ADMINISTRASI DAN ORGANISASI SISTEM LOGISTIK BERNADETH Y.P.S, S.E.,MSi

ADMINISTRASI LOGISTIK Dalam disain suatu sistem logistik, administrasi merupakan tanggung jawab manajemen yang penting. Administrasi logistik berkaitan dengan alokasi sumber daya dan kontrol operasi logistik. Administrasi logistik akan menjadi efektif melalui penetapan sasaran yang dirumuskan dengan jelas dan peninjauan yang terus menerus terhadap kemajuan yang dicapai. Berkaitan dengan hal tersebut, maka administrasi dalam organisasi logistik hendaklah berpedoman kepada Management by Objectives (MBO) yang dirancang untuk menghasilkan suatu statemen tujuan –tujuan yang jelas. Misi yang esensial dari MBO adalah penetapan sasaran dan kontrol.

Berdasarkan pendekatan MBO, tahapan administrasi logistik meliputi: Pada permulaan periode perencanaan, top management menetapkan sasaran atau tujuan menyeluruh untuk seluruh organisasi. Berikutnya, membentuk suatu struktur organisasi yang sesuai dengan/dan dapat mencapai tujuan-tujuan itu. Kemudian mengembangkan uraian mengenai posisi yang dengan jelas menentukan tanggung jawab masing-masing individu dalam struktur organisasi. Tahap berikutnya adalah menetapkan standar prestasi yang dapat dijadikan pedoman dan pengarah bagi masing-masing aktivitas individu. standar prestasi ini harus menunjang dan sesuai dengan bidang fungsional dan tujuan organisasi secara keseluruhan. Langkah berikutnya adalah mengembangkan struktur imbalan yang adil dan memadai untuk masing-masing individu apabila ia telah mencapai standar prestasi yang ditetapkan untuk posisinya. Akhirnya, dan barangkali yang terpenting adalah masing-masing keberhasilan atau kegagalan individu dalam mencapai standar prestasi haruslah dinilai dan bila perlu diambil tindakan koreksi.

MBO ini bergantung pada pengembangan rencana operasional yang sehat MBO ini bergantung pada pengembangan rencana operasional yang sehat. Rencana yang telah disahkan menjadi basis untuk pengukuran prestasi selama periode operasi. Administrasi logistik terdiri dari perencanaan operasional dan pengawasan operasional

Perencanaan Operasional Perencanaan operasional berkaitan dengan kegiatan sehari-hari dari suatu organisasi dalam kerangka rencana strateginya. Rencana operasional untuk administrasi logistik adalah berjangka pendek, biasanya diproyeksikan untuk masa tidak lebih dari satu tahun

Perumusan rencana operasional membutuhkan koordinasi tujuan-tujuan yaitu tujuan modifikasi sistem, penyelenggaraan dan anggaran ke dalam suatu usaha terpadu. Tujuan Modifikasi Sistem Tujuan Penyelenggaraan Tujuan Anggaran Ada 4 (empat) tipe pokok anggaran yang dipakai dalam pengawasan logistik, yaitu : Anggaran Tetap Anggaran Luwes Anggaran Level Nol Anggaran Modal

Pengawasan Rencana Operasional memberikan basis pengukuran untuk seluruh pengawasan operasi logistik. Pengawasan suatu sistem logistik menggabungkan level penyelenggaraan yang diharapkan dengan pengeluaran-pengeluaran yang bersangkutan. Proses pengawasan merupakan salah satu aspek paling kompleks dari manajemen logistik. Tantangan dalam pengawasan logistik adalah memformat data yang dibutuhkan dengan suatu cara yang menghasilkan pengukuran penyelenggaraan yang konsisten.

Ada 2 (dua) tipe data yang dibutukan dalam pengawasan logistik, yaitu data pengawasan biaya dan data penyelenggaraan pelayanan. Pengawasan logistik haruslah memisahkan data biaya dan data penyelenggaraan untuk memberikan fakta-fakta operasi logistik keseluruhannya kepada manajemen. Seluruh level pengawasan manajemen membutuhkan data pada waktu yang tepat dan akurat.

ORGANISASI LOGISTIK Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani organon dan dalam bahasa latin organum yang berarti alat, bagian, anggota badan. Dalam berbagai literatur, definisi organisasi beraneka ragam tergantung dari sudut mana ahli yang bersangkutan melihatnya, mis :

James D Mooney dalam Husaini (2006) mendefinisikan organisasi sebagai bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Sedangkan Max Weber dalam Silalahi (2002), organisasi adalah tata hubungan sosial yang mempunyai batasan-batasan tertentu, suatu kumpulan tata aturan, dan suatu kerangka hubungan yang menunjukkan wewenang, tanggung jawab, dan pembagian kerja untuk menjalankan fungsi tertentu. Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan, yaitu : Pertama, organisasi dapat dipandang sebagai wadah, yaitu tempat kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan dan sifatnya relatif statis Kedua, organisasi dapat dipandang sebagai proses, yaitu interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi dan sifatnya dinamis.

EVOLUSI ORGANISASI Organisasi Type III Organisasi Type I Type I ini menyangkut menyangkut pengelompokkan kembali fungsi-fungsi dalam bidang-bidang tradisional pemasaran dan manufaktur. Organisasi Type II beberapa bagian dari bidang logistic ini sudah dipisahkan dan diangkat ke suatu posisi yang lebih tinggi wewenang dan tanggung jawab organisasinya Organisasi Type III Tipe III dari organisasi ini adalah penyatuan semua fungsi dan operasi logistic ke dalam suatu struktur manajemen tunggal. Pertama, setiap aspek dari seluruh operasi logistic ini distruktur sebagai suatu operasi garis yang berdiri sendiri.  Kedua, keempat bidang fungsional logistic ini digambarkan pada level pelayanan penunjang system. Unit operasional ini memudahkan total integrasi dari system logistic ini. Ketiga, pada level koordinasi, potensi penuh dari system informasi logistic ini dapat disebarkan ke seluruh perencanaan dan operasi garis.

Karakteristik organisasi logistik terpadu antara lain : setiap aspek dari seluruh operasi logistik (manajemen material, pemindahan persediaan, distribusi fisik) distruktur sebagai suatu operasi garis yang berdiri sendiri. Garis wewenang dan tanggung jawab jelas untuk masing-masing tugas utama yang dilaksanakan dalam usaha logistik. Karena bidang-bidang operasional itu dirumuskan dengan jelas, maka adalah memungkinkan untuk menetapkan transfer persediaan sebagai suatu unit operasional yang serupa dengan manajemen material dan distribusi fisik bidang fungsional logistik (penanganan material, pergudangan, persediaan, dan transportasi) ditempatkan pada level pelayanan penunjang sistem. Unit operasional ini memudahkan total integrasi dari sistem logistik. Kelompok ini terlibat dalam manajemen fungsional sehari-hari dengan hubungan langsung antara manajemen material, distribusi fisik dan operasi transfer persediaan

Pada level koordinasi (peramalan, pengolahan pesanan, perencanaan kebutuhan material, dan perencanaan operasional), potensi penuh dari sistem informasi logistik dapat disebarkan ke seluruh perencanaan dan operasi garis. Pengolahan pesanan memicu sistem logistik untuk beroperasi dan menggerakkan bank data untuk mengawasi seluruh tahap operasi. Kelompok koordinasi logistik mengintegrasikan peramalan, perencanaan operasional, penjadwalan produksi, dan pembelian untuk menjadi pedoman bagi operasi logistik. perencanaan dan pengawasan sistem terdapat pada tingkat tertinggi organisasi logistik terpadu. Kedua kelompok ini merupakan pelayanan staf. Kelompok perencanaan sistem mengurus perencanaan strategi jangka panjang dan dengan demikian bertanggung jawab untuk studi disain sistem logistik dan saran-saran perancangan kembali. Sedangkan pengawasan logistik mengukur prestasi logistik dan memberikan data untuk pengambilan keputusan manjerial.. Pengembangan program untuk pengawasan logistik merupakan bidang yang kritis dari administrasi logistik terpadu karena luasnya operasi logistik dan besarnya pengeluaran modal.