TAKLIMAT PELAKSANAAN SPK UPM SATU PENSIJILAN MS ISO 9001:2008 12 MEI 2011

UPM KE ARAH 1 PENSIJILAN MS ISO 9001:2008 Keputusan Jawatankuasa Pengurusan Universiti bersetuju meluluskan cadangan satu persijilan MS ISO 9001: 2008 di Universiti Putra Malaysia (UPM) dengan melantik Pendaftar sebagai Wakil Pengurusan dan Seksyen Pengurusan Kualiti di Pejabat Pendaftar diluaskan skop dan sekiranya perlu akan melibatkan perpindahan staf dari Seksyen Pengurusan Kualiti Bahagian Perancangan Korporat (petikan minit JPU ke-366 bertarikh 28 April 2010)

Cadangan Pengwujudan Bahagian Pengurusan Kualiti Perbincangan diadakan bersama Bahagian Perancangan Korporat (BPK) pada 20 Mei 2010 untuk melihat fungsi pengurusan kualiti Universiti secara menyeluruh.  Kedua-dua pihak telah bersetuju bagi pengwujudan Bahagian Pengurusan Kualiti di Pejabat Pendaftar yang bertindak sebagai Urus Setia yang akan menguruskan aktiviti kualiti Universiti.

Keputusan ini turut memberi implikasi kepada struktur organisasi antara kedua-dua pihak iaitu Pejabat Pendaftar dan juga BPK.  Kertas Cadangan telah dikemukakan kepada JPU dan telah diluluskan melalui mesyuarat JPU kali ke-370 bertarikh 9 Jun 2010 Pada 1 September 2010 adalah tarikh kuatkuasa Bahagian Pembangunan Sumber Manusia dan Pengurusan Kualiti. Bahagian ini adalah hasil gabungan Bahagian Pembangunan Sumber Manusia sebelum ini bersama dengan Bahagian Pengurusan Kualiti sebagaimana yang dicadangkan

Pada 16 Mac 2011 dalam Mesyuarat JPU ke 395, memutuskan bahawa pelaksanaan SPK dikembalikan kepada BPK. Walau bagaimanapun pada 23 Mac 2011 dalam Mesyuarat JPU kali ke 396 JPU bersetuju mengekalkan semula di Pejabat Pendaftar. Keputusan ini selaras dengan penubuhan Bahagian Jaminan Kualiti UPM yang bertempat di Pejabat Pendaftar Pada 25 April 2011 adalah tarikh kuatkuasa Bahagian Jaminan Kualiti UPM yang diketuai oleh seorang Ketua Bahagian

STRUKTUR ORGANISASI BAHAGIAN JAMINAN KUALITI UPM Pendaftar Ketua Bahagian Jaminan Kualiti Perunding SPK UPM Pentadbiran Jaminan Kualiti Akademik – Pra siswazah Jaminan Kualiti Akademik – Siswazah Jaminan Kualiti Akademik – Penyeldikan & Inovasi Seksyen Perkhidmatan Sokongan Seksyen Dokumentasi Seksyen Audit Kualiti Pengurusan Pelanggan

STRUKTUR ORGANISASI KUALITI UPM Wakil Pengurusan (WP) Un iversiti Pendaftar UPM Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses (TWP PP) Peneraju skop Utama, sokongan, operasi perkhidmatan sokongan Timbalan Wakil Pengurusan Pusat Tanggungjawab (TWP PTJ) Fakulti, Institut, Pusat Asasi Pertanian Pelantikan oleh Wakil Pengurusan Universiti Pegawai Kawalan Dokumen (PKD) Ketua Seksyen Audit Kualiti Penyelaras Kepuasan Pelanggan (PKP) Penyelaras Latihan Staf (PLS) Timbalan Penyelaras Kepuasan Pelanggan (TPKP ) Timbalan Penyelaras Latihan Staf PTJ /Pelaksana (TPLS PTJ/PEL Timbalan Pegawai Kawalan Dokumen (TPKD )

Penggabungan sijil kepada 1 28 sijil kepada 1 sijil di UPM. 4 buah PTJ yang belum mendapat persijilan dimasukkan bersama dalam skop. Cadangan Nombor persijilan MS ISO 9001:2008 Nombor pendaftaran persijilan akan menggunapakai No. Persijilan Fakulti Perubatan Veterinar iaitu AR 2020.

Pelaksanaan Aktiviti Satu pensijilan ini merangkumi semua proses utama Universiti iaitu pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan inovasi, perkhidmatan profesional, dan perkhidmatan sokongan. Pelaksanaan untuk mencapai satu persijilan MS ISO 9001:2008 mula digerakkan mulai bulan Julai 2010 dan penguatkuasaan dokumen pada 3 Januari 2011.

Pelaksanaan SPK 1 Persijilan Carta Perbatuan Pelaksanaan SPK 1 Persijilan 11/5

DASAR KUALITI Staf Universiti Putra Malaysia beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan sokongan untuk memenuhi ekspektasi pelanggan.   Staf Universiti Putra Malaysia akan melaksanakan tanggungjawab dalam mencapai objektif kualiti yang ditetapkan, serta memastikan objektif tersebut dikaji dari semasa ke semasa supaya selaras dengan visi, misi dan matlamat UPM.

AUDIT DALAMAN UNIVERSITI Kekerapan audit dalaman UPM adalah sekali dalam tempoh setahun. Audit akan dilaksanakan oleh juruaudit yang mempunyai sijil Lead Assessor dan Juruaudit Dalam PTJ. Tarikh audit: 13 – 30 Jun 2011 (Kampus UPM) 21 – 30 Jun (Kampus Bintulu)

FAEDAH KEPADA UPM Penjimatan sebanyak RM 7 juta setahun (semua kos merangkumi kos Audit dalaman, audit badan persijilan, latihan/bengkel/taklimat dan lain-lain program kualiti yang berkaitan)

STATUS BILANGAN DOKUMEN (Data sehingga 12 Mei 2011) Jumlah keseluruhan dokumen= 2108 Bil. 1375 1200 1100 1000 900 800 700 600 500 400 325 300 217 200 190 100 PROSEDUR ARAHAN KERJA GARIS PANDUAN DOKUMEN SOKONGAN LAIN (Borang/Senarai Semak/Log)

1 2 KATEGORI DOKUMEN PENGURUSAN (PGR) Dokumen yang terdiri daripada Manual Kualiti, Prosedur Wajib termasuklah Semakan Pengurusan 1 SOKONGAN (SOK) Dokumen yang digunapakai / dilaksanakan oleh semua staf UPM (contoh: Pengurusan pelanggan, kewangan, pengurusan sumber manusia (pelantikan, cuti, penilaian prestasi), peralatan, Kemudahan Infrastruktur, Kenderaan, ICT, latihan, pengurusan keselamatan dan kesihatan pekerjaan, dan penentukuran dan verifikasi) 2

3 4 KATEGORI DOKUMEN PERKHIDMATAN UTAMA (PU) Dokumen yang terdiri daripada Pengajian prasiswazah, Pengajian Siswazah, dan Penyelidikan & Inovasi 3 OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (OPR) Dokumen operasi PTJ yang digunapakai oleh PTJ itu sendiri sahaja dan Kampus Bintulu (contohnya: Keselamatan, Perpustakaan, Pusat Kesihatan Universiti, Kolej, HEPA, Pusat Islam, Hospital Veterinar), dan sebagainya 4

KATEGORI DOKUMEN & PENERAJU PROSES PENERAJU PROSES (PP) PENGURUSAN (PGR) 1 Bahagian Jaminan Kualiti PERKHIDMATAN UTAMA (PU) 2 3 Peneraju Pejabat Timb. Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) - Bahagian Akademik Pengajian Pra siswazah Pengajian Siswazah Pejabat Timb. Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) - Sekolah Pengajian Siswazah Penyelidikan & Inovasi Pejabat Timb. Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)

3 8 Peneraju Pengurusan Pelanggan Kewangan Latihan KATEGORI DOKUMEN PENERAJU PROSES (PP) SOKONGAN (SOK) 3 8 Peneraju Pejabat Naib Canselor – Pejabat Pemasaran & Komunikasi Pengurusan Pelanggan Kewangan Pejabat Bendahari Latihan Pejabat Pendaftar Peralatan, Kemudahan Infrastruktur & Kenderaan Pejabat Pembangunan & Pengurusan Aset (PPPA) Peralatan ICT, Perkakasan & Perisian Komputer Pusat Pembangunan Maklumat & Komunikasi (iDEC) Pengurusan Sumber Manusia Pejabat Pendaftar Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan Pejabat Naib Canselor – Pejabat Pengurusan Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan Penentukuran & Verifikasi Pejabat Timb. Naib Canselor (Penyelidikan & Inovasi)

4 17 Peneraju Pejabat Naib Canselor KATEGORI DOKUMEN PENERAJU PROSES (PP) OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (OPR) 4 17 Peneraju Pejabat Naib Canselor Pejabat Timb. Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni) + Kampus Bintlu Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat ) Sekolah Pengajian Siswazah Pejabat Pendaftar + Kampus Bintulu Pejabat Bendahari + Kampus Bintulu Perpustakaan Sultan Abdul Samad + Kampus Bintulu Bahagian Keselamatan + Kampus Bintulu Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset + Kampus Bintulu

4 Pusat Kesihatan Universiti + Kampus Bintulu KATEGORI DOKUMEN PENERAJU PROSES (PP) OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (OPR) 4 Pusat Kesihatan Universiti + Kampus Bintulu Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah Pusat Islam + Kampus Bintulu Pusat Antarabangsa Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi + Kampus Bintulu Pusat Pembangunan Akademik + Kampus Bintulu Kolej Kediaman + Kampus Bintulu Taman Pertanian Universiti + Kampus Bintulu Hospital Veterinar

PERUBAHAN PADA DOKUMEN NOMBOR ISU DAN NOMBOR SEMAKAN 3.4 Justifikasi: 28 sijil kepada 1 sijil dan perubahan adalah secara menyeluruh No. Semakan: 00 No. Isu: 02

PENGESAHAN & KELULUSAN DOKUMEN Kategori Dokumen Disediakan dan Disemak Dilulus/ Diluluskan semula (a) Manual Kualiti Wakil Pengurusan Naib Canselor Ketua Bahagian Jaminan Kualiti (b) Pengurusan (PGR) Wakil Pengurusan Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses (c) Sokongan (SOK) Wakil Pengurusan (d) Perkhidmatan Utama (PU) Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses Wakil Pengurusan (e) Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR) Ketua PTJ bagi setiap Peneraju Proses Wakil Pengurusan

RUJUKAN/MUATTURUN DOKUMEN Laman Web Sistem Pengurusan Kualiti http://www.reg.upm.edu.my/spk_upm/ ID Pengguna dan Katalaluan menggunakan ID emel PUTRA

CADANGAN PINDAAN DOKUMEN Carta: Aliran Proses Cadangan Pindaan Dokumen Dokumen Pengurusan (PGR) PKD MSP UPM / JKJK UPM Dokumen Perkhidmatan Utama (PU) TWP PTJ: Serah kepada PKD/TPKD Peneraju Proses (PP) TPKD PP Pengurusan PP/MSKP PP Staf TWP PTJ PKD Dokumen Sokongan (SOK) STAF: Isi Borang Cadangan Pindaan/Tambahan Dokumen dan serah kepada TWP PTJ TWP PTJ: Kumpul borang CPD untuk diagihkan kepada Peneraju Proses TPKD PP Pengurusan PP/MSKP PP PKDU Kemaskini Senarai Utama dokumen, hebahan perubahan & upload softcopy dokumen ke Laman Web SPK, kemaskini log pindaan dokumen Dokumen Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR) Pengurusan PP/MSKP PP TPKD PP PKD/TPKD PP: Terima dokumen dan bawa ke Mesyuarat untuk kelulusan Kelulusan Mesyuarat Nota: * MSKP – Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses TPKD PP: Serah dokumen kpd PKD beserta borang CPD, Senarai Utama terkni, softcopy dokumen selewat-lewatnya 5 hari bekerja sebelum tarikh kuatkuasa PKD: Kembalikan semula borang CPD yang telah lengkap kepada TPKD PP untuk rekod

MESYUARAT UNTUK KELULUSAN PINDAAN Kategori Dokumen Kelulusan Mesyuarat Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) UPM / Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) UPM (a) Manual Kualiti (b) Pengurusan (PGR) (c) Sokongan (SOK) Mesyuarat Pengurusan Peneraju Proses / Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Peneraju Proses (MSKP PP) (d) Perkhidmatan Utama (PU) (e) Operasi Perkhidmatan Sokongan (OPR)

JENIS MESYUARAT & KEANGGOTAAN Kategori Dokumen Kekerapan Keanggotaan Naib Canselor - Pengerusi Wakil Pengurusan Universiti Timb. Naib Canselor Ketua PTJ Timb. Wakil Pengurusan PP dan TWP PTJ Ketua Bahagian Jaminan Kualiti – Setiausaha (a) Mesyuarat Semakan Pengurusan (MSP) Induk Sekali Setahun (b) Mesyuarat Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) UPM 2 kali setahun Wakil Pengurusan (WP) - Pengerusi Timbalan Wakil Pengurusan PP Timb. Wakil Pengurusan PTJ Ketua Bahagian Jaminan Kualiti UPM - Setiausaha

TARIKH AUDIT BADAN PENSIJILAN 20 - 30 SEPTEMBER 2011

.................................... Sekian Terima Kasih ...............................