tipe Suite dapat dikatakan seperti apartemen kecil di dalam sebuah hotel Fasilitasnya terdiri dari ruang tidur, ruang tamu dan ruang memasaknya sendiri Biasanya kamar ini digunakan oleh orang-orang bisnis dan keluarga yang tinggal di hotel untuk periode yang agak lebih lama

F. Presidential / Penthouse Room Presidential Suite atau dikenal juga dengan nama Penthouse Kamar ini biasanya terletak di lantai teratas dari hotel Fasilitasnya terdiri atas ruangan yang lebih besar, pemandangan dan perlengkapan terbaik yang ditawarkan sebuah hotel Presidential Suite merupakan kamar termahal dari suatu hotel

Tipe kamar berdasarkan letaknya

A. Connecting Room Dua kamar yang bersebelahan satu sama lain dan dihubungkan dengan pintu penghubung (connecting door)

B. Adjoining Room Dua kamar yang bersebelahan/berdekatan satu sama lain tanpa ada pintu penghubung

C. Adjacent Room Dua kamar yang terletak pada lantai yang sama, berhadapan satu sama lain

D. Duplex Room Dua kamar yang terletak di atas dan di bawah, dihubungkan dengan tangga penghubung (stair case)

E. Cabana Room Kamar-kamar yang menghadap ke bentukan air View nya bisa berupa swimming pool, danau, pantai, dll

Materi 3 : Komponen Harga Hotel Materi Komponen Harga Kamar, dapat diunduh disini : https://www.youtube.com/watch?v=n_EEh9YY7kY&feature=youtu.be

Materi 4: Status Kamar

Status Kamar (VC) Vacant Clean kamar yang kosong dalam keadaan bersih atau CL (clean) (VD) Vacant Dirty kamar yang kosong dalam keadaan kotor atau DI (dirty) (VR) Vacant Ready kamar dalam keadaan bersih yang sudah di check dan siap untuk dijual (VCI)Vacant Clean Inspected kamar dalam keadaan bersih sudah diperiksa supervisor (OC) Occupied Clean kamar yang sedang ditempati oleh tamu dan sudah dibersihkan (OD) Occupied Dirty kamar yang sedang ditempati oleh tamu dan belum dibersihkan

Status Kamar (EA) Expected Arrival kamar dipersiapkan untuk tamu yang diharapkan datang (ED) Expected Departure kamar yang diperkirakan tamunya akan check out (DU) Day Use kamar yang masuk (c/i) pada hari itu dan keluar (c/o) hari itu juga (DL) Double Locked kamar yang pintunya dikunci oleh tamu (OO) Out of Order kamar yang rusak dan tidak dapat digunakan (OS) Out of Service kamar yang kosong dan dalam perbaikan

Status Kamar (DND) Don’t Disturb kamar yang tamunya tidak mau diganggu atau privacy room (HU) House Use kamar yang ditempati oleh staf hotel/ manajemen hotel (S/O) Sleep Out kamar sudah dibayar oleh tamu tapi tidak ditempati/ditiduri (SR) Service Refuced (Refuse service) kamar akan dibersihkan room attendant tetapi ditolak oleh tamu (COMP) Compliment kamar yang ditempati oleh tamu tetapi tamu tersebut free of charge atau gratis ONL (OCCUPIED No Lugage), kamar occupied tetapi tidak ada barangnya

Materi 5 : Prosedur Reservasi Materi Prosedur Reservasi, dapat diunduh disini : https://www.youtube.com/watch?v=bjcJ3Y74Rc4&feature=youtu.be

Materi 6 : Perubahan Pemesanan Kamar

Perubahan pemesanan kamar Merupakan perubahan dalam pemesanan kamar sebelum kedatangan tamu di hotel, perubahan ini dilakukan dengan alasan tertentu

Alasan Perubahan Pemesanan Kamar Perubahan tanggal kedatangan & keberangkatan Perubahan jenis kamar Penambahan atau pengurangan jumlah tamu & jumlah kamar Perubahan harga

Prosedur Penanganan Perubahan Pemesanan Kamar Mengambil data pemesanan yang telah dilakukan Mengisi perubahan pada formulir change of reservation/amendment of reservation Membuat perubahan pada tabel pemesanan kamar Membuat perubahan pada slip pemesanan kamar Menyimpan pada arsip sesuai dengan perubahan pada tanggal tiba yang baru

Materi 7 : Pembatalan Pemesanan Kamar

Pembatalan pemesanan kamar Merupakan pembatalan terhadap pemesanan kamar yang telah dilakukan sebelum waktu kedatangannya di hotel Di beberapa hotel menetapkan peraturan jika pembatalan kamar terjadi setelah jam 18.00 maka advance payment for reservation akan dipotong 50%

Pembatalan Pemesanan Kamar Prosedur Penanganan Pembatalan Pemesanan Kamar Mengambil data pemesanan kamar yang telah dilakukan Menanyakan alasan pembatalan kamar serta mengisi formulir pembatalan dengan lengkap Mencoret slip pemesanan kamar Hapus data pada tabel pemesanan kamar Simpan kembali pada arsip

Materi 8 : Tamu No Show

Tamu No Show No show adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak jadi datang tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada pihak hotel

Prosedur Penanganan Tamu No Show Rack slip harus disimpan untuk menjaga kemungkinan tamu akan datang/pada hari berikutnya Berdasarkan rack slip atau buku harian, data dihapus/dikeluarkan dari tabel pemesanan kamar. Jika ada deposit, maka deposit tersebut akan diambil untuk menutupi penjualan Jika tamu datang esok harinya, berikan kamar sesuai pesanan tapi kalau kamar penuh usahakan mendapatkan kamar lain Jika memungkinkan diberikan kamar maka slipnya akan ditambah atau dilakukan perbaikan sesuai dengan lamanya tinggal serta data dalam korespondensi dirubah sesuai dengan tanggal kedatangan Bila pemesanan kamar dilakukan oleh salah satu sumber (travel agent/ government/company) maka sumber yang bersangkutan segera diberitahukan bahwa kliennya no show

Formulir Reservasi

formulir untuk mencatat data pemesanan kamar Reservation form formulir untuk mencatat data pemesanan kamar

Group reservation form formulir yang digunakan untuk mencatat data pemesanan kamar untuk tamu rombongan

Reservation slip formulir kecil yang mencatat data pemesanan kamar, kemudian reservation slip ini disimpan pada reservation rack

Group cancellation form formulir yang digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar pada tamu rombongan

Room reservation cancellation/change form formulir yang digunakan untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar

Materi 9 : Status Reservasi

Status Reservasi 6.pm release Status reservasi kamar berdasarkan pada waktu tamu tiba di hotel dan tidak memiliki jaminan dari pihak pemesan Batas waktu maksimal kedatangan (check in) yang ditentukan oleh hotel adalah jam 6 sore Jika tamu datang sebelum jam 6 sore, maka tamu akan mendapatkan kamar sesuai dengan pesanannya Namun apabila tamu tersebut belum tiba, maka kamar akan dijual kepada tamu lainnya, artinya pemesanan kamar otomatis dibatalkan

Status Reservasi b. Guaranteed arrival Status reservasi guaranteed arrival memilki jaminan pembayaran dari pihak pemesan Apabila tamu terlambat check-in atau tidak datang dihotel, maka kamar tersebut masih tersedia untuknnya Kamar akan dibiarkan kosong dan tidak dijual kepada siapapun sampai waktu check out pada keesokan harinya

Status Reservasi c. Take or place (t or p) Setiap hari pihak hotel mengalokasikan kamar-kamar tertentu bagi tamu-tamu tetap / reguler, walaupun tamu tersebut belum membuat reservasi Jika reguler guest datang ke hotel dan kamar tidak tersedia (hotel dalam keadaan penuh), maka pihak hotel akan membantu dalam mencari kamar di hotel lain yang setaraf Biasanya hotel yang ditawarkan adalah hotel yang satu kelompok (chain hotel) atau hotel yang berdekatan

Status Reservasi d. VIPs and CIPs Reservasi untuk tamu VIPs (very Important persons) atau tamu CIPs (commercially important persons) biasanya ditangani oleh senior reservation clerk Hal ini dilakukan agar menghindari kesalahan, sehingga semua permintaan tamu tersebut akan ditangani dengan sebaik mungkin Bagi kedua jenis tamu ini akan diberikan perhatian khusus atau tanda khusus pada tabel reservasi (reservation chart) sehingga semua petugas akan mengetahuinya

Status Reservasi e. Tours and groups Jumlah tamu dari tour & group minimal 15 orang, namun hal tersebut juga ditentukan oleh kebijakan hotel. Dalam menangani pemesanan kamar ini, petugas harus mengikuti prosedur khusus karena tamu group akan memesan kamar dengan jumlah banyak Oleh karena itu, travel agents yang membawa tamu group harus memberikan deposit atau jaminan kepada pihak hotel Tamu group sering diistilahkan dengan group inclusive tour (GIT)

Status Reservasi f. Commissionable bookings Pemesanan kamar yang dibuat oleh biro perjalanan, umumnya akan diberi komisi oleh hotel Apabila biro perjalanan belum memiliki kontrak dengan hotel, besarnya komisi yang diberikan adalah 10% dari harga kamar Namun jika biro perjalanan telah memiliki kontrak dengan hotel, maka hotel akan memberikan harga khusus atau contract rate Sehingga travel agent dengan sendirinya sudah mendapat komisi dari harga kontrak tersebut